Verdrink je in een zee van PDF's, terwijl je blijft klikken en scrollen totdat je vingers beginnen te protesteren? Handmatig tekst uit PDF's halen kan bijzonder lastig zijn, zeker wanneer je dagelijks honderden PDF-documenten ontvangt. In dit artikel laten we jou zien hoe je automatisch tekst uit PDF's haalt met slechts een paar klikken, zodat je talloze uren aan handmatige data-invoer bespaart.
Met de AI-tekstextractietool van Parseur kun je het proces automatiseren en binnen enkele seconden tekst uit honderden of zelfs duizenden PDF's extraheren. Of je nu tekst uit bankafschriften of facturen wilt halen, de PDF-extractietool van Parseur is een must-have voor iedereen die met grote hoeveelheden PDF-documenten werkt.
Waarom data uit PDF's halen?
PDF-bestanden zijn dé standaard om documenten uit te wisselen binnen en tussen organisaties. Sinds de jaren 90 is het PDF (Portable Document Format) ontwikkeld door Adobe de standaard om documenten te creëren vanuit vrijwel elke software en te delen, met de garantie dat de opmaak altijd behouden blijft, ongeacht apparaat of printer.
Maar er is een keerzijde: de data in PDF-bestanden is van nature ongestructureerd of semi-gestructureerd. Dit betekent dat het PDF-formaat niet kan worden gebruikt om automatisch gestructureerde data uit te wisselen tussen applicaties en organisaties. Je moet dus eerst tekst en afbeeldingen uit PDF's halen en structureren voordat andere applicaties ermee aan de slag kunnen.
Uitdagingen bij het handmatig extraheren van tekst uit PDF's
PDF's combineren afbeeldingen en tekst, waardoor sommige tekens als afbeelding zijn opgeslagen in plaats van als platte tekst. Andere karakters kunnen verborgen zijn achter objecten op de pagina of zelfs volledig ontbreken in het document.
Hierdoor is handmatig data extraheren heel moeilijk en tijdrovend. Om zeker te weten dat je niets mist, moet je misschien elk woord op iedere pagina lezen. Zelfs dan is er geen garantie dat alle data correct is uitgehaald. En vergeet vooral niet hoe lastig het is om tabellen uit PDF's te extraheren!
Gartner Research heeft berekend dat slechte datakwaliteit gemiddeld $15 miljoen verlies per jaar oplevert
Omdat handmatige extractie menselijke interactie vereist, is er altijd kans op fouten, wat de kwaliteit van je data flink kan beïnvloeden.
Door het extractieproces te automatiseren, zal gestructureerde data minder fouten bevatten en worden je bedrijfsrapportages veel nauwkeuriger.
Wat is geautomatiseerde PDF data extractie?
PDF data extractie is het proces waarbij je specifieke gegevens uit PDF-documenten haalt die uit verschillende ongestructureerde bronnen komen. We noemen PDF data extractie ook wel PDF parseren. PDF parseren maakt het mogelijk om gericht tekst en afbeeldingen uit PDF's te halen.
Voordelen van tekst uit PDF-documenten halen
Automatisch data halen uit PDF-bestanden levert bedrijven aantoonbare voordelen op. Zo stijgt de motivatie en productiviteit van medewerkers. We zetten alle voordelen van automatische PDF data extractie voor je op een rij.
Bespaar tijd en kosten
Het spreekt voor zich: het bespaart tijd en geld omdat je niet meer handmatig data uit elke pagina van je PDF hoeft te halen. Je laadt gewoon alle pagina's van je PDF-bestand in één keer in en deze worden automatisch verwerkt. Zo hoef je geen dure data-entry specialisten in te huren en bespaar je vooral in drukke periodes veel tijd en moeite.
Bijna 60% van de medewerkers denkt dat ze bijna een hele werkdag kunnen besparen als repetitieve taken geautomatiseerd worden.
