Data vormt de kern van elke organisatie en ondersteunt de besluitvorming binnen bedrijven. Het correct vastleggen van gegevens is daarom cruciaal. Gegevensinvoer omvat het proces waarbij je informatie invoert of typt in een computersysteem. Dit proces kan direct of indirect plaatsvinden en richt zich op het verzamelen of registreren van diverse soorten data, zoals tekst, audio, foto's, video of andere digitale gegevens die opgeslagen en verwerkt kunnen worden door een computer.
Techopedia definieert gegevensinvoer als het proces van het overzetten van informatie naar een elektronisch medium zoals een computer of ander elektronisch apparaat.
Wat is handmatige gegevensinvoer?
Handmatige gegevensinvoer is de traditionele manier om data te registreren binnen een organisatie. Deze methode wordt ingezet voor het vastleggen van specifieke informatie, zoals klantgegevens of productspecificaties. Soms is handmatige gegevensinvoer noodzakelijk bij processen die specialistische controle vereisen, bijvoorbeeld door een auditor of accountant.
Gebruiken bedrijven nog steeds handmatige gegevensinvoer?
Ja, veel organisaties werken in de praktijk nog altijd met handmatige gegevensinvoer. Vooral bij bedrijven die niet de middelen of tijd hebben om te investeren in automatisering, blijft deze werkwijze het meest haalbaar.
Volgens een studie van Plutoshift, gebruikt 48% van de productiebedrijven nog steeds handmatige gegevensinvoerdocumenten.
Enkele redenen waarom organisaties vasthouden aan handmatige gegevensinvoer:
- Kleine bedrijven beschikken niet altijd over de financiële middelen om automatische systemen aan te schaffen.
- Organisaties met een beperkt klantenbestand vinden het eenvoudiger hun data handmatig te monitoren en te controleren.
- Sommige bedrijven zijn niet op de hoogte van de automatiseringsmogelijkheden voor hun gegevensinvoer of weten niet hoe ze moeten starten.
Toch is het voor bedrijven verstandig om te investeren in automatisering, zeker wanneer de organisatie in omvang en complexiteit groeit.
Voorbeelden van handmatige gegevensverwerking
Veel bedrijven hebben gegevensinvoerdiensten nodig om klantinformatie in databases te verwerken. Andere administratieve processen waarbij medewerkers handmatig data inbrengen, zijn bijvoorbeeld gegevensverwerking of het afhandelen van administratieve taken.
Een veelvoorkomend voorbeeld van handmatige gegevensverwerking is het invoeren van verzendinformatie. Dit betekent dat medewerkers gegevens als datum, adres, naam van de ontvanger en overige verzenddetails handmatig vastleggen in de database. Deze informatie kan later gebruikt worden voor facturatie of het volgen van zendingen tijdens de gehele reis.
Recruiters zetten handmatige gegevensinvoerprocessen in om personeelsgegevens, zoals datum van in dienst treden, functie en salarissen, te registreren. Dit ondersteunt de HR-administratie en het bijhouden van personeelsbeheer.
Soorten handmatige gegevensinvoerprocessen
Er zijn drie belangrijke vormen van handmatige gegevensinvoer:
- Papieren formulieren
- Toetsenbordinvoer
- Scannen
Papieren formulieren: Papieren formulieren worden met de hand ingevuld. Na invullen worden deze documenten gescand, zodat ze elektronisch verder verwerkt en opgeslagen kunnen worden.
Toetsenbordinvoer: Hierbij typen medewerkers tekst, cijfers of datumgegevens direct in het computersysteem. Dit kan via traditioneel typen, maar soms ook via spraakherkenning, bijvoorbeeld bij motorische beperking of bij grote hoeveelheden data. Om fouten te voorkomen en kwaliteitsverlies tegen te gaan, is goede training belangrijk.
