Principais pontos
- Automatizar ordens de serviço reduz erros manuais e melhora a precisão operacional.
- Ferramentas com inteligência artificial, como o Parseur, extraem dados-chave de documentos com configuração mínima.
- A automação de ordens de serviço aumenta a eficiência, permitindo que as equipes foquem em tarefas de maior valor agregado.
O processamento manual de ordens de serviço muitas vezes resulta em atrasos, aumento de custos trabalhistas e maior risco de erros, especialmente em períodos de pico, quando o volume de solicitações aumenta significativamente. Essas ineficiências podem atrasar os tempos de resposta, impactar negativamente a satisfação do cliente e sobrecarregar recursos internos.
Segundo Formstack, 60% dos trabalhadores gastam seis ou mais horas por semana em tarefas de entrada manual de dados, e acreditam que a automação poderia economizar esse tempo.
Para enfrentar esses desafios, muitas empresas do setor de manutenção e operações estão adotando soluções automatizadas para aprimorar seus fluxos de trabalho. O Parseur é uma poderosa ferramenta de processamento de documentos baseada em IA, desenvolvida para automatizar a extração de dados de ordens de serviço recebidas. Com tecnologia avançada de machine learning e OCR IA, o Parseur captura informações essenciais como solicitações de serviço, dados de contato, localizações e informações de agendamento diretamente de e-mails, PDFs e outros tipos de documentos.
Ao implementar o Parseur para automatizar suas ordens de serviço, as empresas reduzem tarefas manuais, aumentam a precisão e ampliam suas operações de forma mais eficiente, mantendo total controle e visibilidade sobre seus dados.
O que é uma ordem de serviço?
Uma ordem de serviço é um documento que lista tarefas específicas que um profissional deve executar. Ordens de serviço são usadas em diversos setores como manufatura, construção, manutenção e serviços. Elas são solicitações formais para autorizar ações de manutenção e técnicas.
As ordens de serviço também são importantes para fins de conformidade e auditoria.
Tipos de ordens de serviço
As ordens de serviço contêm informações essenciais para que os funcionários executem suas tarefas com eficiência. As ordens de serviço variam conforme o setor e a empresa.
- Manutenção
- Inspeção de segurança
- Instalação
- Gestão de propriedades
Processo típico de uma ordem de serviço
O ciclo de vida da ordem de serviço inclui os passos abaixo:
- Uma solicitação de serviço é gerada
- O gestor revisa e aprova a solicitação
- O documento de ordem de serviço é criado e atribuído
Desafios no processamento de ordens de serviço
O processamento manual de ordens de serviço, seja em manutenção, reparo, manufatura ou diversos outros setores, pode ser demorado e repleto de riscos de erro.
De acordo com um estudo recente da Praxie, organizações que adotam sistemas automatizados de ordens de serviço têm processos até 50% mais rápidos e 75% mais precisão no rastreamento, em comparação com métodos manuais.
- A extração de dados de ordens de serviço pode resultar em erros de digitação, informações incorretas ou faltantes.
- Pode ser difícil interpretar textos manuscritos.
- É demorado revisar várias ordens de serviço por dia
- Sem um sistema centralizado ou rastreamento automatizado, pode ser difícil obter visibilidade sobre o status das ordens de serviço e acompanhar o progresso.
- O processamento manual frequentemente carece de relatórios robustos e capacidade de análise, dificultando a identificação de padrões, gargalos ou oportunidades de melhoria no fluxo de trabalho.
Por que automatizar as ordens de serviço?
Ao automatizar ordens de serviço, as empresas otimizam operações, aumentam a produtividade e melhoram o atendimento ao cliente. Negócios que utilizam automação de fluxo de trabalho normalmente têm até 90% menos erros de digitação e processamentos 40–80% mais rápidos, tornando a automação uma grande vantagem sobre métodos manuais, segundo a WifiTalents.
