¿Qué es la entrada manual de datos?
La entrada manual de datos es el método tradicional de introducción de datos. Se utiliza para ingresar información específica, como los datos de los clientes o detalles de productos. La entrada manual de datos también puede emplearse cuando existen reglas especiales que requieren la verificación por parte de un usuario experimentado, como un auditor o un contador.
Los datos son el elemento vital de cualquier negocio, ya que se utilizan para tomar decisiones críticas. Por eso es importante capturarlos con precisión. La entrada de datos es el proceso de ingresar o teclear información en un ordenador. Este procedimiento implica introducir o recopilar datos inmediatamente en un ordenador. Se puede utilizar texto, audio, imágenes fijas, vídeo o cualquier otro tipo de dato que pueda guardarse digitalmente y ser procesado por un ordenador para almacenar y procesar estos datos.
Techopedia define la entrada de datos como el proceso de transcribir información a un medio electrónico como un ordenador u otro dispositivo electrónico.
¿Las empresas siguen utilizando la entrada manual de datos?
La respuesta es sí, la entrada manual de datos sigue siendo una realidad para muchas empresas. Para las empresas que no tienen el tiempo o los recursos para invertir en automatización, la entrada manual de datos suele ser la mejor opción.
Según una encuesta realizada por Plutoshift, el 48 % de las empresas de manufactura siguen utilizando documentos de entrada manual de datos.
Algunas de las razones por las que las empresas siguen utilizando la entrada manual de datos incluyen:
- Las pequeñas empresas no cuentan con fondos suficientes para invertir en sistemas automatizados
- Las empresas con pocos clientes encuentran más fácil gestionar y controlar los datos manualmente
- Algunas empresas no saben que gran parte de su entrada de datos puede automatizarse o no saben por dónde comenzar a automatizarla
Sin embargo, las empresas deberían considerar la posibilidad de invertir en automatización, ya que verían beneficios a largo plazo (por ejemplo, si esperan que su negocio escale).
Ejemplos de procesamiento manual de entrada de datos
Algunas empresas necesitan servicios de entrada de datos para ingresar la información de sus clientes en una base de datos. Otras empresas pueden utilizarlos para el procesamiento de datos y otras tareas administrativas que requieren que los empleados introduzcan la información manualmente.
Otro ejemplo común de procesamiento manual de datos es ingresar información de envío en una base de datos. Esto puede incluir la fecha, la dirección, el nombre del destinatario y otros datos sobre cada envío a medida que llega cada paquete. Esta información luego se almacena en una base de datos donde puede recuperarse más adelante para fines de facturación o para rastrear los envíos durante todo su ciclo de vida.
Los responsables de contratación suelen utilizar procesos manuales de entrada de datos para registrar información de los empleados, como fechas de contratación, cargos y salarios. Este método se usa para llevar un seguimiento del desempeño y la asistencia del personal.
Tipos de procesos manuales de entrada de datos
Existen tres tipos principales de procesos de entrada manual de datos:
- Formularios en papel
- Entrada por teclado
- Escaneo
Formularios en papel: Estos formularios se imprimen en papel y luego se rellenan a mano. El formulario completado se escanea en el sistema, donde se procesa y almacena electrónicamente.
Entrada por teclado: El tecleo se utiliza para tareas como ingresar texto, números o fechas en un sistema informático. Generalmente se hace escribiendo en un teclado, pero también puede realizarse con software de reconocimiento de voz si una persona tiene dificultades motoras o necesita ingresar grandes volúmenes de datos rápidamente. El tecleo requiere entrenamiento y práctica significativa para asegurar la precisión y evitar errores que puedan causar pérdidas de ingresos o insatisfacción de los clientes.
Escaneo: El escaneo implica utilizar dispositivos especializados para capturar información de documentos impresos, de modo que pueda introducirse electrónicamente en un sistema informático en vez de tener que volver a teclear todo a mano. Los escáneres existen en distintas formas y tamaños, pero se utilizan comúnmente para escanear códigos de barras y otros símbolos legibles por máquinas en documentos en papel que necesitan ser registrados.
Retos de los procesos manuales de entrada de datos
Aunque la entrada manual de datos sigue estando muy extendida en determinadas empresas, no pueden pasarse por alto los inconvenientes de este proceso.
