Arbeitsauftrag Automatisierung: So geht's

Verarbeiten Sie Arbeitsaufträge noch manuell? Ist es zeitaufwendig und kostspielig, besonders während der Hochsaison?

Es ist an der Zeit, Ihr Wartungsgeschäft zu optimieren – mit der Automatisierung von Arbeitsaufträgen!

Was ist ein Arbeitsauftrag?

Ein Arbeitsauftrag ist ein Dokument, das bestimmte Aufgaben auflistet, die ein Arbeiter erledigen muss. Solche Aufträge werden häufig in verschiedenen Branchen verwendet, z. B. in der Fertigung, im Baugewerbe, in der Instandhaltung und im Dienstleistungssektor. Sie dienen als formelle Aufforderung zur Genehmigung von Wartungs- und technischen Maßnahmen.

Arbeitsaufträge sind zudem für Compliance- und Audit-Zwecke wichtig.

Arten von Arbeitsaufträgen

Arbeitsaufträge enthalten wichtige Informationen, die es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Aufgaben effizient zu erledigen. Die Gestaltung der Aufträge variiert je nach Branche und Unternehmen.

Hier sind einige Beispiele:

• Instandhaltung
• Sicherheitsinspektion
• Installation
• Hausverwaltung

Typischer Arbeitsauftragsprozess

Der Lebenszyklus eines Arbeitsauftrags umfasst die folgenden Schritte:

1. Ein Arbeitsantrag wird generiert.
2. Der Antrag wird vom Manager geprüft und genehmigt.
3. Der Arbeitsauftrag wird erstellt und einem Mitarbeiter zugewiesen.

Herausforderungen bei der Bearbeitung von Arbeitsaufträgen

Die manuelle Bearbeitung von Arbeitsaufträgen, ob in der Instandhaltung, Reparatur, Fertigung oder anderen Bereichen, kann zeitaufwendig sein und birgt ein hohes Fehlerpotenzial.

• Das Extrahieren von Daten aus Arbeitsaufträgen kann zu Tippfehlern, falschen oder fehlenden Informationen führen.
• Handschriftliche Texte sind oft schwer zu interpretieren.
• Die Bearbeitung vieler Arbeitsaufträge täglich ist zeitaufwendig.
• Ohne ein zentrales System oder eine automatisierte Nachverfolgung ist es schwierig, den Überblick über den Status von Arbeitsaufträgen zu behalten und den Fortschritt zu verfolgen.
• Die manuelle Bearbeitung von Arbeitsaufträgen bietet oft keine robusten Berichts- und Analysefunktionen, was es schwierig macht, Muster, Engpässe oder Bereiche zur Verbesserung des Arbeitsablaufs zu identifizieren.

Warum sollten Unternehmen Arbeitsaufträge automatisieren?

Durch die Automatisierung von Arbeitsaufträgen können Unternehmen Abläufe rationalisieren, die Produktivität steigern und den Kundenservice verbessern.

Fehler minimieren

Automatisierte Lösungen eliminieren Fehler und liefern genauere Daten. Die Qualität der Arbeitsaufträge wird sich verbessern, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt.

Bessere Effizienz und Produktivität

Da die manuelle Dateneingabe reduziert wird, können sich die Mitarbeiter stärker auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren, was die Produktivität erhöht.

Verbesserte Datenanalyse und bessere Berichterstattung

Die Erstellung eines automatisierten Workflows bietet Transparenz über den Status von Arbeitsaufträgen in Echtzeit, sodass Unternehmen Trends besser analysieren, Fortschritte verfolgen und fundiertere Entscheidungen treffen können.

Automatisierung von Arbeitsaufträgen mit Parseur

Parseur ist ein Werkzeug zur intelligenten Dokumentenverarbeitung, das die Datenextraktion aus PDFs automatisiert. Sie können Parseur auch in andere Anwendungen integrieren, um Daten in Echtzeit zu senden.

Beispiel für einen Anwendungsfall

Stellen Sie sich ein Unternehmen im Bereich der Hausverwaltung vor. Hier fallen regelmäßig Arbeiten wie Renovierungen oder Wartungen an (Malerarbeiten, Bau des Zauns oder Küchenreparaturen). Ungenaue Informationen führen in diesem Kontext schnell zu Verzögerungen und Unzufriedenheit bei den Kunden.

Wenn Sie mehrere Immobilien verwalten, ist es zeitaufwendig, all diese Arbeitsaufträge zu bearbeiten und die Aufgaben an Handwerker zu vergeben. Ihre Zeit ist kostbar – nutzen Sie sie lieber für die Pflege der Kundenbeziehungen.

Wie automatisiert man den Arbeitsprozess mit Parseur?

Wir haben Parseur so entwickelt, dass jeder es benutzen kann, ganz ohne Programmierkenntnisse oder komplizierte Parsing-Regeln. Viele PDF-Parser erfordern eine lange Lernkurve, bevor Sie sie implementieren können. Parseur hingegen ist sofort einsatzbereit.

Die Plattform ist benutzerfreundlich, vorlagenbasiert und einfach einzurichten. Sie verwendet außerdem PDF-OCR, um sicherzustellen, dass alle Dokumente korrekt verarbeitet werden.

Parseur kann die folgenden Daten aus Arbeitsaufträgen extrahieren:

• Nummer des Arbeitsauftrags
• Datum des Arbeitsauftrags
• Stellenbeschreibung
• Standort
• Kontaktdaten (vollständiger Name, Telefonnummer und Adresse)
• Name des Auftragnehmers
• Prioritätscode

Schritt 1: Einrichtung eines Arbeitsauftrags-Postfachs

Und keine Sorge: Parseur ist kostengünstig. Wir haben einen kostenlosen Plan, mit dem Sie beginnen können und der Ihnen Zugang zu allen Funktionen bietet.

Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Postfach und laden Sie die Arbeitsaufträge in das Postfach hoch.

Schritt 2: Erstellen einer Arbeitsauftragsvorlage mit KI

Mit unseren KI-gestützten Vorlagen können Sie die Daten, die Sie extrahieren möchten, hervorheben und Datenfelder dafür erstellen. Achten Sie darauf, für jedes Feld die richtige Ausgabe auszuwählen (z. B. sollte die Arbeitsauftragsnummer im Zahlenformat vorliegen).

Gehen Sie noch einen Schritt weiter und verwenden Sie dynamisches OCR, um Daten genauer zu extrahieren.

Schritt 3: Überprüfen Sie die aus dem Arbeitsauftrag geparsten Daten

Sobald Sie eine Vorlage erstellt haben, verarbeitet Parseur diese sofort. Überprüfen Sie, ob alle Felder korrekt extrahiert wurden.

Schritt 4: Senden von Daten aus Arbeitsaufträgen an andere Anwendungen

Die intuitive Plattform von Parseur macht es einfacher, sich über Zapier, Make und Power Automate in andere Anwendungen zu integrieren. Sie können Daten an eine Ressourcenplanungsplattform wie Bridgit Bench und CoConstruct senden.

Die Daten können auch heruntergeladen oder in Echtzeit an eine Google-Tabelle gesendet werden.

Neue Technologien verändern das Management von Arbeitsaufträgen

Mit Blick auf die Zukunft liegt das Potenzial des Arbeitsauftragsmanagements in weiteren Fortschritten bei der Automatisierung. Mit Technologien wie künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen (ML) kann die Automatisierung weiterentwickelt werden, um komplexere Aufgaben zu bewältigen und das gesamte Management von Arbeitsaufträgen zu verbessern.

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• Verarbeitung von Lieferscheinen mit KI
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Zuletzt aktualisiert am 3. Oktober 2024