Scannen: Met speciale apparaten kan informatie vanaf fysieke documenten worden ingescand, zodat deze digitaal beschikbaar wordt zonder alles over te hoeven typen. Scanners worden veelvuldig ingezet voor het lezen van barcodes of andere machinaal leesbare symbolen.
Uitdagingen van handmatige gegevensinvoer
Hoewel handmatige gegevensinvoer veel voorkomt, zijn de nadelen van dit proces aanzienlijk.
- Handmatige gegevensinvoer is foutgevoelig
Tijdens het invoeren kunnen er type- en spelfouten ontstaan, verkeerde opmaak worden toegepast of verkeerde informatie worden overgenomen vanaf het scherm. Deze fouten veroorzaken incorrecte data binnen je systeem, met als gevolg verwarring bij medewerkers of klanten. Meer dan 27,5% van de accountants geeft aan dat er verkeerde data wordt ingevoerd binnen hun bedrijf.
- Invoerfouten leiden tot hogere kosten
Bij handmatige gegevensinvoer is een foutpercentage van circa 1% gebruikelijk. Maar stijgt dit percentage, dan kunnen de kosten flink oplopen. Het kan een bedrijf miljoenen dollars kosten! In 2013 betaalden Amerikaanse bedrijven $7 miljard aan IRS-boetes vanwege onjuiste gegevens over bedrijfsresultaten en arbeidswaarden.
Volgens Gartner is slechte datakwaliteit verantwoordelijk voor gemiddeld $15 miljoen verlies per jaar.
- Handmatige gegevensinvoer kost veel tijd en werkt demotiverend
Handmatig werken resulteert in een trage doorlooptijd en vraagt veel inzet van medewerkers die repetitief werk verrichten. Tijdens drukke periodes, zoals rond feestdagen, wordt het extra lastig om alle gegevens tijdig te verwerken. Het monotone karakter van gegevensinvoer zorgt bovendien voor minder motivatie en werkplezier. Meer dan 40% van de medewerkers geeft aan minimaal een kwart van hun werkweek kwijt te zijn aan gegevensinvoer en herhalende taken.
De tijd die opgaat aan deze handelingen, kan efficiënter besteed worden aan waardevolle werkzaamheden zoals research, ontwikkeling of strategie.
Kan gegevensinvoer worden geautomatiseerd?
Gegevensinvoer automatiseren levert tijd- en kostenbesparing op. Het zorgt voor meer efficiëntie, nauwkeurigheid en productiviteit binnen je organisatie. Automatisering is steeds meer noodzaak omdat medewerkers hierdoor tijd overhouden voor belangrijkere taken dan het vullen van spreadsheets.
Wat is automatisering van gegevensinvoer?
Automatisering van gegevensinvoer houdt in dat data automatisch wordt omgezet naar een bruikbaar formaat en direct in databanken terechtkomt. Het proces omvat het scannen, verzamelen en verwerken van afbeeldingen of documenten naar digitale bestanden. Dit heet ook wel automatische gegevensvastlegging en is ontwikkeld om repeterende taken te automatiseren. Hierbij kunnen technologieën als machine learning, RPA en kunstmatige intelligentie ingevoerd worden.
Lees meer over het proces van automatisering van gegevensinvoer
Voordelen van geautomatiseerde gegevensinvoer
Automatisering van handmatige gegevensinvoer brengt verschillende voordelen met zich mee:
Hogere nauwkeurigheid
Fouten in gegevensinvoer kunnen problemen veroorzaken en de klanttevredenheid verminderen. Geautomatiseerde data extractie vermindert deze fouten sterk en vergroot de nauwkeurigheid aanzienlijk. Automatiseren zorgt voor een tot 90% hogere datanauwkeurigheid en zelfs tot 99,959% nauwkeurigheid.
Meer productiviteit
Geautomatiseerde gegevensinvoer versnelt de verwerking van data, waardoor medewerkers zich kunnen richten op creatieve, strategische of klantgerichte werkzaamheden.
