Przetwarzanie dokumentów to kluczowy element transformacji cyfrowej w każdej organizacji. Rozwój sztucznej inteligencji zmienił sposób, w jaki firmy zarządzają swoimi danymi. Dziś, dzięki możliwościom AI, dane można łatwo odczytywać, kategoryzować, konwertować i przetwarzać, co pozwala firmom generować lepsze analizy danych.
Czym jest przetwarzanie dokumentów?
Najprościej rzecz ujmując, przetwarzanie dokumentów polega na przekształceniu nieustrukturyzowanych danych w dane ustrukturyzowane. Dane te można następnie wykorzystywać do dalszej analizy.
Codziennie tworzy się 328,77 milionów terabajtów danych, a firmy mają do czynienia z danymi każdego dnia. Niestety, dokumenty papierowe wciąż są w użyciu, co utrudnia ręczną konwersję. Najczęściej przetwarzane dokumenty to:
- Faktury
- Paragony
- Umowy
- E-maile
- Dokumenty tożsamości
Ręczne przetwarzanie dokumentów już się nie sprawdza
Przetwarzanie danych jest niezbędne w każdej firmie, bo wpływa na podejmowanie kluczowych decyzji i pomaga zrozumieć klientów. Przy ręcznym przetwarzaniu dokumentów łatwo o błędy, które wpływają na dokładność danych.
To żmudny, zasobochłonny proces, który zwiększa koszty działalności.
Aby ograniczyć te trudności, coraz więcej firm korzysta z inteligentnych narzędzi do przetwarzania dokumentów, by zautomatyzować ten proces.
Wykorzystanie AI w przetwarzaniu dokumentów
Inteligentne przetwarzanie dokumentów (IDP) polega na wydobywaniu tekstu z dokumentów przy użyciu sztucznej inteligencji. Wykorzystanie AI wzrosło nawet o 60% w ostatnich latach.
Jednym z kluczowych obszarów, gdzie AI zrobiło znaczącą różnicę, jest optyczne rozpoznawanie znaków (OCR). Technologia OCR umożliwia zamianę tekstu drukowanego lub odręcznego na tekst maszynowy, czyniąc go przeszukiwalnym i edytowalnym. Tradycyjne systemy OCR miały ograniczenia i często nie radziły sobie ze złożonymi układami, pismem odręcznym czy dokumentami słabej jakości.
AI dało początek nieograniczonej liczbie narzędzi IDP na rynku, przyspieszając cyfrową transformację.
Korzyści z wykorzystania AI w przetwarzaniu dokumentów
Wdrożenie AI do przetwarzania dokumentów będzie bezcennym wsparciem dla Twojej organizacji. Może podnieść wydajność i produktywność. Oto główne zalety document AI.
Automatyzacja manualnych zadań
To prawdopodobnie największa zaleta stosowania inteligentnego oprogramowania do przetwarzania dokumentów. Ręczne wprowadzanie danych jest czasochłonne, żmudne i nudne. Posiadanie zautomatyzowanego workflow pozwoli znacznie przyspieszyć pracę.
Pracownicy mogą skupić się na bardziej produktywnych zadaniach
AI przejmuje najcięższe obowiązki, a automatyzując powtarzalne zadania, pracownicy mają więcej czasu na strategiczne myślenie. Przykładowo, agent nieruchomości może przeznaczyć więcej czasu na finalizowanie transakcji i budowanie relacji z potencjalnymi kupującymi.
Ograniczenie błędów ludzkich
Błędy podczas ręcznego przetwarzania dokumentów są nieuniknione, a document AI pomaga je ograniczyć. Dzięki algorytmom deep learning oraz machine learning, dokładność danych jest na najwyższym poziomie.
Według badań Gartnera poprawianie błędów może pochłaniać nawet 30% czasu pracy pracownika na pełen etat.
