Die Dokumentenverarbeitung ist ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Transformation für jedes Unternehmen. Das Aufkommen der künstlichen Intelligenz (KI) hat die Art und Weise, wie Unternehmen mit Daten umgehen, verändert. Mithilfe von KI können Daten einfach gelesen, kategorisiert, konvertiert und verarbeitet werden, um bessere Datenanalysen zu erstellen.
Was ist Dokumentenverarbeitung?
Einfach ausgedrückt ist die Dokumentenverarbeitung der Prozess der Umwandlung unstrukturierter Daten in strukturierte Daten. Die strukturierten Daten können dann für weitere Analysen verwendet werden.
Täglich werden 328,77 Millionen Terabyte an Daten erzeugt, und Unternehmen haben täglich mit Daten zu tun. Leider werden immer noch papierbasierte Dokumente verwendet, was die manuelle Konvertierung zu einer Herausforderung macht. Zu den gängigsten Dokumenten, die verarbeitet werden müssen, gehören:
- Rechnungen
- Quittungen
- Verträge
- E-Mails
- Personalausweise
Manuelle Dokumentenverarbeitung ist nicht mehr zeitgemäß
Die Verarbeitung von Daten ist für jedes Unternehmen unerlässlich, da sie wichtige Entscheidungen beeinflusst und hilft, Kunden zu verstehen. Wenn Dokumente manuell verarbeitet werden, besteht die Gefahr von Fehlern, die sich auf die Datengenauigkeit auswirken.
Es ist ein mühsamer Prozess, der viele Ressourcen erfordert und somit die Unternehmenskosten erhöht.
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, setzen immer mehr Unternehmen intelligente Tools zur Dokumentenverarbeitung ein, um diesen Prozess zu automatisieren.
Der Einsatz von KI in der Dokumentenverarbeitung
Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) bezeichnet die Extraktion von Text aus Dokumenten mithilfe künstlicher Intelligenz. Der Einsatz von KI hat in den letzten Jahren um bis zu 60 % zugenommen.
Einer der Schlüsselbereiche, in denen KI einen bedeutenden Einfluss hat, ist die optische Zeichenerkennung (OCR). Die OCR-Technologie ermöglicht die Umwandlung von gedrucktem oder handgeschriebenem Text in maschinenlesbaren Text, der dann durchsucht und bearbeitet werden kann. Herkömmliche OCR-Systeme hatten ihre Grenzen und hatten oft mit komplexen Layouts, Handschriften und Dokumenten von schlechter Qualität zu kämpfen.
KI hat zu einer unbegrenzten Anzahl von IDP-Tools auf dem Markt geführt, die die digitale Transformation beschleunigen.
Vorteile von KI in der Dokumentenverarbeitung
Die Integration von KI als Teil der Dokumentenverarbeitung ist für Ihr Unternehmen von unschätzbarem Wert. Sie kann die Effizienz und die Produktivität steigern. Werfen wir einen Blick auf die Hauptvorteile von KI-basierter Dokumentenverarbeitung.
Automatisierung manueller Aufgaben
Dies ist wahrscheinlich einer der größten Vorteile der Verwendung einer intelligenten Dokumentenverarbeitungssoftware. Die manuelle Dateneingabe ist zeitaufwändig, mühsam und langweilig. Ein automatisierter Workflow sorgt dafür, dass die Dinge schnell in Bewegung kommen.
Konzentration auf produktivere Aufgaben
KI übernimmt die schwere Arbeit und durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben haben die Mitarbeiter mehr Zeit, um strategisch zu denken. So hat ein Immobilienmakler beispielsweise mehr Zeit, um Immobiliengeschäfte abzuschließen und sinnvolle Beziehungen zu potenziellen Käufern aufzubauen.
Vermeidung menschlicher Fehler
Bei der manuellen Bearbeitung von Dokumenten sind Fehler vorprogrammiert. KI-basierte Dokumentenverarbeitung hilft, diese Fehler zu minimieren. Mit Algorithmen wie Deep Learning oder maschinellem Lernen ist die Datengenauigkeit gewährleistet.
Eine Gartner-Studie hat ergeben, dass Nacharbeiten bis zu 30 % der Arbeitszeit eines Vollzeitbeschäftigten in Anspruch nehmen können.
