Sei sommerso da una montagna di PDF, costretto a cliccare e scorrere fino a quando le dita iniziano a ribellarsi? L’estrazione manuale del testo dai PDF può essere impegnativa, soprattutto se ricevi centinaia di documenti PDF ogni giorno. In questo articolo, ti guideremo su come estrarre automaticamente il testo dai PDF in pochi clic, così potrai risparmiare innumerevoli ore di inserimento dati manuale.
Grazie allo strumento AI di estrazione testo di Parseur, puoi automatizzare il processo ed estrarre testo da centinaia o persino migliaia di PDF in pochi secondi. Che tu debba estrarre testo da estratti conto bancari o da fatture, lo strumento di estrazione PDF di Parseur è un must per chiunque lavori con grandi volumi di PDF.
Perché estrarre dati dai PDF?
I PDF sono diventati la soluzione di riferimento per condividere documenti tra le organizzazioni. Sviluppato negli anni '90 da Adobe, il PDF (Portable Document Format) è lo standard de-facto che ti permette di creare documenti da praticamente qualsiasi software e condividerli con la certezza che verranno visualizzati su qualsiasi dispositivo (e stampati su qualsiasi stampante) esattamente come previsto.
Tuttavia, c'è uno svantaggio: i dati memorizzati nei PDF sono non strutturati o semi-strutturati per natura. Significa che il formato PDF non può essere utilizzato per scambiare automaticamente dati strutturati tra applicazioni e organizzazioni. Prima di poter essere utilizzati da altre applicazioni, è necessario estrarre testo e immagini dai PDF e strutturare i dati.
Sfide dell’estrazione manuale del testo dai PDF
I PDF sono essenzialmente una combinazione di immagini e testo, quindi alcuni caratteri possono essere visualizzati come immagini anziché come testo. Altri caratteri potrebbero essere nascosti dietro altri oggetti nella pagina o persino mancanti dal documento.
Per questo motivo, l’estrazione manuale dei dati o l’inserimento manuale dei dati può essere molto difficile e richiedere molto tempo. Per essere certi di non aver perso informazioni cruciali, potresti dover leggere ogni parola di ogni pagina. E anche così, non c’è la certezza che tutti i dati siano stati estratti correttamente. E senza dimenticare le difficoltà nell’estrarre tabelle dai PDF!
Gartner Research ha evidenziato che la scarsa qualità dei dati è responsabile, in media, di 15 milioni di dollari di perdite l’anno
Poiché l’estrazione manuale dei dati da PDF richiede l’intervento umano, c’è sempre un rischio di errore o di sbagli, che può influire gravemente sulla qualità dei dati.
Automatizzando il processo di estrazione dati, i dati strutturati raccolti conterranno meno errori e i report aziendali saranno più affidabili.
Cos'è l'estrazione automatica dei dati PDF?
L’estrazione dati dai PDF è il processo di recupero di dati specifici da documenti PDF provenienti da fonti diverse e non strutturate. Possiamo anche parlare di estrazione dati PDF come parsing PDF. Il parsing PDF consente di estrarre testo e immagini dai PDF.
Vantaggi dell’estrazione del testo dai PDF
Automatizzare l’estrazione dati dai PDF è certamente vitale per ogni azienda. I vantaggi sono numerosi, tra cui una maggiore motivazione e produttività dei dipendenti. Vediamo più da vicino tutti gli aspetti positivi dell’estrazione automatica dei dati dai PDF.
Risparmio di tempo e costi
Ovviamente, si risparmia tempo e denaro, poiché non sarà più necessario estrarre manualmente i dati da ogni pagina del proprio PDF. È sufficiente caricare tutte le pagine del file PDF in una sola volta e verranno estratte automaticamente. Questo ti consente di risparmiare denaro evitando di dover assumere esperti di inserimento dati per completare questo lavoro, oltre a risparmiare tempo ed energie, soprattutto durante i periodi più concitati.
Quasi il 60% dei dipendenti intervistati stima che potrebbe risparmiare quasi un’intera giornata di lavoro se le parti ripetitive del lavoro fossero automatizzate.
