Punti chiave
- L'automazione degli ordini di lavoro riduce gli errori manuali e migliora la precisione operativa.
- Strumenti basati su IA come Parseur estraggono dati chiave dai documenti con una configurazione minima.
- L'automazione degli ordini di lavoro aumenta l'efficienza, consentendo ai team di concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto.
La gestione manuale degli ordini di lavoro porta spesso a ritardi, aumento dei costi del lavoro e a un rischio maggiore di errori, in particolare durante i periodi di picco quando il volume delle richieste cresce sensibilmente. Queste inefficienze possono rallentare i tempi di risposta, incidere sulla soddisfazione del cliente e mettere sotto pressione le risorse interne.
Secondo Formstack, il 60% dei lavoratori trascorre sei o più ore a settimana in attività di inserimento dati manuale e ritiene che l'automazione potrebbe fargli risparmiare questo tempo.
Per rispondere a queste sfide, molte aziende nel settore della manutenzione e delle operations stanno adottando soluzioni automatizzate per ottimizzare i propri flussi di lavoro. Parseur è uno strumento di elaborazione documentale basato su IA, progettato per automatizzare l'estrazione dei dati dagli ordini di lavoro in arrivo. Grazie al machine learning avanzato e all'OCR IA, Parseur acquisisce in modo intelligente informazioni chiave come richieste di servizio, dati di contatto, ubicazioni e informazioni sulla programmazione direttamente da email, PDF e altri tipi di documento.
Implementando Parseur per l'automazione degli ordini di lavoro, le aziende possono ridurre le attività manuali, aumentare la precisione e scalare le operazioni in modo più efficiente, mantenendo sempre il pieno controllo e la visibilità dei propri dati.
Che cos'è un ordine di lavoro?
Un ordine di lavoro è un documento che elenca le attività specifiche che un operatore deve completare. Gli ordini di lavoro sono comunemente utilizzati in vari settori come manifatturiero, edilizia, manutenzione e servizi. Rappresentano richieste formali per autorizzare azioni di manutenzione e tecniche.
Gli ordini di lavoro sono anche importanti per la conformità e per gli audit.
Tipi di ordini di lavoro
Gli ordini di lavoro contengono informazioni essenziali affinché i dipendenti possano svolgere i propri compiti in modo efficiente. Gli ordini di lavoro variano in base al settore e all'azienda.
- Manutenzione
- Ispezione di sicurezza
- Installazione
- Gestione immobiliare
Processo tipico di un ordine di lavoro
Il ciclo di vita di un ordine di lavoro include i seguenti passaggi:
- Viene generata una richiesta di lavoro
- La richiesta viene esaminata e approvata dal responsabile
- Il documento dell'ordine di lavoro viene creato e assegnato
Sfide nella gestione degli ordini di lavoro
La gestione manuale degli ordini di lavoro, che sia in manutenzione, riparazione, produzione o in molti altri settori, può richiedere molto tempo e presentare numerosi rischi di errore.
Secondo uno studio recente di Praxie, le organizzazioni che adottano sistemi automatizzati per gli ordini di lavoro vedono processi fino al 50% più veloci e una tracciabilità migliorata del 75% rispetto ai metodi manuali.
- L'estrazione dei dati dagli ordini di lavoro può portare a errori di battitura, informazioni errate o mancanti.
- Può essere difficile interpretare testi scritti a mano.
- Richiede molto tempo passare in rassegna tanti ordini di lavoro ogni giorno
- Senza un sistema centralizzato o tracciamento automatizzato, può essere difficile avere visibilità sullo stato degli ordini di lavoro e seguirne l'avanzamento.
- La gestione manuale degli ordini di lavoro spesso non offre funzionalità avanzate di reporting e analisi, rendendo difficile individuare tendenze, colli di bottiglia o aree di miglioramento del flusso di lavoro.
Perché le aziende dovrebbero automatizzare gli ordini di lavoro?
Automatizzando gli ordini di lavoro, le aziende possono ottimizzare le operazioni, aumentare la produttività e migliorare il servizio clienti. Le aziende che adottano l'automazione dei flussi di lavoro registrano fino al 90% di errori di inserimento dati in meno e una velocità di elaborazione superiore dal 40 all'80%, rendendo l'automazione un evidente salto di qualità rispetto ai metodi manuali, secondo WifiTalents.
