Los datos son el elemento vital de cualquier negocio, ya que se utilizan para tomar decisiones críticas. Por eso es importante capturarlos con precisión. La entrada de datos es el proceso de introducir o teclear información en un ordenador. Este procedimiento implica la introducción o recopilación inmediata de datos en un sistema informático. Para almacenar y procesar estos datos se puede utilizar texto, audio, imágenes fijas, vídeo o cualquier otro tipo de información que pueda guardarse digitalmente y ser procesado por un ordenador.
Techopedia define la entrada de datos como el proceso de transcribir información a un medio electrónico como un ordenador u otro dispositivo electrónico.
¿Qué es la entrada manual de datos?
La entrada manual de datos es el método tradicional de introducir datos en un sistema. Se utiliza para introducir información específica, como los datos de los clientes o las características de los productos. La entrada manual de datos también puede emplearse cuando existen normas especiales que requieren la verificación de un usuario cualificado, como un auditor o un contable.
¿Las empresas siguen utilizando la entrada manual de datos?
La respuesta es sí, la entrada manual de datos sigue siendo una realidad para muchas empresas. Para aquellas que no tienen tiempo o recursos para invertir en automatización, la entrada manual de datos suele ser la mejor opción.
Según una encuesta realizada por Plutoshift, el 48 % de las empresas de fabricación siguen utilizando documentos de entrada manual de datos.
Algunas de las razones por las que las empresas siguen utilizando la entrada manual de datos son:
- Las pequeñas empresas no tienen suficientes fondos para invertir en sistemas automatizados.
- Las empresas que no tienen muchos clientes encuentran más fácil gestionar y controlar los datos manualmente.
- Algunas empresas no son conscientes de que gran parte de su entrada de datos puede automatizarse o no saben cómo empezar a automatizarla.
Sin embargo, las empresas deberían considerar la posibilidad de invertir en automatización, ya que verían beneficios a largo plazo (por ejemplo, si esperan que su negocio crezca).
Ejemplos de procesamiento manual de datos
Algunas empresas necesitan servicios de entrada de datos para introducir la información de sus clientes en una base de datos. Otras empresas pueden utilizarla para el procesamiento de datos y otras tareas administrativas que requieren que los empleados introduzcan la información manualmente.
Otro ejemplo común de procesamiento manual de datos es la introducción de información de envío en una base de datos. Esto puede incluir la introducción de la fecha, la dirección, el nombre del destinatario y otra información sobre cada envío a medida que llega cada paquete. Estos datos se almacenan en una base de datos donde pueden recuperarse posteriormente para fines de facturación o para realizar un seguimiento de los envíos durante todo su ciclo de vida.
Los responsables de contratación suelen utilizar procesos manuales de entrada de datos para registrar la información de los empleados, como las fechas de contratación, los puestos de trabajo y los importes de los salarios. Este método se utiliza para realizar un seguimiento del rendimiento y la asistencia del personal.
Tipos de procesos manuales de introducción de datos
Hay tres tipos principales de procesos de entrada manual de datos:
- Formularios en papel
- Entrada por teclado
- Escaneo
Formularios en papel: Estos formularios se imprimen en papel y luego se rellenan a mano. El formulario cumplimentado se escanea en el sistema, donde puede procesarse y almacenarse electrónicamente.
Entrada por teclado: El teclado se utiliza para tareas como la introducción de texto, números o fechas en un sistema informático. Suele hacerse escribiendo en un teclado, pero puede hacerse mediante software de reconocimiento de voz si una persona tiene problemas de motricidad o necesita introducir grandes volúmenes de datos rápidamente. La entrada por teclado requiere una formación y una práctica importantes para garantizar la precisión, a fin de evitar errores que podrían provocar pérdidas de ingresos o la insatisfacción de los clientes.
Escaneo: El escaneo implica el uso de dispositivos especializados para capturar información de documentos impresos, de modo que pueda introducirse electrónicamente en un sistema informático en lugar de tener que volver a teclear todo a mano. Los escáneres tienen distintas formas y tamaños, pero se utilizan más comúnmente para escanear códigos de barras y otros símbolos legibles por máquina en documentos en papel que necesitan ser registrados.
Retos de los procesos manuales de entrada de datos
Aunque la entrada manual de datos sigue estando muy extendida en determinadas empresas, no pueden pasarse por alto los inconvenientes de este proceso.
