In het digitale tijdperk, waarin informatie vaak maar één klik verwijderd is, wordt het steeds belangrijker om snel toegang te krijgen tot, te zoeken in en analyses te kunnen uitvoeren op tekstdata. Maar als het om bepaalde bestandstypen zoals PDF’s gaat, is tekst of tabellen extraheren en bewerken niet altijd eenvoudig. Hier komt PDF OCR in beeld.
In dit artikel duiken we dieper in de wereld van PDF OCR. We bekijken wat het is, hoe het werkt en waarom het onmisbaar is voor bedrijven. Ook lichten we een aantal van de beste PDF OCR-tools van dit moment uit en bespreken we de toekomst van deze baanbrekende technologie.
PDF-bestanden begrijpen
Adobe Systems introduceerde het Portable Document Format (PDF) in 1993, gevolgd door de International Organization for Standardization (ISO) 32000-standaard.
Wist je dat er vandaag meer dan 2,5 biljoen PDF’s bestaan?
Hoeveel soorten PDF’s zijn er?
In de loop der jaren zijn PDF’s geëvolueerd tot verschillende versies met verbeterde eigenschappen en mogelijkheden.
| Soorten PDF’s | Beschrijving |
|---|---|
| Standaard PDF-formaat | |
| PDF/A | Gebruikt voor langdurige bewaring |
| PDF/E | Gebruikt voor technische en constructiedocumenten |
| PDF/X | Gebruikt voor grafisch ontwerp en drukwerk |
| PDF/VT | Staat voor variabel en transactioneel printen. Biedt meer geavanceerde personalisatie dan PDF/X |
| PDF/UA | Staat voor universele toegankelijkheid. Verbetering van de gebruikerservaring voor mensen met een beperking |
Uitdagingen bij handmatig extraheren van tekst uit PDF’s
PDF-documenten worden in allerlei sectoren veel gebruikt voor opslag en delen van informatie. Toch voeren sommige bedrijven, ondanks technologische ontwikkelingen, nog steeds handmatig data-entry uit.
Hierdoor kan slechts 12% van de bedrijven automatisch actie ondernemen op basis van hun data-inzichten.
Als je net start met je bedrijf en nog weinig documenten hebt, is handmatige data-entry niet veel werk. Maar zodra je groeit, groeit je stapel documenten net zo hard mee! Je tijd en middelen besteden aan taken die geautomatiseerd kunnen worden, loont dan niet meer.
In 1992 introduceerden George Labovitz en Yu Sang Chang de 1-10-100-regel om de impact van slechte data te meten. Het kost $1 om data te controleren, $10 om onjuiste data te corrigeren en $100 als de data niet opgekuist is.
Met handmatige data-entry kun je menselijke fouten nooit helemaal uitsluiten. Het foutenpercentage schommelt meestal rond de 1%. Dit zorgt voor inconsistenties in data, wat tot compliance- en financiële problemen kan leiden, en ontevreden klanten oplevert.
OCR voor het automatiseren van data-extractie
Vanaf de jaren 90 tot de jaren 2000 groeide optical character recognition (OCR) uit tot een populaire technologie voor het automatiseren van handmatige processen in diverse sectoren, zoals zorg en financiële dienstverlening.
Google Books werd gelanceerd om boeken en tijdschriften te scannen en om te zetten met OCR.
Hoe werkt OCR?
OCR-technologie zet afbeeldingen, gescande PDF’s en handgeschreven tekst om naar machineleesbare tekst. De OCR-procedure bestaat grofweg uit 3 stappen:
- Preprocessing: De OCR-software bereidt het document voor met technieken als ruis verwijderen, rechtzetten en schalen.
- Tekst- of karakterherkenning: Patroonherkenning en feature-herkenning worden gebruikt om tekst in een document op te sporen.
- Post-processing: Gegevens worden omgezet in gestructureerde tekst.
Lees meer over wat is OCR
Uitdagingen van traditionele OCR
Traditionele of reguliere OCR haalt data alleen als platte tekst naar boven, waardoor deze gegevens niet zomaar naar een andere applicatie verstuurd kunnen worden.
OCR-technologie herkent meestal geen complexe opmaak, zoals tabellen, grafieken of afbeeldingen, en extra verwerking is vaak nodig om deze informatie toch te kunnen gebruiken.
Data accuraat halen uit documenten met veel verschillende layouts en formaten is lastig. Ongeveer 10-15% van de gegevens ontbreekt daardoor of is onjuist.
Wat is PDF OCR? Samenspel van PDF en OCR
PDF OCR zet data om naar doorzoekbare en bewerkbare gegevens. Het gebruikt geavanceerde algoritmen zoals machine learning (ML), computer vision, natural language processing (NLP) en artificial intelligence (AI) om data nauwkeurig te extraheren.
Soorten PDF OCR
Om de beperkingen van standaard OCR aan te pakken, zijn er geavanceerdere OCR-technieken, zoals Zonale OCR en AI OCR.
Zonale OCR
Zonale OCR, ook wel de tweede generatie OCR genoemd, haalt data uit specifieke "zones" in een document. In tegenstelling tot standaard OCR kan het ongestructureerde tekst omzetten naar gestructureerde data
Lees meer over wat is Zonale OCR
Dynamische OCR
Parseur heeft dynamische OCR ontwikkeld om velden uit te lezen die door het hele document kunnen schuiven of in grootte kunnen variëren. Denk aan velden als “totaal” of “grand totaal” die niet op een vaste plek staan.
