El procesamiento de documentos es una parte esencial de la transformación digital para cualquier organización. La llegada de la inteligencia artificial ha transformado la forma en que las empresas manejan los datos. Hoy, con la capacidad de la IA, los datos se pueden leer, clasificar, convertir y procesar fácilmente, lo que permite a las empresas generar un mejor análisis de datos.
¿Qué es el procesamiento de documentos con IA?
El procesamiento de documentos con IA utiliza la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para automatizar la forma en que las empresas manejan los datos. Los algoritmos de IA pueden leer, comprender y extraer información de documentos, incluso si están en formatos no estructurados, como correos electrónicos, archivos PDF y documentos escaneados.
En palabras sencillas, el procesamiento de documentos con IA es el proceso de convertir datos no estructurados en datos estructurados utilizando la inteligencia artificial. Los datos estructurados se pueden utilizar para un análisis posterior.
Diariamente se crean 328,77 millones de terabytes de datos y las empresas los manejan a diario. Desafortunadamente, los documentos en papel todavía se utilizan, lo que dificulta la conversión manual. Algunos de los documentos más comunes que necesitan procesamiento son:
- Facturas
- Recibos
- Contratos
- Correos electrónicos
- Tarjetas de identificación
El procesamiento manual de documentos ya no es factible
Procesar datos es esencial para cualquier negocio, ya que impacta en las decisiones clave y ayuda a comprender a los clientes. Cuando los documentos se procesan manualmente, hay margen de errores que afectan la precisión de los datos.
Es un proceso tedioso que requiere muchos recursos y, por lo tanto, aumenta los costos comerciales.
Para mitigar esos desafíos, cada vez más empresas están adoptando herramientas inteligentes de procesamiento de documentos para automatizar este proceso.
¿Cómo funciona el procesamiento de documentos con IA?
El procesamiento de documentos con IA utiliza una combinación de tecnologías, que incluyen:
- Reconocimiento óptico de caracteres (OCR): convierte imágenes de texto impreso o escrito a mano en texto legible por máquina.
- Procesamiento del lenguaje natural (PNL): permite a las computadoras comprender y extraer significado del lenguaje humano.
- Aprendizaje automático (ML): permite a las computadoras aprender de los datos y mejorar su precisión con el tiempo.
Juntas, estas tecnologías permiten que las soluciones de procesamiento de documentos con IA automaticen una amplia gama de tareas, que incluyen:
- Clasificación de documentos: clasificación de documentos en diferentes categorías según su contenido.
- Extracción de datos: extracción de información específica de documentos, como nombres, direcciones y números de cuenta.
- Verificación de datos: verificación de la precisión de la información extraída de los documentos.
- Procesamiento de formularios: extracción de datos de formularios, como solicitudes y encuestas.
Beneficios del procesamiento de documentos con IA
Integrar la IA como parte del procesamiento de documentos será un activo invaluable para tu organización. Puede aumentar la eficiencia y la productividad. Echemos un vistazo a los principales beneficios de la IA de documentos.
Las tareas manuales están automatizadas
Esta es probablemente una de las mayores ventajas de utilizar un software inteligente de procesamiento de documentos. La entrada manual de datos consume mucho tiempo, es tediosa y aburrida. Tener un flujo de trabajo automatizado en su lugar hará que las cosas se muevan rápidamente.
Tus empleados pueden concentrarse en tareas más productivas
La IA hace el trabajo pesado y al automatizar las tareas repetitivas, los empleados tienen más tiempo para pensar estratégicamente. Por ejemplo, un agente inmobiliario tendrá más tiempo para cerrar tratos inmobiliarios y construir relaciones significativas con compradores potenciales.
Se evitan los errores humanos
Los errores están destinados a ocurrir al procesar documentos manualmente y la IA de documentos ayuda a mitigar esos errores. Con algoritmos como el aprendizaje profundo o el aprendizaje automático, la precisión de los datos es fundamental.
Una investigación de Gartner encontró que la reelaboración puede tomar hasta un 30% del tiempo de un empleado a tiempo completo.
Convertir datos no estructurados en datos estructurados
El software basado en IA puede leer y reconocer fácilmente texto, caracteres e imágenes en diferentes idiomas con alta precisión. Puede convertir esos datos a un formato legible por máquina que luego se puede utilizar para un análisis posterior.
Conoce la diferencia entre datos no estructurados, semiestructurados y estructurados
Lee sobre cómo convertir datos no estructurados en datos estructurados
Casos de uso del procesamiento de documentos basado en IA
Con muchas empresas avanzando hacia una sociedad sin papel, la automatización de documentos con IA es el camino para que esto suceda.
Servicios financieros
Algunos bancos e instituciones financieras todavía utilizan formularios en papel y PDF para la apertura de cuentas o solicitudes de préstamos. Se pueden automatizar las siguientes tareas:
- Incorporación de clientes
- Informes financieros
- Procesamiento de imágenes de cheques
- Verificación KYC
Seguro
Los formularios de reclamaciones todavía están en papel y, a veces, pueden contener información incorrecta. Se pueden optimizar muchos procesos manuales, como:
- Procesamiento de facturas
- Tramitación de reclamaciones
- Revisión de contratos
Bienes raíces
Las agencias inmobiliarias reciben clientes potenciales de bienes raíces de diferentes fuentes en diferentes formatos. Revisar todos esos correos electrónicos y recuperar información clave, como los detalles de la propiedad o la información del comprador, requiere mucho tiempo.
Extraer esos clientes potenciales. y enviarlos a un CRM inmobiliario automáticamente ahorra tiempo y dinero.
Parseur: una herramienta líder en el procesamiento de documentos con IA
Parseur es una herramienta inteligente de procesamiento de documentos que está integrada con IA OCR para un procesamiento más rápido y preciso. Parseur tiene una plataforma de extracción basada en plantillas que no requiere conocimientos de codificación.
Tiene plantillas integradas para diferentes industrias, como entrega de alimentos, búsqueda de empleo, Alertas de Google, entre otras.
Compara Parseur con otras herramientas IDP en 2024
Cómo funciona Parseur
En tres sencillos pasos, puedes crear un flujo de trabajo automatizado con Parseur. La solución IDP tiene un plan gratuito donde puedes crear tu cuenta y acceder a todas las funciones.
Paso 1: crea un buzón de Parseur
Elige cualquier buzón según los requisitos de tu caso de uso. También puedes crear un buzón personalizado.
Arrastra y suelta uno de tus documentos en el buzón.
Paso 2: el documento se procesará automáticamente
Si has elegido crear una plantilla personalizada, simplemente resalta los datos que deseas extraer y crea campos de datos para ellos. Parseur también está integrado con OCR Zonal y OCR Dinámico para garantizar un alto nivel de precisión.
Paso 3: integra Parseur con otras aplicaciones
Parseur se conecta a la perfección con miles de herramientas para que puedas enviarles datos. Puedes utilizar Zapier, Make o Power Automate para exportar datos a cualquier aplicación de tu elección.
Tendencias futuras
La introducción de la IA en el procesamiento de documentos ha transformado el campo al mejorar la precisión, la eficiencia y la productividad. Ha permitido a las organizaciones optimizar sus procesos de gestión de documentos, reducir el trabajo manual y hacer un mejor uso de los datos.
Lecturas adicionales: Automatiza la extracción de PDF con IA
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