Maak je klaar, want we stappen in de achtbaan van voordelen met data entry automatisering! Zeg vaarwel tegen handmatige hoofdpijn, en hallo tegen efficiëntie, nauwkeurigheid en een vleugje magie. Stel je voor dat jouw data-klusjes veranderen in een goed georkestreerde dans -- dat is de kracht van automatisering, waarmee grote data-dromen uitkomen!
Wat is data entry automatisering?
Data entry automatisering, ook wel geautomatiseerde data capture genoemd, is het proces waarbij data automatisch wordt verzameld. Het wordt gebruikt om repetitieve taken te automatiseren en de productiviteit te verhogen. Medewerkers voeren vaak handmatig gegevens in, wat leidt tot extra werkuren. Door het data entry proces te automatiseren, bespaar je tijd en geld en wordt de bedrijfsproductiviteit verbeterd.
Data entry automatisering kan worden toegepast op uiteenlopende soorten gegevens en toepassingen. Denk aan het registreren van informatie over klanten, medewerkers, producten en financiële transacties — en nog veel meer.
Gary Boomer, een visionair op het gebied van accounting technologie, stelt dat er binnenkort weinig tot geen menselijke input meer nodig zal zijn voor de meeste data entry taken.
Hoe werkt het proces van data entry automatisering?
Voordat we induiken in hoe data entry automatisering werkt, bekijken we eerst de verschillende vormen van data entry. Automatisering kan worden toegepast op data uit documenten, formulieren of het web.
Documenten
Hierbij wordt data verzameld uit documenten of e-mails. Denk aan PDF-facturen voor een e-commercewinkel of ontvangen Google Alerts e-mails. Parseur en Nanonets zijn voorbeelden van data entry software die het proces van gegevensinvoer vanuit documenten kunnen automatiseren.
Formulieren
Dit type data wordt meestal verzameld voor onderzoek of het verzamelen van gebruikersinformatie via enquêtes. De data wordt vaak geanalyseerd via Google Forms, Microsoft Forms of andere formulier-builder software.
Browserautomatisering
Hierbij draait het om het automatiseren van acties in webbrowsers zonder handmatige tussenkomst. Voorbeelden zijn webscraping, automatisch controleren van dode links of webtesten. Phantombuster en Puppeteer behoren tot de populairste tools voor browserautomatisering.
Applicatie API-integraties
Een andere vorm van data entry automatisering is het automatisch uitwisselen van gegevens tussen verschillende applicaties. Bijvoorbeeld, het verzamelen van leads van een vastgoedplatform die rechtstreeks naar een vastgoed-CRM worden gestuurd. Tools als Zapier en UiPath zijn hiervoor uitermate geschikt.
Het automatiseringsproces voor data entry uit documenten verloopt in vijf eenvoudige stappen:
- Documenten uploaden: Documenten (PDF’s, afbeeldingen, gescande bestanden) komen binnen als ongestructureerde data in uiteenlopende formaten. Het eerste wat je doet, is deze documenten importeren in de automatiseringssoftware.
- Voorbewerking: Het document wordt omgezet naar een machine-leesbaar formaat. Tools zoals AI (kunstmatige intelligentie) en NLP (Natural Language Processing) analyseren de documenten. Daarna wordt de data gecategoriseerd of geclassificeerd.
AI-geautomatiseerde oplossingen zullen handmatige data entry processen vervangen en fouten voorkomen." - Deep Cognition, April 2022
- Gegevens extractie of data parsing: Afhankelijk van het type document, wordt het verwerkt via verschillende data extractiemethoden zoals OCR (optical character recognition), tekstextractie of automatische beeldannotatie. De tool kan getraind worden om specifieke informatie uit de documenten te halen.
- Data validatie: Organisaties kunnen als extra stap de juistheid van de data controleren voordat deze naar andere applicaties wordt geëxporteerd. Geautomatiseerde tools detecteren eenvoudig wijzigingen of dubbele gegevens.
- Geëxtraheerde data exporteren: De data wordt geëxporteerd naar bijvoorbeeld Google Sheets, ERP- of CRM-tools. De gestructureerde output heeft meestal het formaat CSV, XML of JSON.
Lees meer over de verschillen tussen ongestructureerde, semi-gestructureerde en gestructureerde data.
Beste data entry automatiseringssoftware in 2025
Er zijn talloze data entry tools beschikbaar die je kunnen helpen om jouw organisatie te stroomlijnen en de productiviteit van je medewerkers te verhogen. Data entry automatiseringssoftware maakt gebruik van dynamische mogelijkheden zoals RPA (robotic process automation), AI, OCR en ML om menselijke fouten bij gegevensinvoer te elimineren.
"De wereldwijde data capture softwaremarkt zal naar verwachting met $3,6 miljard groeien tussen 2021 en 2025." - Research and Markets, juli 2021
Hier zijn enkele soorten data entry automatiseringssoftware die zeker het bekijken waard zijn:
Parseur
Parseur is een krachtige data entry automatiseringssoftware en AI parsing tool die handmatige gegevensinvoer volledig wegneemt.
"Data entry is sneller (direct!) en veel betrouwbaarder. Het heeft ons geholpen de informatie van verschillende e-mailbronnen te coördineren in één spreadsheet zonder dat wij handmatig iets hoeven doen." - Sean D., Cawdor Cars
Parseur is een point-and-click oplossing en vereist geen programmeerkennis.
