Bienvenido a la era donde los datos se encuentran con la innovación: el procesamiento inteligente de documentos (IDP). Imagina un mundo donde las herramientas de ciencia de datos como la IA, el aprendizaje automático y el procesamiento del lenguaje natural se unen para crear una sinfonía de eficiencia en cada paso del procesamiento de datos. No se trata solo de procesar datos; se trata de digitalizar la esencia misma de cómo las organizaciones manejan la información.
Según un informe de ThinkAutomation, el mercado de la automatización digital tiene actualmente un valor de 6.760 millones de dólares y aumentará hasta los 12.610 millones de dólares en 2023.
Hemos elaborado una guía completa para explicar de qué se trata el procesamiento inteligente de documentos y cómo las empresas pueden aprovecharlo para optimizar su negocio.
¿Qué es el procesamiento inteligente de documentos?
En términos sencillos, el objetivo principal del IDP (también conocido como automatización inteligente de documentos) es minimizar la intervención humana mediante el uso de tecnología. También conocido como ensamblaje de documentos, ayuda a extraer datos de diferentes fuentes y diseños.
Wikipedia define la automatización del procesamiento de documentos como el diseño de sistemas y flujos de trabajo que ayudan a la creación de documentos electrónicos.
"Recopilar automáticamente los datos necesarios de diferentes tipos de documentos, aprobar su validez y hacer uso de los datos extraídos añadiendo características relevantes y aumentando su valor" - definición de AI Multiple, mayo de 2020
Según el último estudio de Fact.MR, es probable que el mercado mundial de la automatización del flujo de trabajo empresarial experimente un fuerte crecimiento. Se estima que la solución basada en la tecnología superará los 2.100 millones de dólares de ingresos para finales de 2026.
Para finales de 2026, se prevé que el mercado mundial de la automatización del flujo de trabajo empresarial genere unos ingresos de 5.247,2 millones de dólares.
- Fact.MR
Se espera que Norteamérica domine el mercado mundial de la automatización del flujo de trabajo empresarial durante todo el periodo de previsión. El procesamiento inteligente de documentos está ganando atención a nivel mundial, ya que proporciona soluciones disruptivas para la extracción de datos.
¿Cómo funciona el procesamiento inteligente de documentos?
La extracción de datos es el proceso de convertir datos no estructurados en datos estructurados y juega un papel importante en la automatización del procesamiento de documentos. Un informe publicado en Forbes en 2019 afirmaba que el 95% de las empresas tienen que gestionar datos no estructurados de forma regular.
La extracción de datos depende de 3 tipos de documentos:
- Los datos no estructurados son datos que no tienen una estructura predefinida y no pueden ser leídos fácilmente por las computadoras. Ejemplos de datos no estructurados son los libros, las revistas, los historiales médicos o los archivos de texto.
- Los datos semiestructurados son un tipo de datos no estructurados que no pueden organizarse en una estructura rígida. Las fotografías digitales, las marcas de fecha, las imágenes y las facturas se consideran semiestructuradas.
- Los datos estructurados son información que se ha transformado en un modelo de datos bien definido y legible por las computadoras.
Más información sobre datos estructurados frente a datos no estructurados
Los 7 pasos del procesamiento inteligente de documentos
Gestionar el procesamiento de documentos manualmente es propenso a errores y lleva mucho tiempo. Al cambiar a herramientas automatizadas, las empresas pueden generar más documentos automáticamente en cuestión de segundos. A continuación, hemos destacado los pasos del procesamiento inteligente de documentos que no requieren intervención humana:
Paso 1: Ingestión de datos
La ingestión de datos es el primer paso para poner en marcha el proceso, que consiste en trasladar o importar datos de diferentes fuentes (correos electrónicos, archivos PDF, MS Excel) a un único destino. Los datos se trasladan para poder almacenarlos y analizarlos.
Paso 2: Captura de datos
El proceso de extraer información de un documento y convertirla en datos legibles por una computadora se conoce como captura de datos. La captura de datos suele realizarse mediante reconocimiento óptico de caracteres (OCR) con algoritmos de aprendizaje automático y tecnología de IA de aprendizaje profundo para procesar recibos, imágenes o libros.
Paso 3: Clasificación de datos
Es el proceso de organizar los datos en diferentes categorías que facilitan su búsqueda y recuperación en función de la sensibilidad de esos documentos. Por ejemplo, en una herramienta de análisis de correo electrónico como Parseur, existen plantillas específicas para diferentes casos de uso como el sector inmobiliario, los pedidos de comida o las alertas de Google.
Paso 4: Extracción de datos
A través de este proceso, se recupera información específica de los documentos. Por ejemplo, en una orden de compra, se extraen datos como los detalles del cliente, el número de pedido, el precio total y la cantidad.
Más información sobre qué es la extracción de datos
Paso 5: Validación de datos
Este paso garantiza la exactitud y la calidad de los datos extraídos. Los resultados finales no serán correctos si los datos analizados no son exactos. Esto se realiza a través de varias comprobaciones lógicas sin intervención humana.
Paso 6: Transformación de datos
Una vez comprobada la exactitud de los datos, es el momento de transformar los datos brutos a un formato diferente que sea utilizable, es decir, en datos estructurados (los resultados finales).
