Als je nieuwsgierig bent naar de scheepvaartindustrie, heb je misschien termen gehoord als zeevracht, zendingnummer en cognossement. Maar wat is een cognossement nu eigenlijk, en waarom is het zo belangrijk voor iedereen die goederen vervoert via een transportmethode?
Het doel van deze beginnersgids over het cognossement is om je de belangrijkste termen rond het BoL uit te leggen en te laten zien hoe je er zelf een kunt opstellen.
Wat is een cognossement?
Een cognossement (ook wel original bill of lading, BoL, B/L of OB/L genoemd) is een juridisch document waarin het type, de hoeveelheid en de bestemming van de te vervoeren goederen worden beschreven. Het BoL fungeert ook als ontvangstbewijs voor de verzender zodra de zending bij de ontvanger is afgeleverd.
De term cognossement komt van "to lade", wat "laden" betekent. De naam is passend omdat het cognossement oorspronkelijk werd gebruikt als ontvangstbewijs voor lading die op schepen werd geladen.
Een vracht-cognossement is bijvoorbeeld een verzenddocument waarin de voorwaarden van een zending en de inhoud ervan staan beschreven. Het is een contract tussen verzender en vervoerder over de vervoersdiensten. De vervoerder gebruikt het om zendingen te volgen, levertijden te schatten en betalingen te verwerken.
Wie geeft een cognossement uit?
Een cognossement wordt uitgegeven door een vervoerder (bijvoorbeeld de exploitant van een containerschip) aan een verzender (degene die de goederen verstuurt) als vervoerscontract, ontvangstbewijs én als document waarmee het eigendom kan worden overgedragen.
Vervoerders geven BoL’s uit aan verzenders, die deze gebruiken om te verifiëren dat zendingen in goede staat zijn ontvangen. Het proces verloopt meestal in drie stappen:
- Een cognossement wordt door de vervoerder afgegeven als ontvangstbewijs voor de lading en moet worden ondertekend door een bevoegde vertegenwoordiger van de vervoerder. Aan het cognossement wordt een uniek BL-nummer gekoppeld waarmee verzender en ontvanger de levering kunnen volgen.
- De verzender (of diens agent) moet het cognossement ondertekenen ter bevestiging van ontvangst van de goederen door de vervoerder, zoals beschreven en in de vermelde conditie.
- Een ondertekende kopie van het cognossement kan worden overhandigd aan de ontvanger, die het gebruikt om de goederen op te halen.
Soorten cognossementen
BoL’s kunnen worden ingedeeld in verschillende soorten documenten. We lichten hieronder de meest voorkomende cognossementen toe:
Zee-cognossement
Een zee-cognossement wordt gebruikt voor het importeren en exporteren van goederen via zeevracht en wordt afgegeven door rederijen.
Rechtstreeks cognossement
In deze vorm is de lading toegewezen aan een specifieke partij, in de vorm van een zee-cognossement of een huiscognossement. De vervoerder levert de lading alleen af aan degene die het cognossement aan de vervoerder toont. Deze vorm is niet verhandelbaar en kan niet worden overgedragen.
Ordercognossement
Dit cognossement geeft de ontvanger de mogelijkheid om eigendomsrechten te verkopen of over te dragen aan een derde partij. Dit wordt ook wel een “to order”-cognossement genoemd, en net als een verhandelbaar instrument kan het worden geëndosseerd aan een andere partij, bijvoorbeeld een bank of financieringsinstelling.
Luchtvrachtbrief
De luchtvrachtbrief wordt uitgegeven door luchtvaartmaatschappijen die als vervoerder optreden en wordt gebruikt voor het vervoeren van goederen via luchtvracht. Het dient als bewijs van contract tussen verzender en luchtvaartmaatschappij, maar anders dan bij een zee-cognossement gaat het eigendom van de lading hiermee niet over.
Waarom is een cognossement belangrijk?
Het belangrijkste doel van een BoL is dienen als bewijs van verzending. Het bevat essentiële informatie over de transactie, zoals het type en de hoeveelheid van de goederen, de datum en plaats van herkomst en de datum en plaats van bestemming. Daarnaast geeft het document informatie over betalingsvoorwaarden, leverinstructies, voorwaarden en aansprakelijkheid.
Eenmaal ondertekend door beide partijen, geldt dit document als bewijs dat er een transactie heeft plaatsgevonden tussen twee partijen—net zoals bij facturen of ontvangstbewijzen. Cognossementen zijn ook nuttig om de productkwaliteit te waarborgen, omdat je kunt terugvinden waar producten zijn opgeslagen en hoe ze zijn behandeld sinds ze het magazijn van de verzender hebben verlaten.
Hoe stel je een cognossement op?
Een cognossement moet de volgende informatie bevatten:
- Verzender
- Ontvanger
- Vervoerswijze
- Cognossementnummer
- Boekingsnummer
- Aantal colli
- Vrachtklasse en kosten
- Incasso
- Datum
Hieronder vind je een voorbeeld van een cognossement:
Populaire software om een cognossement aan te maken
De transportwereld is nog steeds behoorlijk gefragmenteerd. De meeste logistieke bedrijven gebruiken hun eigen software en documentformaten, waardoor een BoL er op allerlei manieren uit kan zien. Als je nog geen BoL-platform hebt, kun je een van onderstaande softwarepakketten proberen.
- SmartBOL
SmartBOL is een desktopapplicatie voor Windows waarmee je cognossementen kunt aanmaken. Enkele eigenschappen zijn:
- Integratie met QuickBooks en SQL Server database.
- Bijhouden van eerdere BoL’s
- Digitale handtekeningen vastleggen
- StarShip
Zoals de naam al aangeeft, helpt StarShip je bij het versturen van cognossementen. Je kunt werken via een webinterface of de cloud. StarShip integreert naadloos met allerlei applicaties zoals ERP- en boekhoudsoftware. Het tool biedt een dashboard waar je alle details van je zendingen bij elkaar hebt.
- Vector
Vector is een elektronische cognossement-software die contactloze leveringen mogelijk maakt voor zowel verladers als vervoerders. Je kunt al je documenten digitaliseren en alles online beheren. Vector heeft ook een functie genaamd 'auto-imaging' die documenten binnen enkele seconden herkent.
Het cognossement-proces automatiseren
Het beheren van verzenddocumenten kan veel tijd kosten en leiden tot onnauwkeurigheden in gegevens. Door handmatige processen te automatiseren, kun je eenvoudig meer tijd besteden aan andere aspecten van jouw transportbedrijf.
Met Parseur kun jij het handmatig invoeren van gegevens voor cognossementen automatiseren en zo talloze uren besparen. Parseur is een PDF-parser software waarmee je data uit documenten zoals facturen, cognossementen en orderbevestigingen kunt halen. Parseur is gratis te proberen, waarbij je toegang krijgt tot alle beschikbare functies.
Lees meer over hoe jij BoL-processen kunt automatiseren met Parseur in ons artikel.
Laatst bijgewerkt op
