Voel jij je overweldigd door stapels facturen en bonnetjes, een beetje zoals die eindeloze scroll op social media? Wij snappen het helemaal! En weet je wat? We hebben de ultieme oplossing voor je klaarstaan: een AI-factuurtool.
Factuurgegevens vastleggen, ook bekend als factuurverwerking, is het proces waarbij informatie uit facturen en bonnetjes wordt vastgelegd, bijvoorbeeld factuurnummers, datums, betaalbedragen en regelitems.
Nu technologie zich steeds verder ontwikkelt en bedrijven meer op digitale tools vertrouwen, is factuurgegevens vastleggen uitgegroeid tot een cruciaal aandachtspunt voor organisaties die hun efficiëntie willen vergroten.
In dit artikel nemen we je mee in het proces van factuurgegevens vastleggen, de evolutie ervan door de jaren heen, de technologieën die hierbij komen kijken en hoe jij je bedrijfsvoering in 2025 volledig kunt veranderen.
Belangrijkste punten
- Het duurt gemiddeld 11 dagen om een enkele factuur te verwerken.
- Handmatig vastleggen van factuurgegevens leidt tot typefouten en gemiste informatie.
- Geautomatiseerde factuurverwerking biedt organisaties kosten- en efficiëntievoordelen.
Wat is factuurgegevens vastleggen?
Factuurgegevens vastleggen betekent het extraheren van specifieke informatie uit facturen. Deze facturen, die meestal in formaten als PDF, papier of elektronische formulieren binnenkomen, bevatten belangrijke data voor de boekhouding en financiële processen, zoals uitgiftedatum, factuurnummer, leveranciersgegevens, gekochte items, aantallen, eenheidsprijzen en totaalbedragen.
Uitdagingen van handmatige factuurverwerking
Vroeger schreven bedrijven hun financiële transacties handmatig op, wat ontzettend tijdrovend en foutgevoelig was.
Volgens het rapport "The State of ePayables in 2022" van Ardent Partners, besteedt een accounts payable (AP) team meer dan $10 om één enkele factuur te verwerken en duurt dat bijna 11 dagen.
- Zelfs in 2025 worden offertes en facturen deels nog op papier verwerkt. Informatie kan daardoor verloren gaan bij handmatige verwerking. Het overtikken van data uit papieren of digitale facturen is arbeidsintensief en kost veel tijd, met als gevolg vertraging in de betalingsverwerking.
- Handmatige verwerking vergroot de kans op menselijke fouten, zoals typefouten of ontbrekende gegevens. Dit kan leiden tot foutieve betalingen, wat de relatie met leveranciers kan schaden.
- Bedrijven moeten vaak extra personeel inzetten om de stroom aan facturen te verwerken, waardoor de overheadkosten stijgen.
Handmatige factuurverwerking kent dus veel uitdagingen. Door geautomatiseerde oplossingen toe te passen voor het vastleggen van factuurgegevens, kun je het proces versnellen en fouten beperken.
Voordelen van een factuurgegevens vastleggen software
Factuurverwerkingssoftware is een automatiseringstool die gebruikmaakt van algoritmes zoals machine learning (ML) of natural language processing (NLP), om factuurdata te scannen, lezen en extraheren.
"De markt voor automatisering van factuurverwerking groeit snel nu overheidsregels organisaties dwingen te digitaliseren." - Gartner, 2021.
Hier enkele voordelen van een geautomatiseerde factuurtool:
Hogere datanauwkeurigheid
Factuurparsers beperken het aantal fouten en dubbele invoeren bij het vastleggen van factuurgegevens aanzienlijk. Dit vermindert de behoefte aan handmatige gegevensinvoer; de automatiseringstool kan facturen automatisch valideren door informatie te vergelijken met de eigen database.Snellere verwerkingstijd
Factuurverwerkingstools handelen facturen veel sneller af dan handmatig mogelijk is, waardoor bedrijven sneller kunnen reageren en betalingen kunnen voldoen. Dit bespaart waardevolle tijd.Naadloze integratie met ERP-tools
Accounts payable software kan eenvoudig geïntegreerd worden met ERP-systemen (enterprise resource planning) of QuickBooks. Zo automatiseer je de volledige workflow, van gegevensextractie tot exporteren naar je boekhoudsoftware.Lagere verwerkingskosten
In vergelijking met handmatige verwerking kunnen geautomatiseerde oplossingen de verwerkingskosten tot wel 1000 keer verlagen!
De juiste factuurgegevens vastleggen software kiezen
Als je op zoek bent naar een AP-automatiseringstool, let dan goed op de functionaliteiten en mogelijkheden die echt bijdragen aan het versnellen van het factuurverwerkingsproces.
Stel jezelf de volgende vragen:
- Hoeveel facturen verwerk je maandelijks?
- Heb je programmeerkennis? Zo niet, dan is een tool zonder parseerregels praktischer.
- Wil je een cloudgebaseerde oplossing?
- Heb je behoefte aan technieken als AI of deep learning?
- Kan de factuurtool integreren met andere bedrijfssoftware (zoals boekhoudsystemen en ERP), zodat je workflow soepel blijft verlopen?
Parseur: De beste tool voor factuurgegevens vastleggen in 2025
Parseur is een AI-tool voor het extraheren van factuurdata, met geavanceerde technologieën voor data parsing. De factuurparser beschikt over een ingebouwde, AI-ondersteunde sjabloon, speciaal ontwikkeld voor facturen, inkooporders en bonnetjes. In tegenstelling tot andere facturextractors heb je geen programmeerskills of parseerregels nodig.
Hoe digitaliseer je een factuur met machine learning & OCR
In slechts een paar simpele stappen kun je automatisch data uit facturen halen:
- Stuur de gescande factuur of PDF-factuur naar de factuur OCR.
- Geef aan welke velden je wilt vastleggen.
- De AI-tool haalt automatisch de gevraagde gegevens uit het document.
- Controleer de uitgelezen factuurdata.
- Download de gegevens of exporteer ze via een factuur-API naar je boekhoudsoftware.
Ik kreeg elke maand 30 facturen. Elke factuur moest ik uploaden in mijn app. Dat kostte me elke maand ongeveer 4 dagen. Nu heb ik één e-mail inbox gemaakt voor alle binnenkomende facturen, en Parseur stuurt mij de data van PDF-facturen naar mijn webhook.
- Shifra
De toekomst van AI factuurgegevens vastleggen
"De vraag óf jij jouw accounts payable moet automatiseren is eigenlijk helemaal geen discussie meer." - IOFM, Institute of Finance & Management.
Het vastleggen van factuurgegevens heeft al een enorme sprong gemaakt dankzij OCR-technologie en AP-automatisering, maar opkomende trends en technologieën zullen het proces nog verder transformeren.
Blockchain kan bijvoorbeeld helpen om de beveiliging en integriteit van factuurdata te waarborgen, terwijl ‘smart contracts’ het hele facturatieproces kunnen automatiseren. Door het Internet of Things (IoT) wordt het mogelijk om factuurgegevens real-time vast te leggen en te verwerken, zodat je sneller en nauwkeuriger zakelijke beslissingen kunt nemen.
Verder lezen
- Data uit facturen halen met python
- Traditionele facturatie vs AI-facturatie
- Hoe automatiseer je het AP-proces met AI?
- Hoe stuur je factuurdata naar ERP?
Laatst bijgewerkt op