Nanonets
Nanonets is een geavanceerde data entry automatiseringstool met AI- en ML-functionaliteiten (machine learning). De krachtige engine achter Nanonets is OCR en het platform heeft specifieke oplossingen zoals Factuur OCR, Paspoort OCR en ID OCR.
Phantombuster
Phantombuster is een compleet web scraping platform dat data-extractie van social mediaplatforms automatiseert. Je kunt eenvoudig bijvoorbeeld LinkedIn-data scrapen.
Puppeteer
Puppeteer is een Node-bibliotheek die headless werkt en een API biedt om frontend-ontwikkeling te automatiseren. Deze tool is geschikt voor het testen van Chrome-extensies of het scrapen van webpagina's wanneer bezoekers je website gebruiken.
Zapier
Zapier is een no-code automatiseringstool waarmee gegevens moeiteloos tussen applicaties worden uitgewisseld. De tool is geïntegreerd met meer dan 4000 applicaties en biedt eenvoudige workflows.
UiPath
UiPath is een wereldwijde data entry oplossing die is ontworpen om automatisering te implementeren binnen allerlei bedrijven. Als RPA-software biedt UiPath talloze functies, waaronder het bouwen van robots voor procesautomatisering. Basiskennis van programmeren is wel gewenst, en het kan prijzig zijn.
Use cases van data entry automatisering
Of je nu werkt in vastgoed, verzekeringen of een andere branche, data entry automatisering is essentieel voor succes. Dit zijn enkele voorbeelden van hoe geautomatiseerde data entry bedrijven al ondersteunt.
Vastgoed
Makelaars ontvangen een grote hoeveelheid vastgoedleads via uiteenlopende platforms. Denk aan leads via de eigen website, via platforms als Trulia of Zillow en via andere externe bronnen. Al deze waardevolle informatie komt binnen in verschillende formaten, wat veel tijd kost om te verwerken.
De vastgoedsector ontwikkelt zich extreem snel, en kopers verwachten dat makelaars direct reageren.
Handmatig gegevens verwerken en deze invoeren in een vastgoed CRM-oplossing is in dit tempo niet haalbaar. Met een data entry automatisering workflow bespaar je tijd en sluit je sneller vastgoeddeals.
"Automatisering kan een commercieel vastgoedbedrijf tussen de $6.000 en $1 miljoen per jaar besparen." - Forbes, juni 2020
Sluit sneller meer vastgoeddeals met Parseur.
Bill of Lading
Werk je in de logistiek, dan weet je hoeveel tijd het kost om verzenddocumenten handmatig te verwerken. Omdat papieren Bill of Lading steeds vaker digitaal gaat, stroomlijnen data entry oplossingen het B/L-proces structureel.
Lees meer over hoe Parseur helpt om je BoL-workflows te automatiseren.
Boekhouding
Handmatig factuurgegevens invoeren kost veel tijd en is foutgevoelig, vooral tijdens piekperiodes zoals audits. Door factuurverwerking te automatiseren, voorkom je fouten en kun je sneller en betrouwbaarder werken. Ook het afstemmen van facturen en het genereren van financiële rapportages verloopt eenvoudiger en sneller.
Wat zijn de voordelen van data entry automatisering?
Het is onmiskenbaar: door een geautomatiseerd data entry systeem te integreren profiteert je organisatie flink van diverse voordelen. Bekijk hoe dit uitpakt voor jouw bedrijf. Zo blijkt uit het Deloitte Global RPA-onderzoek van 2018 dat bedrijven tot 90% nauwkeuriger en 92% betere compliance behalen na implementatie van data entry automatisering.
Nauwkeurigheid
Automatisering verhoogt de nauwkeurigheid aanzienlijk. Het proces vereist minder menselijke tussenkomst, waardoor de kans op fouten sterk afneemt. Afwijkingen of onnauwkeurigheden zijn dankzij automatisering sneller te signaleren en corrigeren.
"Door het gebruik van machine learning methoden kun je de nauwkeurigheid en snelheid van data entry enorm verbeteren." - Sage, juli 2020
Tijdsbesparing
Automatisering bespaart tijd omdat het de tijdsduur voor data entry taken drastisch vermindert. Medewerkers kunnen zich zo richten op belangrijkere taken, in plaats van eindeloos handmatige invoer.
Efficiëntieverhoging
Met data entry automatisering kunnen bedrijven moeiteloos grote hoeveelheden data verwerken. Met handmatige methodes is dat vaak niet mogelijk: het duurt te lang en leidt sneller tot fouten. Door automatisering speel je adequaat in op klantbehoeften.
Lagere operationele kosten
Automatisering verlaagt de kosten door minder behoefte aan handmatige gegevensinvoer. Hierdoor bespaar je op personeelskosten en werk je efficiënter: end-to-end automatisering die vroeger kostbaar was, is nu bereikbaar.
Veiligheid
De meeste tools voor data entry automatisering werken in de cloud. Hierdoor worden je gegevens veilig opgeslagen en kun je eenvoudig beheren wie toegang heeft tot welke data. Werken in Excel of lokaal betekent meer risico op ongeautoriseerd wijzigen. Dankzij de cloud ben je verzekerd van back-ups en veilige opslag van je gegevens.
De toekomst van data entry automatisering
Data vormt het hart van elk bedrijf en organisaties zijn er sterk van afhankelijk om klanten beter te begrijpen en strategische keuzes te maken. Verkeerd vastleggen van data leidt tot slechte analyses en onjuiste inzichten.
Laatst bijgewerkt op
