Wat is handmatige gegevensinvoer?
Handmatige gegevensinvoer is de traditionele manier van gegevensinvoer. Deze methode gebruik je om specifieke informatie in te voeren, zoals klantgegevens of productdetails. Handmatige gegevensinvoer kan ook worden ingezet als er speciale regels gelden waarvoor controle door een ervaren gebruiker, zoals een auditor of accountant, nodig is.
Data vormt de levensader van elke organisatie; bedrijven gebruiken deze gegevens namelijk voor belangrijke beslissingen. Daarom is het belangrijk om informatie nauwkeurig vast te leggen. Gegevensinvoer is het proces waarbij je informatie invoert of typt in een computer. Deze procedure houdt in dat je informatie direct toevoegt of verzamelt in een computersysteem. Allerlei soorten gegevens—tekst, audio, foto’s, video’s of ieder ander type data dat digitaal opgeslagen en verwerkt kan worden—zijn geschikt om digitaal te bewaren en door een computer te laten verwerken.
Techopedia definieert gegevensinvoer als het proces van het overzetten van informatie naar een elektronisch medium zoals een computer of ander elektronisch apparaat.
Gebruiken bedrijven nog steeds handmatige gegevensinvoer?
Het antwoord is ja, handmatige gegevensinvoer is nog steeds de werkelijkheid voor veel bedrijven. Voor organisaties die niet de tijd of middelen hebben om in automatisering te investeren, is handmatige gegevensinvoer vaak de beste optie.
Volgens een enquête van Plutoshift, gebruikt 48% van de productiebedrijven nog steeds handmatige gegevensinvoerdocumenten.
Waarom kiezen bedrijven nog steeds voor handmatige gegevensinvoer?
- Kleine bedrijven hebben niet genoeg budget om in geautomatiseerde systemen te investeren
- Bedrijven met weinig klanten vinden handmatige invoer makkelijker en overzichtelijker
- Sommige organisaties weten niet dat een groot deel van hun gegevensinvoer geautomatiseerd kan worden, of ze weten niet hoe ze moeten beginnen
Toch zouden bedrijven moeten overwegen om in automatisering te investeren, want op de lange termijn levert dit veel voordelen op (zeker als het bedrijf verder groeit).
Voorbeelden van handmatige gegevensinvoer
Sommige bedrijven hebben gegevensinvoerdiensten nodig om klantinformatie in een database te zetten. Andere bedrijven gebruiken het voor gegevensverwerking en administratieve taken waarbij medewerkers informatie handmatig moeten invoeren.
Een ander veelvoorkomend voorbeeld: verzendinformatie invoeren in een database. Hierbij gaat het om het letterlijk invullen van de datum, het adres, de naam van de ontvanger en andere informatie over elke zending zodra het pakket binnenkomt. Deze gegevens worden opgeslagen in de database, zodat ze later opgehaald kunnen worden voor bijvoorbeeld facturatie of om leveringen te volgen gedurende het hele traject.
Managers gebruiken handmatige gegevensinvoer bijvoorbeeld om personeelsinformatie te registreren, zoals aanstellingsdata, functietitels en salarissen. Zo houden ze prestaties en aanwezigheid bij.
Typen processen voor handmatige gegevensinvoer
Er zijn drie hoofdtypen handmatige gegevensinvoerprocessen:
- Papieren formulieren
- Toetsenbordinvoer
- Scannen
Papieren formulieren: Dit zijn formulieren die je op papier afdrukt en vervolgens met de hand invult. Het ingevulde formulier wordt daarna gescand en in het systeem gezet, zodat het verder verwerkt en elektronisch opgeslagen kan worden.
Toetsenbordinvoer: Hierbij worden tekst, cijfers of datums direct in een computersysteem getypt. Meestal gebeurt dit op het toetsenbord, maar bij een motorische beperking of als er veel data snel ingevoerd moet worden, kan ook spraakherkenningssoftware worden gebruikt. Toetsenbordinvoer vraagt om goede training en oefening om nauwkeurig te blijven en fouten die kunnen leiden tot omzetverlies of klantontevredenheid te voorkomen.
Scannen: Scannen betekent dat je met speciale apparaten informatie vastlegt vanaf gedrukte documenten, zodat je deze elektronisch in het systeem zet zonder alles opnieuw over te hoeven typen. Scanners zijn er in allerlei soorten, maar meestal worden ze ingezet voor het scannen van barcodes of andere machineleesbare symbolen op papieren documenten.
