¿Te sientes abrumado con montones de facturas y recibos? ¡Te entendemos! La buena noticia es que existe una solución: la captura de datos de facturas.
La captura de datos de facturas, también conocida como procesamiento de facturas, consiste en extraer información de facturas y recibos, como números de factura, fechas, importes y artículos.
A medida que las empresas dependen cada vez más de las herramientas digitales, la captura de datos de facturas se ha vuelto crucial para mejorar la eficiencia.
En este artículo, exploraremos la captura de datos de facturas, su evolución, las tecnologías que la impulsan y cómo puede transformar las operaciones de tu negocio en 2024.
Conclusiones clave
- Se necesitan 11 días para procesar una sola factura manualmente.
- La captura manual de datos de facturas genera errores tipográficos y omisiones.
- El procesamiento automatizado de facturas beneficia a las organizaciones en términos de costo y eficiencia.
¿Qué es la captura de datos de facturas?
La captura de datos de facturas implica extraer información específica de las facturas. Estas facturas, ya sean en PDF, papel o formularios electrónicos, contienen datos cruciales para los procesos contables y financieros, como la fecha de emisión, el número de factura, los detalles del proveedor, los artículos comprados, las cantidades, los precios unitarios y los importes totales.
Desafíos del procesamiento manual de facturas
En el pasado, las empresas registraban manualmente sus transacciones financieras. Este proceso era lento y propenso a errores.
Según un informe "El estado de los pagos electrónicos en 2022" de Ardent Partners, los equipos de cuentas por pagar (AP) gastan más de $10 para procesar una sola factura, lo que lleva casi 11 días.
- Todavía en 2024, muchas facturas se procesan en papel. La información puede perderse durante el procesamiento manual. Ingresar datos de facturas en papel o digitales manualmente es laborioso y puede retrasar el pago.
- La revisión manual de facturas genera errores humanos, como errores tipográficos u omisiones. Estos errores pueden conducir a pagos incorrectos, afectando las relaciones con los proveedores.
- Las empresas pueden necesitar contratar personal adicional para manejar el volumen de facturas, lo que aumenta los costos.
En general, el procesamiento manual de facturas presenta desafíos que se pueden abordar con soluciones automatizadas de captura de datos de facturas, agilizando el proceso y reduciendo errores.
Beneficios de utilizar un software de captura de datos de facturas
Un software de procesamiento de facturas utiliza algoritmos como el aprendizaje automático (ML) o el procesamiento del lenguaje natural (PNL) para leer, escanear y extraer datos de facturas.
"El mercado de automatización de facturas de cuentas por pagar está evolucionando rápidamente a medida que las regulaciones gubernamentales impulsan la digitalización". - Gartner, 2021.
Estos son algunos beneficios de utilizar una herramienta de automatización de facturas:
- Mayor precisión de los datos
Los analizadores de facturas reducen significativamente los errores y duplicados al procesar facturas. Esto minimiza la entrada manual de datos: la herramienta también puede verificar las facturas haciendo coincidir los datos con su base de datos.
- Tiempo de procesamiento más rápido
Una herramienta de procesamiento de facturas procesa las facturas más rápido que el procesamiento manual, lo que permite a las empresas procesar facturas y realizar pagos más rápidamente. Esto libera tiempo y recursos del personal, permitiéndoles centrarse en actividades más estratégicas.
- Integración perfecta con herramientas ERP
El software de cuentas por pagar se integra fácilmente con ERP (planificación de recursos empresariales) o QuickBooks. Puedes crear un flujo de trabajo automatizado desde la extracción de datos hasta la exportación al software de contabilidad.
- Reducción del costo de procesamiento
En comparación con el procesamiento manual, las soluciones automatizadas para procesar tus recibos pueden reducir tus costos hasta 1000 veces.
Elegir el software de captura de datos de facturas adecuado
Al elegir una solución de automatización de AP, busca funciones que te ayuden a agilizar el procesamiento de facturas y mejorar la eficiencia.
Estos son algunos factores clave a considerar al evaluar las opciones de software de automatización de AP:
- Volumen de datos de facturas que generas.
- Conocimientos de codificación: una herramienta sin reglas de análisis podría ser más conveniente.
- Preferencia por una solución basada en la nube.
- Necesidad de tecnologías específicas como IA o aprendizaje profundo.
- Integración con otros sistemas comerciales, como software de contabilidad y sistemas ERP, para agilizar el flujo de trabajo de procesamiento de facturas.
Parseur: la mejor herramienta de captura de datos de facturas en 2024
Parseur es una herramienta de extracción de datos de facturas basada en IA Parseur integrada con tecnologías avanzadas para el análisis de datos. El analizador de facturas tiene una plantilla integrada asistida por IA diseñada para facturas, órdenes de compra y recibos. En comparación con otros analizadores de facturas, no requiere conocimientos de codificación ni reglas de análisis.
Proceso de digitalización de una factura con aprendizaje automático y OCR
Los datos se pueden extraer de las facturas automáticamente en unos sencillos pasos:
- Envía la factura escaneada o la factura PDF al OCR.
- Selecciona los campos que necesitas.
- La herramienta de IA extraerá los datos automáticamente.
- Verifica los datos de la factura analizada.
- Descarga los datos o expórtalos a otra herramienta de contabilidad a través de una API.
Recibía 30 facturas al mes. Cada factura debía ingresarla manualmente en mi aplicación, lo que me llevaba 4 días al mes. Ahora, creo una bandeja de entrada de correo electrónico para todas las facturas entrantes y Parseur envía los datos a mi webhook desde las facturas PDF.
- Shifra
El futuro de la captura de datos de facturas con IA
"La automatización de las cuentas por pagar ya no está en debate". - IOFM, Instituto de Finanzas y Gestión.
Si bien la captura de datos de facturas ha avanzado con la tecnología OCR y el software de automatización de AP, existen tendencias que prometen transformar aún más el proceso.
Con blockchain, las empresas pueden garantizar la seguridad y precisión de los datos de sus facturas, mientras que los contratos inteligentes pueden automatizar todo el proceso de facturación, eliminando la intervención manual. El IoT permitirá capturar y procesar datos de facturas en tiempo real, agilizando la toma de decisiones.
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