Processa ordens de serviço manualmente? Esse processo é moroso e dispendioso, especialmente durante períodos de pico?
É hora de modernizar a gestão da sua manutenção, e a automação de ordem de serviço é a solução ideal!
O que é uma ordem de serviço?
Uma ordem de serviço é um documento que descreve as tarefas específicas a serem executadas por um profissional. Essas ordens são amplamente utilizadas em diversos setores, como manufatura, construção, manutenção e serviços. Elas formalizam a autorização para ações de manutenção e técnicas, sendo também essenciais para conformidade e auditoria.
Tipos de ordens de serviço
As ordens de serviço contêm informações cruciais para que os profissionais executem suas tarefas com eficiência. Os tipos de ordens de serviço variam conforme o setor e a empresa, incluindo:
- Manutenção
- Inspeção de segurança
- Instalação
- Gestão de propriedade
Processo típico de uma ordem de serviço
O ciclo de vida de uma ordem de serviço geralmente compreende as seguintes etapas:
- Solicitação de trabalho
- Revisão e aprovação da solicitação pelo gestor
- Criação e atribuição da ordem de serviço
Desafios no processamento de ordens de serviço
O processamento manual de ordens de serviço, seja em manutenção, reparo, manufatura ou qualquer outro setor, pode ser demorado e propenso a erros.
- Extração manual de dados pode levar a erros de digitação e informações incorretas ou incompletas.
- A interpretação de textos manuscritos pode ser difícil.
- Analisar um grande volume de ordens de serviço diariamente consome tempo.
- Sem um sistema centralizado ou rastreamento automatizado, torna-se difícil acompanhar o andamento e obter visibilidade do status das ordens de serviço.
- A análise de dados e geração de relatórios robustos são limitadas no processamento manual, dificultando a identificação de padrões, gargalos e áreas de melhoria no fluxo de trabalho.
Por que automatizar as ordens de serviço?
A automação de ordens de serviço permite que as empresas otimizem suas operações, aumentem a produtividade e aprimorem o atendimento ao cliente.
Minimizar erros
Soluções automatizadas eliminam erros e garantem maior precisão dos dados. A qualidade das ordens de serviço melhora, resultando em maior satisfação do cliente.
Melhor eficiência e produtividade
Com a redução da entrada manual de dados, os funcionários podem se concentrar em tarefas estratégicas, aumentando a produtividade.
Análise de dados aprimorada e melhores relatórios
Um fluxo de trabalho automatizado oferece visibilidade em tempo real do status das ordens de serviço, permitindo análises mais aprofundadas de tendências, acompanhamento preciso do progresso e tomadas de decisão mais assertivas.
Automação de ordem de serviço com Parseur
O Parseur é uma ferramenta de processamento inteligente de documentos que automatiza a extração de dados de PDFs e integra-se a outros aplicativos para envio de dados em tempo real.
Exemplo de caso de uso
No cenário de gestão de propriedades, tarefas como reformas ou manutenções (pintura, construção de cercas ou reparos na cozinha) são comuns. Informações imprecisas podem causar atrasos e insatisfação do cliente, que espera agilidade e eficiência.
Gerenciar múltiplas propriedades e analisar diversas ordens de serviço para, em seguida, atribuir tarefas aos trabalhadores, é um processo demorado. Automatizar essa etapa permite que você dedique mais tempo à gestão do relacionamento com o cliente.
Como automatizar o processo com o Parseur?
O Parseur foi projetado para ser acessível a todos, sem exigir conhecimento de programação ou regras complexas. Diferente de muitos analisadores de PDF que exigem um longo aprendizado, o Parseur é intuitivo, baseado em modelos e fácil de configurar. Ele também utiliza OCR de PDF para garantir a precisão no processamento de todos os documentos.
O Parseur extrai os seguintes dados das ordens de serviço:
- Número da ordem de serviço
- Data da ordem de serviço
- Descrição do trabalho
- Localização
- Detalhes do contato (nome completo, número de telefone e endereço)
- Nome do contratado
- Código de prioridade
Etapa 1: Configurar uma caixa de correio para ordens de serviço
O Parseur oferece um plano gratuito com acesso a todos os recursos para você começar. Crie uma caixa de correio personalizada e carregue as suas ordens de serviço.
Etapa 2: Criar um modelo de ordem de serviço com IA
Com nossos modelos assistidos por IA, você destaca os dados a serem extraídos e cria os campos correspondentes. Certifique-se de selecionar o formato de saída correto para cada campo (por exemplo, o número da ordem de serviço deve ser numérico). Utilize o OCR Dinâmico para extrair dados com ainda mais precisão.
Etapa 3: Verificar os dados extraídos da ordem de serviço
Após a criação do modelo, o Parseur processa os dados instantaneamente. Verifique se todos os campos foram extraídos corretamente.
Etapa 4: Enviar dados das ordens de serviço para outros aplicativos
A plataforma intuitiva do Parseur integra-se facilmente com outros aplicativos via Zapier, Make e Power Automate. Você pode enviar dados para plataformas de agendamento de recursos, como Bridgit Bench e CoConstruct, além de baixar os dados ou enviá-los para uma planilha do Google em tempo real.
Novas tecnologias e a gestão de ordens de serviço
O futuro da gestão de ordens de serviço reside nos avanços da automação. Tecnologias como Inteligência Artificial (IA) e Aprendizado de Máquina (ML) permitirão que a automação lide com tarefas mais complexas e aprimore a gestão geral das ordens de serviço.
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