Accuratezza dei dati
Garantendo l’estrazione accurata dei dati da tutti i tuoi documenti, si tutela la reputazione dell’azienda. Ad esempio, se l’estrazione dati da un solo documento è errata, l’errore può propagarsi a tutti i processi successivi e generare problemi che potrebbero portare a perdere clienti. Con un software automatico di estrazione dati PDF non devi preoccuparti di questi rischi perché fornisce un'accuratezza del 100% nell’estrazione dei dati da qualunque documento.
L’impiego di tecnologie come il machine learning e l’OCR (riconoscimento ottico dei caratteri), ad esempio, può migliorare enormemente la velocità e l’accuratezza dell’inserimento dati.
I documenti PDF possono essere elaborati in blocco
Invece di analizzare i PDF uno per uno manualmente, tutti i documenti possono essere facilmente lavorati in blocco, riducendo così il tempo e gli sforzi richiesti.
Qui a Parseur, ad esempio, possiamo processare migliaia di documenti automaticamente ogni minuto.
Integrazione agevole con diverse applicazioni
Molto spesso, le aziende devono esportare il testo estratto verso altri software, come ERP o CRM. Con un software di estrazione dati puoi facilmente integrarti con altre applicazioni e creare un flusso di lavoro automatizzato per trasferire i dati estratti dai PDF su un altro strumento.
Casi d’uso per l’estrazione dei dati PDF
A prescindere dal settore in cui operi, i PDF fanno ormai parte della routine quotidiana. La buona notizia è che uno strumento di estrazione dati PDF può essere utilizzato in qualsiasi caso d’uso. Ecco i principali casi d’uso dei nostri clienti:
Acquisizione dati fattura
Le aziende ricevono fatture o ricevute di pagamento in formato digitale. Assumere uno specialista per estrarre manualmente informazioni specifiche dalle fatture costa tempo e denaro. Utilizzando un elaboratore automatico di dati fattura, le aziende possono risparmiare innumerevoli ore di lavoro manuale, specialmente nei periodi di picco (audit). Automatizzando il processo di fatturazione, la reportistica o la riconciliazione finanziaria potranno essere eseguite in modo più rapido e affidabile.
Polizza di carico (BoL)
Gestire i documenti di spedizione è un processo tedioso e costoso per gli spedizionieri. Automatizzare i processi B/L ridurrà i costi e diminuiranno anche gli sprechi di carta.
Scopri come Parseur può aiutarti nell’automazione della polizza di carico.
Ordini e-commerce
Immagina di ricevere centinaia di conferme d’ordine e-commerce ogni giorno (ottimo per il business!) ma dover estrarre manualmente i dettagli. È dispendioso in termini di tempo, e nel settore alimentare la velocità è fondamentale.
L’estrazione automatica dei dati dagli ordini di cibo consente di risparmiare tempo e aumentare la produttività.
Estratti conto bancari
I dati presenti negli estratti conto bancari sono riservati e di vitale importanza. Se hai migliaia di estratti conto o di carte di credito da lavorare manualmente, può diventare molto dispendioso e soggetto a errori (come la mancata estrazione di alcune informazioni).
Parseur può aiutarti ad automatizzare il processo di estrazione dati e convertire gli estratti conto bancari in Excel o in qualunque altro formato.
Documenti di identità per la verifica
È possibile estrarre i campi chiave da passaporti, carte di identità e patenti (come nome, data di nascita o numero ID) invece di compilarli manualmente. Anche le firme possono essere estratte.
Modi per estrarre dati da PDF automaticamente
Abbiamo già parlato dell’estrazione dati manuale all’inizio. Il copia-incolla è una parte dell’estrazione dati manuale da PDF. Ci sono modi più intelligenti per estrarre dati da PDF in modo più veloce ed efficace.
Convertitori da PDF a testo
I convertitori PDF sono programmi che consentono agli utenti di convertire PDF in testo o immagini. Oltre a supportare formati come documenti Word e fogli di calcolo Excel, possono anche convertire i PDF in altri formati.
I convertitori PDF sono la soluzione ideale se devi convertire rapidamente un intero documento senza particolari necessità. Tuttavia, uno dei problemi più frequenti con i convertitori PDF è che il documento risultante resta non strutturato o semi-strutturato. Non potrai usarlo per inviare dati ad altre applicazioni.
