Welkom in het tijdperk waarin data echte magie wordt – met intelligente documentverwerking (IDP). Stel je een wereld voor waarin data science tools zoals AI, machine learning en natural language processing samenwerken om op elk niveau een gestroomlijnde, efficiënte verwerking van informatie te realiseren. Het gaat niet alleen om het verwerken van data, maar om het volledig digitaliseren en automatiseren van de manier waarop organisaties met documenten en informatie omgaan.
Volgens een rapport van ThinkAutomation is de digitale automatiseringsmarkt momenteel $6,76 miljard waard, met een verwachte groei naar $12,61 miljard in 2023.
We hebben deze gids samengesteld om uit te leggen wat intelligente documentverwerking inhoudt en hoe bedrijven hiermee kunnen profiteren en hun groei kunnen versnellen.
Wat is intelligente documentverwerking?
Kort gezegd is het doel van IDP (ook wel intelligente documentautomatisering genoemd) om menselijke tussenkomst met technologie tot een minimum te beperken. Ook bekend als documentverwerkingsautomatisering, helpt het bij het extraheren van data uit allerlei documenten en bestandstypen.
Wikipedia omschrijft documentverwerkingsautomatisering als het ontwerpen van systemen en workflows die het creëren en verwerken van elektronische documenten ondersteunen.
"Automatisch de benodigde gegevens verzamelen uit verschillende soorten documenten, deze valideren en de geëxtraheerde data gebruiken door relevante functies toe te voegen en zo de waarde te verhogen" - volgens AI Multiple, mei 2020
Uit recent onderzoek van Fact.MR blijkt dat de wereldwijde markt voor bedrijfsworkflowautomatisering hard groeit. Oplossingen op basis van technologie zullen naar verwachting eind 2026 een omzet van meer dan US$ 2,1 miljard behalen.
Tegen eind 2026 zal de wereldwijde markt voor bedrijfsworkflowautomatisering naar verwachting US$ 5.247,2 miljoen aan omzet genereren.
- Fact.MR
Noord-Amerika zal naar verwachting deze wereldwijde markt domineren gedurende de hele prognoseperiode. Automatisering van documentverwerking trekt wereldwijd veel belangstelling omdat het innovatieve oplossingen biedt voor data-extractie.
Hoe werkt intelligente documentverwerking?
Gegevensextractie draait om het omzetten van ongestructureerde gegevens naar gestructureerde data en speelt een centrale rol in documentverwerking. Volgens een Forbes-rapport uit 2019 werkt 95% van de bedrijven regelmatig met ongestructureerde informatie.
Er zijn drie typen documenten die bepalend zijn voor de aanpak van gegevensextractie:
- Ongestructureerde data: heeft geen vooraf gedefinieerde structuur en is voor computers niet direct leesbaar. Voorbeelden: boeken, tijdschriften, medische dossiers, tekstbestanden.
- Semi-gestructureerde data: een vorm van ongestructureerde data die niet in traditionele databasevormen past, zoals digitale foto's, datumstempels, afbeeldingen en facturen.
- Gestructureerde data: gegevens die zijn omgezet naar een duidelijk datamodel.
Lees meer over gestructureerde en ongestructureerde data
De 7 stappen van documentverwerkingsautomatisering
Handmatig documenten verwerken is foutgevoelig en tijdrovend. Door automatisering kunnen bedrijven razendsnel meer documenten verwerken, zonder bijkomende fouten. De geautomatiseerde documentverwerking verloopt in de volgende stappen, zonder dat er mensenhanden aan te pas komen:
Stap 1: Gegevensinvoer
Gegevensinvoer start het proces: het importeren van data uit verschillende bronnen (zoals e-mails, PDF’s, MS Excel) naar één centrale locatie. Hier wordt de data opgeslagen en kan verdere analyse plaatsvinden.
Stap 2: Gegevensvastlegging
Het vastleggen van informatie uit documenten en deze omzetten in door computers leesbare data wordt gegevensvastlegging genoemd. Dit gebeurt vaak met optische tekenherkenning (OCR) samen met machine learning- en deep learning-technologie, bijvoorbeeld voor bonnetjes, foto's of boeken.
Stap 3: Gegevensclassificatie
Hierbij wordt de data onderverdeeld in categorieën, zodat je informatie gemakkelijk terugvindt of op basis van gevoeligheid verwerkt. In een e-mailparsingtool als Parseur bestaan er bijvoorbeeld vooraf ingestelde sjablonen voor verschillende toepassingen zoals vastgoed, voedselbestellingen of Google Alerts.
Stap 4: Gegevensextractie
Tijdens deze stap wordt specifieke informatie uit documenten gehaald. Denk bijvoorbeeld aan klantgegevens, ordernummer, totaalprijs en hoeveelheid op een inkooporder.
Lees verder over gegevensextractie
Stap 5: Gegevensvalidatie
Deze stap waarborgt de juistheid en kwaliteit van de geëxtraheerde data. Als de data niet correct is geparseerd, zijn ook de uiteindelijke resultaten niet betrouwbaar. Validatie gebeurt met logische controles, allemaal geautomatiseerd.