Minimizar erros
Soluções automatizadas eliminam erros e fornecem dados mais precisos. A qualidade das ordens de serviço melhora, resultando em maior satisfação do cliente.
Melhor eficiência e produtividade
Com menos entrada manual de dados, os funcionários podem focar em tarefas de maior valor agregado, aumentando a produtividade.
Análise de dados aprimorada e melhores relatórios
A automação fornece visibilidade em tempo real sobre o status das ordens de serviço, permitindo analisar tendências, acompanhar progresso e tomar decisões mais informadas.
Automação de ordem de serviço com Parseur
O Parseur é uma ferramenta de processamento inteligente de documentos que automatiza a extração de dados de PDFs. Você também pode integrar o Parseur com outros aplicativos para enviar dados em tempo real.
Exemplo de caso de uso
Em gestão de propriedades, são comuns trabalhos como reformas ou manutenções (pintura, construção de cercas ou reparos de cozinha). Se as informações estiverem incorretas, isso pode gerar atrasos e insatisfação do cliente. Os clientes querem que o serviço seja feito de forma rápida e eficiente.
Se você gerencia diversos imóveis, analisar todas essas ordens de serviço e depois atribuir tarefas aos profissionais consome tempo. Você preferiria utilizar esse tempo para gerenciar o relacionamento com seus clientes.
Como automatizar o processo de ordens com o Parseur?
Desenvolvemos o Parseur de forma que qualquer pessoa possa usá-lo. Não há necessidade de programação nem regras de extração. Muitos analisadores de PDF exigem curva de aprendizado antes de serem implementados. Mas o Parseur não é assim.
O Parseur é fácil de usar, baseado em modelos e simples de configurar. Ele também utiliza OCR de PDF para garantir precisão no processamento de todos os documentos.
O Parseur pode extrair os seguintes dados das ordens de serviço:
- Número da ordem de serviço
- Data da ordem de serviço
- Descrição do trabalho
- Localização
- Detalhes do contato (nome completo, telefone e endereço)
- Nome do prestador de serviço
- Código de prioridade
Etapa 1: Configure uma caixa de correio para ordens de serviço
Se você está se perguntando sobre o custo, podemos garantir que o Parseur tem ótimo custo-benefício. Temos um plano gratuito para você começar, com acesso a todos os recursos.
Crie uma caixa de correio personalizada e faça o upload das ordens de serviço.
Etapa 2: Crie um modelo de ordem de serviço com IA
Com nossos modelos assistidos por IA, você destaca os dados que deseja extrair e cria os campos de dados desejados. Certifique-se de selecionar o formato de saída correto para cada campo (por exemplo, o número da ordem de serviço deve estar no formato numérico).
Vá além e utilize o OCR Dinâmico para extrair dados com ainda mais precisão.
Etapa 3: Verifique os dados extraídos da ordem de serviço
Assim que o modelo é criado, o Parseur o processa instantaneamente. Verifique se todos os campos foram extraídos corretamente.
Etapa 4: Envie dados das ordens de serviço para outros aplicativos
A plataforma intuitiva do Parseur facilita a integração com outros aplicativos via Zapier, Make e Power Automate. Você pode enviar os dados para plataformas de agendamento de recursos como Bridgit Bench e CoConstruct.
Os dados também podem ser baixados ou enviados para uma planilha do Google em tempo real.
Novas tecnologias estão mudando a gestão das ordens de serviço
Olhando para o futuro, a gestão de ordens de serviço caminhará para avanços ainda maiores em automação. Com tecnologias como inteligência artificial (IA) e aprendizado de máquina (ML), a automação vai evoluir para lidar com tarefas cada vez mais complexas e aprimorar o gerenciamento das ordens como um todo. Essa mudança já está em andamento; 65% das tarefas de processamento de dados devem ser totalmente automatizadas até 2027, segundo Exploding Topics.
- Usando o Parseur para automação do conhecimento de embarque
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