Wat is factuurgegevens vastleggen?
Factuurgegevens vastleggen betekent het extraheren van specifieke informatie uit facturen. Deze facturen, die meestal in formaten als PDF, papier of elektronische formulieren binnenkomen, bevatten belangrijke data voor de boekhouding en financiële processen, zoals uitgiftedatum, factuurnummer, leveranciersgegevens, gekochte items, aantallen, eenheidsprijzen en totaalbedragen.
Belangrijkste punten
- Het duurt gemiddeld 11 dagen om een enkele factuur te verwerken.
- Handmatig vastleggen van factuurgegevens leidt tot typefouten en gemiste informatie.
- Geautomatiseerde factuurverwerking biedt organisaties kosten- en efficiëntievoordelen.
Factuurgegevens vastleggen, ook bekend als factuurverwerking, is het proces waarbij informatie uit facturen en bonnetjes wordt vastgelegd, bijvoorbeeld factuurnummers, datums, betaalbedragen en regelitems.
Nu technologie zich steeds verder ontwikkelt en bedrijven meer op digitale tools vertrouwen, is factuurgegevens vastleggen uitgegroeid tot een cruciaal aandachtspunt voor organisaties die hun efficiëntie willen vergroten.
In dit artikel nemen we je mee in het proces van factuurgegevens vastleggen, de evolutie ervan door de jaren heen, de technologieën die hierbij komen kijken en hoe jij je bedrijfsvoering in 2025 volledig kunt veranderen.
Uitdagingen van handmatige factuurverwerking
Vroeger schreven bedrijven hun financiële transacties handmatig op, wat ontzettend tijdrovend en foutgevoelig was.
Volgens het rapport "The State of ePayables in 2022" van Ardent Partners, besteedt een accounts payable (AP) team meer dan $10 om één enkele factuur te verwerken en duurt dat bijna 11 dagen.
- Zelfs in 2025 worden offertes en facturen deels nog op papier verwerkt. Informatie kan daardoor verloren gaan bij handmatige verwerking. Het overtikken van data uit papieren of digitale facturen is arbeidsintensief en kost veel tijd, met als gevolg vertraging in de betalingsverwerking.
- Handmatige verwerking vergroot de kans op menselijke fouten, zoals typefouten of ontbrekende gegevens. Dit kan leiden tot foutieve betalingen, wat de relatie met leveranciers kan schaden.
- Bedrijven moeten vaak extra personeel inzetten om de stroom aan facturen te verwerken, waardoor de overheadkosten stijgen.
Handmatige factuurverwerking kent dus veel uitdagingen die bedrijven kunnen ondervangen door geautomatiseerde oplossingen voor factuurgegevens vastleggen te implementeren. Deze oplossingen stroomlijnen het proces en verkleinen de kans op fouten.
Voordelen van een factuurgegevens vastleggen software
Factuurverwerkingssoftware is een automatiseringstool die gebruikmaakt van algoritmes zoals machine learning (ML) of natural language processing (NLP), om factuurdata te scannen, lezen en extraheren.
"De markt voor automatisering van factuurverwerking evolueert snel nu overheidsregels organisaties stimuleren om te digitaliseren." - Gartner, 2021.
Hier enkele voordelen van een geautomatiseerde factuurtool:
Hogere datanauwkeurigheid
Factuurparsers beperken het aantal fouten en dubbele ingevoerde gegevens bij het verwerken van facturen sterk. Dit vermindert de behoefte aan handmatige gegevensinvoer; de automatiseringstool kan facturen automatisch controleren door gegevens te vergelijken met de eigen database.Snellere verwerkingstijd
Een factuurverwerkingsoplossing verwerkt facturen sneller dan handmatig mogelijk is, waardoor bedrijven sneller betalingen kunnen doen. Zo houd je tijd en middelen over om je op strategische activiteiten te richten.Naadloze integratie met ERP-tools
Accounts payable software kan eenvoudig geïntegreerd worden met ERP-systemen (enterprise resource planning) of QuickBooks. Je kunt dan een geautomatiseerde workflow creëren van gegevensextractie tot het exporteren naar boekhoudsoftware.Lagere verwerkingskosten
In vergelijking met handmatige verwerking kunnen geautomatiseerde oplossingen de verwerkingskosten tot wel 1000 keer verlagen!
De juiste factuurgegevens vastleggen software kiezen
Als je voor jouw bedrijf een AP-automatiseringstool wilt kiezen, let dan goed op de functionaliteiten en mogelijkheden die het verwerken van facturen voor jou echt efficiënter maken.
Hier zijn belangrijke factoren om rekening mee te houden bij het evalueren van AP-automatiseringsoplossingen:
- Hoeveel factuurdata genereer je?
- Heb jij programmeerkennis? Zo niet, kies dan voor een tool zonder parseerregels.
- Zoek je een cloudgebaseerde oplossing?
- Heb je behoefte aan specifieke technologieën zoals AI of deep learning?
- Kan de factuurtool integreren met andere bedrijfssoftware (zoals boekhoudsystemen en ERP) zodat de workflow soepel verloopt?
Parseur: De beste tool voor factuurgegevens vastleggen in 2025
Parseur is een AI-tool voor het extraheren van factuurdata Parseur, voorzien van geavanceerde technologieën voor data parsing. De factuurparser heeft een ingebouwde, AI-ondersteunde sjabloon voor facturen, inkooporders en bonnetjes. In tegenstelling tot andere factuurparsers heb je geen programmeerkennis of parseerregels nodig.
Hoe digitaliseer je een factuur met machine learning & OCR
In slechts een paar simpele stappen kun je automatisch data uit facturen halen:
- Stuur de gescande factuur of PDF-factuur door naar de factuur OCR.
- Geef aan welke velden je wilt vastleggen.
- De AI-tool haalt automatisch de gegevens uit het document.
- Controleer de uitgelezen factuurdata.
- Download de gegevens of exporteer ze via een factuur-API naar je boekhoudsoftware.
Ik kreeg elke maand 30 facturen. Elke factuur moest ik uploaden in mijn app. Dat kostte me elke maand ongeveer 4 dagen. Nu heb ik één e-mail inbox gemaakt voor alle binnenkomende facturen, en Parseur stuurt mij de data van PDF-facturen naar mijn webhook.
- Shifra
De toekomst van AI factuurgegevens vastleggen
"De vraag óf jij jouw accounts payable moet automatiseren is eigenlijk helemaal geen discussie meer." - IOFM, Institute of Finance & Management.
Hoewel het vastleggen van factuurgegevens al een flinke sprong heeft gemaakt dankzij OCR-technologie en AP-automatiseringssoftware, zijn er veelbelovende trends en technologieën die het proces nog verder gaan veranderen.
Met blockchain kun je bijvoorbeeld de veiligheid en nauwkeurigheid van jouw factuurdata waarborgen. Smart contracts kunnen het volledige facturatieproces automatiseren en de noodzaak voor handmatige handelingen wegnemen. Het Internet of Things (IoT) stelt bedrijven in staat om factuurdata realtime vast te leggen en te verwerken, zodat je sneller én nauwkeuriger beslissingen kunt nemen.
Verder lezen
- Data uit facturen halen met python
- Traditionele facturatie vs AI-facturatie
- Hoe automatiseer je het AP-proces met AI?
- Hoe stuur je factuurdata naar ERP?
Laatst bijgewerkt op