Lees meer over wat is Dynamische OCR
AI OCR
OCR-tools die draaien op AI kunnen gebruikmaken van geavanceerde technologieën zoals deep learning, waardoor data razendsnel en accuraat wordt geëxtraheerd en verwerkt. Ze kunnen enorme hoeveelheden data aan. Door OCR en AI te combineren is het data capture proces enorm verbeterd.
Lees meer over wat is AI OCR
Waarom zou je PDF OCR gebruiken?
Data-extractie automatiseren met PDF OCR maakt jouw bedrijf veel efficiënter en kostenbesparender. De voordelen op een rij:
Minder tijd kwijt aan handmatige data-entry
Een van de grootste voordelen is dat je het handmatig verwerken van informatie elimineert. Je medewerkers hoeven niet langer uren te zoeken naar bepaalde gegevens of deze te knippen en plakken in een andere database. Het hele proces is volledig geautomatiseerd!
PDF-bestanden converteren naar bewerkbare formaten
Met PDF OCR worden gescande documenten of op afbeeldingen gebaseerde PDF’s automatisch omgezet naar doorzoekbare versies. Dit verbetert de efficiëntie als je op zoek bent naar specifieke trefwoorden.
Naadloze integratie met bestaande databanken en applicaties
Je kunt PDF OCR koppelen aan duizenden andere tools zoals Zapier, Power Automate, Zoho CRM of ERP-software. Je kunt data ook versturen via een Webhook of een eigen API.
Use cases van PDF OCR
PDF OCR is een waardevol hulpmiddel voor elke organisatie die processen wil stroomlijnen.
Factuurverwerking
Papieren facturen digitaliseren met PDF OCR-technologie helpt je administratie op orde te houden en maakt het makkelijker om facturen en betalingen bij te houden.
Data uit gescande facturen kan automatisch doorgestuurd worden naar QuickBooks of een ander boekhoudpakket.
Verder lezen
Factuurverwerking automatiseren
Bill of lading
PDF OCR-technologie helpt bedrijven hun vrachtbrievenproces te stroomlijnen en zorgt voor meer nauwkeurigheid, efficiëntie en betere communicatie. Dit leidt tot significante kostenbesparing en andere voordelen voor logistiek-gedreven bedrijven.
E-commerce
Het helpt bij het sneller en nauwkeuriger verwerken van bestellingen door data-extractie uit inkooporders, facturen en verzenddocumenten te automatiseren. Hierdoor kunnen bedrijven bestellingen sneller verwerken, wordt de verwerkingstijd korter en neemt klanttevredenheid toe.
Waar let je op bij het kiezen van een PDF OCR-tool?
Je vindt online allerlei data-extractietools, maar het is belangrijk om te investeren in een tool die past bij jouw bedrijf en jouw budget.
- Heeft het een hoge nauwkeurigheid?
- Ondersteunt het meerdere talen?
- Is het low-code, no-code of vereist het technische kennis?
- Kan het geïntegreerd worden met elke applicatie?
- Is het geavanceerde PDF OCR-software?
De beste PDF OCR-tools in 2025
We hebben een overzicht gemaakt van de 5 beste PDF OCR-software die je dit jaar niet mag missen.
Parseur
Parseur gaat verder dan standaard OCR en gebruikt een krachtige AI-engine om data uiterst nauwkeurig uit PDF’s te halen.
- Ondersteunt 100+ talen
- Heeft AI-ondersteunde templates voor verschillende branches
- Geïntegreerd met Zonale OCR en Dynamische OCR
- Herkent handgeschreven tekst en diverse alfabetten
- Beschikt over een krachtig template-gebaseerd platform
- Native integratie met Zapier, Make en Power Automate
- Kan ook data uit e-mails extraheren
- Kan tabulaire data extraheren en herhalende tekstblokken vinden
Bekijk alle Parseur features
Parseur heeft een gratis plan met alle functionaliteiten beschikbaar. De betaalde plannen zijn 3x goedkoper dan andere software.
Vergelijk Parseur met andere PDF-parsers
Tevreden klant
Wij gebruiken Parseur al jaren. Van alle SaaS-applicaties die we gebruiken – en dat zijn er veel – is Parseur één van de weinigen zonder storingen. Samen met de uitstekende support, kan ik Parseur alleen maar van harte aanbevelen.
Adobe Acrobat Pro
Dit is een populaire PDF-editor met OCR-mogelijkheden die gescande bestanden omzet naar bewerkbare formaten. Herkent praktisch elke tekst en opmaak, en ondersteunt ook meerdere talen.
ABBYY FineReader PDF
ABBYY heeft AI-gestuurde OCR-technologie waarmee je papieren documenten kunt digitaliseren en scannen. Compatibel met Windows, macOS en mobiele apparaten en voorzien van een eenvoudig te gebruiken interface. Heeft ook een screenshot-lezer waarmee je screenshots omzet naar tekst.
Readiris
Readiris is een alles-in-één oplossing voor het omzetten, bewerken en ondertekenen van documenten. Het is intelligente OCR-software voor zowel Windows als Mac OS. Met de spraakherkenningsfunctie kun je documenten zelfs omzetten naar audiobestanden.
Google Document AI
Document AI’s OCR-technologie wordt gebruikt om gescande of digitale documenten om te zetten naar doorzoekbare en bewerkbare tekst. Het heeft voorgetrainde modellen die geïntegreerd zijn met OCR voor documentverwerking en data-extractie.
De toekomst van PDF OCR
PDF OCR-tools die geïntegreerd zijn met AI kunnen moeiteloos de kloof overbruggen tussen statische documenten en bewerkbare bestanden. Met de voortdurende vooruitgang in AI zullen we ongetwijfeld steeds geavanceerdere software zien die het data-extractieproces revolutioneert.
Laatst bijgewerkt op
