Traitez-vous encore les ordres de travail manuellement ? Ce processus est-il long et coûteux, surtout en période de forte activité ?
Il est temps de propulser votre entreprise de maintenance vers de nouveaux sommets grâce à l'automatisation des ordres de travail !
Qu'est-ce qu'un ordre de travail ?
Un ordre de travail est un document qui détaille les tâches spécifiques qu'un travailleur doit effectuer. Les ordres de travail sont fréquemment utilisés dans de nombreux secteurs tels que la fabrication, la construction, la maintenance et les services. Il s'agit de demandes formelles d'autorisation pour des actions de maintenance et des interventions techniques.
Les ordres de travail sont également essentiels à des fins de conformité et d'audit.
Types d'ordres de travail
Les ordres de travail contiennent des informations cruciales pour permettre aux employés d'effectuer leurs tâches efficacement. Les ordres de travail varient en fonction du secteur d'activité et de l'entreprise.
Voici quelques exemples courants :
- Maintenance
- Inspection de sécurité
- Installation
- Gestion immobilière
Processus typique d'un ordre de travail
Le cycle de vie d'un ordre de travail comprend les étapes suivantes :
- Une demande de travail est générée.
- La demande est examinée et approuvée par le responsable.
- Le document d'ordre de travail est créé et attribué.
Défis liés au traitement manuel des ordres de travail
Le traitement manuel des ordres de travail, que ce soit dans les secteurs de la maintenance, de la réparation, de la fabrication ou dans bien d'autres, peut s'avérer chronophage et comporter des risques d'erreurs.
- Erreurs de saisie : L'extraction manuelle des données des ordres de travail peut entraîner des fautes de frappe, des informations incorrectes ou manquantes.
- Problèmes de lisibilité : Les textes manuscrits peuvent être difficiles à interpréter, ce qui augmente le risque d'erreurs.
- Manque d'efficacité : Le traitement manuel d'un grand nombre d'ordres de travail est une tâche fastidieuse et chronophage.
- Manque de visibilité : Sans système centralisé ni suivi automatisé, il est difficile d'avoir une vue d'ensemble de l'état d'avancement des ordres de travail.
- Difficultés d'analyse : Le traitement manuel des ordres de travail ne permet pas de générer facilement des rapports et des analyses, ce qui rend difficile l'identification des tendances et des axes d'amélioration.
Pourquoi automatiser les ordres de travail ?
L'automatisation des ordres de travail offre de nombreux avantages aux entreprises, notamment :
Réduction des erreurs et amélioration de la précision
Les solutions automatisées éliminent les erreurs humaines et fournissent des données plus précises, améliorant ainsi la qualité des ordres de travail et la satisfaction client.
Gain d'efficacité et de productivité
En réduisant la saisie manuelle des données, l'automatisation permet aux employés de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée, ce qui augmente la productivité globale.
Meilleure visibilité et analyse des données
Un flux de travail automatisé offre une visibilité en temps réel sur l'état des ordres de travail, permettant aux entreprises de suivre les progrès, d'analyser les tendances et de prendre des décisions plus éclairées.
Automatisation des ordres de travail avec Parseur
Parseur est un outil de traitement intelligent des documents qui automatise l'extraction de données à partir de PDF et d'autres formats de fichiers. Vous pouvez ensuite intégrer Parseur à d'autres applications pour transférer les données extraites en temps réel.
Exemple d'utilisation dans le secteur de la gestion immobilière
Imaginez une entreprise de gestion immobilière qui doit traiter de nombreux ordres de travail pour des travaux de rénovation ou de maintenance (peinture, construction de clôture, réparations de cuisine, etc.). Des informations inexactes sur ces ordres de travail peuvent entraîner des retards importants et la frustration des clients.
En automatisant le traitement des ordres de travail, l'entreprise peut s'assurer que les informations sont exactes, que les tâches sont attribuées rapidement et que les travaux sont effectués efficacement, améliorant ainsi la satisfaction client.
Comment automatiser le processus avec Parseur ?
Parseur a été conçu pour être accessible à tous, sans aucune compétence en programmation requise. Contrairement à de nombreux parseurs de PDF complexes, Parseur est convivial, basé sur des modèles et facile à configurer. Il utilise également l'OCR de PDF pour garantir une extraction précise des données, même à partir de documents numérisés.
Voici comment automatiser vos ordres de travail avec Parseur :
Étape 1 : Créer une boîte aux lettres dédiée aux ordres de travail
Créez une boîte aux lettres personnalisée dans Parseur et commencez à y télécharger vos ordres de travail. Parseur propose un plan gratuit pour vous permettre de démarrer et d'explorer toutes ses fonctionnalités.
Étape 2 : Créer un modèle d'ordre de travail grâce à l'IA
Utilisez les modèles assistés par l'IA de Parseur pour sélectionner les données à extraire et créer des champs de données correspondants. Assurez-vous de choisir le format de sortie approprié pour chaque champ (par exemple, le numéro d'ordre de travail doit être au format numérique). Vous pouvez également utiliser l'OCR dynamique pour une précision d'extraction accrue.
Étape 3 : Vérifier les données extraites
Une fois le modèle créé, Parseur traite instantanément vos documents. Vérifiez que tous les champs ont été extraits correctement.
Étape 4 : Transférer les données vers d'autres applications
La plateforme intuitive de Parseur s'intègre facilement à d'autres applications via Zapier, Make et Power Automate. Vous pouvez ainsi envoyer les données extraites vers une plateforme de planification des ressources comme Bridgit Bench ou CoConstruct, ou encore les télécharger vers une feuille de calcul Google en temps réel.
L'avenir de la gestion des ordres de travail
L'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage automatique (ML) ouvrent la voie à une automatisation encore plus poussée de la gestion des ordres de travail. Ces technologies permettront de gérer des tâches plus complexes et d'améliorer encore l'efficacité et la précision du processus.
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