¿Necesitas importar datos de archivos PDF a Hojas de cálculo de Google? El envío de datos o información a Hojas de cálculo de Google es común en muchas empresas, y los datos provienen de diferentes documentos y fuentes. Por lo general, los datos se exportan a Hojas de cálculo de Google de forma manual o utilizando una herramienta automatizada para ahorrar tiempo y recursos.
La integración de PDF a Hojas de cálculo de Google de Parseur hace que el proceso sea rápido y sencillo, permitiéndote automatizar la conversión de archivos PDF en datos estructurados en Hojas de cálculo de Google. En este artículo, te explicaremos las mejores formas de convertir archivos PDF a Hojas de cálculo de Google sin necesidad de conocimientos de codificación, te mostraremos cómo configurarlo y te ofreceremos algunos consejos para aprovechar al máximo esta potente herramienta.
¿Por qué convertir archivos PDF a Hojas de cálculo de Google?
Más de 5 millones de empresas en todo el mundo utilizan G Suite a diario. Los archivos PDF y las Hojas de cálculo de Google se utilizan ampliamente. Por ejemplo, imagina una tienda de comercio electrónico que necesita enviar información de las confirmaciones de pedidos a Hojas de cálculo de Google diariamente para compartirla con su equipo.
Crear un flujo de trabajo automatizado para enviar datos a Hojas de cálculo de Google ayuda a ahorrar tiempo y dinero.
Desafíos al extraer datos de archivos PDF manualmente
Si tienes que recuperar información de un solo documento, puedes hacerlo manualmente. Pero, si tienes que revisar cientos de archivos PDF, podría llevarte mucho tiempo y provocar muchos errores durante el proceso de extracción de datos.
Extraer texto de un PDF es una cosa, y añadirlo a una hoja de cálculo de Google es otra tediosa tarea de introducción manual de datos.
Métodos para convertir PDF a Hojas de cálculo de Google
Con los convertidores de PDF a Hojas de cálculo de Google adecuados, puedes extraer fácilmente texto y tablas de documentos y enviar los datos analizados automáticamente a una hoja de cálculo de Google.
Echemos un vistazo a las mejores formas de recuperar información de documentos e integrarlos en una hoja de cálculo de Google.
Convertir PDF a Hojas de cálculo de Google utilizando Google Docs
Google Docs es una de las herramientas más populares y utilizadas para compartir y colaborar con otros usuarios. Google Docs puede reconocer el texto de los documentos PDF.
Sube el PDF a Google Drive
Abre el PDF con Google Docs
Copia y pega los datos en una hoja de cálculo de Google
Muy sencillo, ¿verdad? Google Docs es adecuado sólo para archivos PDF de texto básicos y sencillos. Si tienes una factura compleja con tablas y varios campos de datos o un PDF escaneado, no podrá extraer los datos en un formato adecuado.
Convertir PDF a Hojas de cálculo de Google utilizando convertidores de PDF online
Los convertidores de PDF online como Cloud convert, Tabula o PDFTables funcionan mejor cuando no tienes requisitos específicos. Estas herramientas online extraerán los datos de una sola vez; después, tendrás que filtrar los que necesites y copiarlos y pegarlos en una hoja de cálculo de Google.
Convertir PDF a Hojas de cálculo de Google utilizando analizadores de PDF
Las herramientas de análisis de PDF no sólo pueden extraer datos automáticamente, sino que también se integran con hojas de cálculo de Google y otras herramientas sin problemas. Puedes crear fácilmente un flujo de trabajo automatizado desde el momento en que recibes el archivo PDF hasta que los datos se envían a una hoja de cálculo de Google.
Algunos analizadores de PDF requieren conocimientos de codificación, mientras que otros, como Parseur, son perfectos para aquellos que no son expertos en tecnología.
¿Puedo convertir PDF a Hojas de cálculo de Google de forma gratuita?
Sí, hay varios convertidores de PDF online disponibles de forma gratuita. Sin embargo, si tienes requisitos específicos, es posible que no te funcionen. Parseur tiene un plan gratuito con todas las funciones disponibles.
Cómo convertir PDF a Hojas de cálculo de Google con Parseur
Como potente herramienta de análisis de PDF con un motor OCR, Parseur te permite automatizar la extracción de datos de archivos PDF de forma fácil y rápida y exportarlos a Hojas de cálculo de Google. Con Parseur, puedes ahorrar incontables horas de tareas manuales de introducción de datos sin necesidad de conocimientos de codificación.
Parseur también utiliza OCR Zonal y OCR Dinámico para garantizar que se capturan todos tus datos.
Ejemplo: Convertir una orden de venta en PDF a Hojas de cálculo de Google
Tomemos el caso de Juan, propietario de una cafetería, donde los clientes pueden hacer pedidos online y recibirlos a domicilio. Una vez que un cliente realiza sus pedidos en el sitio web de comercio electrónico, se genera una orden de venta que se envía a Juan en formato PDF. Juan copia y pega manualmente la información (lista de artículos, nombre y datos de contacto del cliente, dirección de entrega) a una hoja de cálculo de Google donde puede asignar las entregas a sus conductores.