Uitdagingen van handmatige gegevensinvoerprocessen
Zelfs als handmatige gegevensinvoer bij bepaalde bedrijven nog steeds gangbaar is, mogen de nadelen niet worden genegeerd.
- Handmatige gegevensinvoer is gevoelig voor fouten
Tijdens het invoerproces kunnen er spelfouten, verkeerde opmaak of verkeerde interpretatie van informatie op het scherm ontstaan. Dit kan leiden tot verkeerde gegevens in je systeem en verwarring bij medewerkers en klanten die foute informatie ontvangen uit je systemen. Meer dan 27,5% van de accountants geeft aan dat er verkeerde data wordt ingevoerd binnen hun bedrijf.
- Handmatige invoerfouten kosten geld
Het acceptabele foutenpercentage bij handmatige gegevensinvoer is meestal 1%. Maar wat als dit percentage stijgt? Het kan een bedrijf miljoenen dollars kosten! In 2013 kregen bedrijven in de VS voor $7 miljard aan IRS-boetes, omdat ze bedrijfsresultaten en arbeidswaarden verkeerd hadden opgegeven.
Volgens Gartner is slechte datakwaliteit verantwoordelijk voor gemiddeld $15 miljoen aan verliezen per jaar.
- Handmatige gegevensinvoer kost veel tijd en is saai werk
Het spreekt voor zich dat handmatige gegevensinvoer zorgt voor langzame doorlooptijden en veel inspanning vraagt van medewerkers die al deze gegevens stuk voor stuk moeten intypen. Zeker tijdens piekmomenten zoals kerstmis kan het lastig zijn om alles in goede banen te leiden. Dit soort repeterend werk wordt snel saai en leidt tot ontevredenheid onder medewerkers. Meer dan 40% van de medewerkers geeft aan dat minstens een kwart van hun werkweek opgaat aan gegevensinvoer en repetitieve taken.
Tijd die aan deze tijdrovende taken opgaat, kan veel beter worden gebruikt voor productievere taken zoals onderzoek, ontwikkeling of business development.
Kan gegevensinvoer geautomatiseerd worden?
Automatiseren van gegevensinvoer is een fantastische manier om tijd en geld te besparen. Ook is het een slimme keuze, omdat het zorgt voor meer efficiëntie, nauwkeurigheid en productiviteit. Automatisering is voor veel bedrijven een integraal onderdeel geworden, omdat het medewerkers de ruimte geeft om zich op belangrijker werk te richten dan nog langer data in spreadsheets zetten.
Wat is automatisering van gegevensinvoer?
Automatisering van gegevensinvoer betekent dat data omgezet wordt in een leesbaar formaat en automatisch in de database wordt opgeslagen. Onder dit proces vallen het scannen, verzamelen en verwerken van afbeeldingen van documenten of andere media tot computerbestanden. Dit staat ook bekend als automatische gegevensvastlegging om repeterende taken te automatiseren. Daarnaast kun je automatisering combineren met andere technologieën, zoals machine learning, RPA en kunstmatige intelligentie.
Lees meer over het proces van automatisering van gegevensinvoer
Voordelen van geautomatiseerde gegevensinvoerprocessen
Deze werkwijze is dé oplossing voor handmatige gegevensinvoer en biedt verschillende voordelen:
Verbeterde nauwkeurigheid
Fouten in gegevensinvoer zorgen voor onjuiste informatie en slechte klantenservice. Geautomatiseerde gegevensverwerking voorkomt deze fouten en verhoogt zo de nauwkeurigheid van de data. Dankzij automatisering zagen bedrijven een toename van 90% in datanauwkeurigheid. Hoe nauwkeuriger je data, hoe beter je strategische beslissingen kunnen zijn. Geautomatiseerde gegevensinvoer biedt een nauwkeurigheid van 99,959%.
Meer productiviteit
Automatische gegevensinvoer versnelt het afronden van taken (zoals digitaliseren van data), waardoor medewerkers zich kunnen richten op creatiever en waardevoller werk.
Bijna 72% van de medewerkers zegt dat ze de tijd die door automatisering wordt bespaard zouden besteden aan waardevollere taken voor hun organisatie, en 78% zou zich richten op de meer interessante en belonende aspecten van hun werk volgens Smartsheet.