Zeer nauwkeurige data
Door te zorgen voor nauwkeurige data-extractie uit al je documenten bescherm je de reputatie van je bedrijf. Als data uit één document niet klopt, kan dat doorsijpelen naar al je processen en fouten veroorzaken die zelfs klanten kunnen kosten. Maak je met automatische PDF dataextractie geen zorgen meer: die zorgt voor 100% nauwkeurigheid bij het extraheren van data uit elk document.
Met machine learning-methodes zoals optical character recognition (OCR) kun je de snelheid en nauwkeurigheid van data-entry enorm verhogen.
PDF-documenten in bulk verwerken
In plaats van handmatig PDF’s één voor één te verwerken, kun je alle documenten eenvoudig in bulk verwerken, waarmee je een hoop tijd en moeite bespaart.
Wij bij Parseur kunnen bijvoorbeeld duizenden documenten automatisch per minuut verwerken.
Naadloze integratie met verschillende applicaties
Vaak moet je de uitgelezen tekst uit PDF's exporteren naar een andere tool, zoals een ERP of CRM. Met data extractiesoftware kun je eenvoudig integreren met andere apps en een automatische workflow maken om de geparste data uit je PDF's door te sturen naar een andere tool.
Toepassingen van pdf data extractie
Welke branche je ook zit, PDF-documenten zijn niet meer weg te denken uit het bedrijfsleven. Het goede nieuws is dat je een PDF data extraction tool voor elk scenario kunt inzetten. We hebben de belangrijkste toepassingen voor onze klanten hieronder voor je op een rij gezet:
Data uit facturen extraheren
Organisaties ontvangen facturen of betalingsbewijzen digitaal. Iemand inhuren om daar handmatig data uit te halen kost geld en tijd. Met een automatische factuurverwerker bespaar je uren werk, zeker in drukke periodes (zoals bij audits). Bovendien kan je sneller rapporteren en zijn je financiële overzichten direct accuraat.
Bill of Lading (BoL)
Het bijhouden van verschepingsdocumenten is een ingewikkeld en duur proces voor expediteurs. Door het B/L proces te automatiseren beperk je kosten en papierverspilling.
Lees meer over BoL automatisering met Parseur.
E-commerce bestellingen
Stel je ontvangt dagelijks honderden e-commerce orderbevestigingen (goed voor de business!), maar je moet telkens handmatig de orderinformatie uitzoeken. Dat kost veel tijd, en in de foodsector is snelheid cruciaal.
Automatisch data extraheren uit food bestellingen bespaart tijd en verhoogt de efficiëntie.
Bankafschriften
Data op bankafschriften is vertrouwelijk en essentieel. Heb je duizenden bank- of creditcardafschriften die je handmatig moet nakijken, dan is dat tijdrovend en foutgevoelig.
Parseur automatiseert de data-extractie en zet bankafschriften om naar Excel of elk gewenst formaat.
ID's voor identiteitscontrole
Je kunt velden als naam, geboortedatum of ID-nummer uit paspoorten, nationale ID’s en rijbewijzen halen, in plaats van handmatig invullen. Ook handtekeningen zijn eenvoudig uit te lezen.
Automatisch data uit PDF's halen: de mogelijkheden
We benoemden al handmatig data extraheren via kopiëren en plakken. Gelukkig zijn er slimmere manieren voor PDF data extractie die sneller en effectiever zijn.
PDF naar tekst Converters
PDF-converters zijn softwareprogramma’s waarmee je PDF’s omzet naar tekst of afbeeldingen. Ze ondersteunen vaak ook bestandsindelingen als Word of Excel, en bieden mogelijkheden om PDF's heen en weer om te zetten.
PDF-converters zijn ideaal als je snel een heel document wilt omzetten zonder specifieke eisen. Een veelvoorkomend probleem is echter dat het resultaat ongestructureerd of semi-gestructureerd blijft. Je kunt de data niet sturen naar andere applicaties.
Bovendien kun je meestal niet veel aanpassen. Zo zijn er gebruikers die bijvoorbeeld het lettertype of de opmaak willen wijzigen, maar dat laten de meeste converters niet toe.
