Drunknar du i en ocean av PDF-filer och klickar och scrollar tills fingrarna nästan ger upp? Den manuella extraheringen av text från PDF-dokument kan vara en utmaning – särskilt när du arbetar med hundratals PDF:er dagligen. I den här artikeln visar vi hur du kan automatisera extrahering av text från PDF-filer på bara några klick och därmed spara timmar av manuell datainmatning varje vecka.
Med Parseurs AI-drivna verktyg för extrahering av text från pdf kan du automatisera processen och snabbt extrahera text från hundratals eller till och med tusentals PDF-filer på bara några sekunder. Oavsett om du behöver extrahera information från kontoutdrag eller fakturor är Parseurs PDF-extraktionslösning ett oumbärligt hjälpmedel för företag som arbetar med stora volymer PDF-dokument.
Varför extrahera data från PDF:er?
PDF-dokument är idag standardformatet för dokumentutbyte mellan organisationer. PDF (Portable Document Format), utvecklat av Adobe på 1990-talet, gör det möjligt att skapa dokument från i princip vilket program som helst och vara säkra på att de ser likadana ut på alla enheter och skrivare.
Nackdelen är dock att informationen i PDF-filer i regel är ostrukturerad eller semi-strukturerad. Det innebär att data i PDF:er inte får en struktur som gör den möjlig att automatiskt överföra mellan olika applikationer. Först behöver du extrahera texten och eventuella bilder ur PDF-filen samt strukturera datan, innan den kan integreras med andra system.
Utmaningar med manuell extrahering av text från PDF-dokument
Eftersom PDF-filer kan innehålla både text och bilder finns det risk för att en del data är inbakad i bilder istället för att vara maskinläsbar text. Vissa tecken kan dölja sig bakom andra objekt eller saknas helt.
Detta gör manuell datautvinning både krånglig och tidsödande. För att inte missa någon viktig information måste du läsa igenom varje sida ord för ord – ändå finns det inga garantier för att du fångat allt korrekt. Att extrahera tabeller eller strukturerade data från PDF-filer manuellt är dessutom särskilt svårt.
Gartner Research har visat att dålig datakvalitet i genomsnitt leder till förluster på 15 miljoner dollar per år.
Eftersom manuell extrahering av text från pdf alltid involverar mänskliga fel kan datakvaliteten påverkas negativt.
Genom att automatisera dataextraktionsprocessen får du bättre struktur och kvalitet – och dina rapporter och analyser blir betydligt pålitligare.
Vad är automatisk dataextraktion från PDF?
Dataextraktion från PDF innebär att man hämtar specifik information ur PDF-dokument med ostrukturerat innehåll. Ofta kallas detta även PDF-parsing. PDF-parsing gör det möjligt att extrahera både text och bilder ur en PDF-fil.
Fördelar med att extrahera text från PDF
Det finns stora vinster i att automatisera extrahering av text från PDF:er – för företag av alla storlekar. Automatiserad hantering av PDF-innehåll ökar produktiviteten, minskar fel och gör de anställdas vardag enklare. Här går vi igenom de främsta fördelarna med automatiserad extrahering av text från pdf-dokument.
Tids- och kostnadsbesparing
Du slipper den tidskrävande manuella hanteringen av varje sida – det räcker att ladda upp dina PDF-filer, så extraheras texten automatiskt. Du kan då frigöra tid och resurser internt och behöver inte längre anlita personal för datainmatning, vilket sparar både pengar och tid.
Nästan 60% av anställda uppskattar att de skulle vinna tillbaka nästan en hel arbetsdag varje vecka om de rutinmässiga arbetsuppgifterna automatiserades.
Hög datakvalitet
Genom att automatiskt extrahera text från pdf säkerställer du att all data blir korrekt och tillförlitlig. Felaktig datautvinning kan påverka hela ditt företag negativt – exempelvis genom felrapporter eller missnöjda kunder. Med automatisk extrahering blir resultaten både precisa och felfria.
Tekniker som optisk teckenigenkänning (OCR) med stöd av maskininlärning kan dessutom avsevärt höja hastighet och precision vid datainmatning.
Bulkbehandling av PDF-filer
Du kan bearbeta många PDF-filer samtidigt, istället för att manuellt hantera dem en och en. Detta frigör tid och gör processerna skalbara.
Med Parseur kan du enkelt bearbeta tusentals dokument automatiskt per minut.
Integrationer med andra system
Företag behöver ofta föra vidare den extraherade texten till andra verktyg, till exempel ERP-system eller CRM. Med program för extrahering av text från PDF kan du enkelt koppla ihop processerna så att den parsade informationen automatiskt skickas vidare till önskat system.
Vanliga användningsområden för dataextraktion från PDF
PDF-dokument används i praktiskt taget alla branscher. Verktyg för extrahering av text från pdf kan införas i många olika arbetsflöden. Här listas några av de vanligaste användningsområdena bland Parseurs kunder:
Fakturainformation
Fakturor och kvitton levereras ofta digitalt till företag idag. Att låta datakonsulter manuellt extrahera information är både tidskrävande och dyrt. En automatisk fakturahantering kan spara stora mängder tid – särskilt vid revisioner eller andra toppar. Automatiserad extrahering möjliggör korrekt rapportering direkt.