Stap 6: Gegevenstransformatie
Na validatie wordt de ruwe data omgezet naar een bruikbaar formaat, oftewel gestructureerde gegevens – klaar voor verdere verwerking of analyse.
Stap 7: Gegevensexport
Tot slot worden de geëxtraheerde gegevens automatisch geëxporteerd, gemaild of naar een andere applicatie verzonden via een geautomatiseerde workflow.
Voordelen van intelligente documentverwerking voor je bedrijf
IDP is inzetbaar in elke branche, van finance en vastgoed tot horeca en logistiek. De belangrijkste voordelen voor bedrijven:
Tijds- en kostenbesparing
Volgens McKinsey kan automatisering tot 30% tijdwinst opleveren in 60% van de bedrijfsprocessen. Door repetitieve taken te automatiseren, besparen organisaties enorm veel tijd en middelen. Maar liefst 90% van de medewerkers voert routinetaken uit die eenvoudig te automatiseren zijn - Key demand statistics, ThinkAutomation.
Een benchmark bij Parseur in juni 2024 wees uit dat een gemiddelde gebruiker van Parseur circa 150 uur handmatige gegevensinvoer en $6.413 per maand bespaart. - Parseur-statistieken, juni 2024
Minder kans op menselijke fouten
Handmatig honderden documenten verwerken zorgt vaak voor fouten. Door documentverwerking te automatiseren, worden deze fouten vrijwel geëlimineerd. De systemen en algoritmen verbeteren zichzelf continu om de accuraatheid te waarborgen.
Automatische back-up van data
Automatisering zorgt er ook voor dat alle data automatisch wordt opgeslagen. Cloud-gebaseerde documentverwerkingstools bewaren je gegevens veilig en zorgen ervoor dat je er altijd en overal toegang toe hebt.
Voorgetrainde modellen en kant-en-klare templates
Veel geautomatiseerde oplossingen bieden vooraf ingestelde sjablonen aan voor specifieke sectoren. Parseur ondersteunt bijvoorbeeld talloze vastgoedplatforms en haalt automatisch relevante gegevens uit documenten (zoals contactgegevens, vastgoedinformatie, leadbron).
Verbeterde efficiëntie
Bedrijven kunnen hun focus verleggen naar kerntaken zoals klanttevredenheid, wat direct ten goede komt aan de productiviteit en omzet. Automatisering van kantoorprocessen levert 30-200% ROI in het eerste jaar op, vooral dankzij arbeidsbesparing. Aangezien medewerkers geen tijd meer kwijt zijn aan simpele taken, kunnen ze zich bezighouden met innovatie en waardecreatie.
Functies van een intelligente documentverwerkingstool
Wanneer je kiest voor een geautomatiseerde oplossing voor documentverwerking, is het handig om te weten welke functies belangrijk zijn voor jouw organisatie. De meest relevante features zijn:
Gebruiksvriendelijke, intuïtieve workflow
Het is essentieel dat de tool eenvoudig in gebruik is, zeker als niet iedereen technisch onderlegd is. No-code oplossingen maken het mogelijk workflows tussen uiteenlopende processen op te zetten zonder programmeerkennis.
Integratie met andere applicaties
Koppel je documentverwerkingstool met andere apps om nóg meer tijd te besparen. Gebruik je de tool bijvoorbeeld voor leadgeneratie, dan is het cruciaal dat deze eenvoudig integreert met platforms zoals Mailchimp of Intercom voor automatische gegevensoverdracht.
Soorten IDP-oplossingen
Met de opkomst van big data en technologische vooruitgang kan gegevensverwerking op veel manieren plaatsvinden, afhankelijk van het aantal documenten en de mate van structuur.
AI Builder van Power Automate
AI Builder is de automatiseringsoplossing van Microsoft waarmee je kunstmatige intelligentie eenvoudig aan je workflows toevoegt. Je bouwt verschillende AI-modellen met een gebruiksvriendelijke ‘point and click’-interface – volledig aangepast aan de behoeften van je organisatie.
OCR
Optische tekenherkenning (OCR) is essentieel zodat machines tekst uit allerlei afbeeldingen kunnen lezen. Werk je met veel bonnetjes of gescande documenten, dan is een goede OCR-tool onmisbaar.
Parseur: Beste intelligente documentverwerkingssoftware in 2025
Parseur is een AI-tool voor documentverwerking die automatisch data haalt uit e-mails en PDF’s. Met een AI document parsing tool zoals Parseur bespaar je talloze uren handmatig werk en creëer je een volledig geautomatiseerde workflow.
Parseur is een van de meest geavanceerde en intelligente parsing engines op de markt om documenten om te zetten in gestructureerde data – en werkt met elk formaat.
Parseur kan daarnaast eenvoudig geïntegreerd worden met duizenden applicaties zoals Zapier, Power Automate en Integromat.
Door intelligente documentverwerking te integreren binnen jouw organisatie, maak je bedrijfsprocessen volledig automatisch van begin tot eind. Het gebruik van deze slimme oplossingen brengt talloze voordelen: meer efficiëntie, minder fouten en meer focus op groei.
Laatst bijgewerkt op
