In het digitale tijdperk, waarin informatie steeds toegankelijker wordt, is het cruciaal om snel tekstgegevens te zoeken, te analyseren en direct te benutten. Toch zijn het extraheren en bewerken van tekst of tabellen uit bepaalde bestandstypen, zoals PDF-bestanden, vaak allesbehalve eenvoudig. Hier biedt PDF OCR uitkomst.
In dit artikel leggen we uit wat PDF OCR is, hoe het werkt en waarom het onmisbaar is voor moderne bedrijven. We bespreken de voordelen, de beste PDF OCR-tools van nu en toekomstige ontwikkelingen binnen deze technologie.
PDF-bestanden begrijpen
Adobe Systems introduceerde het Portable Document Format (PDF) in 1993. Later bracht de International Organization for Standardization (ISO) de 32000-standaard uit.
Wist je dat er tegenwoordig meer dan 2,5 biljoen PDF's bestaan?
Hoeveel soorten PDF's zijn er?
PDF-bestanden zijn door de jaren heen geëvolueerd naar diverse formaten met elk hun eigen kenmerken.
| Soorten PDF's | Beschrijving |
|---|---|
| Standaard PDF-formaat | |
| PDF/A | Voor langdurige archivering bedoeld |
| PDF/E | Gebruikt voor technische en constructiedocumenten |
| PDF/X | Geschikt voor grafisch ontwerp en drukwerk |
| PDF/VT | Ontworpen voor variabel en transactioneel printen met geavanceerde personalisatie ten opzichte van PDF/X |
| PDF/UA | Universele toegankelijkheid, zodat gebruikers met een beperking beter gebruik kunnen maken |
Uitdagingen bij handmatige teksterkenning uit PDF's
PDF-documenten zijn in veel sectoren standaard om informatie te delen en te bewaren. Toch voeren bedrijven verrassend vaak handmatig gegevens in.
Dit verklaart waarom slechts 12% van de organisaties direct hun data-inzichten weet te benutten.
Aan het begin is handmatige data-entry beheersbaar, maar naarmate het aantal documenten groeit, dreigen vertragingen en fouten. Investeren in handmatig werk terwijl automatisering mogelijk is, kost onnodig tijd en geld.
In 1992 introduceerden George Labovitz en Yu Sang Chang de 1-10-100-regel, die de kosten van slechte data illustreert: $1 om data te verifiëren, $10 om fouten te corrigeren, $100 als data helemaal niet wordt opgeschoond.
Met handmatige data-entry kun je menselijke fouten nooit helemaal uitsluiten: het foutenpercentage ligt gemiddeld rond de 1%. Dit veroorzaakt inconsistenties in gegevens, wat kan leiden tot compliance- en financiële problemen én tot ontevreden klanten.
OCR voor het automatiseren van data-extractie
Sinds de jaren 90 is optical character recognition (OCR) sterk in opkomst om handmatige processen te automatiseren binnen onder meer zorg en financiële dienstverlening.
Een grootschalig voorbeeld is Google Books, waar OCR werd ingezet om boeken en tijdschriften digitaal doorzoekbaar te maken.
Hoe werkt OCR?
OCR-technologie zet afbeeldingen, gescande PDF-bestanden en handgeschreven tekst om naar machineleesbare, digitale tekst. Het proces bestaat grofweg uit drie stappen:
- Preprocessing: Documentvoorbereiding, zoals ruisverwijdering, uitlijnen en schalen.
- Tekstherkenning: Herkennen van tekst via patroonherkenning en feature-herkenning.
- Post-processing: Geëxtraheerde data wordt omgezet in gestructureerde tekst.
Lees meer over wat is OCR
Beperkingen van traditionele OCR
Standaard OCR-technologie levert vooral platte tekst op, waardoor data niet direct bruikbaar is in andere softwaretoepassingen.
Complexe elementen zoals tabellen, grafieken of afbeeldingen blijven doorgaans buiten beschouwing, waardoor extra verwerking nodig is om deze informatie te benutten.
Ook bij documenten met wisselende indelingen en layouts blijft nauwkeurige data-extractie een uitdaging. Ongeveer 10-15% van de gegevens gaat daardoor verloren of wordt incorrect opgehaald.
Wat is PDF OCR? Samenspel van PDF en OCR
PDF OCR combineert geavanceerde OCR-methoden met PDF-verwerking om data uit PDF-documenten om te zetten naar doorzoekbare en bewerkbare formaten. Moderne algoritmen op basis van machine learning (ML), computer vision, natural language processing (NLP) en artificial intelligence (AI) zorgen voor extreem nauwkeurige data-extractie.
Soorten PDF OCR
Om de beperkingen van standaard OCR te overwinnen, zijn er geavanceerdere varianten ontwikkeld zoals Zonale OCR en AI OCR.
Zonale OCR
Zonale OCR, ook wel tweede generatie OCR, richt zich op het extraheren van data uit specifieke “zones” binnen een document. In tegenstelling tot standaard OCR kan het ongestructureerde tekst omzetten naar gestructureerde data.
Lees meer over wat is Zonale OCR
Dynamische OCR
Parseur heeft dynamische OCR ontwikkeld, waarmee variabele velden worden uitgelezen – ongeacht hun locatie of grootte binnen het document. Denk aan “totaal” of “grand totaal”, posities die per factuur verschillen.