Paso 7: Exportación de datos
El último paso es descargar, enviar o exportar los datos extraídos a cualquier otra aplicación de tu elección con flujos de trabajo automatizados.
Beneficios de utilizar el procesamiento inteligente de documentos en tu empresa
El IDP puede aplicarse a cualquier sector y a diferentes casos de uso, como las finanzas, el sector inmobiliario y la industria alimentaria, entre otros. Los beneficios de implementar este tipo de automatización del flujo de trabajo en tu empresa son los siguientes:
Ahorro de costes en tiempo y recursos
Según el informe de Mckinsey, en lo que respecta a los procesos empresariales, el 60% de las ocupaciones podrían ahorrar un 30% de su tiempo con la automatización. Hay una enorme cantidad de tiempo y recursos que podrían ahorrarse automatizando las tareas repetitivas. El 90% de los empleados soportan la carga de tareas aburridas y repetitivas que podrían automatizarse fácilmente - Key demand statistics, ThinkAutomation.
Un estudio de referencia realizado en Parseur en junio de 2024 concluyó que, de media, un cliente de la herramienta de procesamiento de documentos Parseur ahorra unas 150 horas de introducción manual de datos y unos 6.413 dólares al mes. - Estadísticas de Parseur, junio de 2024
Cero errores humanos
Revisar manualmente cientos de documentos a diario es propenso a errores humanos. A través del procesamiento inteligente de documentos, puedes reducir esos errores a casi cero. Los robots y los algoritmos de las máquinas se entrenan cada vez para perfeccionar los resultados.
Copia de seguridad de los datos
No hace falta decir que el uso de herramientas automatizadas hará una copia de seguridad de tus datos automáticamente. Las herramientas de procesamiento de documentos suelen ser aplicaciones basadas en la nube donde tus datos se almacenan de forma segura y puedes acceder a ellos en cualquier momento y lugar.
Modelos pre-entrenados y plantillas predefinidas
Existen soluciones automatizadas que ofrecen plantillas predefinidas para diferentes sectores. Por ejemplo, Parseur es compatible con muchas plataformas inmobiliarias en las que tus documentos se extraen y procesan automáticamente (datos de contacto, información de la propiedad, fuente del lead).
Eficiencia de los procesos
Las empresas pueden centrarse en otros aspectos básicos, como la experiencia del cliente, y así aumentar la productividad y las ventas. La implantación de la automatización en la oficina genera un ROI del 30-200% en el primer año, principalmente en ahorro de mano de obra. Dado que el personal ya no tiene que realizar tareas que requieren mucho tiempo, puede utilizar mejor su tiempo creativo para la empresa.
Características de una herramienta de procesamiento inteligente de documentos
Al elegir una herramienta de procesamiento de documentos automatizada para tu empresa, es importante entender qué tipo de características va a requerir tu empresa. A continuación, hemos destacado las principales características comunes:
Flujos de trabajo fáciles de usar y sin fisuras
Es posible que desees utilizar una herramienta automatizada que sea fácil de usar, especialmente si no eres un experto en tecnología. Una herramienta sin código y sin conocimientos de codificación en la que puedas tener flujos de trabajo sin fisuras entre los diferentes procesos sería estupenda.
Integración con otras aplicaciones
Integrar la herramienta de procesamiento de documentos con cualquier aplicación de tu elección también contribuirá a ahorrar tiempo. Por ejemplo, si estás utilizando la herramienta para la generación de clientes potenciales, es esencial que puedas conectarte a otras aplicaciones como Mailchimp o Intercom para que los datos se envíen automáticamente.
Tipos de soluciones IDP
Con el auge del big data y la tecnología, la extracción de datos puede realizarse de muchas maneras diferentes, dependiendo del número de documentos que haya que procesar o de la estructura en la que se encuentren.
AI builder de Power Automate
AI builder es la nueva herramienta automatizada de Microsoft que te permite añadir inteligencia artificial a tus aplicaciones e integraciones. Con una simple experiencia de apuntar y hacer clic, puedes crear diferentes modelos de IA que se pueden adaptar a tu organización.
OCR
El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es importante para que las máquinas puedan leer texto de diferentes imágenes. Algunas empresas tienen que procesar recibos a granel y aquí es donde resulta útil contar con una herramienta que se centre en el OCR.
Parseur: El mejor software de procesamiento inteligente de documentos en 2024
Parseur es una herramienta de procesamiento de documentos con IA que extrae datos de correos electrónicos y PDFs. Con una herramienta de análisis de documentos con IA como Parseur, puedes ahorrarte incontables horas de trabajo manual y tener un proceso de trabajo automatizado.
El software de IA de Parseur es un motor de análisis de IA líder en el mercado para procesar documentos en datos estructurados. Y se adapta a cualquier diseño.
Parseur también puede integrarse con miles de aplicaciones como Zapier, Power Automate e Integromat.
Al integrar el procesamiento inteligente de documentos en tu organización, habilitarás procesos empresariales automáticos de extremo a extremo. La introducción del procesamiento inteligente de documentos tiene numerosas ventajas que ayudan a agilizar las operaciones empresariales y a lograr resultados más rápidos.
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