Documentverwerking is een essentieel onderdeel van de digitale transformatie voor iedere organisatie. De opkomst van kunstmatige intelligentie (AI) heeft de manier waarop bedrijven met data omgaan ingrijpend veranderd. Dankzij deze technologie kunnen gegevens tegenwoordig eenvoudig worden gelezen, gecategoriseerd, omgezet en verwerkt, waardoor bedrijven betere data-analyses kunnen uitvoeren.
Wat is documentverwerking?
Kort gezegd is documentverwerking het proces waarbij ongestructureerde data wordt omgezet in gestructureerde data. De gestructureerde data is vervolgens geschikt voor verdere analyse.
Elke dag wordt er wereldwijd 328,77 miljoen terabyte aan data gegenereerd en bedrijven moeten deze gegevens verwerken. Ondanks de digitale vooruitgang blijven papieren documenten een rol spelen, wat handmatige conversie lastig maakt. Veelvoorkomende soorten te verwerken documenten zijn onder andere:
- Facturen
- Bonnetjes
- Contracten
- E-mails
- ID-kaarten
Handmatige documentverwerking is niet langer haalbaar
Het verwerken van data is essentieel voor elk bedrijf, omdat dit van invloed is op belangrijke beslissingen en klantinzicht biedt. Handmatige verwerking van documenten brengt altijd het risico op fouten met zich mee, wat ten koste gaat van de nauwkeurigheid van de data.
Het is bovendien een tijdrovend proces dat veel middelen vraagt, waardoor de kosten voor het bedrijf stijgen.
Om aan deze uitdagingen het hoofd te bieden, stappen steeds meer bedrijven over op intelligente documentverwerkingstools om deze processen te automatiseren.
Het gebruik van AI bij documentverwerking
Intelligente documentverwerking (IDP) betekent het extraheren van tekst uit documenten met behulp van kunstmatige intelligentie. Het gebruik van AI op dit gebied is de afgelopen jaren met maar liefst 60% toegenomen.
Een van de belangrijkste terreinen waarop AI het verschil heeft gemaakt, is optical character recognition (OCR). OCR-technologie maakt het mogelijk om afgedrukte of handgeschreven tekst te converteren naar door machines leesbare data, zodat deze doorzoekbaar en bewerkbaar wordt. Traditionele OCR-systemen kenden hun beperkingen en hadden vaak moeite met complexe lay-outs, handgeschreven teksten en documenten van matige kwaliteit.
Met AI zijn talloze nieuwe IDP-tools ontwikkeld die de digitale transformatie aanzienlijk versnellen.
Voordelen van AI bij documentverwerking
Integratie van AI in documentverwerking biedt je organisatie grote voordelen. Het verhoogt de efficiëntie en productiviteit. We zetten de belangrijkste voordelen van document-AI op een rij.
Handmatige taken worden geautomatiseerd
Dit is waarschijnlijk het grootste pluspunt van intelligente software voor documentverwerking. Handmatige gegevensinvoer kost veel tijd en is eentonig werk. Door workflows te automatiseren verloopt alles een stuk sneller.
Medewerkers kunnen zich richten op belangrijkere taken
AI neemt het routinematige werk over. Door repetitieve taken te automatiseren besparen je medewerkers tijd, die ze kunnen besteden aan strategische en waardevolle werkzaamheden. Zo kan bijvoorbeeld een makelaar meer tijd besteden aan het sluiten van deals en het opbouwen van klantrelaties.
Minimaliseer menselijke fouten
Fouten zijn onvermijdelijk bij handmatige documentverwerking, maar document-AI helpt onjuistheden te voorkomen. Door algoritmen als deep learning en machine learning wordt de datanauwkeurigheid aanzienlijk verbeterd.
Uit onderzoek van Gartner blijkt dat correctiewerk tot wel 30% van de tijd van een fulltime medewerker kan kosten.
Converteer ongestructureerde data naar gestructureerde data
AI-software leest en herkent eenvoudig tekst, karakters en afbeeldingen in verschillende talen met hoge nauwkeurigheid. De data wordt vervolgens omgezet naar een door machines leesbaar formaat, dat klaar is voor verdere analyse.
Ontdek het verschil tussen ongestructureerde, semi-gestructureerde en gestructureerde data
Lees meer over het omzetten van ongestructureerde naar gestructureerde data
Toepassingen van AI-gebaseerde documentverwerking
Nu veel bedrijven overstappen naar een papierloze omgeving, is AI documentautomatisering de manier om dat mogelijk te maken.
Financiële dienstverlening
Veel banken en financiële instellingen gebruiken nog steeds papieren en PDF-formulieren voor zaken als het openen van rekeningen of het aanvragen van een lening. De volgende processen kunnen geautomatiseerd worden:
- Klantonboarding
- Financiële rapportage
- Chequeverwerking
- KYC-verificatie
Verzekeringen
Schadeformulieren zijn vaak nog papier en bevatten soms foutieve informatie. Veel handmatige processen kunnen gestroomlijnd worden, zoals:
- Factuurverwerking
- Schadeafhandeling
- Contractcontrole
Vastgoed
Makelaarskantoren ontvangen leads vanuit tal van bronnen en in verschillende formaten. Het handmatig doornemen van al deze e-mails en het verzamelen van belangrijke informatie, zoals objectgegevens of contactgegevens van kopers, kost veel tijd.
Automatisch leads extraheren en deze direct naar een vastgoed CRM sturen, bespaart aanzienlijk veel werk en kosten.
Parseur: Een toonaangevende AI-tool voor documentverwerking
Parseur is een slim documentverwerkingsplatform met geïntegreerde AI OCR voor snelle en nauwkeurige verwerking. Parseur werkt op basis van template-based extraction en vereist geen technische kennis.
Het platform bevat sjablonen voor uiteenlopende sectoren, zoals maaltijdbezorging, vacaturezoektocht, Google Alerts en meer.
Bekijk de vergelijking tussen Parseur en andere IDP-tools in 2025
Hoe werkt AI-gebaseerde documentverwerking?
In drie eenvoudige stappen stel je een geautomatiseerde workflow op met Parseur. De IDP-oplossing biedt een gratis abonnement waarmee je direct toegang hebt tot alle functionaliteiten.
Stap 1: Maak een Parseur-mailbox aan
Kies een mailbox die past bij jouw use case, of maak zelf een nieuwe mailbox aan.
Sleep een van je documenten naar de mailbox.
Stap 2: Automatische documentverwerking
Als je een eigen sjabloon maakt, hoef je enkel de gewenste gegevens te selecteren en data-velden aan te maken. Parseur ondersteunt ook Zonale OCR en Dynamische OCR om maximaal accuraat te werken.
Stap 3: Koppel Parseur aan andere applicaties
Parseur integreert moeiteloos met duizenden tools, zodat je gegevens direct naar elke gewenste toepassing kunt sturen. Met bijvoorbeeld Zapier, Make of Power Automate exporteer je data eenvoudig naar iedere applicatie.
Toekomsttrends
De komst van AI in documentverwerking heeft het vakgebied getransformeerd door de nauwkeurigheid, efficiëntie en productiviteit aanzienlijk te verhogen. Organisaties kunnen hun documentbeheer optimaliseren, minder tijd kwijt zijn aan handmatig werk en bedrijfsdata beter benutten.
Verder lezen: PDF-extractie automatiseren met AI
Laatst bijgewerkt op