- Los procesos manuales de entrada de datos son propensos a errores
A lo largo del proceso de introducción, puede haber errores ortográficos, de formato o incluso de lectura de la información en pantalla. Estos errores pueden dar lugar a que se introduzcan datos inexactos en el sistema, así como a confusión entre los empleados y los consumidores que obtienen datos falsos de sus sistemas. Más del 27,5 % de los profesionales de la contabilidad afirmaron que los datos se introdujeron de forma incorrecta en sus empresas.
- Los errores de entrada manual de datos cuestan más dinero
La tasa de error aceptable en la introducción manual de datos suele ser del 1 %. Pero, ¿qué ocurre cuando ese porcentaje aumenta? Puede costar a una empresa millones de dólares. En 2013, en Estados Unidos, las empresas recibieron 7.000 millones de dólares en sanciones civiles del IRS, debido a que los ingresos empresariales y los valores de empleo se notificaron de forma incorrecta.
Según Gartner, la mala calidad de los datos es responsable de una media de 15 millones de dólares en pérdidas al año.
- La introducción manual de datos consume mucho tiempo y es tediosa
No hace falta decir que la entrada manual de datos provoca un tiempo de respuesta lento y requiere un gran esfuerzo por parte de los empleados que deben introducir toda esta información manualmente. Especialmente durante las temporadas altas, como la Navidad, puede ser difícil de gestionar. Dado que se trata de una tarea rutinaria, provoca aburrimiento e insatisfacción en los empleados. Más del 40 % de los trabajadores afirman que al menos una cuarta parte de su semana laboral la dedican a la introducción de datos y a tareas repetitivas.
El tiempo dedicado a tareas que consumen mucho tiempo podría utilizarse mejor en tareas más productivas, como la investigación y el desarrollo o el desarrollo empresarial.
¿Se puede automatizar la entrada de datos?
La automatización de la entrada de datos es un método fantástico para ahorrar tiempo y dinero. También es una sabia elección porque mejora la eficiencia, la precisión y la productividad. La automatización es una parte integral de muchas empresas porque permite a los empleados centrarse en tareas más importantes en lugar de dedicar tiempo a introducir datos en hojas de cálculo.
¿Qué es la automatización de la entrada de datos?
La automatización de la entrada de datos es el proceso de convertir los datos a un formato legible por máquina y almacenarlos en la base de datos automáticamente. El escaneado, la recopilación y el procesamiento de imágenes de papeles, documentos u otros medios en archivos informáticos forman parte de este proceso. También se conoce como captura automatizada de datos y se utiliza para automatizar tareas repetitivas. También puede combinarse con otras tecnologías como el aprendizaje automático, la RPA y la inteligencia artificial.
Más información sobre el proceso de automatización de la entrada de datos
Ventajas de los procesos automatizados de entrada de datos
Este proceso es definitivamente una solución a la entrada manual de datos y viene con muchas ventajas como se indica a continuación:
Mayor precisión
Los errores de introducción de datos pueden dar lugar a información inexacta y a un mal servicio al cliente. El procesamiento automatizado de datos elimina estos errores y, por lo tanto, aumenta la precisión de los datos. Con la automatización de la entrada de datos, las empresas han experimentado un aumento del 90 % en la precisión de los datos. Además, cuanto más precisos sean los datos, mejores serán las decisiones estratégicas que se podrán tomar. La entrada automatizada de datos proporciona una tasa de precisión del 99,959 %.
Mayor productividad
La introducción automatizada de datos acelera la realización de las actividades (digitalización de datos), lo que permite al personal centrarse en trabajos más creativos y significativos.
Cerca del 72 % de los empleados afirman que utilizarían ese día extra a la semana que ahorrarían con la automatización para realizar un trabajo más valioso para sus organizaciones, y el 78 % se centraría en los aspectos más interesantes y gratificantes de sus trabajos según Smartsheet.
Necesidades de formación mínimas
La mayoría de las tecnologías de automatización de la entrada de datos no requieren código o necesitan muy poca intervención humana. Como resultado, los empleados no necesitan ser entrenados en nuevos sistemas o software para la automatización de la entrada de datos.
