Dokumentbearbetning är en avgörande del av den digitala transformationen för organisationer. Genom att använda artificiell intelligens har sättet företag hanterar data förbättrats avsevärt. Idag kan AI snabbt läsa, kategorisera, konvertera och bearbeta information, vilket gör det enklare för företag att dra nytta av bättre dataanalys.
Vad är dokumentbearbetning?
Enkelt uttryckt är dokumentbearbetning processen att omvandla ostrukturerad information till strukturerad data. Den strukturerade datan blir sedan användbar för vidare analys.
Varje dag skapas 328,77 miljoner terabyte data, och företag hanterar stora mängder data på daglig basis. Trots detta används pappersdokument fortfarande ofta, vilket gör manuell konvertering både tidskrävande och utmanande. Några av de vanligaste dokumenten som behöver bearbetas är:
- Fakturor
- Kvitton
- Kontrakt
- E-postmeddelanden
- ID-kort
Manuell dokumentbearbetning är inte längre hållbart
Att bearbeta data är avgörande för verksamheten eftersom det påverkar affärsbeslut och kundförståelse. Vid manuell dokumentbearbetning ökar risken för fel, vilket påverkar datans noggrannhet.
Det är dessutom en resurskrävande process som både tar tid och innebär ökade kostnader för företaget.
Fler och fler företag vänder sig därför till intelligenta verktyg för att automatisera dokumentbearbetningen och effektivisera processen.
Användning av AI i dokumentbearbetning
Intelligent dokumentbearbetning (IDP) syftar på att extrahera text från dokument med hjälp av AI-teknik. Användandet av AI har ökat med upp till 60 % under de senaste åren.
Ett område där AI haft särskilt stor påverkan är optisk teckenigenkänning (OCR). OCR-tekniken gör det möjligt att förvandla tryckt eller handskriven text till maskinläsbar och redigerbar data. Traditionella OCR-system hade ofta begränsningar och svårt att hantera komplexa dokument, handstilar och dokument av låg kvalitet.
AI har banat väg för ett nästintill obegränsat antal IDP-verktyg på marknaden som påskyndar den digitala transformationen.
Fördelar med AI i dokumentbearbetning
Genom att integrera AI i dokumentbearbetningsprocessen får organisationer stora fördelar i form av bättre effektivitet och produktivitet. Här är några av de största fördelarna:
Automatisering av manuella uppgifter
Detta är förmodligen en av de största vinsterna med intelligent dokumenthantering. Manuell dataregistrering är tidsödande, monotont och tråkigt. Med ett automatiserat arbetsflöde går allt betydligt snabbare.
Fokusera på viktigare arbetsuppgifter
AI gör det tunga arbetet, och genom att automatisera upprepade uppgifter får personalen mer tid för strategiskt arbete. Till exempel kan en fastighetsmäklare fokusera mer på att stänga affärer och bygga värdefulla relationer med potentiella köpare.
Minskad risk för mänskliga fel
Fel är vanliga vid manuell hantering, men med dokument-AI minimeras dessa misstag. Med algoritmer som deep learning eller maskininlärning blir datan mer träffsäker.
Enligt Gartner kan omarbetning ta upp till 30 % av en heltidsanställds arbetsdag.
Omvandling av ostrukturerad data till strukturerad data
AI-driven programvara kan enkelt läsa och tolka text, tecken och bilder på flera språk med hög precision. Den kan konvertera sådan information till maskinläsbara format som blir underlag för vidare analys.
Lär dig skillnaden mellan ostrukturerad, semi-strukturerad och strukturerad data
Läs om hur du konverterar ostrukturerad till strukturerad data
Vanliga användningsområden för AI-baserad dokumentbearbetning
När allt fler företag digitaliserar sina verksamheter blir ai dokumentbearbetning en nyckelfaktor för att uppnå papperslöshet.
Finansiella tjänster
Flera banker och finansiella aktörer använder fortfarande papper och PDF:er vid exempelvis kontonyöppning och låneansökningar. Följande arbetsflöden kan automatiseras:
- Kundintroduktion
- Finansiell rapportering
- Hantering av checkbilder
- KYC-verifiering
Försäkring
Skadeanmälningar är ofta pappersbaserade och kan innehålla felaktigheter, vilket gör processerna ineffektiva. Många manuella flöden kan effektiviseras, bland annat:
- Fakturahantering
- Skadehantering
- Avtalsgranskning
Fastighetsbranschen
Fastighetsbolag får information om objekt från flera olika källor och format. Att manuellt gå igenom dessa e-postmeddelanden och plocka ut information om objekt och köpare tar tid.
Med AI kan du extrahera leads automatiskt och skicka dem vidare till ett fastighets-CRM vilket sparar både tid och resurser.
Parseur: Ett ledande AI-verktyg för dokumentbearbetning
Parseur är ett intelligent verktyg för dokumentbearbetning som är integrerat med AI OCR för snabbare och mer exakt hantering. Parseur bygger på en mallbaserad extraktionsplattform som inte kräver någon kodkunskap.
Det finns färdiga mallar för branscher som matleverans, jobbsökning, Google Alerts och mycket mer.
Jämför Parseur mot andra IDP-verktyg
Så fungerar AI-baserad dokumentbearbetning
Du kan skapa ett automatiserat arbetsflöde med Parseur på tre enkla steg. IDP-tjänsten har en kostnadsfri plan där du kan skapa ett konto och få tillgång till alla funktioner.
Steg 1: Skapa en Parseur-brevlåda
Välj en brevlåda som passar dina behov, eller skapa en egen.
Dra och släpp ett av dina dokument i brevlådan.
Steg 2: Automatiserad bearbetning av dokumentet
Om du valt att skapa en egen mall markerar du enkelt den data du vill extrahera och skapar datafält för det. Parseur är även utrustat med stöd för Zonal OCR och Dynamisk OCR för ökad noggrannhet.
Steg 3: Integrera Parseur med andra applikationer
Parseur integreras sömlöst med tusentals olika verktyg så att du kan skicka data till dem. Du kan använda Zapier, Make eller Power Automate för att exportera data till det system du väljer.
Framtida trender
Införandet av AI i dokumentbearbetning har förändrat området genom att förbättra noggrannhet, effektivitet och produktivitet. Det har möjliggjort för organisationer att effektivisera sina dokumenthanteringsprocesser, minska manuellt arbete och dra större nytta av sina data.
Senast uppdaterad
