Bienvenido a la era donde los datos se encuentran con la inteligencia artificial: el procesamiento inteligente de documentos (IDP). Imagina un mundo donde herramientas de ciencia de datos como la IA, el aprendizaje automático y el procesamiento del lenguaje natural (PNL) se unen para optimizar la eficiencia en cada paso del procesamiento de datos. No se trata solo de procesar datos; se trata de transformar digitalmente la forma en que las organizaciones gestionan la información.
Según un informe de ThinkAutomation, el mercado de la automatización digital tiene actualmente un valor de 6.76 mil millones de dólares y aumentará hasta los 12.61 mil millones de dólares en 2023.
Hemos elaborado una guía completa para explicar en qué consiste el procesamiento inteligente de documentos y cómo las empresas pueden aprovecharlo para impulsar su crecimiento.
¿Qué es el Procesamiento Inteligente de Documentos?
El procesamiento inteligente de documentos (IDP), también conocido como automatización inteligente de documentos, busca minimizar la intervención humana en el procesamiento de datos mediante el uso de tecnología. También conocido como ensamblaje de documentos, el IDP ayuda a extraer datos de diferentes fuentes y formatos.
Wikipedia define la automatización del procesamiento de documentos como el diseño de sistemas y flujos de trabajo que ayudan en la creación de documentos electrónicos.
"Recopilar automáticamente los datos necesarios de diferentes tipos de documentos, aprobar su validez y hacer uso de los datos extraídos añadiendo características relevantes y aumentando su valor" - definición de AI Multiple, mayo de 2020
Según el último estudio de Fact.MR, es probable que el mercado mundial de la automatización del flujo de trabajo empresarial experimente un fuerte crecimiento. Se estima que la solución basada en tecnología superará los 2.100 millones de dólares de ingresos para finales de 2026.
Para finales de 2026, se prevé que el mercado mundial de la automatización del flujo de trabajo empresarial genere unos ingresos de 5.247,2 millones de dólares.
- Fact.MR
Se espera que Norteamérica domine el mercado mundial de la automatización del flujo de trabajo empresarial durante todo el período de previsión. El procesamiento inteligente de documentos está ganando atención a nivel mundial, ya que proporciona soluciones innovadoras para la extracción de datos.
¿Cómo funciona el Procesamiento Inteligente de Documentos?
La extracción de datos, un proceso clave en la automatización del procesamiento de documentos, convierte datos no estructurados en datos estructurados. Un informe publicado en Forbes en 2019 afirmaba que el 95% de las empresas tienen que gestionar datos no estructurados de forma regular.
La extracción de datos se aplica a 3 tipos de documentos:
- Datos no estructurados: Datos sin una estructura predefinida que los ordenadores no pueden leer fácilmente, como libros, revistas, historiales médicos o archivos de texto.
- Datos semiestructurados: Un tipo de datos no estructurados que no se pueden organizar en un formato rígido, como fotografías digitales, marcas de fecha, imágenes y facturas.
- Datos estructurados: Información organizada en un modelo de datos bien definido, lo que facilita su procesamiento por parte de las máquinas.
Lee más sobre datos estructurados vs datos no estructurados
Los 7 pasos de la Automatización del Procesamiento de Documentos
Manejar el procesamiento de documentos manualmente es propenso a errores y consume mucho tiempo. Al adoptar herramientas automatizadas, las empresas pueden generar más documentos automáticamente en cuestión de segundos. A continuación, se describen los pasos de la automatización del procesamiento de documentos que no requieren intervención humana:
Paso 1: Ingestión de datos
La ingestión de datos, el primer paso del proceso, implica la transferencia o importación de datos de diversas fuentes (correos electrónicos, archivos PDF, MS Excel) a un único destino para su almacenamiento y análisis.
Paso 2: Captura de datos
La captura de datos implica la extracción de información de un documento y su conversión a un formato legible por ordenador. Este proceso suele utilizar reconocimiento óptico de caracteres (OCR) junto con algoritmos de aprendizaje automático y tecnología de IA de aprendizaje profundo para procesar recibos, imágenes o libros.
Paso 3: Clasificación de datos
En esta etapa, los datos se organizan en diferentes categorías en función de su sensibilidad, lo que facilita su búsqueda y recuperación posterior. Por ejemplo, una herramienta de análisis de correo electrónico como Parseur puede tener plantillas específicas para diferentes casos de uso, como el sector inmobiliario, los pedidos de comida o las alertas de Google.
Paso 4: Extracción de datos
La extracción de datos implica la recuperación de información específica de los documentos. Por ejemplo, en una orden de compra, se extraen datos como los datos del cliente, el número de pedido, el precio total y la cantidad.
Paso 5: Validación de datos
Este paso garantiza la exactitud y la calidad de los datos extraídos mediante la aplicación de diversas comprobaciones lógicas sin intervención humana. La precisión de los datos es crucial para obtener resultados finales fiables.
