Verwerk jij nog steeds werkbonnen handmatig? Kost dat veel tijd en geld, vooral in drukke periodes?
Het is tijd om jouw onderhoudsbedrijf naar een hoger niveau te tillen en werkbon automatisering is de manier om dat te doen!
Wat is een werkbon?
Een werkbon is een document waarin specifieke taken staan die een medewerker moet uitvoeren. Werkbonnen worden veel gebruikt in sectoren als productie, bouw, onderhoud en de dienstensector. Het zijn formele verzoeken om onderhouds- of technische acties uit te voeren en te autoriseren.
Werkbonnen zijn ook belangrijk voor compliance en audits.
Soorten werkbonnen
Werkbonnen bevatten essentiële informatie zodat medewerkers hun taken efficiënt kunnen uitvoeren. Werkbonnen verschillen per branche en per organisatie.
- Onderhoud
- Veiligheidsinspectie
- Installatie
- Vastgoedbeheer
Typisch werkbonproces
De levenscyclus van een werkbon bestaat meestal uit de volgende stappen:
- Een werkverzoek wordt aangemaakt
- Het verzoek wordt door de verantwoordelijke manager beoordeeld en goedgekeurd
- Het werkbondocument wordt aangemaakt en toegewezen
Uitdagingen bij het verwerken van werkbonnen
Handmatige verwerking van werkbonnen, of het nu gaat om onderhoud, reparatie, productie of andere sectoren, kost veel tijd en is gevoelig voor fouten.
- Gegevens handmatig uit werkbonnen halen kan leiden tot typefouten, verkeerde of ontbrekende informatie.
- Handschreven werkbonnen zijn vaak lastig te lezen.
- Het is tijdrovend om dagelijks door grote hoeveelheden werkbonnen te gaan.
- Zonder een centraal systeem of geautomatiseerde tracking is het moeilijk om inzicht te krijgen in de status van werkbonnen en om voortgang bij te houden.
- Handmatige verwerking van werkbonnen biedt weinig mogelijkheden voor rapportage en analyse, waardoor patronen, knelpunten of verbetermogelijkheden lastiger te signaleren zijn.
Waarom zouden bedrijven werkbonnen automatiseren?
Door werkbonnen te automatiseren kunnen organisaties hun processen stroomlijnen, de productiviteit verhogen en de service naar klanten verbeteren.
Minder fouten
Geautomatiseerde oplossingen elimineren fouten en leveren nauwkeurigere gegevens op. Dit verhoogt de kwaliteit van werkbonnen en vergroot de klanttevredenheid.
Hogere efficiëntie en productiviteit
Omdat handmatige gegevensinvoer wordt geminimaliseerd, kunnen medewerkers zich richten op taken met meer toegevoegde waarde, wat leidt tot hogere productiviteit.
Betere analyses en rapportagemogelijkheden
Met een geautomatiseerde workflow heb je real-time inzicht in de status van werkbonnen. Je analyseert trends, volgt de voortgang en neemt beter onderbouwde beslissingen.
Werkbon automatisering met Parseur
Parseur is een intelligent document processing tool die data-extractie uit PDF’s automatiseert. Je kunt Parseur bovendien integreren met andere applicaties om gegevens realtime te versturen.
Voorbeeld uit de praktijk
In vastgoedbeheer heb je vaak te maken met projecten als renovaties of onderhoud (zoals schilderwerk, hekwerk plaatsen of keukens repareren). Foute informatie kan vertraging veroorzaken en klanten ontevreden maken. Klanten verwachten dat de klus snel en volgens afspraak wordt uitgevoerd.
Beheer je meerdere panden, dan kan het tijdrovend zijn om alle werkbonnen te verwerken en de juiste klussen toe te wijzen. Je tijd besteed je liever aan klantrelaties en bedrijfsontwikkeling.
Hoe automatiseer je het werkbonproces met Parseur?
We hebben Parseur gebruiksvriendelijk ontworpen, zodat iedereen ermee aan de slag kan. Je hoeft niet te programmeren en geen complexe parse-regels te maken. Waar veel PDF-parsers lastig in gebruik zijn, is Parseur intuïtief.
Parseur is template-based en eenvoudig in te stellen. Het gebruikt ook PDF OCR om ervoor te zorgen dat alle documenten secuur worden verwerkt.
Parseur kan de volgende informatie uit werkbonnen halen:
- Werkbonnummer
- Werkbondatum
- Taakomschrijving
- Locatie
- Contactgegevens (volledige naam, telefoonnummer en adres)
- Naam aannemer
- Prioriteitscode
Stap 1: Maak een werkbon-mailbox aan
Ben je benieuwd naar de kosten? Parseur is aantrekkelijk geprijsd. Er is zelfs een gratis plan waarmee je alle functies kunt proberen.
Maak een persoonlijke mailbox aan en upload je werkbonnen hierin.
Stap 2: Maak een werkbontemplate met AI
Met onze AI-assistent templates kun je de gegevens selecteren die je wilt extraheren en daarvoor eenvoudig datavelden aanmaken. Kies per veld het juiste outputformaat (bijvoorbeeld het werkbonnummer als nummerformaat).
Gebruik daarnaast dynamische OCR om gegevens nog preciezer te extraheren.
Stap 3: Controleer de uitgelezen gegevens uit de werkbon
Nadat je een template hebt gemaakt, verwerkt Parseur deze direct. Controleer of alle velden correct uitgelezen zijn.
Stap 4: Verstuur data uit werkbonnen naar andere applicaties
Het intuïtieve Parseur-platform maakt integratie met andere applicaties eenvoudig via Zapier, Make en Power Automate. Je kunt werkbondata direct naar een planningsplatform zoals Bridgit Bench of CoConstruct sturen.
De uitgelezen gegevens zijn ook te downloaden of in real-time naar een Google Spreadsheet te exporteren.
Nieuwe technologieën veranderen het werkbonbeheer
De toekomst van werkbonbeheer ligt in verdere automatisering. Dankzij ontwikkelingen als kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning (ML) kunnen systemen complexere taken automatiseren en werkbonnen nog efficiënter beheren.
- Gebruik Parseur voor bill of lading automatisering
- Wat is een bill of lading
- Leveringsbonnen verwerken met AI
- Gegevens extraheren uit reisdocumenten
- Hoe versnelt automatisering het RFP-proces?
Laatst bijgewerkt op