- La entrada manual de datos es propensa a errores
Durante el proceso de ingreso, pueden presentarse errores ortográficos, de formato o incluso interpretación incorrecta de la información en pantalla. Estos errores pueden provocar la entrada de datos incorrectos en tu sistema, así como generar confusión tanto en empleados como en consumidores que reciben datos erróneos de tus sistemas. Más del 27,5 % de los profesionales de la contabilidad afirmaron que los datos se introdujeron de forma incorrecta en sus empresas.
- Los errores de la entrada manual de datos cuestan más dinero
La tasa aceptable de error en la entrada manual de datos suele ser del 1 %. Pero, ¿qué sucede cuando ese porcentaje aumenta? ¡Puede costar a una empresa millones de dólares! En 2013 en Estados Unidos, las empresas enfrentaron 7 mil millones de dólares en sanciones civiles del IRS, porque los ingresos empresariales y datos de empleo fueron reportados incorrectamente.
Según Gartner, la mala calidad de los datos es responsable de una media de 15 millones de dólares en pérdidas al año.
- La entrada manual de datos consume mucho tiempo y es tediosa
No hace falta decir que la entrada manual de datos provoca una entrega lenta y requiere un gran esfuerzo por parte de los empleados, quienes deben ingresar toda esta información a mano. Especialmente durante las temporadas altas, como Navidad, puede ser difícil de manejar. Al ser una tarea rutinaria, genera aburrimiento y descontento en los empleados. Más del 40 % de los trabajadores afirman que al menos una cuarta parte de su semana laboral la dedican a la entrada de datos y a tareas repetitivas.
El tiempo gastado en tareas que consumen mucho tiempo podría utilizarse mejor en tareas más productivas, como investigación y desarrollo o desarrollo de negocio.
¿Se puede automatizar la entrada de datos?
La automatización de la entrada de datos es un método fantástico para ahorrar tiempo y dinero. También es una excelente alternativa porque mejora la eficiencia, la precisión y la productividad. La automatización es una parte fundamental de muchas empresas porque permite a los empleados centrarse en tareas más importantes en vez de invertir tiempo en ingresar datos en hojas de cálculo.
¿Qué es la automatización de la entrada de datos?
La automatización de la entrada de datos es el proceso de convertir datos en un formato legible y almacenarlos en la base de datos automáticamente. El escaneo, la recopilación y procesamiento de imágenes de papeles, documentos u otros medios en archivos digitales forman parte de este proceso. También se le conoce como captura automatizada de datos y se utiliza para automatizar tareas repetitivas. Puede combinarse con otras tecnologías como aprendizaje automático, RPA e inteligencia artificial.
Más información sobre el proceso de automatización de la entrada de datos
Ventajas de los procesos automatizados de entrada de datos
Este proceso es sin duda una solución a la entrada manual de datos y cuenta con muchas ventajas, entre ellas:
Mayor precisión
Los errores de introducción de datos pueden dar lugar a información inexacta y a un mal servicio al cliente. El procesamiento automatizado de datos elimina estos errores y, por lo tanto, incrementa la precisión de los datos. Con la automatización de la entrada de datos, las empresas han visto un aumento del 90 % en la precisión de los datos. Además, cuanto más precisos sean los datos, mejores serán las decisiones estratégicas que se podrán tomar. La entrada automatizada de datos proporciona una tasa de precisión del 99,959 %.
Mayor productividad
La entrada automatizada de datos agiliza la finalización de actividades (digitalización de datos), permitiendo que el personal se centre en trabajos más creativos y valiosos.
Cerca del 72 % de los empleados afirman que utilizarían ese día extra a la semana que ahorrarían con la automatización para realizar un trabajo más valioso para sus organizaciones, y el 78 % se centraría en los aspectos más interesantes y gratificantes de sus trabajos según Smartsheet.
Menor necesidad de formación
La mayoría de las tecnologías de automatización de entrada de datos son sin código o necesitan muy poca intervención humana. Por eso, los empleados no requieren capacitación en nuevos sistemas o software para la automatización de la entrada de datos.
