Wie kann man Arbeitsaufträge automatisieren?

Wichtigste Erkenntnisse

• Die Automatisierung von Arbeitsaufträgen reduziert manuelle Fehler und verbessert die betriebliche Genauigkeit.
• KI-gestützte Tools wie Parseur extrahieren Schlüsseldaten aus Dokumenten mit minimalem Einrichtungsaufwand.
• Die Automatisierung von Arbeitsaufträgen steigert die Effizienz und ermöglicht es Teams, sich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren.

Die manuelle Verarbeitung von Arbeitsaufträgen führt häufig zu Verzögerungen, erhöhten Arbeitskosten und einem größeren Fehlerpotenzial, insbesondere in Spitzenzeiten, wenn die Anzahl der Anfragen deutlich ansteigt. Diese Ineffizienzen verlangsamen die Reaktionszeiten, beeinträchtigen die Kundenzufriedenheit und belasten interne Ressourcen.

Laut Formstack verbringen 60 % der Beschäftigten sechs oder mehr Stunden pro Woche mit manuellen Dateneingaben und gehen davon aus, dass Automatisierung ihnen diese Zeit einsparen könnte.

Um diese Herausforderungen zu meistern, setzen viele Unternehmen aus dem Bereich Wartung und Betrieb auf automatisierte Lösungen zur Verbesserung ihrer Workflows. Parseur ist ein leistungsstarkes, KI-gestütztes Dokumentenverarbeitungstool zur Automatisierung der Datenerfassung aus eingehenden Arbeitsaufträgen. Dank moderner Methoden wie Machine Learning und KI-OCR kann Parseur gezielt wichtige Informationen wie Serviceanforderungen, Kontaktdaten, Standorte und Terminangaben direkt aus E-Mails, PDFs und anderen Dokumenttypen erfassen.

Durch die Implementierung von Parseur zur Automatisierung von Arbeitsaufträgen können Unternehmen den manuellen Aufwand reduzieren, die Genauigkeit erhöhen und ihre Abläufe effizienter skalieren – bei voller Kontrolle und Transparenz über die eigenen Daten.

Was ist ein Arbeitsauftrag?

Ein Arbeitsauftrag ist ein Dokument, das bestimmte Aufgaben auflistet, die ein Arbeiter erledigen muss. Solche Aufträge werden häufig in verschiedenen Branchen eingesetzt, z. B. in der Fertigung, im Bauwesen, in der Instandhaltung und im Dienstleistungssektor. Sie dienen als formelle Aufforderung zur Genehmigung von Wartungs- und technischen Maßnahmen.

Arbeitsaufträge sind zudem für Compliance- und Audit-Zwecke wichtig.

Arten von Arbeitsaufträgen

Arbeitsaufträge enthalten wichtige Informationen, sodass Mitarbeiter ihre Aufgaben effizient erledigen können. Die Gestaltung der Aufträge variiert je nach Branche und Firma.

• Instandhaltung
• Sicherheitsinspektion
• Installation
• Hausverwaltung

Typischer Arbeitsauftragsprozess

Der Lebenszyklus eines Arbeitsauftrags umfasst die folgenden Schritte:

1. Ein Arbeitsantrag wird generiert.
2. Der Antrag wird vom Manager geprüft und genehmigt.
3. Das Arbeitsauftragsdokument wird erstellt und zugewiesen.

Herausforderungen bei der Bearbeitung von Arbeitsaufträgen

Die manuelle Bearbeitung von Arbeitsaufträgen – sei es in der Wartung, Reparatur, im Produktionsbereich oder anderen Sektoren – kann zeitaufwendig sein und ist fehleranfällig.

Laut einer aktuellen Studie von Praxie erreichen Organisationen mit automatisierten Arbeitsauftragsystemen eine bis zu 50 % schnellere Prozessausführung und bis zu 75 % höhere Nachverfolgungsgenauigkeit verglichen mit manuellen Methoden.

• Das Extrahieren von Daten aus Arbeitsaufträgen kann zu Tippfehlern, falschen oder fehlenden Informationen führen.
• Handschriftliche Texte sind oft schwer zu interpretieren.
• Die tägliche Bearbeitung vieler Arbeitsaufträge ist zeitaufwendig.
• Ohne zentrales System oder automatisierte Nachverfolgung ist es schwer, den Status von Arbeitsaufträgen zu verfolgen oder einen Überblick über den Fortschritt zu erhalten.
• Die manuelle Auftragsbearbeitung bietet oft keine robuste Berichterstattung und Analyse, sodass Muster, Engpässe oder Verbesserungsbereiche im Workflow schwer zu erkennen sind.

Warum sollten Unternehmen Arbeitsaufträge automatisieren?

Durch die Automatisierung von Arbeitsaufträgen können Unternehmen ihre Abläufe optimieren, die Produktivität steigern und den Kundenservice verbessern. Firmen, die Workflow-Automatisierung einsetzen, verzeichnen bis zu 90 % weniger Fehler bei der Dateneingabe und eine 40–80 % schnellere Verarbeitung, wie Deloitte berichtet.

