Kluczowe informacje
- Automatyzacja zleceń pracy minimalizuje błędy i poprawia efektywność operacyjną.
- Rozwiązania AI, takie jak Parseur, umożliwiają szybkie wydobycie kluczowych danych z dokumentów przy minimalnej konfiguracji.
- Automatyzacja zleceń pracy zwiększa sprawność procesów, pozwalając zespołom skupić się na działaniach o wyższej wartości dla firmy.
Ręczne przetwarzanie zleceń pracy może prowadzić do opóźnień, wyższych kosztów pracy i zwiększonego ryzyka błędów – zwłaszcza gdy napływają liczne zgłoszenia w krótkim czasie. Takie nieefektywności powodują wydłużenie czasu reakcji, spadek satysfakcji klientów i nadmierne obciążenie zasobów.
Według Formstack 60% pracowników poświęca co najmniej sześć godzin tygodniowo na ręczne wprowadzanie danych i uważa, że automatyzacja mogłaby ten czas znacząco ograniczyć.
Aby zniwelować te niedogodności, wiele organizacji z obszaru utrzymania i operacji wdraża rozwiązania do automatyzacji, które usprawniają procesy realizacji zleceń. Parseur to zaawansowane narzędzie wspierane przez AI do przetwarzania dokumentów, zaprojektowane do automatycznego wydobywania danych z napływających zleceń pracy. Korzystając z nowoczesnych technologii uczenia maszynowego i AI OCR, Parseur wydobywa kluczowe informacje, takie jak zgłoszenia serwisowe, dane kontaktowe, lokalizacje oraz terminy, bezpośrednio z e-maili, plików PDF i innych typów dokumentów.
Dzięki wdrożeniu Parseur do automatyzacji zleceń pracy organizacje mogą skrócić czas pracy manualnej, zwiększyć dokładność danych i skalować operacje, zachowując pełny wgląd i kontrolę nad wszystkimi informacjami.
Czym jest zlecenie pracy?
Zlecenie pracy to dokument określający szczegółowo zadania przeznaczone do wykonania przez pracownika lub zespół. Szeroko wykorzystywany w branżach takich jak produkcja, budownictwo, utrzymanie ruchu czy usługi, stanowi formalną podstawę rozpoczęcia działań technicznych lub serwisowych.
Dodatkowo, zlecenia pracy są istotne z perspektywy zgodności oraz audytu działań.
Rodzaje zleceń pracy
Zlecenia pracy obejmują istotne informacje, które umożliwiają sprawną realizację zadań. Ich forma i zakres mogą się różnić w zależności od branży i rodzaju firmy.
- Utrzymanie infrastruktury
- Inspekcje bezpieczeństwa
- Prace instalacyjne
- Zarządzanie nieruchomościami
Typowy proces realizacji zlecenia pracy
Cykl życia zlecenia pracy zazwyczaj obejmuje następujące etapy:
- Utworzenie zlecenia pracy
- Przegląd i akceptacja przez menedżera
- Przydział zlecenia i utworzenie dedykowanego dokumentu
Wyzwania związane z prowadzeniem zleceń pracy
Ręczna obsługa zleceń pracy – niezależnie od branży (utrzymanie ruchu, naprawy, produkcja itp.) – jest czasochłonna i narażona na występowanie błędów.
Według najnowszego raportu Praxie firmy wdrażające zautomatyzowane systemy zarządzania zleceniami pracy uzyskują do 50% szybszą realizację oraz 75% wyższą precyzję śledzenia procesów w porównaniu do pracy manualnej.
- Ręczne wydobywanie danych zwiększa ryzyko literówek, braków i błędów informacji
- Trudności w odczycie dokumentów sporządzonych ręcznie
- Czasochłonne przeglądanie licznych zleceń każdego dnia
- Brak centralizacji oraz automatycznego monitorowania statusu zleceń utrudnia nadzór nad postępem prac
- Manualne podejście znacząco ogranicza możliwości raportowania oraz analizowania efektywności i wąskich gardeł procesów
Dlaczego warto automatyzować zlecenia pracy?
Automatyzacja zleceń pracy porządkuje procesy, poprawia wydajność i skraca czas obsługi klienta. Firmy korzystające z automatyzacji workflow notują nawet 90% mniej błędów przy wprowadzaniu danych oraz 40–80% szybsze przetwarzanie w stosunku do metod manualnych, jak podaje WifiTalents.
