Belangrijkste inzichten
- Het automatiseren van werkbonnen vermindert handmatige fouten en verhoogt de operationele nauwkeurigheid.
- Door AI aangedreven tools zoals Parseur halen belangrijke gegevens uit documenten met minimale installatie.
- Werkbon-automatisering verhoogt de efficiëntie en stelt teams in staat zich te richten op taken met meer waarde.
Het handmatig verwerken van werkbonnen leidt vaak tot vertragingen, hogere arbeidskosten en een grotere kans op fouten, vooral tijdens piekperiodes waarin het aantal aanvragen flink toeneemt. Deze inefficiënties vertragen de reactiesnelheid, beïnvloeden de klanttevredenheid en leggen druk op interne resources.
Volgens Formstack besteedt 60% van de medewerkers zes of meer uur per week aan handmatige gegevensinvoer, en zij geloven dat automatisering deze tijd zou kunnen besparen.
Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, stappen steeds meer bedrijven in onderhoud en operatie over op geautomatiseerde oplossingen om hun workflows te verbeteren. Parseur is een krachtige, AI-gestuurde documentverwerkingstool die is ontworpen om de extractie van gegevens uit inkomende werkbonnen te automatiseren. Dankzij geavanceerde machine learning en AI OCR haalt Parseur intelligent belangrijke informatie op, zoals servicemeldingen, contactgegevens, locaties en planningsdata direct uit e-mails, PDF's en andere documenttypes.
Dankzij werkbon-automatisering met Parseur kunnen bedrijven handmatige taken verminderen, de nauwkeurigheid verhogen en efficiënter opschalen, terwijl ze tegelijkertijd volledige controle en inzicht houden in hun data.
Wat is een werkbon?
Een werkbon is een document waarin specifieke taken staan die een medewerker moet uitvoeren. Werkbonnen worden veel gebruikt in sectoren als productie, bouw, onderhoud en de dienstensector. Het zijn formele verzoeken om onderhouds- of technische acties uit te voeren en te autoriseren.
Werkbonnen zijn ook belangrijk voor compliance en audits.
Soorten werkbonnen
Werkbonnen bevatten essentiële informatie zodat medewerkers hun taken efficiënt kunnen uitvoeren. Werkbonnen verschillen per branche en per organisatie.
- Onderhoud
- Veiligheidsinspectie
- Installatie
- Vastgoedbeheer
Typisch werkbonproces
De levenscyclus van een werkbon bestaat uit de volgende stappen:
- Een werkverzoek wordt aangemaakt
- Het verzoek wordt door de verantwoordelijke manager beoordeeld en goedgekeurd
- Het werkbondocument wordt aangemaakt en toegewezen
Uitdagingen bij het verwerken van werkbonnen
Handmatige verwerking van werkbonnen, of het nu gaat om onderhoud, reparatie, productie of andere sectoren, kost veel tijd en is gevoelig voor fouten.
Volgens een recent onderzoek van Praxie realiseren organisaties die geautomatiseerde werkbonsystemen gebruiken tot 50% snellere procesafhandeling en 75% meer nauwkeurige tracking dan bij handmatige methodes.
- Handmatig gegevens halen uit werkbonnen kan leiden tot typefouten, verkeerde of ontbrekende informatie.
- Handschriften zijn vaak lastig te interpreteren.
- Het kost veel tijd om dagelijks door grote hoeveelheden werkbonnen te gaan.
- Zonder een centraal systeem of geautomatiseerde tracking is het moeilijk om inzicht te krijgen in de status van werkbonnen en om voortgang te volgen.
- Handmatige verwerking van werkbonnen biedt weinig mogelijkheden voor sterke rapportage en analyse, waardoor het lastig is om patronen, knelpunten of verbeterpunten te ontdekken.
Waarom zouden bedrijven werkbonnen automatiseren?
Door werkbonnen te automatiseren kunnen bedrijven hun processen stroomlijnen, de productiviteit verhogen en de klantenservice verbeteren. Organisaties die gebruikmaken van workflow-automatisering ervaren doorgaans tot 90% minder fouten bij gegevensinvoer en 40–80% snellere verwerking, waarmee automatisering een duidelijk voordeel biedt ten opzichte van handmatig werk, volgens WifiTalents.