Fehler minimieren

Automatisierte Lösungen beseitigen Fehler und liefern genauere Daten. Die Qualität der Arbeitsaufträge verbessert sich, was zu höherer Kundenzufriedenheit führt.

Mehr Effizienz und Produktivität

Da die manuelle Dateneingabe reduziert wird, können sich die Mitarbeitenden stärker auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren – das erhöht die Produktivität.

Verbesserte Datenanalyse und bessere Berichterstattung

Ein automatisierter Workflow sorgt für Echtzeit-Transparenz über den Status von Arbeitsaufträgen. Unternehmen können Trends besser analysieren, den Fortschritt verfolgen und fundiertere Entscheidungen treffen.

Automatisierung von Arbeitsaufträgen mit Parseur

Parseur ist ein Tool zur intelligenten Dokumentenverarbeitung, das die Datenextraktion aus PDFs automatisiert. Sie können Parseur auch mit anderen Anwendungen verbinden, um Daten in Echtzeit zu senden.

Beispiel für einen Anwendungsfall

Bei der Hausverwaltung fallen regelmäßig Aufgaben wie Renovierungen oder Wartungsarbeiten an (Malerarbeiten, Zaunbau oder Küchenreparaturen). Falsche Informationen können dabei zu Verzögerungen und Unzufriedenheit bei den Kunden führen. Kunden erwarten, dass ihr Auftrag schnell und effizient erledigt wird.

Wenn Sie mehrere Immobilien betreuen, ist es zeitaufwendig, all diese Arbeitsaufträge zu sichten und dann die Aufgaben an Handwerker zu verteilen. Ihre Zeit nutzen Sie lieber für die Kundenbetreuung.

Wie automatisiert man den Arbeitsprozess mit Parseur?

Wir haben Parseur so entwickelt, dass jeder es nutzen kann – ganz ohne Programmierkenntnisse oder Parsing-Regeln. Viele PDF-Parser erfordern eine Einarbeitung, bevor sie einsatzbereit sind. Parseur hingegen nicht.

Parseur ist benutzerfreundlich, vorlagenbasiert und leicht einzurichten. Zudem nutzt es PDF-OCR, um eine korrekte Verarbeitung aller Dokumente zu gewährleisten.

Parseur kann die folgenden Daten aus Arbeitsaufträgen extrahieren:

• Nummer des Arbeitsauftrags
• Datum des Arbeitsauftrags
• Stellenbeschreibung
• Standort
• Kontaktdaten (vollständiger Name, Telefonnummer und Adresse)
• Name des Auftragnehmers
• Prioritätscode

Schritt 1: Arbeitsauftrags-Postfach einrichten

Falls Sie sich nach den Kosten fragen: Parseur ist kostengünstig. Wir bieten einen kostenlosen Plan, mit dem Sie alle Funktionen testen können.

Erstellen Sie ein eigenes Postfach und laden Sie die Arbeitsaufträge dort hoch.

Schritt 2: Arbeitsauftragsvorlage mit KI erstellen

Mit unseren KI-gestützten Vorlagen können Sie die gewünschten Daten markieren und Datenfelder dafür anlegen. Wählen Sie für jedes Feld das passende Ausgabeformat (zum Beispiel sollte die Arbeitsauftragsnummer als Zahl ausgegeben werden).

Gehen Sie noch einen Schritt weiter und nutzen Sie dynamisches OCR, um Daten noch genauer zu extrahieren.

Schritt 3: Geparste Daten aus dem Arbeitsauftrag prüfen

Sobald Sie eine Vorlage angelegt haben, verarbeitet Parseur diese automatisch. Prüfen Sie, ob alle Felder korrekt extrahiert wurden.

Schritt 4: Daten aus Arbeitsaufträgen an andere Anwendungen senden

Die intuitive Plattform von Parseur macht es einfach, sich über Zapier, Make und Power Automate mit anderen Anwendungen zu verbinden. Sie können Daten beispielsweise an eine Ressourcenplanungsplattform wie Bridgit Bench oder CoConstruct senden.

Die Daten können auch heruntergeladen oder in Echtzeit an eine Google-Tabelle übertragen werden.

Neue Technologien verändern das Management von Arbeitsaufträgen

Mit Blick in die Zukunft liegt die Weiterentwicklung des Arbeitsauftragsmanagements in noch größeren Fortschritten bei der Automatisierung. Mit Technologien wie künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen (ML) kann Automatisierung komplexere Aufgaben übernehmen und das gesamte Management von Arbeitsaufträgen verbessern. Diese Entwicklung ist bereits im Gange: 65 % aller Datenverarbeitungsaufgaben sollen laut Exploding Topics bis 2027 vollständig automatisiert sein.

• Verwendung von Parseur für die Automatisierung von Frachtbriefen
• Was ist ein Frachtbrief
• Verarbeitung von Lieferscheinen mit KI
• Wie man Daten aus Reisedokumenten extrahiert
• Wie kann Automatisierung den RFP-Prozess beschleunigen?

Zuletzt aktualisiert am 8. Juni 2026