Puntos clave
- Automatizar las órdenes de trabajo reduce los errores manuales y mejora la precisión operativa.
- Herramientas impulsadas por IA como Parseur extraen datos clave de los documentos con una configuración mínima.
- La automatización de órdenes de trabajo incrementa la eficiencia, permitiendo que los equipos se concentren en tareas de mayor valor.
Procesar órdenes de trabajo manualmente frecuentemente lleva a retrasos, incrementa los costos laborales y eleva el riesgo de errores, especialmente durante los periodos de mayor actividad cuando el volumen de solicitudes aumenta significativamente. Estas ineficiencias pueden afectar los tiempos de respuesta, impactar la satisfacción del cliente y poner presión sobre los recursos internos.
Según Formstack, el 60% de los trabajadores dedica seis o más horas a la semana a tareas de entrada manual de datos, y creen que la automatización podría ahorrarles ese tiempo.
Para abordar estos desafíos, muchas empresas del sector de mantenimiento y operaciones están adoptando soluciones automatizadas para mejorar sus flujos de trabajo. Parseur es una potente herramienta de procesamiento de documentos con IA, diseñada para automatizar la extracción de datos de las órdenes de trabajo entrantes. Aprovechando el aprendizaje automático avanzado y el OCR con IA, Parseur captura inteligentemente información clave como solicitudes de servicio, datos de contacto, ubicaciones y planificación directamente de emails, PDFs y otros tipos de documentos.
Al implementar Parseur para la automatización de órdenes de trabajo, las empresas pueden reducir tareas manuales, incrementar la precisión y escalar sus operaciones de manera más eficiente, manteniendo siempre el control y la visibilidad completa sobre sus datos.
¿Qué es una orden de trabajo?
Una orden de trabajo es un documento que enumera tareas específicas que un operario debe completar. Se usan de manera habitual en industrias como manufactura, construcción, mantenimiento y el sector servicios. Son solicitudes formales para autorizar acciones técnicas y de mantenimiento.
Las órdenes de trabajo también son clave para el cumplimiento normativo y auditorías.
Tipos de órdenes de trabajo
Las órdenes de trabajo contienen información esencial para que los empleados puedan desempeñar sus tareas eficientemente. Varían según el sector y la empresa.
- Mantenimiento
- Inspección de seguridad
- Instalación
- Gestión de propiedades
Proceso típico de una orden de trabajo
El ciclo de vida de una orden de trabajo incluye los siguientes pasos:
- Se genera una solicitud de trabajo.
- El gerente revisa y aprueba la solicitud.
- Se crea y asigna el documento de orden de trabajo.
Desafíos del procesamiento de órdenes de trabajo
El procesamiento manual de órdenes de trabajo, ya sea en mantenimiento, reparación, manufactura u otros sectores, puede consumir mucho tiempo y ser propenso a errores.
Según un estudio reciente de Praxie, las organizaciones que adoptan sistemas automatizados de órdenes de trabajo ven una ejecución de procesos hasta un 50% más rápida y una precisión de seguimiento un 75% mayor en comparación con los métodos manuales.
- Extraer datos de órdenes de trabajo puede provocar errores tipográficos, información incorrecta o faltante.
- Es complicado interpretar textos manuscritos.
- Es laborioso revisar muchas órdenes de trabajo diariamente.
- Sin un sistema centralizado o seguimiento automatizado, es difícil tener visibilidad sobre el estado y progreso de las órdenes.
- El procesamiento manual carece a menudo de análisis y reportes robustos, lo que dificulta identificar patrones, cuellos de botella o áreas de mejora.
¿Por qué deberían las empresas automatizar las órdenes de trabajo?
Al automatizar las órdenes de trabajo, las empresas pueden optimizar operaciones, mejorar la productividad y elevar la atención al cliente. Los negocios que apuestan por la automatización suelen ver hasta un 90% menos errores en la entrada de datos y un procesamiento un 40–80% más rápido, según WifiTalents.
Minimiza los errores
Las soluciones automatizadas eliminan errores y proporcionan datos más precisos. Esto mejora la calidad de las órdenes de trabajo y aumenta la satisfacción del cliente.
