Czy jesteś zalany morzem plików PDF, klikając i przewijając tak długo, aż palce odmawiają posłuszeństwa? Ręczne wyodrębnianie tekstu z PDF-ów jest wyzwaniem, zwłaszcza jeśli otrzymujesz setki tych dokumentów każdego dnia. W tym artykule pokażemy Ci, jak w kilka kliknięć zautomatyzować ekstrakcję tekstu z PDF i zaoszczędzić niezliczone godziny żmudnej pracy przy wprowadzaniu danych.
Dzięki narzędziu Parseur wykorzystującemu AI do wyodrębniania tekstu możesz zautomatyzować proces i wyciągnąć tekst nawet z setek lub tysięcy PDF-ów w kilka sekund. Niezależnie od tego, czy chcesz wyodrębnić tekst z wyciągów bankowych czy faktur, Parseur to niezbędne narzędzie dla każdego, kto pracuje z dużą liczbą dokumentów PDF.
Dlaczego wyodrębnianie danych z PDF-ów jest ważne?
Pliki PDF stały się podstawowym rozwiązaniem do udostępniania dokumentów między organizacjami. Opracowany w latach 90. przez Adobe format PDF (Portable Document Format) to obecnie de facto standard pozwalający tworzyć dokumenty praktycznie w każdym programie i przesyłać je z pewnością, że na każdym urządzeniu (i każdej drukarce) zostaną wyświetlone dokładnie tak, jak zamierzono.
Jednak to rozwiązanie ma swoją wadę: dane przechowywane w dokumentach PDF są nieustrukturyzowane lub półustrukturyzowane z natury. Oznacza to, że format PDF nie może być używany do automatycznej wymiany danych strukturalnych między aplikacjami i organizacjami. Najpierw trzeba wyodrębnić tekst i obrazy z PDF oraz ustrukturyzować dane, zanim inne programy będą mogły z nich skorzystać.
Problemy związane z ręcznym wyodrębnianiem tekstu z PDF
PDF-y są zasadniczo połączeniem obrazów i tekstu, więc niektóre znaki mogą być przedstawione jako obrazy zamiast tekstu. Inne znaki mogą być ukryte za innymi obiektami na stronie lub nawet całkowicie pominięte w dokumencie.
Z tego powodu ręczne wyodrębnianie danych lub ręczne wprowadzanie danych może być bardzo trudne i czasochłonne. Aby mieć pewność, że nie pominąłeś żadnej istotnej informacji, możesz musieć przeczytać każde słowo na każdej stronie. Nawet wtedy nie masz pewności, że choćby część danych została poprawnie wyodrębniona. Nie zapominajmy też o wyzwaniach związanych z wyodrębnianiem tabel z PDF-ów!
Gartner Research ustalił, że niewłaściwa jakość danych odpowiada średnio za 15 mln dolarów strat rocznie.
Ponieważ ręczne wyodrębnianie danych z PDF wymaga udziału człowieka, istnieje zawsze ryzyko błędu lub pomyłki, co może poważnie wpłynąć na jakość Twoich danych.
Automatyzacja procesu ekstrakcji danych sprawia, że zebrane dane strukturalne będą zawierać mniej błędów, a raporty biznesowe będą bardziej wiarygodne.
Czym jest automatyczna ekstrakcja danych z PDF?
Ekstrakcja danych z PDF to proces pozyskiwania konkretnych informacji z dokumentów PDF pochodzących z różnych, nieustrukturyzowanych źródeł. Określa się to także jako parsowanie PDF. Parsowanie PDF pozwala wyodrębniać teksty i obrazy z plików PDF.
Korzyści z wyodrębniania tekstu z PDF automatycznie
Bez wątpienia automatyzacja procesu wyodrębniania danych z PDF jest kluczowa dla każdej firmy. To rozwiązanie wiąże się z wieloma korzyściami, takimi jak wzrost motywacji i produktywności pracowników. Przyjrzyjmy się bliżej najważniejszym zaletom automatycznej ekstrakcji danych z PDF.
Oszczędność czasu i pieniędzy
Osobiste przeszukiwanie każdej strony pliku PDF staje się zbędne — wystarczy przesłać wszystkie strony na raz, a dane zostaną wyodrębnione automatycznie. Pozwala to zaoszczędzić na zatrudnianiu specjalistów ds. wprowadzania danych i znacząco obniżyć nakład pracy i czasu, szczególnie w okresach wzmożonej pracy.
Prawie 60% ankietowanych pracowników szacuje, że mogliby zaoszczędzić niemal cały dzień pracy tygodniowo, gdyby zautomatyzować powtarzalne elementy ich pracy.