Lees meer over wat is Dynamische OCR
AI OCR
Door AI-ondersteuning kan OCR-technologie gebruikmaken van diepgaande algoritmen zoals deep learning. Daarmee wordt data razendsnel en uiterst nauwkeurig verwerkt, zelfs bij grote aantallen PDF’s. Deze combinatie heeft het data capture proces op een nieuw niveau gebracht.
Lees meer over wat is AI OCR
Waarom PDF OCR inzetten?
Het automatiseren van data-extractie in PDF’s met OCR bespaart je onderneming direct tijd en kosten. De belangrijkste voordelen op een rij:
Minder tijd kwijt aan handmatige data-entry
Je hoeft geen uren meer te besteden aan het zoeken, kopiëren of overtypen van informatie uit PDF-bestanden. Medewerkers kunnen zich richten op belangrijkere taken, want het hele proces wordt geautomatiseerd.
PDF-bestanden converteren naar bewerkbare formaten
Met PDF OCR worden gescande of afbeelding-gebaseerde PDF’s automatisch geconverteerd naar doorzoekbare PDF-bestanden. Hierdoor kun je snel specifieke termen, bedragen of regels terugvinden in grote documenten.
Naadloze integratie met databanken en applicaties
Koppel PDF OCR moeiteloos aan andere bedrijfstoepassingen als Zapier, Power Automate, Zoho CRM of je ERP-systeem. Ook kun je data doorsturen via een Webhook of je eigen API.
Praktische toepassingen van PDF OCR
PDF OCR biedt uitkomst voor iedere organisatie die haar processen wil digitaliseren en versnellen.
Factuurverwerking
Met PDF OCR digitaliseer je moeiteloos papieren facturen. Je administratie wordt nauwkeuriger; facturen en betalingen zijn makkelijk te traceren.
Data uit gescande facturen kan direct worden doorgestuurd naar bijvoorbeeld QuickBooks of andere boekhoudsoftware.
Verder lezen
Factuurverwerking automatiseren
Bill of lading
PDF OCR-technologie helpt bedrijven hun vrachtbrievenproces te stroomlijnen, waardoor de efficiëntie en nauwkeurigheid toenemen en de communicatie verbetert. Dit leidt tot kostenbesparing en zakelijke voordelen voor bedrijven in transport en logistiek.
E-commerce
Door automatische data-extractie uit inkooporders, facturen en verzenddocumenten worden orders sneller verwerkt. Dit verhoogt niet alleen de efficiëntie, maar ook de klanttevredenheid.
Waarop letten bij het kiezen van een PDF OCR-tool?
Er zijn tal van data-extractietools. Let bij de keuze vooral op:
- Hoe nauwkeurig werkt de tool?
- Ondersteunt het meerdere talen?
- Is het een low-code of no-code oplossing, of is technische kennis nodig?
- Kan het makkelijk integreren met andere applicaties?
- Beschikt het over geavanceerde PDF OCR-functies?
De beste PDF OCR-tools in 2025
Dit zijn de 5 beste PDF OCR-oplossingen van het jaar:
Parseur
Parseur biedt meer dan standaard OCR, dankzij een krachtige AI-engine waarmee zeer nauwkeurige data uit PDF’s gehaald wordt.
- Ondersteuning voor 100+ talen
- AI-templates voor branchespecifieke toepassingen
- Geïntegreerd met Zonale OCR en Dynamische OCR
- Herkent handgeschreven tekst en diverse alfabetten
- Krachtig template-gebaseerd platform
- Native integratie met Zapier, Make en Power Automate
- Haalt data automatisch uit e-mails
- Kan tabellen uit PDF’s extraheren en terugkerende blokken herkennen
Bekijk alle Parseur features
Parseur heeft een gratis plan met volledige functionaliteit. De betaalde plannen zijn gemiddeld drie keer voordeliger dan die van andere software.
Vergelijk Parseur met andere PDF-parsers
Tevreden klant
Wij gebruiken Parseur al jaren. Van alle SaaS-applicaties die we gebruiken – en dat zijn er veel – is Parseur één van de weinigen zonder storingen. Samen met de uitstekende support, kan ik Parseur alleen maar van harte aanbevelen.
Adobe Acrobat Pro
Een toonaangevende PDF-editor, uitgerust met OCR-mogelijkheden om gescande documenten om te zetten naar bewerkbare formaten. Herkent tekst en lay-out in meerdere talen.
ABBYY FineReader PDF
AI-gedreven OCR-software waarmee je papieren documenten digitaliseert en scant. Werkt op Windows, macOS en mobiele apparaten en heeft een intuïtieve interface. Inclusief screenshot-lezer die afbeeldingen omzet naar tekst.
Readiris
All-in-one oplossing voor converteren, bewerken en ondertekenen van documenten. De intelligente OCR-software draait op zowel Windows als Mac OS. Documenten kunnen met spraakherkenning worden omgezet naar audiobestanden.
Google Document AI
Gebruik deze OCR-technologie om gescande of digitale documenten te transformeren naar doorzoekbare en bewerkbare tekst. Specifieke AI-modellen ondersteunen het OCR-proces voor efficiënte documentverwerking en data-extractie.
De toekomst van PDF OCR
Met AI-geïntegreerde PDF OCR-tools wordt de kloof tussen statische documenten en bewerkbare data steeds kleiner. Door de continue vooruitgang binnen artificial intelligence, zullen nieuwe OCR-oplossingen het data-extractieproces steeds verder optimaliseren en toekomstbestendig maken.
Laatst bijgewerkt op
