PDFの膨大な量に圧倒され、コピー&ペーストや手作業のスクロールに時間を奪われていませんか？PDFからテキストを手動抽出するのは、毎日多くのPDFを扱う方にとって非常に非効率な作業です。本記事では、PDFテキスト抽出を自動化し、煩雑な手入力を減らして大幅な業務効率アップにつながる方法を解説します。
ParseurのAIテキスト抽出ツールを使えば、何百・何千ものPDFから数秒でテキストを自動抽出できます。銀行明細や請求書など、あらゆるPDFからテキストだけを抜き出したい方に、ParseurのPDF抽出ツールは最適です。
なぜPDFからデータを抽出する必要があるのか？
PDFは組織間の資料共有に不可欠な標準フォーマットです。PDF（Portable Document Format）は1990年代にAdobe社により開発され、ほとんどすべてのソフトウェアから簡単に作成できるうえ、あらゆるデバイスやプリンターでも意図通りに表示・印刷できるのが特徴です。
一方で、PDF文書内のデータは本質的に非構造化または半構造化されており、アプリケーション間や組織間で構造化データとして自動交換するのには向きません。PDFからテキストや画像データを抽出し、そのデータを構造化しない限り、他のアプリや業務システムで活用できないのです。
PDFから手作業でテキストを抽出する際の課題
PDFは基本的に画像とテキストの組み合わせで構成されています。そのため、文字が画像として表示されていることがあったり、他のオブジェクトの裏に隠れていたり、場合によっては文書から完全に消えてしまっているケースもあります。
こうした理由から、手動でのデータ抽出や手入力は非常に難しく、時間も手間もかかります。重要なデータを見落とさないように、すべてのページのすべての単語に目を通す必要が出てきますが、それでも全てのデータが正確に抽出できる保証はありません。さらに、PDFから表組みデータを抜き出す作業も大きな課題です。
Gartner Researchによれば、データ品質の低さによる損失は年間平均1500万ドル規模とされます。
手動でPDFから情報を抜き出す工程は常にヒューマンエラーのリスクが伴い、結果としてデータ品質にも深刻な悪影響を与えてしまいます。
データ抽出の自動化を進めれば、収集される構造化データはエラーが減り、業務レポートもさらに正確になります。
PDFテキスト抽出の自動化とは？
PDFデータ抽出とは、様々な非構造化ソースから生じたPDF文書から特定のデータを自動取得するプロセスです。PDFデータ抽出はPDFパースとも呼ばれます。PDFパースにより、ユーザーはPDF文書からテキストや画像を抜き出すことができます。
PDFからテキストを抽出する主なメリット
PDFからのデータ抽出業務を自動化することは、現代ビジネスの必須課題となっています。スピード・効率・精度など多くの恩恵があり、特に反復的な作業が多い現場ではその効果が顕著です。ここでは自動PDFデータ抽出の主な利点について詳しく解説します。
時間とコストを大幅削減
PDFごとに人が手作業でデータ転記する必要がなくなり、全ページを一度にアップロードすれば、データが自動で抽出されます。データ入力作業者を雇うコストや、煩雑な作業に費やす多くの時間と手間を防ぐだけでなく、繁忙期にも大きな効果をもたらします。
従業員の約60%が繰り返し作業の自動化で、仕事のほぼ1日分の時間を節約できると推定しています。
データの正確性向上
すべての書類から正確にデータを抽出することで、会社の信頼性も担保されます。たとえば、1件のデータ取り違えが業務全体の工程に波及し、ミスに繋がり顧客喪失のリスクも生じます。自動PDFデータ抽出ソフトなら、どんな文書でも100%精度で正確にデータを抽出してくれるため安心です。
OCR（光学式文字認識）などの機械学習関連技術を使えば、データ入力のスピードと正確性が大きく向上します。
大量のPDF文書を一括処理可能
PDFを一つひとつ手動で処理せずとも、すべてのドキュメントをまとめてアップロードし、効率的に処理が可能。手間と時間が大きく削減されます。
Parseurでは、1分あたり数千件のPDFドキュメントを自動で処理できます。
他アプリケーションとの連携強化
抽出したテキストは、ERPやCRMなどの他アプリに簡単に連携可能です。データ抽出ソフトを使えば、抽出データを自動ワークフロー経由で次のツールに転送できます。
PDFデータ抽出の主なユースケース
業界を問わず、PDFは企業の業務や日常の一部となっています。PDFデータ抽出ツールはあらゆる用途で活用でき、主な利用例の一部を以下で紹介します。
請求書データ取得
企業の経理部門では、毎日のように受け取る請求書や支払明細の転記作業が発生します。データ専門スタッフを雇って手動抽出するのは負担ですが、請求書自動処理ツールで自動化すれば、繁忙期（監査時など）の処理負担も大幅削減。精度の高いレポートや財務処理もスピーディに実現します。
船荷証券（BoL）
運送業界での出荷書類管理は煩雑でコストもかかります。B/Lプロセスを自動化することで、コスト最小化・ペーパーレス化も実現できます。
Eコマース注文データ
