Sei sommerso da una montagna di PDF, costretto a cliccare e scorrere fino all'esaurimento? L'estrazione manuale del testo dai PDF può essere un'impresa ardua, soprattutto quando si gestiscono centinaia di documenti al giorno. In questo articolo, ti mostreremo come estrarre automaticamente il testo dai PDF con pochi clic, risparmiando ore di noioso lavoro manuale di inserimento dati.
Grazie allo strumento di estrazione testo basato sull'IA di Parseur, puoi automatizzare il processo ed estrarre testo da centinaia o persino migliaia di PDF in pochi secondi. Che si tratti di estratti conto bancari o fatture, Parseur è uno strumento indispensabile per chiunque lavori con grandi volumi di documenti PDF.
Perché estrarre dati dai PDF?
I PDF sono diventati il formato standard per la condivisione di documenti. Sviluppato negli anni '90 da Adobe, il Portable Document Format (PDF) è lo standard de facto che permette di creare documenti da quasi tutti i software e di condividerli con la certezza che vengano visualizzati correttamente su qualsiasi dispositivo (e stampati su qualsiasi stampante).
Tuttavia, c'è un rovescio della medaglia: i dati contenuti nei PDF sono intrinsecamente non strutturati o semi-strutturati. Questo significa che il formato PDF non è adatto allo scambio automatico di dati strutturati tra applicazioni e organizzazioni. È necessario prima estrarre testo e immagini dai PDF e strutturare i dati prima che possano essere utilizzati da altre applicazioni.
Sfide dell'estrazione manuale del testo dai PDF
I PDF sono essenzialmente una combinazione di immagini e testo, quindi alcuni caratteri potrebbero essere visualizzati come immagini anziché come testo modificabile. Altri caratteri potrebbero essere nascosti dietro altri elementi nella pagina o addirittura mancanti nel documento.
Per questo motivo, l'estrazione manuale dei dati o l'inserimento manuale dei dati può essere un processo lungo e complesso. Per essere sicuri di non perdere informazioni cruciali, potresti dover leggere ogni parola di ogni pagina. Anche in questo caso, non c'è garanzia che tutti i dati vengano estratti correttamente. Senza contare le difficoltà nell'estrarre tabelle dai PDF!
Gartner Research ha rilevato che la scarsa qualità dei dati è responsabile di una media di $ 15 milioni di perdite all'anno.
Poiché l'estrazione manuale dei dati dai PDF richiede l'intervento umano, c'è sempre il rischio di errori, che possono compromettere la qualità dei dati.
Automatizzando il processo di estrazione dei dati, i dati strutturati raccolti conterranno meno errori e i report aziendali saranno più accurati.
Cos'è l'estrazione automatica dei dati PDF?
L'estrazione dei dati PDF è il processo di recupero di dati specifici da documenti PDF provenienti da diverse fonti non strutturate. Possiamo anche riferirci all'estrazione dei dati PDF come parsing PDF. Il parsing PDF consente di estrarre testo e immagini dai documenti PDF.
Vantaggi dell'estrazione del testo dai PDF
Automatizzare l'estrazione dei dati dai PDF è fondamentale per qualsiasi azienda. I vantaggi sono numerosi, tra cui una maggiore motivazione e produttività dei dipendenti. Analizziamo più in dettaglio i vantaggi dell'estrazione automatica dei dati dai PDF.
Risparmio di tempo e costi
Automatizzando l'estrazione, si risparmia tempo e denaro, eliminando la necessità di estrarre manualmente i dati da ogni pagina del file PDF. Basta caricare tutte le pagine del PDF e l'estrazione avverrà automaticamente. Questo si traduce in un risparmio economico, evitando l'assunzione di personale dedicato all'inserimento dati, e in un notevole risparmio di tempo e risorse, soprattutto durante i periodi di picco di lavoro.
Quasi il 60% dei dipendenti intervistati stima di poter risparmiare quasi un'intera giornata lavorativa se le attività ripetitive venissero automatizzate.
