¿Qué es la captura de datos de facturas?
La captura de datos de facturas implica extraer información específica de las facturas. Estas facturas, que suelen estar en formatos como PDF, papel o formularios electrónicos, contienen datos cruciales para los procesos contables y financieros, como la fecha de emisión, el número de factura, los detalles del proveedor, los artículos comprados, las cantidades, los precios unitarios y los importes totales a pagar.
Conclusiones clave
- Se necesitan 11 días para procesar una sola factura.
- La captura manual de datos de facturas lleva a errores tipográficos y registros omitidos.
- El procesamiento automatizado de facturas beneficia a las organizaciones en términos de costo y eficiencia.
La captura de datos de facturas, también conocida como procesamiento de facturas, es el proceso de extracción de información de facturas y recibos, como números de factura, fechas, importes de pago y partidas.
A medida que la tecnología continúa evolucionando y las empresas dependen cada vez más de herramientas digitales, la captura de datos de facturas ha surgido como un área clave para las organizaciones que buscan mejorar su eficiencia.
En este artículo, exploraremos la captura de datos de facturas, su evolución a lo largo del tiempo, las tecnologías asociadas y cómo puede transformar las operaciones de tu negocio en 2025.
Desafíos del procesamiento manual de facturas
En los primeros tiempos, las empresas solían registrar manualmente sus transacciones financieras, pero esto era un proceso lento y propenso a errores.
Según un informe "El estado de los pagos electrónicos en 2022" publicado por Ardent Partners, los equipos de cuentas por pagar (AP) gastan más de $10 para procesar una sola factura, y esto lleva casi 11 días.
- Incluso en 2025, todavía existen cotizaciones y facturas que se procesan en papel. La información puede perderse durante el procesamiento manual. El proceso manual de introducir datos de facturas en papel o digitales es laborioso y puede llevar mucho tiempo, lo que puede retrasar el procesamiento de pagos.
- La revisión manual de facturas genera errores humanos, como errores tipográficos u omisiones. Estos errores pueden conducir a importes de pago incorrectos, lo que puede afectar negativamente las relaciones con los proveedores.
- Las empresas pueden necesitar contratar personal adicional para manejar el volumen de facturas, lo que aumenta los costos generales.
En general, el procesamiento manual de facturas presenta varios desafíos para las empresas que se pueden abordar implementando soluciones automatizadas de captura de datos de facturas que agilicen el proceso y reduzcan los errores.
Beneficios de utilizar un software de captura de datos de facturas
Un software de procesamiento de facturas es una herramienta de automatización que utiliza algoritmos como el aprendizaje automático (ML) o el procesamiento del lenguaje natural (PNL) para leer, escanear y extraer datos de facturas.
"El mercado de automatización de facturas de cuentas por pagar está evolucionando rápidamente a medida que las regulaciones gubernamentales obligan a las organizaciones a digitalizarse". - Gartner, 2021.
Estos son algunos beneficios de utilizar una herramienta de automatización de facturas:
- Mayor precisión de los datos
Los analizadores de facturas pueden reducir significativamente el número de errores y duplicados al procesar facturas. Esto reduce la necesidad de entrada manual de datos: la herramienta de automatización también puede verificar las facturas haciendo coincidir los datos con su base de datos.
- Tiempo de procesamiento más rápido
Una herramienta de procesamiento de facturas puede procesar las facturas más rápido que el procesamiento manual, lo que permite a las empresas procesar facturas y realizar pagos más rápidamente. Esto libera tiempo y recursos del personal, permitiendo a las empresas centrarse en actividades más estratégicas.
- Integración perfecta con herramientas ERP
El software de cuentas por pagar se puede integrar fácilmente con ERPs (planificación de recursos empresariales) o QuickBooks. Por ejemplo, puedes crear un flujo de trabajo automatizado desde la extracción de datos hasta la exportación de los datos al software de contabilidad.
- Reducción del costo de procesamiento
En comparación con el procesamiento manual, el uso de soluciones automatizadas para procesar tus recibos puede reducir tu costo ¡hasta 1000 veces!
Elegir el software de captura de datos de facturas adecuado
Al elegir una solución de software de automatización de AP para tu empresa, es importante buscar funciones y capacidades que ayuden a agilizar tu procesamiento de facturas y mejoren la eficiencia.
Aquí tienes algunos factores clave a considerar al evaluar las opciones de software de automatización de AP:
- ¿Qué volumen de datos de facturas generas?
- ¿Tienes conocimientos de codificación? Si no, entonces una herramienta sin reglas de análisis sería mejor.
- ¿Buscas una solución basada en la nube?
- ¿Necesitas tecnologías específicas como IA o aprendizaje profundo?
- ¿Puede la herramienta de facturación integrarse con otros sistemas empresariales, como un software de contabilidad y sistemas ERP, para agilizar el flujo de trabajo de procesamiento de facturas?
Parseur: La mejor herramienta de captura de datos de facturas en 2025
Parseur es una herramienta de extracción de datos de facturas con IA Parseur integrada con tecnologías avanzadas para el análisis de datos. El analizador de facturas tiene una plantilla integrada asistida por IA diseñada para facturas, órdenes de compra y recibos. En comparación con otros analizadores de facturas, no requiere conocimientos de codificación ni reglas de análisis.
Proceso de digitalización de una factura con aprendizaje automático y OCR
Los datos pueden extraerse de las facturas automáticamente en unos sencillos pasos:
- Reenvía la factura escaneada o la factura PDF al OCR de facturas.
- Enumera todos los campos que necesitas.
- La herramienta de IA extraerá los datos automáticamente.
- Verifica los datos de la factura analizada.
- Descarga los datos o expórtalos a otra herramienta de contabilidad a través de una API de facturas.
Recibo 30 facturas cada mes. Cada factura tenía que subirla a mi app. Me tomaba unos 4 días al mes. Ahora creo una bandeja de entrada de correo electrónico para todas las facturas entrantes, y Parseur me envía los datos a mi webhook desde las facturas PDF.
- Shifra
El futuro de la captura de datos de facturas con IA
"La cuestión de si debes automatizar cuentas por pagar ya no está en debate". - IOFM, Instituto de Finanzas y Gestión.
Aunque la captura de datos de facturas ya ha avanzado mucho con la adopción de tecnología OCR y software de automatización de AP, existen varias tendencias y tecnologías emergentes que están listas para transformar aún más el proceso.
Con blockchain, por ejemplo, las empresas pueden garantizar la seguridad y precisión de los datos de sus facturas, mientras que los contratos inteligentes pueden automatizar todo el proceso de facturación y eliminar la necesidad de intervención manual. El IoT permitirá a las empresas capturar y procesar datos de facturas en tiempo real, acelerando y mejorando la toma de decisiones.
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