Mejor eficiencia y productividad
Dado que se reduce la entrada manual de datos, los empleados pueden enfocarse en tareas de mayor valor, incrementando la productividad.
Mejor análisis de datos y reporting
La automatización aporta visibilidad en tiempo real sobre el estado de las órdenes, facilitando el análisis de tendencias, el seguimiento del progreso y la toma de mejores decisiones.
Automatización de órdenes de trabajo con Parseur
Parseur es una herramienta de procesamiento inteligente de documentos que automatiza la extracción de datos de archivos PDF. También puedes integrar Parseur con otras aplicaciones para enviar datos en tiempo real.
Ejemplo de caso de uso
En la gestión de propiedades, suelen realizarse trabajos como renovaciones o mantenimientos (pintura, construcción de vallas o reparaciones en cocinas). Si hay información incorrecta, esto puede causar retrasos e insatisfacción en el cliente. El cliente quiere que se haga el trabajo rápidamente y sin complicaciones.
Si gestionas varias propiedades, tener que revisar todas esas órdenes y luego asignar las tareas a los operarios demanda mucho tiempo. Seguramente prefieres dedicarlo a fomentar la relación con tus clientes.
¿Cómo automatizar el proceso de trabajo con Parseur?
Hemos desarrollado Parseur para que cualquiera lo pueda utilizar. No hay que programar ni definir reglas de análisis. Muchos analizadores de PDF requieren de una curva de aprendizaje antes de poder implementarlos, pero con Parseur no es así.
Parseur es fácil de usar, está basado en plantillas y su configuración es sencilla. Además, utiliza OCR de PDF para asegurar que todos los documentos se procesan con precisión.
Parseur puede extraer los siguientes datos de las órdenes de trabajo:
- Número de orden de trabajo
- Fecha de la orden de trabajo
- Descripción del trabajo
- Ubicación
- Datos de contacto (nombre completo, número de teléfono y dirección)
- Nombre del contratista
- Código de prioridad
Paso 1: configura un buzón de órdenes de trabajo
Si te preocupa el costo, te aseguramos que Parseur es asequible. Tenemos un plan gratuito para que puedas empezar y acceder a todas las funciones.
Crea un buzón personalizado y sube las órdenes de trabajo a dicho buzón.
Paso 2: crea una plantilla de orden de trabajo con IA
Gracias a nuestras plantillas asistidas por IA, puedes resaltar los datos que quieras extraer y crear los campos correspondientes. Asegúrate de elegir el formato adecuado para cada campo (por ejemplo, el número de orden debe ser tipo numérico).
Ve un paso más allá y utiliza el OCR Dinámico para extraer datos con mayor precisión.
Paso 3: verifica los datos extraídos de la orden de trabajo
Una vez creada la plantilla, Parseur la procesará al instante. Verifica que todos los campos se hayan extraído correctamente.
Paso 4: envía datos de órdenes de trabajo a otras aplicaciones
La plataforma intuitiva de Parseur facilita la integración con otras aplicaciones mediante Zapier, Make y Power Automate. Puedes enviar los datos a plataformas de programación de recursos como Bridgit Bench y CoConstruct.
También puedes descargar los datos o enviarlos a una hoja de cálculo de Google en tiempo real.
Las nuevas tecnologías están cambiando la gestión de las órdenes de trabajo
De cara al futuro, la gestión de órdenes de trabajo se encamina hacia más avances en automatización. Con tecnologías como la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (ML), la automatización puede evolucionar para abordar tareas más complejas y mejorar la gestión de las órdenes. Este cambio ya ha comenzado; se espera que el 65% de las tareas de procesamiento de datos estén completamente automatizadas para 2027, según Exploding Topics.
- Usar Parseur para la automatización del conocimiento de embarque
- Qué es un conocimiento de embarque
- Procesamiento de albaranes con IA
- Cómo extraer datos de documentos de viaje
- ¿Cómo puede la automatización acelerar el proceso de RFP?
Última actualización el