Konvertierung unstrukturierter in strukturierte Daten
KI-basierte Software kann Texte, Zeichen und Bilder in verschiedenen Sprachen mit hoher Präzision lesen und erkennen. Sie kann diese Daten in ein maschinenlesbares Format umwandeln, das später für weitere Analysen verwendet werden kann.
Erfahren Sie mehr über den Unterschied zwischen unstrukturierten, semi-strukturierten und strukturierten Daten
Lesen Sie weiter, wie Sie unstrukturierte Daten in strukturierte Daten umwandeln
Anwendungsfälle für KI-basierte Dokumentenverarbeitung
Da viele Unternehmen auf dem Weg zu einer papierlosen Gesellschaft sind, ist die KI-gestützte Dokumentenautomatisierung der richtige Weg, um dies zu erreichen. Hier sind einige Anwendungsfälle:
Finanzdienstleistungen
Einige Banken und Finanzinstitute verwenden immer noch Papierformulare und PDF-Formulare für die Kontoeröffnung oder Kreditanträge. Die folgenden Aufgaben können automatisiert werden:
- Kunden-Onboarding
- Finanzberichterstattung
- Scheckbildverarbeitung
- KYC-Verifizierung
Versicherung
Schadensformulare sind immer noch papierbasiert und können manchmal fehlerhafte Informationen enthalten. Viele manuelle Prozesse können gestrafft werden, z. B.:
- Rechnungsverarbeitung
- Schadenbearbeitung
- Vertragsüberprüfung
Immobilien
Immobilienmakler erhalten Immobilienleads aus verschiedenen Quellen in unterschiedlichen Formaten. Das Durchgehen all dieser E-Mails und das Herausfiltern wichtiger Informationen wie Objektdetails oder Käuferdaten ist zeitaufwändig.
Die Extraktion dieser Leads und die automatische Übertragung in ein Immobilien-CRM spart Zeit und Geld.
Parseur: Ein führendes Tool für die KI-basierte Dokumentenverarbeitung
Parseur ist ein intelligentes Tool zur Dokumentenverarbeitung, das in KI-OCR integriert ist und für eine schnellere und genauere Verarbeitung sorgt. Parseur verfügt über eine vorlagenbasierte Extraktionsplattform, für die keine Programmierkenntnisse erforderlich sind.
Es verfügt über vorgefertigte Vorlagen für verschiedene Branchen wie Lebensmittellieferungen, Jobsuche, Google Alerts und viele mehr.
Vergleichen Sie Parseur mit anderen IDP-Tools im Jahr 2024
Wie funktioniert die KI-basierte Dokumentenverarbeitung mit Parseur?
In drei einfachen Schritten können Sie mit Parseur einen automatisierten Workflow erstellen. Die IDP-Lösung verfügt über einen kostenlosen Plan, bei dem Sie Ihr Konto erstellen und Zugriff auf alle Funktionen erhalten.
Schritt 1: Erstellen Sie eine Parseur-Mailbox
Wählen Sie je nach den Anforderungen Ihres Anwendungsfalls ein beliebiges Postfach aus. Sie können auch ein benutzerdefiniertes Postfach erstellen.
Ziehen Sie eines Ihrer Dokumente per Drag & Drop in das Postfach.
Schritt 2: Das Dokument wird automatisch verarbeitet
Wenn Sie sich für die Erstellung einer benutzerdefinierten Vorlage entschieden haben, markieren Sie einfach die Daten, die Sie extrahieren möchten, und erstellen Sie Datenfelder dafür. Parseur ist außerdem mit Zonaler OCR und Dynamischem OCR integriert, um ein hohes Maß an Genauigkeit zu gewährleisten.
Schritt 3: Integrieren Sie Parseur in andere Anwendungen
Parseur lässt sich nahtlos mit Tausenden von Tools verbinden, so dass Sie Daten an diese senden können. Sie können Zapier, Make oder Power Automate verwenden, um Daten in jede beliebige Anwendung Ihrer Wahl zu exportieren.
Zukünftige Trends in der KI-basierten Dokumentenverarbeitung
Die Einführung der KI in der Dokumentenverarbeitung hat den Bereich durch die Verbesserung von Genauigkeit, Effizienz und Produktivität verändert. Sie hat es Unternehmen ermöglicht, ihre Dokumentenmanagementprozesse zu rationalisieren, manuelle Arbeit zu reduzieren und Daten besser zu nutzen.
Weiterführende Literatur: PDF-Extraktion mit KI automatisieren
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