Ben jij een RFP-manager of degene die het aanvraag voor voorstel-proces binnen jouw organisatie beheert? Als RFP-manager weet je dat er veel taken op je bord liggen, zoals het begeleiden van het opstellen van offertes, het beantwoorden van vragen van leveranciers en het zorgen voor een vlekkeloos verloop van het RFP-proces.
Twee vragen aan jou:
- Ben je veel tijd kwijt aan het handmatig beoordelen van alle ontvangen voorstellen?
- Zou je deze tijdrovende taken liever automatiseren?
Als je nu overtuigd "JA" denkt, ontdek dan hoe Parseur jou kan helpen bij de automatisering van aanvraag voor voorstel-processen binnen jouw organisatie.
Belangrijkste punten
- Gemiddeld versturen organisaties jaarlijks zo’n 155 aanvragen voor voorstellen.
- Het volledige RFP-proces duurt tussen de 9 maanden en 3 jaar.
- Automatisering van aanvraag voor voorstel is essentieel voor digitale transformatie.
Wat is een RFP?
Een Request for Proposal (RFP), of aanvraag voor voorstel, is een document waarin je de specifieke eisen van een project vastlegt. Vervolgens nodig je geschikte leveranciers uit om een aanbieding te doen. Grote ondernemingen en overheidsinstanties gebruiken RFP’s intensief.
Het belangrijkste doel van een RFP is transparantie en het aantrekken van gekwalificeerde leveranciers die de noodzakelijke expertise en resultaten kunnen leveren.
Een RFP is niet hetzelfde als een request for tender (RFT) of request for information (RFI)
Een RFT is een formeel document met gedetailleerde instructies voor leveranciers en een uitnodiging tot het doen van een bod. Een RFI is bedoeld om de scope van de RFP te bepalen en essentiële informatie over het project te verzamelen.
Een goede aanvraag voor voorstel bestaat uit 7 hoofdfasen
Er zijn zeven kerntaken die je volgt voor het schrijven van een effectieve aanvraag voor voorstel die veel reacties zal genereren:
- Bepaal de scope en het budget van het project
Maak een helder raamwerk waarbij leveranciers weten wat ze kunnen verwachten; vermijd ingewikkelde termen, wees duidelijk.
- Geef achtergrondinformatie en introductie over het bedrijf
Omdat leveranciers jouw organisatie mogelijk niet kennen, is het goed om te delen wie je bent, wat je doet en welke mijlpalen je hebt bereikt. HubSpot noemt drie tips:
Geef een compleet bedrijfsprofiel
Benadruk de huidige uitdagingen en kansen
Verstrek contactinformatie
Omschrijf de projectvereisten
Beschrijf jouw verwachtingen gedetailleerd, zodat leveranciers helder hebben waar je naar op zoek bent.
- Laat de uitdagingen niet achterwege
Wees open over obstakels die je tegenkomt en eventuele knelpunten die kunnen ontstaan binnen het project.
- Geef aan hoe je selecteert
Geef transparant aan welke selectiecriteria je hanteert en waar leveranciers aan moeten voldoen.
- Controleer en publiceer de RFP
Controleer het document zorgvuldig voordat je het openbaar maakt en verspreid het vervolgens naar potentiële leveranciers.
Organisaties versturen gemiddeld zo’n 155 RFP’s per jaar
Het succes van een project hangt sterk af van de zorgvuldigheid waarmee een aanvraag voor voorstel wordt geschreven. Ontbrekende informatie of onduidelijkheid in het document leidt vaak tot foutieve of niet-passende oplossingen bij leveranciers.
Het aanvraag voor voorstel-proces is tijdsintensief en complex
Het proces duurt gemiddeld tussen de 9 maanden en 3 jaar, met name bij grote projecten.
Het opstellen van een degelijke aanvraag voor voorstel is een intensief traject. Wanneer je daarna de reacties ontvangt, komen die vaak in verschillende opmaken: e-mails, PDF’s, Excel-bestanden, enzovoorts. Het beoordelen van deze documenten binnen strakke deadlines is uitdagend.
Het aanstellen van een toegewijde RFP-manager kan helpen, maar zelfs dan dreigen vertragingen.
