¿Procesas las órdenes de trabajo manualmente? ¿Consume mucho tiempo y dinero, especialmente durante las temporadas altas?
¡Es hora de llevar tu gestión de mantenimiento al siguiente nivel! La automatización de órdenes de trabajo es la clave para lograrlo.
¿Qué es una orden de trabajo?
Una orden de trabajo es un documento que detalla las tareas que un trabajador debe completar. Se utilizan comúnmente en sectores como la manufactura, la construcción, el mantenimiento y los servicios. Son esenciales para solicitar y autorizar acciones técnicas y de mantenimiento. Además, las órdenes de trabajo son cruciales para el cumplimiento normativo y las auditorías.
Tipos de órdenes de trabajo
Las órdenes de trabajo contienen información vital para que los empleados realicen sus tareas eficientemente. Su formato varía según la industria y la empresa, pero algunos ejemplos comunes son:
- Órdenes de trabajo de mantenimiento
- Órdenes de inspección de seguridad
- Órdenes de instalación
- Órdenes de gestión de propiedades
Proceso típico de una orden de trabajo
El ciclo de vida de una orden de trabajo suele incluir los siguientes pasos:
- Se genera una solicitud de trabajo.
- El gerente revisa y aprueba la solicitud.
- Se crea y se asigna la orden de trabajo.
Desafíos del procesamiento manual de órdenes de trabajo
Gestionar manualmente las órdenes de trabajo, ya sea en mantenimiento, reparación, fabricación o cualquier otro sector, puede ser lento y propenso a errores. Algunos de los desafíos más comunes son:
- Errores en la extracción de datos: La introducción manual de datos de las órdenes de trabajo puede llevar a errores tipográficos, información incorrecta o faltante.
- Dificultad para interpretar la escritura a mano: La letra ilegible puede retrasar el procesamiento y generar errores.
- Tiempo dedicado a la revisión: Revisar manualmente numerosas órdenes de trabajo consume tiempo valioso que podría dedicarse a tareas más estratégicas.
- Falta de visibilidad y seguimiento: Sin un sistema centralizado o un seguimiento automatizado, es difícil obtener una visión clara del estado de las órdenes de trabajo y monitorizar su progreso.
- Informes y análisis limitados: El procesamiento manual dificulta la identificación de patrones, cuellos de botella y áreas de mejora en el flujo de trabajo.
Beneficios de automatizar las órdenes de trabajo
Al automatizar las órdenes de trabajo, las empresas pueden optimizar sus operaciones, mejorar la productividad y ofrecer un mejor servicio al cliente. Algunos de los beneficios clave son:
Reducción de errores y mayor precisión
Las soluciones de automatización minimizan los errores y garantizan datos más precisos, lo que se traduce en una mayor satisfacción del cliente.
Mayor eficiencia y productividad
Al reducir la entrada manual de datos, los empleados pueden centrarse en tareas de mayor valor que impulsan la productividad.
Mejores análisis de datos e informes
Un flujo de trabajo automatizado proporciona visibilidad en tiempo real del estado de las órdenes de trabajo, lo que permite analizar tendencias, realizar un seguimiento del progreso y tomar decisiones más informadas.
Automatización de órdenes de trabajo con Parseur
Parseur es una herramienta de procesamiento inteligente de documentos que automatiza la extracción de datos de archivos PDF y otros formatos. También puedes integrar Parseur con otras aplicaciones para compartir datos en tiempo real.
Ejemplo de caso de uso
Imagina que gestionas una empresa de administración de propiedades con múltiples inmuebles a tu cargo. Constantemente recibes órdenes de trabajo para renovaciones, mantenimiento (pintura, construcción de vallas, reparaciones de cocina, etc.).
Si la información en las órdenes de trabajo es inexacta o se procesa lentamente, surgen retrasos, aumenta la insatisfacción del cliente y se desperdician recursos valiosos.
Con la automatización de Parseur, puedes:
- Extraer datos clave de las órdenes de trabajo de forma automática.
- Eliminar errores de procesamiento manual.
- Asignar tareas a los operarios de forma rápida y eficiente.
- Mejorar la satisfacción del cliente al reducir los tiempos de respuesta.
Cómo automatizar órdenes de trabajo con Parseur
Parseur está diseñado para ser utilizado por cualquier persona, independientemente de sus conocimientos técnicos. No se requiere codificación ni configuraciones complejas.
A diferencia de otros analizadores de PDF, Parseur es fácil de usar, está basado en plantillas y se configura fácilmente. Además, utiliza OCR de PDF para garantizar la precisión en el procesamiento de documentos.
Parseur puede extraer los siguientes datos de las órdenes de trabajo:
- Número de orden de trabajo
- Fecha de la orden de trabajo
- Descripción del trabajo
- Ubicación
- Datos de contacto (nombre completo, número de teléfono, dirección)
- Nombre del contratista
- Código de prioridad
Paso 1: configura un buzón de órdenes de trabajo
Crea un buzón personalizado en Parseur y carga tus órdenes de trabajo. ¡Tenemos un plan gratuito para que puedas comenzar y probar todas las funciones!
Paso 2: crea una plantilla de orden de trabajo con IA
Utiliza nuestras plantillas asistidas por IA para resaltar los datos que deseas extraer y crear campos de datos para ellos. Asegúrate de seleccionar el tipo de dato correcto para cada campo (por ejemplo, el número de orden de trabajo debe estar en formato numérico).
Para una mayor precisión, utiliza el OCR dinámico.
Paso 3: verifica los datos extraídos de la orden de trabajo
Una vez creada la plantilla, Parseur procesará tus documentos al instante. Verifica que todos los campos se hayan extraído correctamente.
Paso 4: envía datos de órdenes de trabajo a otras aplicaciones
Integra Parseur con otras aplicaciones a través de Zapier, Make o Power Automate. Puedes enviar datos a plataformas de programación de recursos como Bridgit Bench y CoConstruct, descargarlos o enviarlos a una hoja de cálculo de Google en tiempo real.
El futuro de la gestión de órdenes de trabajo
El futuro de la gestión de órdenes de trabajo está en la automatización impulsada por la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (ML). Estas tecnologías permitirán manejar tareas más complejas y mejorar aún más la gestión de las órdenes de trabajo.
Más información sobre la automatización de documentos:
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