Minder fouten
Geautomatiseerde oplossingen elimineren fouten en leveren nauwkeurigere gegevens. De kwaliteit van werkbonnen stijgt, wat leidt tot grotere klanttevredenheid.
Hogere efficiëntie en productiviteit
Omdat handmatige gegevensinvoer wordt gereduceerd, kunnen medewerkers zich meer richten op taken met toegevoegde waarde, wat de productiviteit verhoogt.
Verbeterde data-analyse en rapportage
Een geautomatiseerde workflow geeft real-time inzicht in de status van werkbonnen, waardoor bedrijven trends beter analyseren, de voortgang volgen en beter onderbouwde beslissingen nemen.
Werkbon automatisering met Parseur
Parseur is een intelligent document processing tool die data-extractie uit PDF’s automatiseert. Je kunt Parseur bovendien integreren met andere applicaties om gegevens realtime te verzenden.
Voorbeeld uit de praktijk
In vastgoedbeheer heb je vaak te maken met projecten als renovaties of onderhoud (zoals schilderwerk, hekwerk plaatsen of keukens repareren). Als hier onnauwkeurige informatie in staat, leidt dat tot vertragingen en ontevreden klanten. Klanten willen immers dat de klus snel en efficiënt gebeurt.
Beheer je meerdere panden, dan kost het veel tijd om alle werkbonnen door te nemen en vervolgens de juiste klussen toe te wijzen. Jij wil liever je tijd aan klantrelaties besteden.
Hoe automatiseer je het werkbonproces met Parseur?
We hebben Parseur zo ontwikkeld dat iedereen ermee aan de slag kan. Je hoeft niet te programmeren en er zijn geen parse-regels nodig. Veel PDF-parsers vereisen een flinke leercurve voordat je ze kunt gebruiken, maar Parseur is daar geen van.
Parseur is gebruiksvriendelijk, template-based en snel op te zetten. Het maakt gebruik van PDF OCR zodat alles accuraat verwerkt wordt.
Parseur kan de volgende gegevens uit werkbonnen halen:
- Werkbonnummer
- Werkbondatum
- Taakomschrijving
- Locatie
- Contactgegevens (volledige naam, telefoonnummer en adres)
- Naam aannemer
- Prioriteitscode
Stap 1: Maak een werkbon-mailbox aan
Ben je benieuwd naar de kosten? Parseur is kostenefficiënt. We hebben een gratis pakket waarmee je alle functies kunt proberen.
Maak een persoonlijke mailbox aan en upload je werkbonnen hierin.
Stap 2: Maak een werkbontemplate met AI
Met onze AI-assistent templates kun je de gegevens selecteren die je wilt extraheren en daarvoor eenvoudig datavelden aanmaken. Kies per veld het juiste outputformaat (bijvoorbeeld het werkbonnummer als nummerformaat).
Zet nog een extra stap en gebruik dynamische OCR om gegevens nog nauwkeuriger uit te lezen.
Stap 3: Controleer de uitgelezen gegevens uit de werkbon
Na het aanmaken van een template verwerkt Parseur deze direct. Controleer of alle velden correct uitgelezen zijn.
Stap 4: Verstuur data uit werkbonnen naar andere applicaties
Het intuïtieve Parseur-platform maakt integratie met andere applicaties eenvoudig via Zapier, Make en Power Automate. Je kunt de gegevens sturen naar een planningsplatform zoals Bridgit Bench en CoConstruct.
De gegevens kunnen ook gedownload worden of realtime naar een Google Spreadsheet worden verzonden.
Nieuwe technologieën veranderen het beheer van werkbonnen
Als we vooruitkijken, ligt de toekomst van werkbonbeheer in nog verdere automatisering. Dankzij technologie als kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning (ML) kan automatisering steeds complexere taken aan en het beheer van werkbonnen verder verbeteren. Deze verandering is al gestart; 65% van de dataverwerkingstaken zal naar verwachting volledig geautomatiseerd zijn in 2027, aldus Exploding Topics.
- Gebruik Parseur voor bill of lading automatisering
- Wat is een bill of lading
- Leveringsbonnen verwerken met AI
- Gegevens extraheren uit reisdocumenten
- Hoe versnelt automatisering het RFP-proces?
Laatst bijgewerkt op
