Gestite ancora gli ordini di lavoro manualmente? Questo processo può risultare dispendioso in termini di tempo e risorse, soprattutto durante i periodi di picco.
È tempo di ottimizzare le attività di manutenzione, e l'automazione degli ordini di lavoro è la soluzione ideale!
Che cos'è un ordine di lavoro?
Un ordine di lavoro è un documento che elenca le attività specifiche da svolgere da un operatore. Gli ordini di lavoro sono comunemente utilizzati in diversi settori, come quello manifatturiero, edile, della manutenzione e dei servizi. Rappresentano richieste formali per autorizzare interventi di manutenzione e tecnici.
Inoltre, gli ordini di lavoro sono fondamentali per la conformità e le attività di audit.
Tipi di ordini di lavoro
Gli ordini di lavoro contengono informazioni cruciali che permettono ai dipendenti di eseguire i propri compiti in modo efficiente. La struttura degli ordini di lavoro varia a seconda del settore e dell'azienda. Alcuni esempi includono:
- Manutenzione
- Ispezioni di sicurezza
- Installazioni
- Gestione immobiliare
Processo tipico di un ordine di lavoro
Il ciclo di vita di un ordine di lavoro comprende le seguenti fasi:
- Generazione di una richiesta di intervento.
- Esame e approvazione della richiesta da parte del responsabile.
- Creazione e assegnazione del documento dell'ordine di lavoro.
Sfide nella gestione manuale degli ordini di lavoro
La gestione manuale degli ordini di lavoro, sia nel settore della manutenzione, riparazione, produzione o in qualsiasi altro ambito, può essere un processo lungo e soggetto a errori.
- L'estrazione manuale dei dati dagli ordini di lavoro può comportare errori di digitazione, informazioni errate o mancanti.
- La decifrazione di testi scritti a mano può essere difficoltosa.
- L'esame di numerosi ordini di lavoro quotidianamente è un'attività che richiede tempo.
- Senza un sistema centralizzato o un tracciamento automatico, può essere difficile monitorare lo stato di avanzamento degli ordini di lavoro.
- L'elaborazione manuale degli ordini di lavoro spesso non offre funzionalità di reporting e analisi approfondite, rendendo complesso individuare tendenze, colli di bottiglia o aree di miglioramento del flusso di lavoro.
Perché automatizzare gli ordini di lavoro?
Automatizzando gli ordini di lavoro, le aziende possono semplificare le operazioni, migliorare la produttività e ottimizzare il servizio clienti.
Riduzione degli errori
Le soluzioni automatizzate eliminano gli errori e garantiscono dati più precisi. La qualità degli ordini di lavoro migliora, con un conseguente aumento della soddisfazione del cliente.
Maggiore efficienza e produttività
Riducendo l'inserimento manuale dei dati, i dipendenti possono concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto, incrementando la produttività.
Migliori analisi dei dati e reporting
L'implementazione di un flusso di lavoro automatizzato offre una visione in tempo reale sullo stato degli ordini di lavoro, consentendo alle aziende di analizzare le tendenze, monitorare i progressi e prendere decisioni più consapevoli.
Automazione degli ordini di lavoro con Parseur
Parseur è uno strumento di elaborazione intelligente dei documenti che automatizza l'estrazione dei dati dai PDF. È possibile integrare Parseur con altre applicazioni per trasferire i dati in tempo reale.
Esempio di caso d'uso
Nel settore della gestione immobiliare, si effettuano interventi come ristrutturazioni o manutenzioni (tinteggiatura, costruzione di recinzioni o riparazioni in cucina). Informazioni imprecise possono causare ritardi e insoddisfazione del cliente. I clienti desiderano che il lavoro venga svolto in modo rapido ed efficiente.
Se gestite diverse proprietà, esaminare manualmente gli ordini di lavoro e assegnare le attività agli operai richiede molto tempo. Automatizzando questo processo, potrete dedicare più tempo alla gestione delle relazioni con i clienti.
Come automatizzare il processo con Parseur?
Parseur è stato progettato per essere accessibile a tutti, senza bisogno di competenze di programmazione o analisi. Molti parser PDF richiedono una curva di apprendimento, ma non Parseur.
Parseur è intuitivo, basato su modelli e facile da configurare. Utilizza anche l'OCR PDF per garantire l'elaborazione accurata di tutti i documenti.
Parseur può estrarre i seguenti dati dagli ordini di lavoro:
- Numero dell'ordine di lavoro
- Data dell'ordine di lavoro
- Descrizione del lavoro
- Ubicazione
- Dati di contatto (nome completo, numero di telefono e indirizzo)
- Nome dell'appaltatore
- Codice di priorità
Fase 1: Configurazione di una casella di posta per gli ordini di lavoro
Parseur offre un piano gratuito con accesso a tutte le funzionalità.
Create una casella di posta dedicata e caricate gli ordini di lavoro.
Fase 2: Creazione di un modello di ordine di lavoro con l'IA
Con i nostri modelli assistiti dall'IA, potete evidenziare i dati da estrarre e creare i relativi campi. Assicuratevi di selezionare il formato corretto per ciascun campo (ad esempio, il numero dell'ordine di lavoro deve essere numerico).
Utilizzate l'OCR Dinamico per un'estrazione dati ancora più precisa.
Fase 3: Verifica dei dati estratti dall'ordine di lavoro
Una volta creato il modello, Parseur elaborerà il documento istantaneamente. Verificate che tutti i campi siano stati estratti correttamente.
Fase 4: Invio dei dati ad altre applicazioni
La piattaforma intuitiva di Parseur semplifica l'integrazione con altre applicazioni tramite Zapier, Make e Power Automate. Potete inviare i dati a piattaforme di pianificazione delle risorse come Bridgit Bench e CoConstruct.
I dati possono anche essere scaricati o inviati a un foglio di calcolo Google in tempo reale.
Le nuove tecnologie stanno trasformando la gestione degli ordini di lavoro
Il futuro della gestione degli ordini di lavoro risiede nell'ulteriore sviluppo dell'automazione. Grazie a tecnologie come l'intelligenza artificiale (IA) e l'apprendimento automatico (ML), l'automazione potrà gestire attività sempre più complesse e migliorare la gestione complessiva degli ordini di lavoro.
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