毎日大量に届く通販受注確認メール（ビジネス好調の証です！）の明細を手作業で抽出するのは大変です。特にフード業界では注文処理速度も重要なため、手間がかかります。
フード注文データの自動抽出例はこちら。自動化で効率とスピードが格段にアップします。
銀行明細
銀行明細書やクレジット明細データは機密性が高く重要です。数千件の明細を手動で処理すると時間もかかり、情報の見落としリスクも高まります。
Parseurなら、データ抽出自動化とExcelやお好みのフォーマットへの変換がスムーズにできます。
各種本人確認ID
パスポートやマイナンバー、運転免許証などの重要項目（氏名・生年月日・ID番号など）はもちろん、署名欄まで手作業なしで自動抽出できます。
PDFからデータを自動抽出する方法
序盤で述べた手作業によるデータ抽出（コピー＆ペースト）だけでなく、効率的で迅速な方法が他にもあります。
PDFからテキストへの変換ツール
PDF変換ツールは、PDFをテキストや画像ファイルに変換できるソフトウェアです。WordやExcelなど他ファイル形式への変換も可能です。
全体を素早く変換したい場合には便利ですが、変換したデータが非構造化または半構造化のままなので、他の業務アプリに連携できないのが課題です。
さらにカスタマイズ性にも制限があり、たとえば書類のフォントサイズやスタイルを細かく調整できない場合があります。
PDFパーサー
PDFパーサーは、PDF文書からの手作業による抽出を不要にし、自動でデータ抽出を実現します。PDFパーサーツールはOCRや機械学習などの高度な技術を活用しています。
AIパーサー
AI文書パーサーは、従来の複雑なルールやAIモデルの学習は不要で、より迅速かつ高精度なデータ抽出を可能にします。
Parseurは、異なる種類の文書からテキスト抽出を自動化できる代表的なツールです。強力なAIパーサーで、さまざまなPDFを自動的に正確に処理します。
Parseurが最先端PDFパーサーツールとして提供する主な機能は以下の通りです：
- ノーコードのポイント＆クリックエディタ
- テンプレートベースの抽出および自動レイアウト認識
- 多様なユースケースに対応
ParseurのようなPDFスクレーパーを使えば、以下のような用途にも簡単に対応できます：
- PDFからExcelへの変換やGoogleスプレッドシートへの連携
- PDFからCSVやJSONへの抽出
- 繰り返し構造（明細やリスト形式）のデータも抽出可能
PDFからデータを抽出するステップ
例として、日々数百件の請求書を扱うコーヒー卸業者を想定しましょう。従来は担当者がひとつずつ目視確認し、必要な情報を転記していましたが、ご想像の通り非効率かつミスも避けられません。
Parseurの新しいAIエンジンを使えば、請求書などPDF文書からのテキスト抽出も一瞬です。
ステップ1：請求書専用のParseurメールボックス作成
Parseurはすべての機能が無料トライアルで利用できます。メールボックス作成時にAIアシスト付きメールボックスをお選びください。
ステップ2：PDFをParseurのメールボックスに直接アップロード
ドキュメントはメール転送するか、以下の画面のようにそのままアップロードも可能です。
Parseurのメールボックスで受信した請求書は、元の請求書とまったく同じように表示されます。
ステップ3：AIエンジンによる請求書データ抽出
ParseurアプリでAIを利用するのは簡単です。抽出したいデータをAIに伝えるだけで、自動で全書類が解析されます。
設定が終わったら、AIエンジンの自動処理にお任せください。抽出結果は以下のように表示されます：
このメールボックスに送信された以降すべてのドキュメントは自動的に処理されます。
ステップ4：解析済みPDFデータをリアルタイムで他アプリにエクスポート
抽出データはダウンロードすることもできますし、Zapier、Power Automate、Makeなどの連携で任意アプリにエクスポートも可能です。本記事では解析済みデータを自動でGoogleスプレッドシートへ送っています。
Parseurでは抽出データをエクスポートするための既定フォーミュラも用意されています。フォーミュラをGoogleスプレッドシートにコピペするだけでOKです。
PDFテキストの自動抽出でビジネスを拡大・成長させよう
PDFテキスト抽出の自動化は、今や企業が業界でスケールアップするための必須条件です。最適なPDFパースツールを選ぶことで、長期的な成長に役立ちます。
よくある質問
AcrobatなしでPDFからテキストを抽出する方法は？
Parseurに無料アカウントを作成してPDFをアップロードし、OCRテンプレートを作成すれば自動でテキストが抽出されます。
PDFをテキストに変換するおすすめのツールは？
多くのPDF→テキスト変換ツールがありますが、カスタマイズが簡単なものを探している場合はParseurが最適です。
PDFの表からテキストを抽出するには？
Parseurなら、PDF内の表データも直感的なポイント＆クリック操作でテキスト化できます。詳しくはPDF表からテキストを抽出するガイドをご覧ください。
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