Riduzione degli errori
Le soluzioni automatizzate eliminano gli errori e forniscono dati più accurati. La qualità degli ordini di lavoro migliorerà, portando a una maggiore soddisfazione del cliente.
Maggiore efficienza e produttività
Poiché l'inserimento manuale dei dati si riduce, i dipendenti possono concentrarsi su compiti a maggior valore, aumentando la produttività.
Analisi dei dati e reporting migliorati
La creazione di un flusso di lavoro automatizzato offre visibilità in tempo reale sullo stato degli ordini di lavoro, consentendo alle aziende di analizzare meglio le tendenze, monitorare i progressi e prendere decisioni più informate.
Automazione degli ordini di lavoro con Parseur
Parseur è uno strumento di elaborazione intelligente dei documenti che automatizza l'estrazione dei dati dai PDF. Puoi anche integrare Parseur con altre applicazioni per inviare i dati in tempo reale.
Esempio di caso d'uso
In uno scenario di gestione immobiliare, vi sono lavori come ristrutturazioni o manutenzioni (tinteggiatura, costruzione di una recinzione o riparazioni in cucina). Se ci sono informazioni imprecise, questo può portare a ritardi e insoddisfazione del cliente. I clienti vogliono che il lavoro venga svolto rapidamente ed efficientemente.
Se gestisci diverse proprietà, passare in rassegna quegli ordini di lavoro e poi assegnare i compiti agli operai richiede parecchio tempo. Preferiresti usare quel tempo per gestire i rapporti con i clienti.
Come automatizzare il processo di lavoro con Parseur?
Abbiamo sviluppato Parseur in modo che possa essere utilizzato da chiunque. Non occorrono regole di codice o di parsing. Molti parser PDF implicano un certo apprendimento prima di poterli utilizzare. Parseur non è fra questi.
Parseur è intuitivo, basato su modelli e facile da configurare. Utilizza anche l'OCR PDF per garantire che tutti i documenti vengano elaborati in modo accurato.
Parseur può estrarre i seguenti dati dagli ordini di lavoro:
- Numero dell'ordine di lavoro
- Data dell'ordine di lavoro
- Descrizione del lavoro
- Ubicazione
- Dati di contatto (nome completo, numero di telefono e indirizzo)
- Nome dell'appaltatore
- Codice di priorità
Fase 1: Configura una casella di posta per gli ordini di lavoro
Se ti stai chiedendo qual è il costo, possiamo assicurarti che Parseur è conveniente. Offriamo un piano gratuito per iniziare che fornisce l’accesso a tutte le funzionalità.
Crea una casella di posta personalizzata e carica gli ordini di lavoro all'interno della casella.
Fase 2: Crea un modello di ordine di lavoro con l’IA
Con i nostri modelli assistiti dall'IA, puoi evidenziare i dati che desideri estrarre e creare i campi dati corrispondenti. Assicurati di selezionare il corretto formato di output per ciascun campo (ad esempio, il numero dell'ordine di lavoro deve essere numerico).
Vai oltre e utilizza l'OCR Dinamico per estrarre i dati con maggiore accuratezza.
Fase 3: Verifica i dati estratti dall’ordine di lavoro
Dopo aver creato il modello, Parseur lo elaborerà istantaneamente. Verifica che tutti i campi siano stati estratti correttamente.
Fase 4: Invia i dati degli ordini di lavoro ad altre applicazioni
La piattaforma intuitiva di Parseur semplifica l'integrazione con altre applicazioni tramite Zapier, Make e Power Automate. Puoi inviare i dati a una piattaforma di pianificazione delle risorse come Bridgit Bench e CoConstruct.
I dati possono anche essere scaricati o inviati in tempo reale a un foglio di calcolo Google.
Le nuove tecnologie stanno cambiando la gestione degli ordini di lavoro
Guardando al futuro, la gestione degli ordini di lavoro sarà caratterizzata da ulteriori progressi nell'automazione. Grazie a tecnologie come intelligenza artificiale (IA) e machine learning (ML), l’automazione potrà gestire attività sempre più complesse e migliorare la gestione complessiva degli ordini di lavoro. Questo cambiamento è già in corso; il 65% delle attività di elaborazione dati dovrebbe essere completamente automatizzato entro il 2027, secondo Exploding Topics.
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