Minder training vereist
De meeste data entry automatiseringstechnologieën zijn no-code of vereisen minimaal handmatig werk. Hierdoor hoeven medewerkers geen nieuwe systemen of software te leren voor automatisering van gegevensinvoer.
Lagere kosten
Automatische systemen zijn vaak goedkoper dan extra personeel aannemen of werk uitbesteden, omdat ze minder investeringen in hardware en software vergen en onderhoud (zoals licenties en upgrades) over de tijd heen goedkoper uitpakken.
Soepel werken tijdens piekperiodes
Seizoensbedrijven met grote pieken—zoals een webshop voor kerst of een reisbureau voor de zomer—hebben moeite hun personeelsbestand snel op te schalen. Data entry automatiseringssoftware maakt het aanpassen aan deze pieken veel makkelijker, omdat het extra werk probleemloos kan opvangen.
Use cases voor automatisering van gegevensinvoer
In welke branche je ook zit, automatisering speelt altijd een grote rol in het terugdringen van handmatig werk rondom gegevensinvoer. Dit zijn enkele van de meest voorkomende scenario’s waarin automatische gegevensverwerking bedrijven verder helpt.
HR-automatisering
De HR-afdeling verwerkt personeelsdossiers en beheert informatie over bijvoorbeeld salaris en arbeidsvoorwaarden. Veel van deze taken kunnen geautomatiseerd worden, zodat HR-tijd vrijkomt voor zaken als onboarding of het oplossen van klachten.
Lees hoe je personeelsaanvragen automatiseert en sollicitaties uit LinkedIn-vacatures automatisch verwerkt.
Automatisering in de zorgsector
Data is essentieel voor betere zorgverlening, en één fout kan het leven van een patiënt kosten. Volgens een studie in Annals of Internal Medicine besteden artsen gemiddeld 16 minuten en 14 seconden aan het vastleggen van gegevens in hun EPD-software. Met een automatiseringstool worden patiëntgegevens automatisch herkend en toegevoegd, terwijl HIPAA-compliance behouden blijft.
Factuur- en bongegevens automatiseren
Jaarlijks worden meer dan 11 miljard bonnen gedrukt, wat flink in de papieren loopt voor bedrijven. Menselijke fouten zijn—zoals hierboven aangegeven—kostbaar voor organisaties. Een cloudgebaseerde oplossing voor data entry neemt die risico’s weg. Slimme OCR-apps stroomlijnen het factuurproces, waarbij gegevens vanuit bonnetjes en facturen automatisch worden uitgelezen en veilig in een database worden opgeslagen.
Top tools voor automatisering van gegevensinvoer
Afhankelijk van jouw situatie zijn er tal van automatiseringssoftware voor gegevensinvoer om je bedrijf te laten groeien. Hieronder vind je de populairste applicaties:
Parseur
Parseur is een krachtige AI parser die direct data uit documenten haalt. Het is een ideale tool om handmatig gegevensinvoerwerk te elimineren. Je hebt geen programmeerkennis nodig en je koppelt het moeiteloos aan duizenden andere applicaties.
Recruit CRM
Als HR-professionals hun gegevensinvoer kunnen automatiseren, blijft er meer tijd over voor aandacht aan medewerkers. Met Recruit CRM beheer je kandidaatdata en andere bijbehorende taken op één plek. Ook beschikt het over een krachtige AI-cv-parser die het wervingsproces versnelt.
Zapier
Zapier is een van de meest populaire automatiseringstools op de markt. Zonder coderen integreer je het met meer dan 4.000 applicaties en stel je via een handige editor klik-en-sleep-werkstromen samen. Je bouwt moeiteloos simpele automatiseringen tussen meerdere apps, waarna de data automatisch doorgestuurd of verwerkt wordt. Volgens een Zapier-dataonderzoek uit 2021 worden werknemers echt gelukkiger door automatisering en 41% van de 600 ondervraagde Amerikanen denkt dat hun loopbaan sneller groeit door automatisering.
Overstappen van handmatige gegevensinvoer naar automatisering
Nu de wereldwijde markt voor data capture naar verwachting groeit tot $3,6 miljard in 2025, is het nú tijd om over te stappen op een geautomatiseerde dataoplossing.
Laatst bijgewerkt op
