Przetwarzanie dokumentów to kluczowy element transformacji cyfrowej w każdej organizacji. Rozwój sztucznej inteligencji zmienił sposób, w jaki firmy zarządzają swoimi danymi. Dziś, dzięki możliwościom AI, dane można łatwo odczytywać, kategoryzować, konwertować i przetwarzać, co pozwala firmom generować lepsze analizy danych.
Czym jest przetwarzanie dokumentów?
Najprościej rzecz ujmując, przetwarzanie dokumentów polega na przekształceniu nieustrukturyzowanych danych w dane ustrukturyzowane. Dane te można następnie wykorzystywać do dalszej analizy.
Codziennie powstaje 328,77 milionów terabajtów danych, a firmy mierzą się z przetwarzaniem danych każdego dnia. Niestety, dokumenty papierowe wciąż są w użyciu, co utrudnia ręczną konwersję. Najczęściej przetwarzane dokumenty to:
- Faktury
- Paragony
- Umowy
- E-maile
- Dokumenty tożsamości
Ręczne przetwarzanie dokumentów przestaje być opłacalne
Przetwarzanie danych jest kluczowe w każdej firmie, bo wpływa na podejmowanie decyzji i pomaga zrozumieć klientów. Przy ręcznym przetwarzaniu dokumentów łatwo o błędy, które wpływają na jakość danych.
To żmudny, zasobochłonny proces, który zwiększa koszty działalności.
Aby ograniczyć te trudności, coraz więcej firm korzysta z inteligentnych narzędzi do przetwarzania dokumentów, by zautomatyzować proces.
Wykorzystanie AI w przetwarzaniu dokumentów
Inteligentne przetwarzanie dokumentów (IDP) to proces wydobywania tekstu z dokumentów z użyciem sztucznej inteligencji. Wykorzystanie AI w tym zakresie wzrosło nawet o 60% w ostatnich latach.
Jednym z kluczowych obszarów, gdzie AI zrobiło różnicę, jest optyczne rozpoznawanie znaków (OCR). Technologia OCR umożliwia zamianę tekstu drukowanego lub ręcznego na tekst zakodowany komputerowo, czyniąc go przeszukiwalnym i edytowalnym. Tradycyjne systemy OCR miały ograniczenia i często nie radziły sobie ze złożonymi układami, ręcznym pismem czy dokumentami słabej jakości.
AI dało początek nieograniczonej liczbie narzędzi IDP na rynku, przyspieszając cyfrową transformację.
Korzyści z wykorzystania AI w przetwarzaniu dokumentów
Wdrożenie AI do przetwarzania dokumentów będzie bezcennym wsparciem dla Twojej organizacji, zwiększając efektywność i produktywność. Oto główne zalety document AI.
Automatyzacja manualnych zadań
To prawdopodobnie największa zaleta stosowania inteligentnego oprogramowania do przetwarzania dokumentów. Ręczne wprowadzanie danych jest czasochłonne i nużące. Zautomatyzowany workflow przyspiesza procesy.
Pracownicy mogą skupić się na bardziej produktywnych zadaniach
AI przejmuje najcięższe obowiązki, a automatyzując powtarzalne zadania, pracownicy mają więcej czasu na strategiczne myślenie. Przykładowo, agent nieruchomości może poświęcić więcej czasu na finalizowanie transakcji i budowanie relacji z potencjalnymi kupującymi.
Ograniczenie błędów ludzkich
Błędy podczas ręcznego przetwarzania dokumentów są nieuniknione, a document AI pozwala je ograniczyć. Dzięki algorytmom deep learning czy machine learning, dokładność danych jest na bardzo wysokim poziomie.
Według badań Gartnera, poprawianie błędów może pochłaniać nawet 30% czasu pracy pełnoetatowego pracownika.
Konwersja danych nieustrukturyzowanych na dane ustrukturyzowane
Oprogramowanie oparte na AI potrafi z łatwością odczytać i rozpoznać tekst, znaki oraz obrazy w różnych językach z wysoką precyzją. Potrafi zamienić te dane na format maszynowy, który można wykorzystać do dalszej analizy.
Dowiedz się, czym się różnią dane nieustrukturyzowane, częściowo ustrukturyzowane i ustrukturyzowane
Przeczytaj, jak przekształcić dane nieustrukturyzowane w ustrukturyzowane
Przykłady zastosowań AI w przetwarzaniu dokumentów
Ponieważ wiele firm zmierza w stronę społeczeństwa bez papieru, automatyzacja dokumentów AI jest drogą do wdrożenia tego modelu.
Usługi finansowe
Część banków i instytucji finansowych wciąż korzysta z papierowych lub PDF-owych formularzy do zakładania kont czy wniosków kredytowych. Wśród zadań, które można zautomatyzować:
- Onboarding klientów
- Raportowanie finansowe
- Przetwarzanie obrazów czeków
- Weryfikacja KYC
Ubezpieczenia
Formularze zgłoszeń szkód często są papierowe i mogą zawierać błędne informacje. Wiele procesów ręcznych można usprawnić:
- Przetwarzanie faktur
- Obsługa roszczeń
- Przegląd umów
Nieruchomości
Agencje nieruchomości otrzymują leady z różnych źródeł w różnych formatach. Przeglądanie wszystkich tych e-maili i wydobywanie kluczowych informacji, jak dane nieruchomości czy kupującego, zajmuje dużo czasu.
Ekstrahowanie takich leadów i przekazanie ich automatycznie do CRM nieruchomości pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze.
Parseur: Wiodące narzędzie do przetwarzania dokumentów AI
Parseur to inteligentne narzędzie do przetwarzania dokumentów, zintegrowane z AI OCR dla szybkiego i precyzyjnego przetwarzania. Parseur oferuje platformę ekstrakcji na podstawie szablonów, która nie wymaga znajomości kodowania.
Ma gotowe szablony dla różnych branż, np. food delivery, poszukiwanie pracy, Google Alerts i inne.
Porównaj Parseur z innymi narzędziami IDP
Jak działa przetwarzanie dokumentów AI?
W trzech prostych krokach możesz stworzyć zautomatyzowany workflow z Parseur. Rozwiązanie IDP oferuje darmowy plan, gdzie założysz konto i uzyskasz dostęp do wszystkich funkcji.
Krok 1: Utwórz skrzynkę odbiorczą w Parseur
Wybierz dowolną skrzynkę w zależności od wymagań użycia. Możesz też utworzyć własną skrzynkę.
Przeciągnij i upuść jeden z dokumentów do skrzynki odbiorczej.
Krok 2: Dokument zostaje przetworzony automatycznie
Jeśli wybrałeś stworzenie własnego szablonu, wystarczy zaznaczyć dane do wyodrębnienia i utworzyć dla nich pola danych. Parseur obsługuje także Strefowy OCR oraz Dynamiczny OCR, zapewniając wysoką dokładność.
Krok 3: Zintegruj Parseur z innymi aplikacjami
Parseur bezproblemowo łączy się z tysiącami narzędzi, aby można było przesłać dane gdziekolwiek chcesz. Możesz użyć Zapier, Make lub Power Automate do eksportu danych do wybranych aplikacji.
Przyszłe trendy
Wprowadzenie AI do przetwarzania dokumentów zrewolucjonizowało tę dziedzinę, poprawiając dokładność, efektywność i produktywność. Pozwoliło organizacjom usprawnić zarządzanie dokumentacją, ograniczyć pracę manualną i lepiej wykorzystywać dane.
Przeczytaj także: Automatyzacja ekstrakcji PDF przy pomocy AI
Ostatnia aktualizacja