Inoltre, non c’è molta possibilità di personalizzazione. Per esempio, alcuni utenti vorrebbero modificare la dimensione o lo stile del font prima di trasformare i documenti in PDF, ma molti convertitori non lo permettono.
Parser PDF
Un parser PDF elimina la necessità dell’estrazione dati manuale dai documenti PDF automatizzando il processo. Gli strumenti di parsing PDF utilizzano tecnologie avanzate, come l’OCR e il machine learning, per estrarre i dati.
Parser AI
Un parser documentale AI è più veloce e accurato, e ti permette di risparmiare tempo nell’estrazione dei dati dai documenti. Non devi creare regole di parsing complesse né addestrare un modello AI.
Uno di questi strumenti è Parseur, che automatizza l’estrazione di testo da diversi tipi di documenti. Parseur è un potente parser AI che utilizza l’intelligenza artificiale per elaborare automaticamente il PDF corretto.
Le principali funzionalità che Parseur offre come miglior parser PDF oggi sono:
- Editor punta-e-clicca senza codice
- Estrazione basata su template e rilevamento automatico del layout
- Supporto a diversi casi d’uso
Con uno scraper PDF come Parseur puoi facilmente:
- Convertire PDF in Excel o PDF in Google Sheets
- Estrarre PDF in CSV e JSON
- Estrarre dati da strutture ripetitive
Come estrarre dati dai PDF?
Consideriamo il caso di un fornitore di caffè che riceve centinaia di fatture ogni giorno. Deve analizzare manualmente tali fatture ed estrarre alcune informazioni specifiche da condividere con il team. Come avrai già intuito, questo processo è dispendioso in termini di tempo e non privo di errori.
Con il nuovo motore IA di Parseur, l’estrazione del testo da fatture e da altri PDF può essere eseguita in tempi rapidissimi.
Passaggio 1: crea la tua casella di posta per le fatture
Parseur è gratuito per iniziare e tutte le funzionalità sono disponibili. Ricordati di utilizzare la nostra casella di posta assistita da AI quando la crei.
Passaggio 2: carica i PDF direttamente nella casella di posta Parseur
Puoi inoltrare i documenti alla casella Parseur oppure caricarli direttamente come illustrato nello screenshot qui sotto.
Noterai che la fattura ricevuta nella casella Parseur appare esattamente come l’originale.
Passaggio 3: usa il motore AI per estrarre dati dalle fatture
Utilizzare l’AI con Parseur è facile. Basta dire alla nostra AI quali dati vuoi estrarre e processerà i documenti automaticamente.
Quando hai finito, lascia che il motore AI faccia la sua magia. I risultati dell’analisi appariranno così:
Da questo momento in poi, tutti i documenti inviati a questa casella Parseur saranno processati automaticamente.
Passaggio 4: esporta i dati PDF analizzati verso qualsiasi applicazione in tempo reale
Puoi scaricare i dati analizzati oppure esportarli verso qualsiasi applicazione utilizzando le nostre integrazioni native come Zapier, Power Automate o Make. In questo articolo, invieremo automaticamente i dati estratti a un foglio Google.
Parseur ti mette già a disposizione una formula predefinita per esportare i dati estratti. Dovrai solo copiarla e incollarla in Google Sheets e lasciare fare tutto alla piattaforma.
Estrai il testo dai PDF automaticamente e scala la tua attività
La transizione verso l’estrazione automatica del testo dai PDF è ormai una necessità per le aziende che vogliono crescere nel proprio settore. Investire in un valido strumento di parsing PDF offrirà benefici a lungo termine.
Domande frequenti
Come posso estrarre il testo da un PDF senza Acrobat?
Crea un account gratuito su Parseur. Carica il tuo documento PDF. Crea un modello di OCR e il testo verrà estratto automaticamente.
Qual è il miglior strumento per convertire PDF in testo?
Esistono molti convertitori da PDF a testo in commercio, ma se cerchi uno strumento facilmente personalizzabile, Parseur è la soluzione ideale.
Come posso estrarre il testo da una tabella PDF?
L’estrazione di dati tabellari è semplicissima con l’interfaccia punta-e-clicca di Parseur. Consulta la nostra guida su come estrarre testo dalle tabelle PDF.
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