67% van de bedrijven wil de afhandelingstijd van leveranciersvragen drastisch verbeteren.
Signalen dat je de aanvraag voor voorstel-processen moet automatiseren
Herken jij je in onderstaande uitdagingen? Dan is het tijd om automatisering toe te passen:
- Je ontvangt steeds meer leveranciersreacties
- Het RFP-proces duurt aanzienlijk langer
- Belangrijke deadlines worden gemist
Gevolgen van niet automatiseren van RFP-processen
Als je geen automatisering inzet, verspil je als organisatie veel tijd en middelen aan handmatige processen en vergroot je de kans op fouten.
Wat is automatisering van aanvraag voor voorstel?
Automatisering van aanvraag voor voorstel betekent het inzetten van technologie en software voor het maken, beheren en beantwoorden van aanvragen voor voorstellen. Hierdoor wordt het gehele proces gestroomlijnd.
Met een moderne RFP-software (strategic sourcing tool), vaak op basis van AI en machine learning, werk je sneller en efficiënter.
Hoe optimaliseer je jouw processen met automatisering van aanvraag voor voorstel?
41% van de Chief Product Officers wil AI implementeren binnen hun inkooptrajecten.
Automatisering bespaart tijd op repetitieve handelingen en zorgt voor meer efficiency, accuratesse en productiviteit.
Standaardiseer je aanvraag voor voorstel
Door automatisering kun je makkelijk templates maken en checklists inzetten. Zo weet je zeker dat elke aanvraag alle benodigde informatie bevat.
Automatiseer het verzamelen van reacties
Laat leveranciers een standaard vragenlijst of spreadsheet invullen, óf zet AI in om antwoorden te extraheren uit verschillende soorten voorstellen.
Hoe automatiseert Parseur het aanvraag voor voorstel-proces?
Parseur is een slimme documentverwerkingssoftware die krachtige OCR-technologie combineert met automatische gegevensextractie uit aanvragen voor voorstel.
Door reacties te automatiseren kun je belangrijke informatie direct exporteren naar bijvoorbeeld Google Sheets of andere tools waar je met een vragenlijst of scoringssysteem leveranciers beoordeelt.
Parseur maakt gebruik van gestandaardiseerde templates voor aanvragen voor voorstellen, wat zorgt voor consistentie en bespaarde tijd door het wegnemen van repetitieve handelingen.
Aan de slag met Parseur voor automatisering van aanvraag voor voorstel
Parseur biedt een gratis abonnement waarmee je direct alles uitprobeert voor jouw situatie. Start vandaag nog!
Na het aanmaken van een Parseur-mailbox in de app kun je eenvoudig een voorstel-document uploaden, slepen of mailen naar je mailbox.
Parseur herkent meestal automatisch het type document dankzij AI OCR, en stelt de juiste gegevensvelden direct beschikbaar.
Wil je extra informatie extraheren? Selecteer dan simpelweg het vakje met de relevante data en kies het juiste uitvoerformaat. Parseur kan, zoals hieronder getoond, eenvoudig tabellen uitlezen.
De uitgelezen data ziet er zo uit:
Wat doe je met deze data?
Parseur koppelt met andere applicaties via integraties met Zapier, Make en Power Automate.
- Exporteer data direct naar een Excel-sheet
- Synchroniseer gegevens automatisch met Google Sheets
- Koppel aan andere tools zoals PandaDoc
Sneller RFP-deals sluiten dankzij automatisering
In dit artikel toonden we aan dat aanvragen voor voorstellen een essentiële rol spelen in moderne organisaties, maar handmatige verwerking voor veel frustratie, inefficiëntie en fouten kan zorgen. Naarmate het aantal aanvragen groeit, ontstaan knelpunten zonder digitaal proces.
Door automatisering van aanvraag voor voorstel te omarmen voorkom je dit en benut je direct nieuwe kansen.
Verder lezen
- Parseur gebruiken voor automatisering van vrachtbrieven
- Wat is een vrachtbrief
- Leveringsbonnen verwerken met AI
- Automatisering van reisdocumenten
- Zo automatiseer je werkopdrachten
Laatst bijgewerkt op