Reducción de costes
Los sistemas automatizados suelen ser más baratos que contratar empleados adicionales o externalizar el trabajo, ya que requieren una menor inversión inicial en hardware y software, así como menores costes de mantenimiento, como licencias y actualizaciones a lo largo del tiempo.
Optimización del negocio durante los picos de actividad
Las empresas estacionales que experimentan grandes picos de actividad durante algunas semanas (por ejemplo, una tienda online antes de Navidad o una agencia de viajes antes de las vacaciones de verano) suelen tener dificultades para adaptar su personal a la demanda. Un software de automatización de la entrada de datos ayuda a optimizar estos negocios, ya que puede absorber sin problemas esos picos de actividad.
Casos de uso de la automatización de la entrada de datos
Sin importar en qué sector trabajes, la automatización puede desempeñar un papel importante para reducir las tareas manuales de entrada de datos. Te mostramos los escenarios más comunes donde la extracción automatizada de datos está ayudando a las empresas.
Automatización de recursos humanos
El departamento de RR. HH. gestiona los registros de los empleados y proporciona información sobre prestaciones, nóminas y otros datos esenciales relacionados con los trabajadores de la empresa. Muchas de estas tareas pueden automatizarse con la automatización de la entrada de datos, permitiendo que el personal de RR. HH. tenga más tiempo para centrarse en otras labores como formar a nuevos empleados o investigar quejas internas.
Aprende a automatizar las solicitudes de personal y a exportar solicitudes de una oferta de trabajo de LinkedIn automáticamente.
Automatización en el sector sanitario
Los datos son esenciales para prestar mejores servicios de salud y un pequeño error puede costar la vida de un paciente. De acuerdo a un estudio en Annals of Internal Medicine, los médicos invierten en promedio 16 minutos y 14 segundos ingresando datos en el software de historia clínica electrónica (HCE). Con una herramienta de automatización, los datos de pacientes se reconocen y registran automáticamente mientras se mantiene el cumplimiento de la HIPAA.
Automatización de datos de facturas
Cada año, se imprimen más de 11.000 millones de recibos, lo que resulta muy caro para las empresas. Los errores humanos, como hemos señalado, pueden ser costosos. Contar con un software en la nube de automatización de la entrada de datos elimina todos esos riesgos y problemas. Las aplicaciones inteligentes basadas en OCR pueden optimizar el proceso de facturación, donde los datos de los recibos y las facturas se extraen automáticamente y se almacenan en una base de datos segura.
Principales herramientas de automatización de la entrada de datos
Dependiendo de tus necesidades, puedes encontrar numerosas aplicaciones de automatización de entrada de datos que te ayudarán a escalar tu negocio. A continuación, te mostramos las principales herramientas de entrada de datos que puedes considerar.
Parseur
Parseur es un potente parseador de IA que automatiza la extracción de datos de documentos al instante. El extractor de datos es una herramienta ideal para eliminar el trabajo manual de introducción de datos. Parseur no requiere conocimientos de programación y se integra fácilmente con miles de otras aplicaciones.
Recruit CRM
Si los profesionales de recursos humanos pudieran automatizar su trabajo de entrada de datos, ganarían más tiempo para centrarse en el bienestar de los empleados. Con Recruit CRM, puedes gestionar datos de candidatos y otras tareas relacionadas con los datos en un solo lugar. También es un potente analizador de currículums integrado con IA que acelera el proceso de reclutamiento.
Zapier
Zapier es uno de los programas de automatización más populares del mercado. Esta herramienta sin código está integrada con más de 4.000 aplicaciones y cuenta con un editor de integración "apuntar y hacer clic". Puedes crear flujos de trabajo sencillos entre dos o más aplicaciones con datos que se automatizan y envían automáticamente. Según un informe de datos de Zapier en 2021, la automatización hace a los trabajadores más felices y el 41 % de los 600 trabajadores encuestados en EE. UU. afirmaron que su carrera profesional avanzará más rápido con la automatización.
Transición de la entrada manual de datos a la automatización de la entrada de datos
Con el mercado mundial de la captura de datos que se espera que crezca hasta los 3.600 millones de dólares en 2025, ahora es el momento de aprovechar la oportunidad de migrar a una solución de datos automatizada.
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