Documentverwerking is een essentieel onderdeel van de digitale transformatie voor iedere organisatie. De komst van kunstmatige intelligentie heeft de manier waarop bedrijven met data omgaan, veranderd. Met de mogelijkheden van AI kunnen gegevens tegenwoordig eenvoudig worden gelezen, gecategoriseerd, omgezet en verwerkt, zodat bedrijven betere data-analyses kunnen uitvoeren.
Wat is documentverwerking?
Kort gezegd is documentverwerking het proces waarbij ongestructureerde data wordt omgezet in gestructureerde data. De gestructureerde data kan vervolgens gebruikt worden voor verdere analyse.
Er wordt dagelijks 328,77 miljoen terabyte aan data gecreëerd en bedrijven werken dagelijks met die enorme hoeveelheid informatie. Helaas worden papieren documenten nog steeds gebruikt, wat het handmatig omzetten lastig maakt. Veelvoorkomende documenten die verwerkt moeten worden zijn onder andere:
- Facturen
- Bonnetjes
- Contracten
- E-mails
- ID-kaarten
Handmatige documentverwerking is niet langer haalbaar
Het verwerken van data is essentieel voor elk bedrijf, omdat dit invloed heeft op belangrijke beslissingen en helpt om klanten beter te begrijpen. Als documenten handmatig verwerkt worden, bestaat de kans op fouten die de nauwkeurigheid van de gegevens beïnvloeden.
Het is bovendien een tijdrovend proces dat veel middelen vraagt, waardoor de kosten voor je bedrijf stijgen.
Om die uitdagingen het hoofd te bieden, kiezen steeds meer bedrijven voor intelligente documentverwerkingstools die dit proces automatiseren.
Het gebruik van AI bij documentverwerking
Intelligente documentverwerking (IDP) verwijst naar het extraheren van tekst uit documenten met behulp van kunstmatige intelligentie. De inzet van AI is op dit gebied de afgelopen jaren met maar liefst 60% toegenomen.
Een van de belangrijkste terreinen waarop AI het verschil heeft gemaakt is optical character recognition (OCR). OCR-technologie maakt het mogelijk geprinte of handgeschreven tekst om te zetten naar door machines leesbare tekst, zodat deze doorzoekbaar en bewerkbaar is. Traditionele OCR-systemen hadden hun beperkingen en worstelden vaak met complexe lay-outs, handschrift en documenten van slechte kwaliteit.
Door AI zijn talloze IDP-tools op de markt gekomen die de digitale transformatie versnellen.
Voordelen van AI bij documentverwerking
Door AI te integreren als onderdeel van je documentverwerking voeg je enorme waarde toe aan je organisatie. Het kan de efficiëntie en productiviteit enorm verbeteren. We zetten de belangrijkste voordelen van document-AI voor jou op een rij.
Handmatige taken worden geautomatiseerd
Dit is waarschijnlijk één van de grootste voordelen van het gebruik van intelligente documentverwerkingssoftware. Handmatige gegevensinvoer is tijdrovend, saai en vermoeiend. Door een geautomatiseerde workflow op te zetten, verloopt alles veel sneller.
Je medewerkers kunnen zich richten op productievere taken
AI doet het zware werk en doordat repetitieve taken automatisch verlopen, hebben medewerkers meer tijd om strategisch te denken. Zo kan bijvoorbeeld een makelaar meer tijd besteden aan het afronden van vastgoeddeals en het opbouwen van waardevolle relaties met potentiële kopers.
Menselijke fouten worden voorkomen
Fouten zijn onvermijdelijk als je documenten handmatig verwerkt, maar document-AI helpt om die fouten te beperken. Met algoritmes zoals deep learning of machine learning is de datanauwkeurigheid altijd op orde.
Uit onderzoek van Gartner blijkt dat correctiewerk tot wel 30% van de tijd van een fulltime medewerker kan kosten.
Ongestructureerde data omzetten naar gestructureerde data
AI-gebaseerde software kan eenvoudig tekst, karakters en afbeeldingen lezen en herkennen in verschillende talen en met hoge precisie. Zo wordt de data omgezet naar een machineleesbaar formaat dat je vervolgens kunt analyseren.
Lees het verschil tussen ongestructureerde, semi-gestructureerde en gestructureerde data
Lees meer over hoe je ongestructureerde data omzet naar gestructureerde data
Toepassingen van AI-gebaseerde documentverwerking
Steeds meer bedrijven willen papierloos werken en documentautomatisering met AI is dé manier om dat te bereiken.
Financiële diensten
Sommige banken en financiële instellingen werken nog steeds met papieren en PDF-formulieren voor het openen van rekeningen of aanvragen van leningen. De volgende taken kunnen geautomatiseerd worden:
- Klantonboarding
- Financiële rapportage
- Chequeverwerking
- KYC-verificatie
Verzekeringen
Schadeformulieren zijn vaak nog op papier en kunnen soms foutieve informatie bevatten. Veel handmatige processen kunnen gestroomlijnd worden, zoals:
- Factuurverwerking
- Schadeafhandeling
- Contractcontrole
Vastgoed
Vastgoedmakelaars ontvangen vastgoedinformatie vanuit verschillende bronnen en in allerlei formaten. Het doornemen van al die e-mails en het ophalen van belangrijke informatie zoals objectdetails of kopersinformatie kost veel tijd.
Door die leads te extraheren en deze automatisch naar een vastgoed CRM te sturen bespaar je tijd en geld.
Parseur: Een toonaangevende AI-tool voor documentverwerking
Parseur is een intelligente documentverwerkingstool die is geïntegreerd met AI OCR voor snelle en nauwkeurige verwerking. Parseur heeft een template-based extraction platform dat geen technische kennis vereist.
Het bevat ingebouwde sjablonen voor sectoren zoals maaltijdbezorging, vacaturezoektocht, Google Alerts en meer.
Vergelijk Parseur met andere IDP-tools
Hoe werkt AI-gebaseerde documentverwerking?
In drie simpele stappen maak je een geautomatiseerde workflow met Parseur. De IDP-oplossing heeft een gratis abonnement waarmee je een account kunt aanmaken en direct toegang krijgt tot alle functies.
Stap 1: Maak een Parseur-mailbox aan
Kies een mailbox die aansluit op jouw use case of stel een eigen mailbox samen.
Sleep een van je documenten naar de mailbox.
Stap 2: Het document wordt automatisch verwerkt
Als je kiest voor een eigen sjabloon, markeer je eenvoudig de data die je wilt extraheren en maak je daarvoor datavelden aan. Parseur is ook geïntegreerd met Zonale OCR en Dynamische OCR voor een hoog nauwkeurigheidsniveau.
Stap 3: Koppel Parseur aan andere applicaties
Parseur werkt naadloos samen met duizenden tools zodat je gegevens makkelijk kunt doorzetten. Gebruik bijvoorbeeld Zapier, Make of Power Automate om data naar elke gewenste applicatie te exporteren.
Toekomsttrends
De introductie van AI in documentverwerking heeft het vakgebied getransformeerd door de nauwkeurigheid, efficiëntie en productiviteit te verbeteren. Het heeft organisaties in staat gesteld hun documentbeheerprocessen te stroomlijnen, minder handmatig werk te doen en data beter te gebruiken.
Laatst bijgewerkt op