Accuratezza dei dati
Garantendo un'estrazione accurata dei dati da tutti i documenti, si protegge la reputazione dell'azienda. Dati errati estratti da un documento possono propagarsi a tutti i processi e causare errori a valle, con conseguente perdita di clienti. Con un software automatico di estrazione dati PDF, questo problema viene eliminato, garantendo una precisione del 100%.
L'utilizzo di tecnologie di apprendimento automatico come il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) può migliorare significativamente la velocità e l'accuratezza dell'inserimento dati.
Elaborazione di PDF in blocco
Invece di analizzare manualmente i PDF uno per uno, è possibile elaborarli in blocco, riducendo drasticamente il tempo e le risorse necessarie.
Parseur, ad esempio, può elaborare automaticamente migliaia di documenti al minuto.
Integrazione perfetta con diverse applicazioni
Spesso le aziende devono esportare il testo estratto in altri strumenti come ERP o CRM. Con un software di estrazione dati, è possibile integrarsi facilmente con altre applicazioni e creare flussi di lavoro automatizzati per inviare i dati estratti dai PDF ad altri sistemi.
Casi d'uso per l'estrazione dei dati PDF
Indipendentemente dal settore, i documenti PDF sono ormai parte della routine aziendale. Uno strumento di estrazione dati PDF può essere utilizzato per diverse finalità. Ecco alcuni dei principali casi d'uso dei nostri clienti:
Acquisizione dati fattura
Le aziende ricevono fatture e ricevute di pagamento in formato digitale. Assumere personale per estrarre manualmente le informazioni dalle fatture è costoso e richiede tempo. Utilizzando un sistema di elaborazione fatture automatizzato, le aziende possono risparmiare ore di lavoro manuale, soprattutto durante i periodi di picco (audit). Automatizzando il processo di fatturazione, è possibile generare report e riconciliazioni finanziarie in modo più rapido e preciso.
Polizza di carico (B/L)
La gestione dei documenti di spedizione è un processo complesso e costoso per gli spedizionieri. Automatizzare i processi B/L riduce i costi e lo spreco di carta.
Scopri come Parseur può aiutarti con l'automazione della polizza di carico.
Ordini e-commerce
Immagina di ricevere centinaia di conferme d'ordine e-commerce ogni giorno (ottimo per il business!) ma di dover estrarre manualmente i dettagli dell'ordine. È un'attività che richiede tempo, e in settori come quello alimentare, la velocità di consegna è fondamentale.
L'estrazione automatica dei dati dagli ordini di cibo consente di risparmiare tempo e aumentare l'efficienza.
Estratti conto bancari
I dati degli estratti conto bancari sono riservati e cruciali. Analizzare manualmente migliaia di estratti conto bancari o carte di credito può richiedere molto tempo ed essere soggetto a errori (come la mancanza di informazioni specifiche).
Parseur può automatizzare l'estrazione dei dati e convertire gli estratti conto bancari in Excel o in qualsiasi altro formato.
Documenti d'identità per la verifica dell'identità
È possibile estrarre i campi chiave da passaporti, carte d'identità e patenti di guida (come nome, data di nascita o numero d'identità) invece di compilarli manualmente. È anche possibile estrarre le firme.
Metodi per estrarre automaticamente i dati dai PDF
Abbiamo già discusso dell'estrazione manuale dei dati, che include il copia e incolla. Esistono metodi più efficienti per l'estrazione dei dati dai PDF, più rapidi ed efficaci.
Convertitori da PDF a testo
I convertitori PDF sono programmi che consentono di convertire i PDF in testo o immagini. Oltre a supportare formati come Word ed Excel, possono convertire i PDF in altri formati.
I convertitori PDF sono utili per conversioni rapide di interi documenti senza requisiti specifici. Tuttavia, uno dei principali svantaggi è che il documento risultante rimane non strutturato o semi-strutturato. Non è possibile utilizzarlo per inviare dati ad altre applicazioni.
