Êtes-vous submergé par une montagne de fichiers PDF, à cliquer et faire défiler jusqu'à ce que vos doigts soient prêts à faire une protestation ? Extraire manuellement du texte de PDF peut être un défi, surtout si vous recevez des centaines de documents PDF quotidiennement. Dans cet article, nous vous guiderons sur la façon d'extraire automatiquement du texte de PDF en quelques clics afin que vous puissiez économiser d'innombrables heures de travail manuel de saisie de données.
Avec l'outil d'extraction de texte par IA de Parseur, vous pouvez automatiser le processus et extraire du texte de centaines, voire de milliers de PDF en quelques secondes. Que vous ayez besoin d'extraire du texte de relevés bancaires ou de factures, l'outil d'extraction de PDF de Parseur est indispensable pour tous ceux qui travaillent avec de gros volumes de documents PDF.
Pourquoi extraire des données de PDF ?
Les documents PDF sont devenus la solution incontournable pour partager des documents entre organisations. Développé dans les années 1990 par Adobe, le format PDF (Portable Document Format) est la norme de facto qui vous permet de créer des documents à partir de pratiquement n'importe quel logiciel et de les partager avec la certitude qu'ils seront affichés sur n'importe quel appareil (et imprimés sur n'importe quelle imprimante) exactement tels qu'ils ont été conçus.
Cependant, il y a un inconvénient : les données stockées dans les documents PDF sont non structurées ou semi-structurées par nature. Cela signifie que le format PDF ne peut pas être utilisé pour échanger automatiquement des données structurées entre les applications et les organisations. Vous devez d'abord extraire le texte et les images des PDF et structurer les données avant que d'autres applications puissent les utiliser.
Les défis de l'extraction manuelle de texte à partir de PDF
Les PDF sont essentiellement une combinaison d'images et de texte. Ainsi, certains caractères peuvent être affichés comme des images plutôt que du texte. D'autres caractères peuvent être masqués derrière d'autres objets sur la page ou même être entièrement absents du document.
De ce fait, l'extraction manuelle de données ou la saisie manuelle de données peut être très difficile et prendre beaucoup de temps. Pour être sûr de ne rien manquer de crucial, vous devrez peut-être lire chaque mot de chaque page. Malgré cela, il n'y a aucune garantie que certaines ou toutes les données ont été correctement extraites. Et n'oublions pas les défis de l'extraction de tableaux à partir de PDF !
Gartner Research a constaté que la mauvaise qualité des données est responsable de pertes moyennes de 15 millions de dollars par an.
Étant donné que l'extraction manuelle de données de PDF nécessite une interaction humaine, il existe toujours un risque d'erreur ou de fautes, ce qui peut sérieusement affecter la qualité de vos données.
En automatisant le processus d'extraction de données, les données structurées collectées comprendront moins d'erreurs et les rapports commerciaux seront plus précis.
Qu'est-ce que l'extraction automatisée de données PDF ?
L'extraction de données PDF est le processus d'extraction de données spécifiques à partir de documents PDF provenant de différentes sources non structurées. Nous pouvons également appeler l'extraction de données PDF parsing de PDF. Le parsing de PDF permet aux utilisateurs d'extraire du texte et des images de documents PDF.
Avantages de l'extraction de texte à partir de PDF
Sans aucun doute, l'automatisation du processus d'extraction de données à partir de PDF est essentielle pour toute entreprise. De nombreux avantages y sont associés, tels qu'une augmentation de la motivation et de la productivité des employés. Examinons de plus près tous les avantages de l'extraction automatique de données à partir de PDF.
Gain de temps et d'argent
Inutile de dire que cela permet d'économiser du temps et de l'argent, car vous n'aurez pas besoin d'extraire manuellement les données de chaque page de votre fichier PDF. Il vous suffit de charger toutes les pages de votre fichier PDF en une seule fois et elles seront extraites automatiquement. Cela vous aide à économiser de l'argent en vous évitant d'avoir à embaucher des experts en saisie de données pour effectuer ce travail pour vous, ainsi que beaucoup de temps et d'efforts, en particulier pendant les saisons chargées.
Près de 60 % des employés interrogés estiment qu'ils pourraient économiser presque une journée de travail complète si les aspects répétitifs de leur travail étaient automatisés.