Bijna 72% van de medewerkers zou de tijdswinst dankzij automatisering gebruiken voor waardevollere taken en 78% zou zich meer richten op het leukste werk volgens Smartsheet.
Minder training en onboarding vereist
De meeste moderne automatiseringsoplossingen voor gegevensinvoer zijn low-code of no-code. Dit maakt extra trainingen of technische kennis overbodig.
Lager kostenplaatje
Geautomatiseerde data entry systemen zijn vaak goedkoper dan handmatige uitbreiding van het personeelsbestand of het uitbesteden van processen. Je bespaart bovendien op hardware, softwarelicenties en onderhoud.
Schaalbaarheid bij piekmomenten
Seizoenswerkgevers, zoals webwinkels rond de feestdagen, lopen vaak aan tegen wisselende drukte. Automatisering zorgt ervoor dat zij soepel kunnen opschalen, zelfs bij sterke pieken zonder extra personeel.
Use cases voor automatisering van gegevensinvoer
In vrijwel iedere branche kan automatisering van handmatige gegevensinvoer het verschil maken. Enkele veelvoorkomende toepassingen zijn:
HR-automatisering
In HR komt veel dataverwerking kijken, zoals loonadministratie en personeelsinformatie. Door gegevensinvoer te automatiseren, krijgt HR meer ruimte voor onboarding, ondersteuning en ontwikkeling van medewerkers.
Lees hoe je personeelsaanvragen automatiseert en sollicitaties uit LinkedIn-vacatures automatisch verwerkt.
Automatisering in de zorgsector
Nauwkeurige data is essentieel in de zorg, omdat één kleine fout grote gevolgen kan hebben voor de patiënt. Artsen besteden gemiddeld 16 minuten en 14 seconden per consult aan registratie in het EPD. Automatisering helpt patiëntgegevens snel en betrouwbaar verwerken, en voldoet tegelijkertijd aan HIPAA-richtlijnen.
Factuurverwerking automatiseren
Jaarlijks worden meer dan 11 miljard bonnen geprint, wat hoge kosten meebrengt. Fouten kosten bedrijven bovendien veel geld. Met een cloud-gebaseerde gegevensinvoeroplossing minimaliseer je deze risico’s. Moderne OCR-software trekt automatisch gegevens van bonnetjes en facturen en slaat deze veilig op.
Top data entry automatiseringstools
Afhankelijk van de bedrijfsbehoefte zijn er diverse oplossingen om handmatige gegevensinvoer te automatiseren en je processen te optimaliseren. Hier vind je enkele van de meest gebruikte tools:
Parseur
Parseur is een krachtige AI parser waarmee je direct data uit documenten haalt. Deze data-extractor is perfect geschikt voor het automatiseren van handmatige gegevensinvoer. Zonder codeerwerk haal je de data naar boven en Parseur integreert met duizenden andere apps.
Recruit CRM
HR-professionals kunnen dankzij Recruit CRM hun gegevensinvoer automatiseren, waardoor zij meer tijd overhouden voor het ondersteunen van medewerkers. Recruit CRM centraliseert kandidaatdata en andere HR-taken op één plaats. Daarnaast beschikt het over een krachtige AI-cv-parser die het recruitmentproces versnelt.
Zapier
Zapier is een van de bekendste automatiseringstools en werkt samen met meer dan 4.000 applicaties. Je verbindt eenvoudig applicaties, waardoor gegevens automatisch verwerkt en verstuurd worden. Volgens een rapport van Zapier uit 2021 worden werknemers daadwerkelijk gelukkiger door automatisering. 41% van 600 ondervraagde Amerikaanse medewerkers verwacht zelfs versnelling van hun loopbaan dankzij automatisering.
Overstappen van handmatige gegevensinvoer naar automatisering
Nu de wereldwijde markt voor document capture naar verwachting uitgroeit tot $3,6 miljard in 2025, is dit hét moment om te kiezen voor een geautomatiseerde datastrategie.
Laatst bijgewerkt op
