Przetwarzanie dokumentów to kluczowy element transformacji cyfrowej w każdej organizacji. Rozwój sztucznej inteligencji zmienił sposób, w jaki firmy zarządzają swoimi danymi. Dzięki wykorzystaniu przetwarzania dokumentów AI, dane można łatwo odczytywać, kategoryzować, konwertować i przetwarzać, co ułatwia organizacjom generowanie bardziej szczegółowych analiz.
Czym jest przetwarzanie dokumentów?
Najprościej rzecz ujmując, przetwarzanie dokumentów polega na przekształceniu nieustrukturyzowanych danych w dane ustrukturyzowane. Uporządkowane dane można następnie wykorzystywać do analiz biznesowych i podejmowania decyzji.
Każdego dnia na świecie generowane są 328,77 milionów terabajtów danych, a firmy codziennie mierzą się z przetwarzaniem ogromnych ilości tych informacji. Wciąż jednak powszechnie używane są dokumenty papierowe, co sprawia, że ręczna konwersja stanowi wyzwanie. Do najczęściej przetwarzanych dokumentów należą:
- Faktury
- Paragony
- Umowy
- E-maile
- Dokumenty tożsamości
Ręczne przetwarzanie dokumentów przestaje być opłacalne
Przetwarzanie danych to niezbędny element działania każdej firmy – wpływa na kluczowe decyzje biznesowe i pozwala lepiej zrozumieć klientów. Niestety, ręczna konwersja dokumentów wiąże się z wysokim ryzykiem błędów, co może odbić się na jakości danych.
To także proces czasochłonny, kosztowny i angażujący wielu pracowników.
Aby poradzić sobie z tymi problemami, coraz więcej organizacji korzysta z inteligentnych narzędzi opartych na AI, które automatyzują cały proces przetwarzania dokumentów.
Wykorzystanie AI w przetwarzaniu dokumentów
Inteligentne przetwarzanie dokumentów (IDP) to proces wydobywania tekstu i danych z dokumentów z użyciem sztucznej inteligencji. Wykorzystanie AI w tym obszarze wzrosło nawet o 60% w ostatnich latach.
Jednym z najważniejszych zastosowań AI jest optyczne rozpoznawanie znaków (OCR). Technologia OCR pozwala zamienić wydrukowany lub ręcznie napisany tekst na format cyfrowy, umożliwiając jego przeszukiwanie i edycję. Tradycyjne OCR miały jednak swoje ograniczenia – nie radziły sobie dobrze z nietypowymi układami, ręcznym pismem czy dokumentami gorszej jakości.
Wraz z rozwojem AI pojawiły się zaawansowane narzędzia IDP, które intensyfikują cyfrową transformację w przedsiębiorstwach.
Korzyści z wykorzystania AI w przetwarzaniu dokumentów
Integracja sztucznej inteligencji z przetwarzaniem dokumentów przynosi organizacjom wymierne korzyści. Pozwala zwiększyć efektywność i produktywność całego zespołu. Oto kluczowe zalety wdrożenia AI w przetwarzaniu dokumentów:
Automatyzacja żmudnych zadań
To jedna z najważniejszych korzyści wykorzystania inteligentnego oprogramowania do przetwarzania dokumentów. Ręczne wprowadzanie danych wymaga wiele czasu i jest nużące. Automatyzacja pozwala znacznie przyspieszyć operacje i zoptymalizować pracę zespołu.
Pozwala pracownikom skupić się na istotniejszych zadaniach
AI przejmuje rutynowe, powtarzalne obowiązki, co pozwala pracownikom angażować się w działania strategiczne czy relacje z klientami. Przykładowo, agent nieruchomości dzięki automatyzacji dokumentów, może poświęcić więcej czasu na budowanie relacji i finalizowanie transakcji.
Ograniczenie liczby błędów
Ręczne przetwarzanie dokumentów jest podatne na pomyłki, które mogą zakłócić procesy biznesowe. Oprogramowanie wykorzystujące AI w przetwarzaniu dokumentów pozwala zminimalizować liczbę takich błędów dzięki wykorzystaniu zaawansowanych algorytmów uczenia maszynowego.
Według badań Gartnera, poprawianie błędów w danych może pochłaniać nawet 30% czasu pracy pełnoetatowego pracownika.