Precyzja danych
Dokładna ekstrakcja danych ze wszystkich dokumentów chroni reputację firmy. Wyobraź sobie, że jeden błąd w danych z jednego dokumentu wpływa na kolejne procesy i powoduje utratę klientów. Korzystając z automatycznego oprogramowania do ekstrakcji danych z PDF, możesz być pewien 100% dokładności pozyskiwanych danych.
Wykorzystanie technologii, takich jak rozpoznawanie znaków (OCR) czy uczenie maszynowe, może znacząco poprawić szybkość i precyzję wprowadzania danych.
Masowa ekstrakcja dokumentów PDF
Zamiast ręcznie analizować PDF-y pojedynczo, możesz łatwo przetwarzać wszystkie dokumenty hurtowo, co skraca czas pracy i wysiłek.
W Parseur na przykład przetwarzamy tysiące dokumentów automatycznie w każdej minucie.
Bezproblemowa integracja z innymi aplikacjami
Bardzo często firmy muszą eksportować wyodrębnione teksty do innych narzędzi, takich jak ERP czy CRM. Dzięki oprogramowaniu do ekstrakcji danych możesz łatwo połączyć się z innymi aplikacjami i stworzyć automatyczny przepływ, który przesyła wyodrębnione dane z PDF-ów do dowolnego narzędzia.
Przykłady użycia ekstrakcji danych z PDF
Niezależnie od branży, dziś każdy biznes regularnie korzysta z PDF-ów. Dobrą wiadomością jest to, że narzędzie do ekstrakcji PDF sprawdzi się w każdym przypadku użycia. Oto najważniejsze przykłady wykorzystania przez naszych klientów:
Ekstrakcja danych z faktur
Firmy otrzymują faktury lub paragony w formie cyfrowej. Zatrudnienie specjalisty do ręcznego wyodrębniania danych kosztuje czas i pieniądze. Dzięki automatycznemu procesorowi faktur można zaoszczędzić mnóstwo godzin pracy, szczególnie w szczycie sezonu (audyt). Automatyzacja przetwarzania faktur przyspiesza także raportowanie i rozliczenia.
Listy przewozowe (BoL)
Prowadzenie dokumentów przewozowych jest uciążliwe i kosztowne dla firm spedycyjnych. Automatyzacja procesu konosamentu pozwala ograniczyć koszty i zmniejszyć zużycie papieru.
Dowiedz się, jak Parseur wspiera automatyzację konosamentów.
Zamówienia e-commerce
Wyobraź sobie setki potwierdzeń zamówień e-commerce dziennie (świetnie dla biznesu!), ale konieczność ręcznego kopiowania danych z każdego zamówienia. To strata czasu, zwłaszcza w branży spożywczej, gdzie liczy się szybka obsługa.
Automatycznie wyodrębnianie danych z zamówień spożywczych pomaga oszczędzać czas i zwiększać wydajność.
Wyciągi bankowe
Dane z wyciągów bankowych są poufne i bardzo ważne. Jeśli masz tysiące takich dokumentów do przetworzenia ręcznie, ryzyko błędów (np. pominięcie ważnych pozycji) mocno rośnie.
Parseur umożliwia automatyczną ekstrakcję danych i konwersję wyciągów bankowych do Excela lub innego formatu.
Dokumenty tożsamości do weryfikacji
Możesz wyodrębniać kluczowe pola z paszportów, dowodów osobistych czy praw jazdy (takie jak: imię, nazwisko, data urodzenia, numer dokumentu), zamiast uzupełniać je ręcznie. Możliwa jest również ekstrakcja podpisów.
Jak automatycznie wyodrębniać dane z PDF?
Omówiliśmy już ręczne wyodrębnianie danych na początku. Kopiowanie i wklejanie jest częścią ręcznej pracy z PDF-ami. Obecnie istnieją jednak sprytniejsze sposoby na szybszą i efektywniejszą ekstrakcję danych z PDF.
Konwertery PDF na tekst
Konwertery PDF to programy pozwalające konwertować pliki PDF do formy tekstowej lub obrazów. Oprócz najpopularniejszych formatów, takich jak Word czy Excel, umożliwiają one także konwersję do innych plików.
Konwertery PDF sprawdzają się, jeśli chcesz szybko skonwertować cały dokument bez konkretnych wymagań co do struktury. Jednak w praktyce często pojawia się problem — wynikowy dokument nadal jest nieustrukturyzowany lub półustrukturyzowany, więc nie przesyłasz tych danych automatycznie do innych narzędzi.
Co więcej, możliwości personalizacji są ograniczone. Przykład: niektórzy użytkownicy chcą zmienić czcionkę w dokumencie przed konwersją, ale wiele konwerterów na to nie pozwala.