Paso 6: Transformación de datos
Una vez comprobada la exactitud de los datos, se transforman los datos brutos en un formato diferente y utilizable, como datos estructurados, para su posterior procesamiento o análisis.
Paso 7: Exportación de datos
En el último paso, los datos extraídos se descargan, envían o exportan a cualquier otra aplicación de su elección mediante flujos de trabajo automatizados.
Ventajas del uso del Procesamiento Inteligente de Documentos en tu Negocio
El IDP se puede aplicar a cualquier sector y a diferentes casos de uso, como las finanzas, el sector inmobiliario y la industria alimentaria, entre otros. Las ventajas de implantar este tipo de automatización del flujo de trabajo en tu empresa son las siguientes:
Ahorro de costes en tiempo y recursos
Según el informe de Mckinsey, el 60% de las ocupaciones podrían ahorrar un 30% de su tiempo con la automatización de los procesos empresariales. Automatizar las tareas repetitivas permite ahorrar una gran cantidad de tiempo y recursos. El 90% de los empleados están sobrecargados con tareas aburridas y repetitivas que podrían automatizarse fácilmente - Estadísticas de demanda clave, ThinkAutomation.
Un estudio de referencia realizado en Parseur en junio de 2024, concluyó que, de media, un cliente de la herramienta de procesamiento de documentos Parseur ahorra unas 150 horas de introducción manual de datos y unos 6.413 dólares al mes. - Estadísticas de Parseur, junio de 2024
Reducción de errores humanos
Revisar manualmente cientos de documentos a diario es propenso a errores humanos. El procesamiento inteligente de documentos reduce drásticamente estos errores gracias a la precisión de los robots y los algoritmos, que se entrenan constantemente para mejorar los resultados.
Copia de seguridad de los datos
Las herramientas automatizadas de procesamiento de documentos, a menudo aplicaciones basadas en la nube, realizan copias de seguridad de tus datos automáticamente, garantizando su seguridad y accesibilidad desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Modelos predefinidos y plantillas ya preparadas
Existen soluciones automatizadas que ofrecen plantillas predefinidas para diferentes sectores. Por ejemplo, Parseur es compatible con muchas plataformas inmobiliarias, lo que permite extraer y procesar automáticamente datos de contacto, información de la propiedad y la fuente del cliente potencial.
Eficiencia de los procesos
Al automatizar tareas que consumen mucho tiempo, las empresas pueden centrarse en otros aspectos fundamentales, como la experiencia del cliente, lo que se traduce en un aumento de la productividad y las ventas. La implantación de la automatización en la oficina genera un retorno de la inversión del 30-200% en el primer año, principalmente en ahorro de mano de obra.
Características de una Herramienta de Procesamiento Inteligente de Documentos
A la hora de elegir una herramienta de procesamiento automatizado de documentos, es fundamental considerar las necesidades específicas de tu empresa. Algunas características clave a tener en cuenta son:
Flujos de trabajo sencillos y fáciles de usar
Una herramienta intuitiva y fácil de usar, especialmente para usuarios sin conocimientos técnicos, es crucial. Una herramienta sin código que no requiera conocimientos de programación y que permita flujos de trabajo fluidos entre los distintos procesos es ideal.
Integración con otras aplicaciones
La capacidad de integrar la herramienta de procesamiento de documentos con otras aplicaciones empresariales, como Mailchimp o Intercom, ahorra tiempo y agiliza los procesos.
Tipos de soluciones IDP
Con el auge del big data y la tecnología, la extracción de datos puede hacerse de muchas maneras diferentes, dependiendo del volumen y la estructura de los documentos.
AI builder de Power Automate
AI builder de Microsoft permite añadir inteligencia artificial a tus aplicaciones e integraciones. Con una interfaz sencilla e intuitiva, puedes crear diferentes modelos de IA personalizados para tu organización.
OCR
El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) permite a las máquinas "leer" texto de imágenes. Esta tecnología es esencial para empresas que procesan grandes volúmenes de recibos u otros documentos basados en imágenes.
Parseur: El mejor software de procesamiento inteligente de documentos en 2024
Parseur es una herramienta de procesamiento de documentos con IA que extrae datos de correos electrónicos y PDF. Con una herramienta de análisis de documentos con IA como Parseur, puedes ahorrar incontables horas de trabajo manual y automatizar tus procesos de trabajo.
El software de IA de Parseur es un motor de análisis de IA líder en el mercado para procesar documentos y convertirlos en datos estructurados. Su flexibilidad le permite adaptarse a cualquier diseño.
Parseur también se integra con miles de aplicaciones como Zapier, Power Automate e Integromat.
Al integrar la automatización del procesamiento de documentos en tu organización, habilitarás procesos empresariales automáticos de extremo a extremo. La introducción de la automatización del procesamiento de documentos tiene numerosas ventajas que ayudan a agilizar las operaciones empresariales y a conseguir resultados más rápidos.
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