Als je geïnteresseerd bent in de scheepvaartindustrie, heb je vast wel eens termen gehoord als zeevracht, zendingnummer en cognossement. Maar wat is een cognossement precies, en waarom is het belangrijk voor iedereen die goederen verstuurt via logistiek transport?
Dit artikel biedt een heldere beginnersgids over het cognossement, zodat je zowel de essentiële termen als het proces rond het BoL goed begrijpt, en leert hoe je er zelf een kunt aanmaken.
Wat is een cognossement?
Een cognossement (ook wel original bill of lading, BoL, B/L of OB/L genoemd) is een juridisch document dat het type, de hoeveelheid en de bestemming van de vervoerde goederen omschrijft. Het BoL geldt tevens als ontvangstbewijs voor de verzender zodra de zending aan de ontvanger wordt overgedragen.
De term cognossement is afgeleid van "to lade”, wat “laden” betekent. De naam is passend, omdat het cognossement oorspronkelijk als bewijs diende voor de lading die op schepen werd geladen.
Een vracht-cognossement is bijvoorbeeld een verzenddocument waarin de voorwaarden van een zending en de details van de goederen staan vermeld. Het vormt het contract tussen verzender en vervoerder voor de vervoersdiensten. Daarnaast helpt het vervoerders bij het volgen van zendingen, het inschatten van levertijden en het verwerken van betalingen.
Wie geeft een cognossement uit?
Een cognossement wordt verstrekt door een vervoerder (zoals de exploitant van een containerschip) aan een verzender (degene die de goederen verstuurt) als vervoerscontract, ontvangstbewijs van de goederen én als document waarmee het eigendom van de lading kan worden overgedragen.
Vervoerders verstrekken BoL’s aan verzenders, die daarmee bevestigen dat de zendingen in goede orde zijn ontvangen. Dit gebruikelijke proces verloopt doorgaans als volgt:
- De vervoerder geeft het cognossement af als ontvangstbewijs voor de lading, ondertekend door een gemachtigde medewerker van de vervoerder. Hierbij ontvangt het document een uniek BL-nummer, waarmee verzender en ontvanger de levering kunnen volgen.
- De verzender (of diens vertegenwoordiger) ondertekent het cognossement ter bevestiging dat de goederen zoals beschreven en in de vermelde staat aan de vervoerder zijn overgedragen.
- Een ondertekende kopie van het cognossement kan aan de ontvanger worden gegeven, die dit document weer gebruikt om de goederen in ontvangst te nemen.
Soorten cognossementen
Er bestaan verschillende soorten BoL-documenten. Hieronder lichten we de meest bekende typen cognossementen toe.
Zee-cognossement
Een zee-cognossement wordt gebruikt voor het importeren en exporteren van goederen over zee en wordt afgegeven door rederijen.
Rechtstreeks cognossement
Dit cognossement wijst de lading toe aan een specifieke partij, zowel als zee-cognossement of als huiscognossement. Enkel de partij die het cognossement overlegt mag de goederen ontvangen. Deze vorm is niet overdraagbaar.
Ordercognossement
Met een ordercognossement kan het eigendom aan een derde worden overgedragen. Dit “to order”-cognossement kan, vergelijkbaar met een verhandelbaar instrument, worden geëndosseerd aan een andere partij, bijvoorbeeld een bank of financier.
Luchtvrachtbrief
De luchtvrachtbrief wordt uitgegeven door een luchtvaartmaatschappij wanneer goederen via luchtvracht worden vervoerd. Dit document vormt het contract tussen verzender en luchtvaartmaatschappij, maar—anders dan een zee-cognossement—verleent het geen eigendomsrecht op de lading.
Waarom is een cognossement belangrijk?
De belangrijkste rol van een BoL is het vastleggen van het bewijs van verzending. Het geeft essentiële informatie weer over de transactie: type en hoeveelheid goederen, datum en plaats van herkomst, en datum en plaats van bestemming. Ook vermeldt het document de betalingsvoorwaarden, leverinstructies, algemene voorwaarden en aansprakelijkheid.
Is het cognossement eenmaal door beide partijen ondertekend, geldt het als sluitend bewijs dat de levering en overdracht van goederen heeft plaatsgevonden—vergelijkbaar met facturen of kassabonnen. Cognossementen zorgen bovendien voor kwaliteitsgarantie door inzichtelijk te maken waar de producten zijn opgeslagen en hoe ze zijn behandeld sinds het vertrek uit het magazijn van de verzender.
Hoe stel je een cognossement op?
Een cognossement hoort de volgende gegevens te bevatten:
- Verzender
- Ontvanger
- Vervoerswijze
- Cognossementnummer
- Boekingsnummer
- Aantal colli
- Vrachtklasse en kosten
- Incasso
- Datum
Hieronder vind je een voorbeeld van een cognossement:
Populaire software om een cognossement aan te maken
De transport- en verzendsector is nog altijd zeer gefragmenteerd. Veel logistieke bedrijven werken met eigen software en documentindelingen, waardoor het uiterlijk van een BoL sterk kan variëren. Heb je nog geen BoL-platform? Dan kun je kiezen voor één van onderstaande softwareoplossingen.
- SmartBOL
SmartBOL is een desktopapplicatie voor Windows waarmee je eenvoudig cognossementen kunt opstellen. Enkele voordelen zijn:
- Integratie met QuickBooks en SQL Server
- Gemakkelijk archiveren van voorgaande BoL’s
- Ondersteuning van digitale handtekeningen
- StarShip
Zoals de naam al zegt, helpt StarShip bij het versturen van cognossementen. Je kunt gebruikmaken van zowel een webinterface als een cloudoplossing. StarShip integreert naadloos met veelgebruikte ERP- en boekhoudsoftware. Via het dashboard heb je altijd inzicht in alle zendingdetails.
- Vector
Vector is een elektronische BoL-oplossing waarmee verladers en vervoerders contactloos leveringen kunnen afhandelen. Je kunt al je transportdocumenten digitaliseren en online beheren. Vector heeft daarnaast een handige “auto-imaging”-functie die documenten automatisch herkent.
Het cognossement-proces automatiseren
Het beheren van verzenddocumentatie kan veel tijd kosten en is foutgevoelig. Door repetitieve taken te automatiseren bespaar je veel tijd en beperk je vergissingen, zodat je sneller kunt focussen op andere bedrijfskritische activiteiten.
Met Parseur kun je het proces rond jouw cognossementen automatisch laten verlopen en zo veel uren aan handmatig overtypen besparen. Parseur is een PDF-parser software die data uit documenten zoals facturen, cognossementen en orderbevestigingen haalt. Je kunt Parseur gratis uitproberen met toegang tot alle functies.
Wil je weten hoe jij BoL-processen met Parseur kunt automatiseren? Lees dan ons artikel!
Laatst bijgewerkt op