Parsery PDF
Parser PDF eliminuje konieczność ręcznego wyodrębniania danych z PDF dzięki automatyzacji całego procesu. Takie narzędzia korzystają z zaawansowanych technologii, takich jak OCR czy uczenie maszynowe.
Parsery AI
Parser dokumentów z AI działa jeszcze szybciej i dokładniej, a do tego skraca czas pracy z dokumentami. Nie trzeba tworzyć skomplikowanych reguł ani trenować własnego modelu sztucznej inteligencji.
Takim narzędziem jest Parseur, który automatyzuje ekstrakcję tekstu z różnego typu dokumentów. Parseur to zaawansowany parser AI, który wykorzystuje sztuczną inteligencję, by automatycznie przetwarzać odpowiedni plik PDF.
Najważniejsze cechy, dzięki którym Parseur to obecnie najlepszy parser PDF:
- Edytor „wskaż i kliknij”, bez kodowania
- Ekstrakcja oparta na szablonach i automatyczne wykrywanie układu dokumentów
- Obsługa różnych zastosowań
Dzięki narzędziu do scrapowania PDF, takim jak Parseur, możesz łatwo:
- Konwertować PDF do Excela lub PDF do Google Sheets
- Wyodrębniać dane z PDF do plików CSV i JSON
- Wyodrębniać dane ze struktur powtarzalnych
Jak wyodrębniać dane z PDF krok po kroku?
Weźmy przykład hurtowni kawy, która codziennie otrzymuje setki faktur. Pracownicy muszą ręcznie przeglądać te faktury i wyodrębniać konkretne informacje do raportowania w zespole. Jak się domyślasz, proces ten jest czasochłonny i pełen błędów.
Dzięki nowemu silnikowi AI Parseur, wyodrębnianie tekstu z faktur i innych dokumentów PDF może być wykonane w kilka chwil.
Krok 1: Utwórz swoją skrzynkę do faktur
Parseur dostępny jest za darmo z wszystkimi funkcjami. Podczas zakładania skrzynki wybierz opcję ze wsparciem AI.
Krok 2: Prześlij PDF-y bezpośrednio do skrzynki Parseur
Możesz przekazać dokumenty do skrzynki e-mail Parseur lub dodać je ręcznie, zgodnie z poniższym zrzutem ekranu.
Zauważysz, że faktura otrzymana w Parseur wygląda identycznie jak oryginalny dokument.
Krok 3: Użyj silnika AI do ekstrakcji danych z faktur
Korzystanie z AI w aplikacji Parseur jest proste. Wskaż naszej AI, które dane chcesz wyodrębnić, a ona automatycznie przetworzy dokumenty.
Po zakończeniu pozwól silnikowi AI działać. Rezultaty ekstrakcji pojawią się w następującej formie:
Teraz wszystkie dokumenty przesłane do tej skrzynki Parseur będą przetwarzane automatycznie.
Krok 4: Eksportuj wyodrębnione dane PDF do dowolnych aplikacji w czasie rzeczywistym
Możesz pobrać wyodrębnione dane lub wyeksportować je do dowolnej aplikacji za pomocą dostępnych integracji, takich jak Zapier, Power Automate czy Make. W tym przykładzie prześlemy dane do arkusza Google automatycznie.
Parseur dostarcza już gotową formułę do eksportu wyodrębnionych danych. Wystarczy skopiować formułę do Arkuszy Google i pozwolić działać automatyzacji.
Automatyczne wyodrębnianie tekstu z PDF – skaluj swój biznes
Przejście na automatyczną ekstrakcję tekstu z PDF to obecnie konieczność dla firm, które chcą się rozwijać. Inwestycja w odpowiednie narzędzie do parsowania PDF zwróci się długofalowo.
Najczęściej zadawane pytania
Odpowiadamy na Twoje pytania na temat wyodrębniania tekstu z PDF.
-
Jak mogę wyodrębnić tekst z pliku PDF bez użycia Acrobata?
-
Utwórz darmowe konto w Parseur. Prześlij swój dokument PDF, a tekst zostanie automatycznie wyodrębniony.
-
Jakie jest najlepsze narzędzie do konwersji PDF na tekst?
-
Na rynku dostępnych jest wiele konwerterów PDF na tekst, ale jeśli szukasz łatwego do dostosowania narzędzia, Parseur będzie doskonałym wyborem.
-
Jak wyodrębnić tekst z tabeli w PDF?
-
Wyodrębnianie danych tabelarycznych jest banalnie proste dzięki Parseur. Zapoznaj się z naszym przewodnikiem dotyczącym wyodrębniania tekstu z tabel PDF.
Ostatnia aktualizacja