Ograniczenie błędów
Automatyczne rozwiązania skutecznie minimalizują ryzyko pomyłek, zwiększając jakość oraz wiarygodność informacji. Przekłada się to na poprawę jakości obsługi zleceń i satysfakcji klientów.
Wzrost wydajności i produktywności
Eliminując monotonne czynności manualne, zespoły mogą skoncentrować się na zadaniach strategicznych i projektach o wyższej wartości.
Lepsze raportowanie i analiza
Automatyzacja zapewnia dostęp do danych w czasie rzeczywistym, umożliwiając efektywny nadzór nad statusami zleceń, analizę trendów i podejmowanie lepszych decyzji.
Automatyzacja zleceń pracy przy użyciu Parseur
Parseur oferuje inteligentne przetwarzanie dokumentów i automatyczne wydobywanie danych z PDF. Dodatkowo umożliwia prostą integrację z innymi aplikacjami, przekazując dane w czasie rzeczywistym.
Przykład zastosowania
W branży zarządzania nieruchomościami wykonywane są różne prace – od remontów po konserwacje (malowanie, budowa ogrodzenia, naprawa kuchni). Niewystarczająca szczegółowość informacji może prowadzić do opóźnień i niezadowolenia klientów. Zleceniodawcy oczekują szybkiej i sprawnej obsługi.
Zarządzając większą liczbą nieruchomości, ręczne przetwarzanie i przekazywanie zleceń wykonawcom staje się bardzo czasochłonne. Automatyzacja pozwala wykorzystać ten czas na lepszą obsługę klienta.
Jak zautomatyzować zlecenia pracy dzięki Parseur?
Parseur zaprojektowaliśmy tak, by każdy mógł z łatwością z niego korzystać – bez programowania czy tworzenia skomplikowanych reguł. Większość parserów PDF wymaga nauki konfiguracji przed wdrożeniem, podczas gdy Parseur eliminuje tę barierę.
To intuicyjne rozwiązanie oparte na szablonach i proste w obsłudze. Parseur wykorzystuje także PDF OCR, co pozwala uzyskać wysoką precyzję przetwarzania różnorodnych dokumentów.
Parseur umożliwia wydobycie z dokumentu zlecenia pracy informacji takich jak:
- Numer zlecenia
- Data realizacji
- Opis zadania
- Adres lokalizacji
- Dane kontaktowe (imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail)
- Nazwa wykonawcy
- Kod priorytetu
Krok 1: Załóż skrzynkę odbiorczą dla zleceń pracy
Parseur to ekonomiczne rozwiązanie – oferujemy darmowy plan startowy umożliwiający przetestowanie pełnej funkcjonalności.
Załóż własną skrzynkę odbiorczą i wgraj zlecenia do systemu Parseur.
Krok 2: Utwórz szablon zlecenia pracy z AI
Dzięki szablonom wspieranym przez AI wystarczy zaznaczyć dane do wydobycia i nadać im odpowiednie pola. Wybierz właściwy typ danych (np. numer zlecenia jako liczba).
Opcjonalnie możesz skorzystać z dynamicznego OCR, aby jeszcze precyzyjniej wydobywać dane z różnych rodzajów dokumentów.
Krok 3: Zweryfikuj dane wydobyte ze zlecenia pracy
Po utworzeniu szablonu Parseur natychmiast przetworzy dokument i wyodrębni dane – sprawdź, czy wszystkie informacje zostały poprawnie rozpoznane.
Krok 4: Przekaż dane ze zlecenia pracy do innych aplikacji
Platforma Parseur umożliwia łatwą integrację z innymi narzędziami, takimi jak Zapier, Make czy Power Automate. Możesz automatycznie przekazywać dane do systemów planowania zasobów: Bridgit Bench, CoConstruct czy do arkuszy Google w czasie rzeczywistym.
Nowe technologie a zarządzanie zleceniami pracy
Automatyzacja zleceń pracy nieustannie się rozwija dzięki AI i uczeniu maszynowemu, które pozwalają przejmować coraz bardziej złożone zadania oraz usprawniać zarządzanie procesami. Trend ten nabiera tempa – do 2027 roku 65% zadań związanych z przetwarzaniem danych ma zostać w pełni zautomatyzowanych według Exploding Topics.
- Użycie Parseur do automatyzacji listu przewozowego
- Czym jest list przewozowy
- Przetwarzanie dowodów dostawy z AI
- Jak wydobywać dane z dokumentów podróżnych
- Jak automatyzacja przyspiesza proces RFP?
Ostatnia aktualizacja