Précision des données
En garantissant une extraction précise des données de tous vos documents, vous protégez la réputation de votre entreprise. Par exemple, si l'extraction de données d'un document est incorrecte, cela pourrait se répercuter sur tous vos processus et créer des erreurs en aval, ce qui pourrait entraîner la perte de clients. Il n'y a pas lieu de s'inquiéter de ce problème avec un logiciel d'extraction automatique de données PDF, car il offre une précision de 100 % lors de l'extraction de données de tout document.
L'utilisation d'approches liées à l'apprentissage automatique telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR), par exemple, peut améliorer considérablement la vitesse et la précision de la saisie de données.
Les documents PDF peuvent être extraits en masse
Au lieu de parcourir manuellement les PDF un par un, tous les documents peuvent être facilement traités en masse, ce qui réduit le temps et les efforts requis.
Ici, chez Parseur, par exemple, nous pouvons traiter automatiquement des milliers de documents chaque minute.
Intégration transparente avec diverses applications
Très souvent, les entreprises doivent exporter le texte extrait vers un autre outil tel qu'un ERP ou un CRM. Avec un logiciel d'extraction de données, vous pouvez facilement intégrer d'autres applications et créer un flux de travail automatisé pour envoyer les données parsées de vos PDF vers un autre outil.
Cas d'utilisation de l'extraction de données PDF
Quel que soit votre secteur d'activité, les documents PDF font désormais partie de la routine de toute entreprise. La bonne nouvelle est qu'un outil d'extraction de données PDF peut être utilisé pour n'importe quel cas d'utilisation. Nous avons mis en évidence ci-dessous les principaux cas d'utilisation pour nos clients :
Capture de données de factures
Les entreprises reçoivent des factures ou des reçus de paiement au format numérique. Embaucher un spécialiste des données pour extraire manuellement des informations spécifiques des factures coûte du temps et de l'argent. En utilisant un processeur de données de factures automatisé, les entreprises peuvent économiser d'innombrables heures de traitement manuel, en particulier pendant les saisons de pointe (audit). En automatisant le processus de facturation, les rapports ou les rapprochements financiers ultérieurs peuvent être effectués plus rapidement et avec plus de précision.
Connaissement (B/L)
La conservation des documents d'expédition est un processus fastidieux et coûteux pour les transitaires. L'automatisation des processus de connaissement minimisera également vos coûts et réduira le gaspillage de papier.
Découvrez comment Parseur peut vous aider à automatiser les connaissements.
Commandes e-commerce
Imaginez recevoir des centaines de confirmations de commandes e-commerce quotidiennement (ce qui est excellent pour les affaires !), mais devoir extraire manuellement les détails de la commande. C'est chronophage et, dans l'industrie alimentaire, la livraison rapide des commandes de nourriture est de la plus haute importance.
L'extraction automatique des données des commandes de nourriture permet de gagner du temps et d'accroître l'efficacité.
Relevés bancaires
Les données des relevés bancaires sont confidentielles et cruciales. Si vous avez des milliers de relevés bancaires ou de relevés de carte de crédit à parcourir manuellement, cela peut prendre du temps et être sujet à des erreurs (telles que l'omission d'informations spécifiques).
Parseur peut vous aider à automatiser le processus d'extraction de données et à convertir les relevés bancaires en Excel ou dans tout autre format de votre choix.
Pièces d'identité pour la vérification d'identité
Vous pouvez extraire les champs clés des passeports, des cartes d'identité nationales et des permis de conduire (tels que le nom, la date de naissance ou le numéro d'identification) au lieu de remplir manuellement les formulaires. Les signatures peuvent également être extraites.
Méthodes d'extraction automatique de données à partir de PDF
Nous avons déjà parlé de l'extraction manuelle de données au début. Copier et coller fait partie de l'extraction manuelle de données à partir de PDF. Il existe des moyens plus intelligents pour extraire les données des PDF, plus rapides et plus efficaces.
Convertisseurs PDF en texte
Les convertisseurs PDF sont des logiciels qui permettent aux utilisateurs de convertir des PDF en texte ou en images. En plus de prendre en charge des types de fichiers tels que les documents Word et les feuilles de calcul Excel, ils peuvent également reconvertir les PDF dans d'autres formats.
Les convertisseurs PDF sont les outils de prédilection si vous avez besoin de convertir rapidement un document complet sans exigences spécifiques. Cependant, l'un des problèmes les plus fréquents avec les convertisseurs PDF est que le document résultant reste non structuré ou semi-structuré. Vous ne pouvez pas l'utiliser pour envoyer des données à d'autres applications.