Todo este proceso no sólo lleva mucho tiempo, sino que también es monótono, ¡especialmente si tienes tablas en PDF y recibes cientos de pedidos al día!
¿Y si todo este proceso pudiera automatizarse? Con Parseur, es posible.
Paso 1: Crea tu herramienta de PDF a Hojas de cálculo de Google
Crea tu buzón gratuito con Parseur y selecciona "facturas". Si quieres crear una plantilla personalizada, selecciona "correos electrónicos y documentos (predeterminado)".
Tener una potente herramienta de análisis de correo electrónico puede ayudarte a automatizar los procesos de tu negocio, ahorrándote incontables horas de trabajo.
Paso 3: La IA extrae los datos del PDF al instante
Si necesitas crear una plantilla personalizada, sólo tienes que resaltar los datos que necesitas extraer del PDF y crear campos de datos para ellos. A diferencia de otros analizadores de correo electrónico, no es necesario crear reglas de análisis personalizadas para poder extraer filas de tablas u otros campos de datos específicos de los documentos PDF.
En este caso, Juan necesitará que la siguiente información se envíe a las hojas de cálculo de Google:
Número de factura
Fecha de la factura
Artículos de café
Subtotal
Total general
Descuento
Los resultados analizados tendrán este aspecto:
Datos analizados de la extracción del PDF
A partir de ahora, todos los correos electrónicos con archivos PDF adjuntos que reenvíes a este buzón se procesarán automáticamente.
Paso 4: Exportar datos PDF a Hojas de cálculo de Google
Hay varias formas de convertir PDF a Hojas de cálculo de Google con Parseur, como por ejemplo:
Utilizando las fórmulas predeterminadas de Parseur
Integración con Zapier
Integración con Make
Utilizando las fórmulas predeterminadas de Parseur para Hojas de cálculo de Google
Haz clic en "exportar" en tu buzón y en "Hojas de cálculo"
Haz clic en Hojas de cálculo en tu buzón de Parseur
Como había campos de tabla en el archivo PDF adjunto, vamos a utilizar la primera fórmula para exportar los datos. Como puedes ver, ya hemos preparado la fórmula por ti. Lo único que tienes que hacer es copiar y pegar la fórmula y se creará una fila para cada campo de la tabla.
Cada artículo pedido de tu campo de tabla será una fila en tu hoja de cálculo.
Datos enviados a Hojas de cálculo de Google
Integración de Hojas de cálculo de Google con Zapier o Make
Si quieres personalizar aún más los datos según tus necesidades, puedes utilizar la [integración nativa de Parseur con Zapier o Make.
Y, ¡así de fácil! Tendrás un flujo de trabajo automatizado configurado para ti, sin intervención humana. Juan podrá entonces asignar las entregas rápidamente y aumentar la productividad de su negocio.
Convertir PDF a hojas de cálculo de Google es un proceso muy sencillo con Parseur, especialmente cuando se dispone de las herramientas adecuadas y de tecnología de automatización. Es sencillo y no es necesario ser un experto en tecnología para utilizar nuestro motor de análisis, y los datos se exportan en tiempo real.
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Para mí, utilizar Parseur significa que dedico menos tiempo a la introducción de datos entre correos electrónicos y hojas de cálculo. ¡La integración con Hojas de cálculo de Google también es una ventaja para mí!
¿Se puede escanear un PDF y convertirlo a Hojas de cálculo de Google?
Sí. Parseur puede extraer datos de documentos escaneados fácilmente y exportar los datos analizados a una hoja de cálculo de Google.
¿Puedo editar un PDF en Hojas de cálculo de Google?
No. Pero puedes convertir el PDF a Hojas de cálculo de Google y luego editar los datos.
¿Puedo subir un PDF a Hojas de cálculo de Google?
Sí, puedes subirlo a Google Docs y luego copiar y pegar los datos en Hojas de cálculo de Google manualmente. O bien, puedes utilizar Parseur como conversor de PDF a Hojas de cálculo de Google.
¿Qué es Parseur?
Parseur es un potente software de procesamiento de documentos que te permite extraer datos de correos electrónicos, archivos PDF y documentos, y automatizar tu flujo de trabajo.
Todas las características de Parseur.
¿Qué es Google Sheets?
Google Sheets es la aplicación de hojas de cálculo en línea número 1. Cuenta con funciones avanzadas de manipulación de datos y colaboración, lo que la convierte en la solución ideal para almacenar, analizar y compartir datos tabulares en tu empresa.
¿Qué es Zapier?
Zapier es una herramienta de automatización en la nube que conecta aplicaciones. Puedes conectar dos o más aplicaciones para automatizar tareas repetitivas sin necesidad de programar ni depender de desarrolladores para crear la integración.
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