Reducción de costes
Los sistemas automatizados suelen ser más baratos que la contratación de empleados adicionales o la externalización del trabajo, ya que requieren una menor inversión inicial en la implementación de hardware y software, así como en los costes de mantenimiento continuo, como las tasas de licencia y las actualizaciones a lo largo del tiempo.
Racionalización del negocio durante los picos de actividad
Las empresas estacionales que tienen grandes picos de actividad durante unas pocas semanas (pensemos en una tienda de comercio electrónico antes de Navidad o en una agencia de viajes antes de las vacaciones de verano) suelen tener dificultades para adaptar su plantilla a la demanda. El software de automatización de la entrada de datos ayuda a racionalizar estas empresas, ya que puede absorber los picos de actividad sin problemas.
Casos de uso de la automatización de la entrada de datos
Sea cual sea el sector en el que trabajes, la automatización puede desempeñar un papel importante en la reducción de las tareas manuales de introducción de datos. Hemos destacado los escenarios más comunes en los que la extracción automatizada de datos está ayudando a las empresas.
Automatización de los recursos humanos
El departamento de RRHH gestiona los registros de los empleados y proporciona información sobre las prestaciones, las nóminas y otros detalles esenciales relacionados con los empleados de la empresa. Muchas de estas tareas pueden automatizarse con la automatización de la entrada de datos, lo que da al personal de RRHH más tiempo para centrarse en otras tareas como la formación de nuevos empleados o la investigación de las quejas de los empleados.
Aprende a automatizar las solicitudes de personal y a exportar solicitudes de una oferta de trabajo de LinkedIn automáticamente.
Automatización de la asistencia sanitaria
Los datos son esenciales para proporcionar mejores servicios sanitarios y un pequeño error puede costar la vida de un paciente. Según un estudio publicado en Annals of Internal Medicine, los médicos dedican una media de 16 minutos y 14 segundos a registrar datos en el software de historia clínica electrónica (HCE). Con una herramienta de automatización, los datos de los pacientes se reconocen y se añaden automáticamente, al tiempo que se preserva el cumplimiento de la HIPAA.
Automatización de datos de facturas
Cada año se imprimen más de 11.000 millones de recibos, lo que resulta caro para las empresas. Los errores humanos, como ya se ha indicado, pueden ser costosos para las empresas. Disponer de un software de automatización de la entrada de datos basado en la nube elimina todos esos riesgos y problemas. Las aplicaciones inteligentes basadas en OCR pueden agilizar el proceso de facturación, en el que los datos de los recibos y las facturas se extraen automáticamente y se almacenan en una base de datos segura.
Principales herramientas de automatización de la entrada de datos
Dependiendo de tus casos de uso, puedes encontrar numerosos programas de automatización de la entrada de datos que te ayudarán a escalar tu negocio. A continuación te presentamos las principales aplicaciones de entrada de datos que puedes considerar.
Parseur
Parseur es un potente parser de IA que automatiza la extracción de datos de los documentos al instante. El extractor de datos es una herramienta perfecta para eliminar el trabajo manual de introducción de datos. Parseur no requiere ningún conocimiento de codificación y se integra perfectamente con miles de otras aplicaciones.
Recruit CRM
Si los profesionales de RRHH pudieran automatizar su trabajo de introducción de datos, tendrían más tiempo para centrarse en el bienestar de los empleados. Con Recruit CRM, puedes gestionar los datos de los candidatos y otras tareas relacionadas con los datos en un solo lugar. También es un potente analizador de currículos integrado con IA que acelera el proceso de contratación.
Zapier
Zapier es uno de los programas de automatización más populares del mercado. Esta herramienta sin código está integrada con más de 4.000 aplicaciones y cuenta con un editor de integración de apuntar y hacer clic. Puedes crear flujos de trabajo sencillos entre dos o más aplicaciones con datos que se automatizan y envían automáticamente. Según un informe de datos de Zapier de 2021, la automatización hace a los trabajadores más felices y el 41 % de los 600 trabajadores encuestados en EE. UU. afirman que su carrera profesional avanzará más rápido con la automatización.
Transición de la entrada manual de datos a la automatización de la entrada de datos
Con el mercado mundial de la captura de datos que se espera que alcance los 3.600 millones de dólares en 2025, ahora es el momento de aprovechar las ventajas de pasar a una solución de datos automatizada.
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