Konwersja danych nieustrukturyzowanych na ustrukturyzowane
Oprogramowanie oparte na AI potrafi z wysoką precyzją odczytać i rozpoznać tekst, znaki lub obrazy w różnych językach, a następnie zamienić je na dane maszynowe, z których można korzystać w analizach lub systemach ERP.
Dowiedz się więcej o różnicach między danymi nieustrukturyzowanymi, częściowo ustrukturyzowanymi i ustrukturyzowanymi
Zobacz również, jak przekształcić dane nieustrukturyzowane w ustrukturyzowane
Przykłady zastosowań AI w przetwarzaniu dokumentów
Ponieważ coraz więcej firm dąży do eliminacji papierowej dokumentacji, automatyzacja dokumentów z wykorzystaniem AI staje się najskuteczniejszą drogą do osiągnięcia tego celu.
Usługi finansowe
Wiele banków oraz instytucji finansowych korzysta z formularzy papierowych i PDF podczas zakładania kont czy składania wniosków kredytowych. Automatyzacja procesu może objąć m.in.:
- Onboarding klientów
- Sporządzanie raportów finansowych
- Przetwarzanie obrazów czeków
- Weryfikację KYC
Ubezpieczenia
Zgłoszenia szkód i inne dokumenty ubezpieczeniowe często pozostają papierowe i mogą zawierać błędy. Wiele czynności można zautomatyzować, takich jak:
- Przetwarzanie faktur
- Obsługa roszczeń
- Analiza i przegląd umów
Nieruchomości
Agencje nieruchomości otrzymują leady z różnych kanałów i w wielu formatach. Przeglądanie wszystkich e-maili i ręczne wyciąganie kluczowych informacji, takich jak szczegóły oferty czy dane kontaktowe klienta, to proces bardzo czasochłonny.
Automatyczna ekstrakcja leadów oraz wysyłka ich bezpośrednio do CRM nieruchomości pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze.
Parseur: Wiodące narzędzie do przetwarzania dokumentów AI
Parseur to zaawansowane narzędzie do przetwarzania dokumentów, zintegrowane z AI OCR, które umożliwia szybkie i precyzyjne działanie. Platforma Parseur oparta jest na ekstrakcji danych przy użyciu szablonów, co eliminuje konieczność pisania kodu.
W bibliotece Parseur znajdziesz gotowe szablony dla wielu branż, np. food delivery, rekrutacja, Google Alerts oraz innych.
Przeczytaj, jak Parseur wypada na tle innych narzędzi IDP
Jak działa przetwarzanie dokumentów AI?
W zaledwie trzech krokach stworzysz zautomatyzowany workflow z wykorzystaniem Parseur. Platforma IDP posiada darmowy plan, w ramach którego możesz założyć konto i korzystać ze wszystkich funkcji.
Krok 1: Utwórz skrzynkę odbiorczą w Parseur
Wybierz odpowiednią skrzynkę odbiorczą dla swojego zastosowania lub stwórz własną, dostosowaną do potrzeb.
Przeciągnij i upuść dokument do wybranej skrzynki odbiorczej.
Krok 2: Dokument zostaje przetworzony automatycznie
Jeśli wybierzesz własny szablon, zaznacz odpowiednie dane do wyodrębnienia i utwórz wymagane pola. Parseur obsługuje również Strefowy OCR oraz Dynamiczny OCR, zapewniając wysoką dokładność ekstrakcji.
Krok 3: Zintegruj Parseur z innymi aplikacjami
Parseur łatwo integruje się z tysiącami narzędzi, pozwalając automatycznie przesyłać dane do wybranych aplikacji. Wykorzystaj Zapier, Make lub Power Automate, aby eksportować przetworzone dane tam, gdzie ich potrzebujesz.
Przyszłe trendy
Wdrożenie AI do przetwarzania dokumentów zapoczątkowało rewolucję w tej dziedzinie, zwiększając efektywność, dokładność i wydajność procesów. Pozwala firmom automatyzować zarządzanie dokumentacją, eliminować ręczne czynności i skuteczniej wykorzystywać dane.
Sprawdź także: Jak automatyzować ekstrakcję danych z PDF za pomocą AI
Ostatnia aktualizacja
