Dokumentbearbetning är en avgörande del av den digitala transformationen för organisationer. Genom att använda artificiell intelligens har sättet företag hanterar data förbättrats avsevärt. AI gör det numera möjligt att snabbt läsa, kategorisera, konvertera och hantera information, vilket leder till bättre dataanalys.
Vad är dokumentbearbetning?
Dokumentbearbetning innebär att man omvandlar ostrukturerad information till strukturerad data. Den strukturerade datan blir sedan användbar för vidare analys.
Varje dag genereras 328,77 miljoner terabyte data, och företag hanterar ständigt stora mängder information. Trots detta används pappersdokument fortfarande ofta, vilket gör manuell konvertering både tidskrävande och utmanande. Vanliga dokument som behöver bearbetas inkluderar:
- Fakturor
- Kvitton
- Kontrakt
- E-postmeddelanden
- ID-kort
Manuell dokumentbearbetning är inte längre hållbart
Att bearbeta data är avgörande för verksamheten eftersom det påverkar affärsbeslut och kundförståelse. Vid manuell dokumentbearbetning ökar risken för fel, vilket kan påverka datans kvalité.
Det är dessutom en resurskrävande process som både tar tid och innebär ökade kostnader för företaget.
Fler och fler företag vänder sig därför till intelligenta verktyg för att automatisera dokumentbearbetningen och effektivisera processen.
Användning av AI i dokumentbearbetning
Intelligent dokumentbearbetning (IDP) syftar på att extrahera text från dokument med hjälp av AI-teknik. Användandet av AI har ökat med upp till 60 % under de senaste åren.
Ett område där AI haft störst påverkan är optisk teckenigenkänning (OCR). OCR-tekniken gör det möjligt att förvandla tryckt eller handskriven text till maskinläsbar och hanterbar data. Tidigare OCR-lösningar hade ofta svårt för komplexa dokument, handskrivet material och varierande kvalitet på underlaget.
Idag har AI bidragit till att många IDP-verktyg utvecklats, vilket har påskyndat digitaliseringen inom dokumentbearbetning.
Fördelar med AI i dokumentbearbetning
Genom att integrera AI i dokumentbearbetningsprocessen får organisationer stora fördelar i form av bättre effektivitet och produktivitet. Här är några av de största fördelarna:
Automatisering av manuella uppgifter
Detta är en av de mest betydelsefulla vinsterna med intelligent dokumenthantering. Manuell dataregistrering är tidsödande och monoton. Med automatisering kan dessa processer gå betydligt snabbare.
Fokusera på viktigare arbetsuppgifter
När AI tar hand om det repetitiva arbetet frigörs tid för personalen att lägga på mer värdeskapande och strategiska arbetsuppgifter. Till exempel kan en fastighetsmäklare fokusera mer på att stänga affärer och bygga kundrelationer.
Minskad risk för mänskliga fel
Fel är vanliga vid manuell hantering, men med smart dokumentbearbetning minimeras dessa. AI-algoritmer som deep learning och maskininlärning säkerställer hög datakvalitet.
Enligt Gartner kan omarbetning ta upp till 30 % av en heltidsanställds arbetsdag.
Omvandling av ostrukturerad data till strukturerad data
AI-driven programvara identifierar och tolkar text, tecken och bilder på flera språk med hög precision. Den kan effektivt konvertera ostrukturerad information till maskinläsbara strukturer för analys.
Läs mer om skillnaderna mellan ostrukturerad, semi-strukturerad och strukturerad data
Ta reda på hur du konverterar ostrukturerad till strukturerad data
Vanliga användningsområden för AI-baserad dokumentbearbetning
När allt fler företag digitaliserar sina verksamheter blir ai dokumentbearbetning en nyckelfaktor för framgång.
Finansiella tjänster
Flera banker och finansiella aktörer använder fortfarande papper och PDF:er vid exempelvis kontonyöppning och låneansökningar. Följande arbetsflöden kan automatiseras:
- Kundintroduktion
- Finansiell rapportering
- Hantering av checkbilder
- KYC-verifiering
Försäkring
Skadeanmälningar är ofta pappersbaserade och kan innehålla felaktigheter, vilket gör processerna ineffektiva. Tjänster som kan automatiseras är bland annat:
- Fakturahantering
- Skadehantering
- Avtalsgranskning
Fastighetsbranschen
Fastighetsbolag får information om objekt från flera olika källor och format. Att manuellt gå igenom dessa e-postmeddelanden och plocka ut information om objekt och köpare tar tid.
Med AI kan du extrahera leads automatiskt och skicka dem vidare till ett fastighets-CRM och på så sätt spara både tid och resurser.
Parseur: Ett ledande AI-verktyg för dokumentbearbetning
Parseur är ett smart verktyg för dokumentbearbetning som använder AI OCR för snabb och exakt datautvinning. Parseur bygger på ett mallbaserat extraktionssystem som inte kräver någon kodkunskap.
Det finns färdiga mallar för branscher som matleverans, jobbsökning, Google Alerts och mycket mer.
Jämför Parseur mot andra IDP-verktyg
Så fungerar AI-baserad dokumentbearbetning
Du kan skapa ett automatiserat arbetsflöde med Parseur på tre enkla steg. IDP-tjänsten erbjuder en kostnadsfri plan, där du kan skapa ett konto och få tillgång till alla funktioner.
Steg 1: Skapa en Parseur-brevlåda
Välj en brevlåda som passar dina behov, eller skapa en egen.
Dra och släpp ett av dina dokument i brevlådan.
Steg 2: Automatiserad bearbetning av dokumentet
Om du väljer att skapa en egen mall markerar du enkelt den data du vill hämta och skapar datapunkter för det. Parseur är även utrustat med stöd för Zonal OCR och Dynamisk OCR för ökad noggrannhet.
Steg 3: Integrera Parseur med andra applikationer
Parseur integreras enkelt med tusentals olika verktyg – exportera din data via Zapier, Make eller Power Automate till valfritt system.
Framtida trender
Att använda AI för dokumentbearbetning revolutionerar hur företag hanterar sina informationsflöden genom ökad noggrannhet, effektivitet och produktivitet. Organisationer kan nu automatisera dokumenthanteringen, minska manuellt arbete och dra större nytta av den data de samlar in.
Fördjupning: Automatisera PDF-utdrag med AI
Senast uppdaterad
