Documentverwerking is een essentieel onderdeel van de digitale transformatie voor iedere organisatie. De komst van kunstmatige intelligentie heeft de manier waarop bedrijven met data omgaan, veranderd. Dankzij AI kunnen gegevens tegenwoordig eenvoudig worden gelezen, gecategoriseerd, omgezet en verwerkt, waardoor bedrijven betere data-analyses kunnen uitvoeren.
Wat is documentverwerking?
Kort gezegd is documentverwerking het proces waarbij ongestructureerde data wordt omgezet in gestructureerde data. De gestructureerde data kan vervolgens gebruikt worden voor verdere analyse.
Elke dag wordt er 328,77 miljoen terabyte aan data gecreëerd en bedrijven werken dagelijks met die gegevens. Helaas worden papieren documenten nog steeds veel gebruikt, wat handmatige conversie uitdagend maakt. Veelvoorkomende documenten die verwerkt moeten worden zijn onder andere:
- Facturen
- Bonnetjes
- Contracten
- E-mails
- ID-kaarten
Handmatige documentverwerking is niet langer haalbaar
Het verwerken van data is essentieel voor elk bedrijf, omdat dit invloed heeft op belangrijke beslissingen en helpt om klanten beter te begrijpen. Als documenten handmatig verwerkt worden, is de kans op fouten groot en dat komt de datanauwkeurigheid niet ten goede.
Het is bovendien een tijdrovend proces dat veel middelen vraagt, waardoor de kosten voor het bedrijf stijgen.
Om die uitdagingen het hoofd te bieden, kiezen steeds meer bedrijven voor intelligente documentverwerkingstools om het proces te automatiseren.
Het gebruik van AI bij documentverwerking
Intelligente documentverwerking (IDP) betekent het extraheren van tekst uit documenten met behulp van kunstmatige intelligentie. De toepassing van AI is op dit gebied de afgelopen jaren zelfs met 60% toegenomen.
Een van de belangrijkste terreinen waarop AI het verschil heeft gemaakt is optical character recognition (OCR). OCR-technologie maakt het mogelijk geprinte of handgeschreven tekst om te zetten naar door machines leesbare tekst, zodat deze doorzoekbaar en bewerkbaar is. Traditionele OCR-systemen hadden hun beperkingen en worstelden vaak met complexe lay-outs, handschrift en documenten van slechte kwaliteit.
Door AI zijn eindeloos veel nieuwe IDP-tools op de markt gekomen die de digitale transformatie versnellen.
Voordelen van AI bij documentverwerking
Door AI te integreren als onderdeel van je documentverwerking voeg je enorme waarde toe aan je organisatie. Het kan de efficiëntie en productiviteit een boost geven. We zetten de grootste voordelen van AI voor documentverwerking voor je op een rij.
Handmatige taken worden geautomatiseerd
Dit is waarschijnlijk één van de grootste voordelen van intelligente documentverwerkingssoftware. Handmatige gegevensinvoer is tijdrovend, saai en vermoeiend. Een geautomatiseerde workflow zorgt dat alles veel sneller verloopt.
Je medewerkers kunnen zich richten op productievere taken
AI doet het zware werk en doordat repetitieve taken automatisch verlopen, hebben medewerkers meer tijd om strategisch te denken. Zo kan bijvoorbeeld een makelaar meer tijd besteden aan het afronden van deals en het opbouwen van waardevolle klantrelaties.
Menselijke fouten worden voorkomen
Fouten zijn onvermijdelijk als je handmatig documenten verwerkt, maar document-AI helpt om deze fouten te voorkomen. Met algoritmes zoals deep learning of machine learning is de datanauwkeurigheid altijd op orde.
Uit onderzoek van Gartner blijkt dat correctiewerk tot wel 30% van de tijd van een fulltime medewerker kan kosten.
Ongestructureerde data omzetten naar gestructureerde data
AI-gebaseerde software kan eenvoudig tekst, karakters en afbeeldingen lezen en herkennen in verschillende talen en met hoge precisie. Zo wordt de data omgezet naar een machineleesbaar formaat dat je vervolgens kunt analyseren.
Lees het verschil tussen ongestructureerde, semi-gestructureerde en gestructureerde data
Lees meer over hoe je ongestructureerde data omzet naar gestructureerde data
Toepassingen van AI-gebaseerde documentverwerking
Steeds meer bedrijven willen papierloos werken en documentautomatisering met AI is daarbij dé manier.
Financiële dienstverlening
Sommige banken en financiële instellingen gebruiken nog steeds papieren en PDF-formulieren voor bijvoorbeeld het openen van rekeningen of aanvragen van leningen. De volgende taken kunnen geautomatiseerd worden:
- Klantonboarding
- Financiële rapportage
- Chequeverwerking
- KYC-verificatie
Verzekeringen
Schadeformulieren zijn vaak nog op papier en kunnen foutieve informatie bevatten. Veel handmatige processen kunnen gestroomlijnd worden, zoals:
- Factuurverwerking
- Schadeafhandeling
- Contractcontrole
Vastgoed
Vastgoedmakelaars ontvangen leads vanuit verschillende bronnen en in allerlei formaten. Handmatig al die e-mails doornemen en belangrijke informatie zoals objectgegevens of kopersinformatie verzamelen, kost veel tijd.
Door die leads te extraheren en ze automatisch naar een vastgoed CRM te sturen bespaar je tijd en geld.
Parseur: Een toonaangevende AI-tool voor documentverwerking
Parseur is een intelligente documentverwerkingstool die is geïntegreerd met AI OCR voor snelle en nauwkeurige verwerking. Parseur heeft een platform voor template-based extraction dat geen technische kennis vereist.
Het bevat ingebouwde sjablonen voor sectoren zoals maaltijdbezorging, vacaturezoektocht, Google Alerts en meer.
Vergelijk Parseur met andere IDP-tools
Hoe werkt AI-gebaseerde documentverwerking?
In drie simpele stappen maak je een geautomatiseerde workflow met Parseur. De IDP-oplossing heeft een gratis abonnement waarmee je een account kunt aanmaken en direct toegang krijgt tot alle functies.
Stap 1: Maak een Parseur-mailbox aan
Kies een mailbox die past bij jouw use case of maak een persoonlijke mailbox aan.
Sleep een document naar de mailbox.
Stap 2: Het document wordt automatisch verwerkt
Als je kiest voor een eigen sjabloon, markeer je gewoon welke data je wilt extraheren en maak je daarvoor datavelden aan. Parseur ondersteunt ook Zonale OCR en Dynamische OCR voor optimale nauwkeurigheid.
Stap 3: Koppel Parseur aan andere applicaties
Parseur werkt naadloos samen met duizenden tools zodat je gegevens makkelijk kunt doorzetten. Gebruik bijvoorbeeld Zapier, Make of Power Automate om data naar elke gewenste applicatie te exporteren.
Toekomsttrends
De introductie van AI in documentverwerking heeft het vakgebied veranderd door de nauwkeurigheid, efficiëntie en productiviteit te verbeteren. Organisaties kunnen hun documentbeheer stroomlijnen, minder handmatig werk doen en data beter benutten.
Verder lezen: PDF-extractie automatiseren met AI
Laatst bijgewerkt op