De plus, il n'y a pas beaucoup de place pour la personnalisation. Par exemple, certains utilisateurs souhaitent modifier la taille ou le style de police de leurs documents avant de les transformer en PDF, mais de nombreux convertisseurs PDF ne le permettent pas.
Parseurs PDF
Un parseur PDF élimine le besoin d'extraction manuelle de données à partir de documents PDF en automatisant le processus. Les outils de parsing de PDF utilisent des technologies avancées telles que l'OCR et l'apprentissage automatique pour l'extraction de données.
Parseurs IA
Un parseur de documents IA est plus rapide et précis et vous permet de gagner du temps lors de l'extraction de données de documents. Pas besoin de créer des règles d'analyse complexes ni d'entraîner un modèle d'IA.
Parseur est l'un de ces outils qui aide à automatiser l'extraction de texte de différents types de documents. Parseur est un puissant parseur IA qui utilise l'intelligence artificielle pour traiter automatiquement le bon document PDF.
Les principales fonctionnalités offertes par Parseur en tant que meilleur parseur PDF disponible aujourd'hui sont :
- Éditeur pointer-cliquer sans code
- Extraction basée sur des modèles et détection automatique de la mise en page
- Fonctionne avec différents cas d'utilisation
Avec un outil d'extraction de PDF comme Parseur, vous pouvez facilement :
- Convertir des PDF en Excel ou des PDF en Google Sheets
- Extraire des PDF au format CSV et JSON
- Extraire des données de structures répétitives
Comment extraire des données de PDF ?
Nous prendrons le cas d'un fournisseur de café qui reçoit des centaines de factures par jour. Il doit parcourir manuellement ces factures et extraire des informations spécifiques à partager avec l'équipe. Comme vous l'avez peut-être déjà deviné, ce processus prend du temps et n'est pas exempt d'erreurs.
Avec le nouveau moteur d'IA de Parseur, l'extraction de texte à partir de factures et d'autres documents PDF peut être effectuée rapidement.
Étape 1 : créez votre boîte aux lettres de factures
Parseur est gratuit au démarrage avec toutes les fonctionnalités disponibles. Assurez-vous d'utiliser notre boîte aux lettres assistée par l'IA lors de la création de votre boîte aux lettres.
Étape 2 : téléchargez des PDF directement dans la boîte aux lettres Parseur
Vous pouvez soit transférer les documents vers la boîte aux lettres Parseur, soit les télécharger directement comme illustré dans la capture d'écran ci-dessous.
Vous remarquerez que la facture reçue dans la boîte aux lettres Parseur est exactement identique à votre facture d'origine.
Étape 3 : utilisez le moteur d'IA pour extraire les données des factures
L'utilisation de l'IA avec l'application Parseur est facile. Indiquez simplement à notre IA les données que vous souhaitez et elle traitera les documents automatiquement.
Une fois terminé, laissez le moteur d'IA faire sa magie. Vos résultats parsés apparaîtront comme ceci :
Désormais, tous les documents que vous envoyez à cette boîte aux lettres Parseur seront traités automatiquement.
Étape 4 : exportez les données PDF parsées vers n'importe quelle application en temps réel
Vous pouvez télécharger les données parsées ou les exporter vers l'application de votre choix à l'aide de nos intégrations natives telles que Zapier, Power Automate ou Make. Pour cet article, nous enverrons automatiquement les données parsées vers une feuille de calcul Google Sheets.
Parseur vous fournit déjà une formule par défaut pour exporter les données extraites. Il vous suffit de copier et coller la formule dans Google Sheets et de laisser la magie opérer.
Extraire automatiquement du texte de PDF et développer votre entreprise
Le passage à l'extraction automatisée de texte PDF est désormais devenu une nécessité si les entreprises veulent se développer dans leur secteur. Investir dans le bon outil de parsing de PDF vous sera bénéfique à long terme.
Questions fréquemment posées
Comment puis-je extraire du texte d'un PDF sans Acrobat ?
Créez un compte gratuit sur Parseur. Téléchargez votre document PDF. Créez un modèle OCR et le texte sera extrait automatiquement.
Quel est le meilleur outil pour convertir un PDF en texte ?
Il existe de nombreux convertisseurs PDF en texte sur le marché, mais si vous recherchez un outil facilement personnalisable, Parseur fera l'affaire.
Comment puis-je extraire du texte d'un tableau PDF ?
L'extraction de données tabulaires est un jeu d'enfant avec Parseur. Reportez-vous à notre guide pour extraire du texte de tableaux PDF.
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