Inoltre, le opzioni di personalizzazione sono limitate. Ad esempio, molti convertitori PDF non consentono di modificare le dimensioni o lo stile del carattere prima della conversione.
Parser PDF
Un parser PDF automatizza l'estrazione dei dati dai documenti PDF. Gli strumenti di parsing PDF utilizzano tecnologie avanzate come OCR e apprendimento automatico.
Parser IA
Un parser di documenti basato sull'IA è più veloce e preciso, consentendo di risparmiare tempo nell'estrazione dei dati. Non è necessario creare complesse regole di parsing o addestrare un modello di IA.
Parseur è uno di questi strumenti, che automatizza l'estrazione di testo da diversi tipi di documenti. Parseur è un potente parser IA che utilizza l'intelligenza artificiale per elaborare automaticamente i documenti PDF.
Le principali funzionalità di Parseur, il miglior parser PDF attualmente disponibile, sono:
- Editor punta e clicca senza codice
- Estrazione basata su modelli e rilevamento automatico del layout
- Compatibilità con diversi casi d'uso
Con uno strumento di scraping PDF come Parseur, puoi:
- Convertire PDF in Excel o PDF in Fogli Google
- Estrarre PDF in CSV e JSON
- Estrarre dati da strutture ripetitive
Come estrarre i dati dai PDF?
Consideriamo il caso di un fornitore di caffè che riceve centinaia di fatture al giorno. Deve analizzarle manualmente ed estrarre informazioni specifiche da condividere con il team. Come avrai intuito, questo processo è dispendioso in termini di tempo e soggetto a errori.
Con il nuovo motore IA di Parseur, l'estrazione del testo da fatture e altri documenti PDF è estremamente rapida.
Passaggio 1: crea la tua casella di posta per le fatture
Parseur offre un piano gratuito con tutte le funzionalità disponibili. Assicurati di utilizzare la nostra casella di posta assistita dall'IA quando crei la tua casella di posta.
Passaggio 2: carica i PDF direttamente nella casella di posta Parseur
Puoi inoltrare i documenti alla casella di posta Parseur o caricarli direttamente, come mostrato di seguito.
La fattura nella casella di posta Parseur sarà identica all'originale.
Passaggio 3: utilizza il motore IA per estrarre i dati dalle fatture
Utilizzare l'IA con Parseur è semplice. Indica all'IA i dati che desideri estrarre e il sistema elaborerà automaticamente i documenti.
Una volta terminato, lascia che il motore IA faccia il suo lavoro. I risultati dell'analisi appariranno così:
D'ora in poi, tutti i documenti inviati a questa casella di posta Parseur verranno elaborati automaticamente.
Passaggio 4: esporta i dati PDF analizzati in qualsiasi applicazione in tempo reale
Puoi scaricare i dati analizzati o esportarli in qualsiasi applicazione utilizzando le nostre integrazioni native come Zapier, Power Automate o Make. In questo esempio, invieremo automaticamente i dati estratti a un foglio di calcolo di Google.
Parseur fornisce una formula predefinita per l'esportazione dei dati. Basta copiarla e incollarla in Fogli Google.
Estrai il testo dai PDF automaticamente e fai crescere la tua attività
L'estrazione automatica del testo dai PDF è diventata essenziale per la crescita aziendale. Investire nel giusto strumento di parsing PDF offre vantaggi a lungo termine.
Domande frequenti
Come posso estrarre il testo da un PDF senza Acrobat?
Crea un account gratuito su Parseur, carica il tuo PDF, crea un modello OCR e il testo verrà estratto automaticamente.
Qual è il miglior strumento per convertire PDF in testo?
Esistono molti convertitori da PDF a testo, ma se cerchi uno strumento personalizzabile, Parseur è la scelta ideale.
Come posso estrarre il testo da una tabella PDF?
Con Parseur, l'estrazione dei dati tabulari è semplicissima grazie all'interfaccia punta e clicca. Consulta la nostra guida per estrarre testo dalle tabelle PDF.
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