PDF Parsers
Een PDF parser haalt handmatig werk overbodig, omdat het proces volledig wordt geautomatiseerd. PDF parsing tools gebruiken geavanceerde technologieën zoals OCR en machine learning om data te extraheren.
AI Parsers
Een AI-documentparser is nog sneller en nauwkeuriger en bespaart je tijd bij het extraheren van data uit documenten. Je hoeft geen complexe extractieregels op te stellen of een AI-model te trainen.
Parseur is zo'n tool die tekstextractie automatiseert uit allerlei soorten documenten. Parseur is een krachtige AI parser die met kunstmatige intelligentie het juiste PDF-document automatisch verwerkt.
De belangrijkste eigenschappen van Parseur als PDF parser zijn:
- No-code point-and-click editor
- Template-based extractie en automatische layout-herkenning
- Geschikt voor diverse toepassingen
Met een PDF-scraper zoals Parseur kun je gemakkelijk:
- PDF omzetten naar Excel of PDF naar Google Sheets
- PDF's exporteren naar CSV en JSON
- Data halen uit herhaalde structuren
Hoe kun jij data uit PDF's halen?
Neem het voorbeeld van een koffieleverancier die dagelijks honderden facturen ontvangt. Alles handmatig uitzoeken en doorgeven aan het team kost veel tijd en is niet foutloos.
Met de nieuwe AI-engine van Parseur kun je nu snel tekst uit facturen en andere PDF-documenten halen.
Stap 1: Maak een eigen factuur-mailbox aan
Parseur is gratis uit te proberen met alle functies meteen beschikbaar. Gebruik bij het aanmaken van je mailbox onze AI-assisted mailbox.
Stap 2: Upload PDF's direct in de Parseur mailbox
Je kunt documenten doorsturen naar de Parseur mailbox of direct uploaden zoals in de screenshot hieronder.
Je zult zien dat de factuur in je Parseur mailbox er precies zo uitziet als je originele factuur.
Stap 3: Gebruik de AI-engine om gegevens uit facturen te halen
Werken met AI in de Parseur app is eenvoudig. Geef simpelweg aan welke data je nodig hebt en de AI verwerkt je documenten automatisch.
Laat de AI-engine zijn werk doen. Je uitgelezen resultaten verschijnen direct:
Vanaf nu worden alle documenten die je naar deze Parseur mailbox stuurt automatisch verwerkt.
Stap 4: Exporteer de uitgelezen PDF-data direct naar andere applicaties
Je kunt de geëxtraheerde data downloaden of exporteren naar elke gewenste applicatie via onze native integraties zoals Zapier, Power Automate of Make. In dit voorbeeld sturen we de geparste data automatisch naar een Google spreadsheet.
Parseur biedt standaard een exportformule om de uitgelezen data door te sturen. Je kopieert en plakt deze formule in Google Sheets – en je ziet direct resultaat.
Haal automatisch tekst uit PDF's en schaal je bedrijf
De overstap naar automatische PDF-tekstextractie is onmisbaar voor bedrijven die willen opschalen. Investeren in de juiste PDF parser levert jou op de lange termijn veel voordeel op.
Veelgestelde vragen
Hoe kan ik tekst uit een PDF halen zonder Acrobat?
Maak gratis een account aan bij Parseur. Upload je PDF-bestand. Maak een OCR-template aan en de tekst wordt automatisch geëxtraheerd.
Wat is de beste tool om PDF naar tekst te converteren?
Er zijn veel PDF-naar-tekst converters op de markt, maar zoek je een tool die makkelijk aanpasbaar is, dan is Parseur precies wat je zoekt.
Hoe haal ik tekst uit een tabel in een PDF?
Tabulaire data extraheren werkt bij Parseur super eenvoudig via point-and-click. Bekijk onze gids over tekst uit PDF tabellen halen.
Laatst bijgewerkt op