Przekształcanie danych nieustrukturyzowanych w dane ustrukturyzowane
Oprogramowanie oparte na AI potrafi z łatwością odczytywać i rozpoznawać tekst, znaki i obrazy w różnych językach z wysoką precyzją. Może konwertować te dane do formatu maszynowego, który można wykorzystać do dalszej analizy.
Dowiedz się, czym się różnią dane nieustrukturyzowane, częściowo ustrukturyzowane i ustrukturyzowane
Przeczytaj, jak przekształcić dane nieustrukturyzowane w ustrukturyzowane
Zastosowania AI w przetwarzaniu dokumentów
Wraz z przechodzeniem wielu firm na rozwiązania bez papieru, automatyzacja dokumentów AI jest najlepszym sposobem na ich realizację.
Usługi finansowe
Niektóre banki i instytucje finansowe wciąż korzystają z papierowych oraz PDF-owych formularzy przy zakładaniu konta lub wnioskach kredytowych. Takie zadania można zautomatyzować:
- Onboarding klientów
- Raportowanie finansowe
- Przetwarzanie obrazów czeków
- Weryfikacja KYC
Ubezpieczenia
Formularze zgłoszeń szkód nadal są papierowe i mogą czasem zawierać błędne informacje. Wiele procesów ręcznych można usprawnić, na przykład:
- Przetwarzanie faktur
- Obsługa roszczeń
- Przegląd umów
Nieruchomości
Agencje nieruchomości otrzymują leady z różnych źródeł w różnych formatach. Przeglądanie wszystkich tych e-maili oraz wydobywanie kluczowych informacji, takich jak szczegóły nieruchomości lub informacje o kupującym, pochłania dużo czasu.
Ekstrahowanie takich leadów oraz automatyczne przesyłanie ich do CRM nieruchomości oszczędza czas i pieniądze.
Parseur: Wiodące narzędzie do przetwarzania dokumentów AI
Parseur to inteligentne narzędzie do przetwarzania dokumentów, zintegrowane z AI OCR dla szybkiego i precyzyjnego przetwarzania. Parseur posiada platformę ekstrakcji opartą na szablonach, która nie wymaga znajomości kodowania.
Ma gotowe szablony dla różnych branż, np. food delivery, poszukiwanie pracy, Google Alerts i inne.
Porównaj Parseur z innymi narzędziami IDP
Jak działa przetwarzanie dokumentów AI?
W trzech prostych krokach możesz zbudować zautomatyzowany workflow w Parseur. Rozwiązanie IDP oferuje darmowy plan, na którym możesz założyć konto i uzyskać dostęp do wszystkich funkcji.
Krok 1: Utwórz skrzynkę odbiorczą w Parseur
Wybierz dowolną skrzynkę zgodnie z wymaganiami Twojego przypadku użycia. Możesz też utworzyć własną skrzynkę.
Przeciągnij i upuść jeden ze swoich dokumentów do skrzynki odbiorczej.
Krok 2: Dokument zostanie przetworzony automatycznie
Jeśli zdecydujesz się na stworzenie własnego szablonu, po prostu zaznacz dane, które chcesz wyodrębnić i utwórz dla nich pola danych. Parseur obsługuje także Strefowy OCR oraz Dynamiczny OCR, by zapewnić najwyższą dokładność.
Krok 3: Zintegruj Parseur z innymi aplikacjami
Parseur bezproblemowo łączy się z tysiącami narzędzi, tak aby można było przesłać dane do dowolnej aplikacji. Możesz użyć Zapier, Make lub Power Automate, aby eksportować dane do wybranego przez siebie oprogramowania.
Przyszłe trendy
Wprowadzenie AI do przetwarzania dokumentów zrewolucjonizowało tę dziedzinę poprzez zwiększenie dokładności, efektywności i produktywności. Pozwoliło organizacjom usprawnić zarządzanie dokumentacją, ograniczyć pracę manualną i lepiej wykorzystywać dane.
Ostatnia aktualizacja