Fraktsedlar (Bill of lading)
Logistikföretag spenderar mycket tid på att hantera olika fraktdokument. Automatisk extrahering minskar både kostnader och tidsåtgång, samtidigt som pappersanvändningen minskar.
Läs mer om hur Parseur hjälper till med automatisering av fraktsedlar.
E-handelsorder
Får du mängder av orderbekräftelser dagligen? Om du extraherar orderuppgifter manuellt tar det onödigt mycket tid. Inom till exempel livsmedelsbranschen är snabba leveranser avgörande.
Automatisk hantering av data från matbeställningar sparar tid och gör kundupplevelsen bättre.
Bankutdrag
Information i bankutdrag är känslig och viktig. Om du behöver bearbeta och extrahera uppgifter från många utdrag eller kreditkortsfakturor bör processen automatiseras – både för effektivitet och säkerhet.
Parseur hjälper dig att automatisera extrahering av data och konvertera bankutdrag till Excel eller andra format.
ID-handlingar för identitetskontroll
Extrahera centrala fält ur pass, nationella ID-handlingar och körkort (exempelvis namn, födelsedatum, ID-nummer) utan att behöva mata in allt manuellt. Även signaturer kan extraheras.
Sätt att automatiskt extrahera data från PDF
De enklaste sätten – som att kopiera och klistra in – är manuella och ineffektiva när du arbetar med större volymer. Det finns dock flera smarta verktyg för extrahering av text från pdf som är både snabbare och mer exakta.
PDF till text-omvandlare
En PDF-omvandlare kan snabbt konvertera PDF-filer till text eller bildformat, liksom till andra formtyper som Word- eller Excel-filer.
PDF-omvandlare passar om du vill konvertera hela dokument snabbt – men ofta saknas möjligheterna att styra struktur och efterbehandling. Resultatet är fortfarande ostrukturerad eller semi-strukturerad data, som är svår att använda i automatiserade processer. Anpassningsmöjligheterna är också begränsade, både gällande utseende och struktur av data.
PDF-parsrar
PDF-parsingverktyg innebär att du automatiserar datautvinningen med hjälp av avancerad teknik. Ofta används optisk teckenigenkänning (OCR) och maskininlärning för att effektivt extrahera data från PDF-dokument.
AI-baserad PDF-parser
AI-drivna dokumentparsrar är både snabba och exakta och kräver ingen avancerad konfiguration. Du behöver inte själv skapa parsningsregler eller träna en AI-modell.
Parseur är ett sådant verktyg – det automatiserar extrahering av text från pdf-filer, fakturor, beställningar och andra dokument. Med Parseur får du en kraftfull AI-parser som automatiskt behandlar och extraherar information ur dina PDF:er.
Parseur erbjuder bland annat följande funktioner för extrahering av text från pdf och dokument:
- Kodfri pek-och-klicka-redigerare
- Mallbaserad datamodell och automatisk igenkänning av layout
- Stöd för mångsidiga användningsfall
Med Parseurs PDF-scraping kan du enkelt:
- Konvertera PDF till Excel eller PDF till Google Sheets
- Extrahera PDF till CSV och JSON
- Extrahera återkommande datauppsättningar från komplexa dokument
Hur extraherar du data från PDF-filer?
Tänk dig ett företag som levererar kaffe och får hundratals fakturor per dag. Tidigare har de manuellt gått igenom varje faktura för att extrahera nödvändig information och dela den vidare till teamet – en långsam och felbenägen process.
Med den nya AI-motorn i Parseur går extraheringen mycket snabbare och mer precist.
Steg 1: Skapa din fakturapostlåda
Att komma igång med Parseur är gratis och samtliga funktioner ingår från start. Välj den AI-drivna postlådan när du sätter upp ditt flöde.
Steg 2: Ladda upp PDF-filer direkt till din Parseur-postlåda
Du kan antingen vidarebefordra dokumenten via e-post till postlådan eller ladda upp dem manuellt, precis som du ser här:
Din faktura i Parseur-postlådan kommer visas precis som originalet.
Steg 3: Utnyttja AI-funktionerna för att extrahera data från fakturor
AI-motorn i Parseur gör det enkelt: berätta bara vilken information du vill ha, så analyseras och extraheras all nödvändig data automatiskt.
Resultatet ser ut så här:
Alla PDF-filer som tillförs den här postlådan analyseras och extraheras automatiskt utan handpåläggning.
Steg 4: Exportera extraherad PDF-data till valfri applikation i realtid
Du kan ladda ner informationen eller automatiskt exportera den med våra integrationer, exempelvis via Zapier, Power Automate eller Make. Här exporteras data automatiskt till ett Google-kalkylark.
Parseur erbjuder en färdig formel för att exportera data direkt. Klistra bara in formeln i Google Sheets så synkas datan automatiskt.
Extrahera text från PDF-filer automatiskt och skala din verksamhet
Att automatisera extrahering av text från pdf är idag ett måste för företag som vill effektivisera sina processer och växa. Genom att investera i ett kraftfullt PDF-parserverktyg får du både bättre kvalitet och sparar tid – redan från dag ett.
Senast uppdaterad
