PDFの膨大な量に圧倒され、クリックやスクロールばかり繰り返して指が悲鳴をあげていませんか？PDFからテキストを手動で抽出するのは、とくに毎日何百ものPDF文書が届くような現場では困難な作業です。本記事では、PDFからのテキスト抽出を数クリックで自動化し、手作業のデータ入力に費やす膨大な時間を削減する方法を解説します。
ParseurのAIテキスト抽出ツールを使えば、PDF数百枚や数千枚でも数秒でテキスト抽出を自動化できます。銀行明細や請求書など、どんなPDFからでもテキストを抜き出したい方に、ParseurのPDF抽出ツールは欠かせません。
なぜPDFからデータを抽出する必要があるのか？
PDFは組織間で書類を共有するための標準ソリューションです。1990年代にAdobeにより開発されたPDF（Portable Document Format）は、ほとんどどんなソフトからでも文書を作成できるうえ、どんなデバイスやプリンターでも意図通りのレイアウトで表示・印刷できる点が特長です。
しかしPDF形式には弱点もあります。PDF文書内のデータは非構造化もしくは半構造化であるため、アプリや組織間で自動的に構造化データとして交換できません。PDFからまずテキストや画像を抽出し、そのデータを構造化する工程が不可欠です。
PDFから手作業でテキストを抽出する際の課題
PDFは基本的に画像とテキストの組み合わせで構築されています。そのため一部の文字が画像で描画されていたり、他の要素の背後に隠れていたり、場合によっては文書から消えていることも。
こうした理由で手動データ抽出や手入力は非常に大変で時間がかかります。重要な情報の見落としを避けるには、すべてのページを細かく読む必要がありますが、それでも全て正確に抜き出せる保証はありません。さらにPDFから表データを取り出すのも大きな課題です。
Gartner Researchによると、低品質なデータによる損失は年間平均1,500万ドルに上るといわれています。
手動抽出には常にヒューマンエラーのリスクがつきまとい、データ品質にも悪影響を与える可能性があります。
データ抽出を自動化することで、構造化データのエラーが減り、レポート精度も向上します。
PDFデータ抽出の自動化とは？
PDFデータ抽出は、様々な非構造化ソースから生じたPDF文書から特定のデータを取り出すプロセスです。これをPDFパースとも呼びます。PDFパースでは、PDF文書からテキストや画像も抽出できます。
PDFからテキストを抽出する主なメリット
PDFデータ抽出プロセスの自動化はビジネスに不可欠です。従業員のモチベーションや生産性向上など、さまざまな利点が得られます。その主なメリットを紹介します。
時間とコストを大幅削減
言うまでもなく、PDFごとにページを手作業で抽出する手間が省けます。1つのPDFファイル全ページを一度に読み込めば、データが自動で抽出されます。人力作業者の雇用や多忙な時期の負担を回避でき、時間とコストの両面で大きな効果があります。
約60%の従業員が、業務の繰り返し部分を自動化すれば仕事のほぼ1日分を節約できると推定しています。
データの正確性
書類のすべてから正確なデータ抽出を保証することで、会社の信頼性を守ります。抽出ミスが1件でも発生すると、その後の業務全体に波及してミスや顧客損失につながります。自動化ソフトなら、どんな文書も100%正確にデータを抽出でき、こうした心配は不要です。
OCR（光学式文字認識）などの機械学習技術を使えば、データ入力作業のスピードと正確性も大きく向上します。
PDFを一括処理できる
すべてのPDFを1つずつ手動で処理するのではなく、大量の文書をまとめて一括処理できるため、時間と労力が大幅に削減されます。
例えばParseurなら、毎分数千件の文書を自動処理できます。
各種アプリとのシームレス連携
多くの場合、抽出したテキストをERPやCRMといったツールに直接出力したいケースもあります。データ抽出ソフトなら、別のアプリと簡単に連携でき、抽出データを他のツールに自動で送るワークフローも構築できます。
PDFデータ抽出の主なユースケース
業界に関係なく、PDF文書はあらゆる企業の日常業務に浸透しています。PDF抽出ツールはどんなユースケースにも活用可能。主な利用例を以下にまとめます。
請求書データ取得
企業はデジタル形式で請求書や領収書を受け取ります。スタッフが手作業で1件ずつデータを抜き出すのは非効率ですが、請求書自動処理ツールなら繁忙期（監査時など）の負担も軽減。自動で請求書抽出すれば、その先のレポートや経理の照合も迅速・正確に行えます。
船荷証券（BoL）
運送業者にとって、船荷証券などの書類管理は手間もコストも膨大。自動化すればコスト削減とペーパーレス化も実現できます。
Eコマース注文処理
毎日何百件ものeコマース注文確認メールを受け取る場合（ビジネス絶好調の証拠です！）、注文明細を手作業で抽出するのは大変。特にフード業界では迅速な配達が命です。
フード注文データの自動抽出で時間も効率も大きく向上します。
銀行明細
銀行明細やクレジットカード明細のデータは非常に重要で機密性が求められます。数千もの明細を手作業で処理するのは手間も大きく、情報漏れの危険も。
Parseurなら自動でデータ抽出し、Excelやご希望のフォーマットに変換できます。
本人確認ID
パスポート、マイナンバー、運転免許証などから、氏名・生年月日・ID番号などの主要項目だけでなく、署名まで自動抽出できます。
PDFから自動でデータを抽出する方法
冒頭で述べた手作業によるコピー＆ペーストのほかにも、より賢く素早くPDFデータを抽出する方法があります。
PDFからテキストへの変換ツール
PDF変換ツールはPDFをテキストや画像に変換できるソフトウェアです。WordやExcelなど他形式への変換も可能。
全体を素早く変換したい場合には便利ですが、結果のデータは多くの場合非構造化または半構造化のままなので、他の業務アプリにデータを連携する用途には向きません。
また、カスタマイズ性も限定的で、たとえばフォントサイズや書式スタイルを細かく調整できない場合もあります。
PDFパーサー
PDFパーサーは、PDFからの手作業抽出を不要にし、自動でデータを抽出します。これらのツールはOCRや機械学習などの先進技術を活用します。
AIパーサー
AI文書パーサーは、複雑なルールやAIモデルの学習を行わずとも、より迅速かつ高精度なデータ抽出を実現します。
Parseurは、さまざまな文書タイプのテキスト抽出業務を自動化できる代表的なツール。強力なAIパーサーとして、AIが自動で最適なPDFを処理します。
Parseurが最先端PDFパーサーとして提供する主な特長：
- ノーコードのポイント＆クリックエディタ
- テンプレートベース抽出と自動レイアウト認識
- 多彩なユースケースに対応
ParseurのようなPDF解析ツールなら、以下のような作業も簡単です：
- PDFをExcelへ変換やPDFをGoogleスプレッドシートへ連携
- PDFデータをCSVやJSONで抽出
- 繰り返し構造を持つデータの抽出
PDFからデータを抽出するステップ
日々数百枚の請求書を受け取るコーヒー卸業者がいると仮定しましょう。これまで担当者が1件ずつ目視で確認・転記してきましたが、非効率でミスも避けられません。
Parseurの新AIエンジンなら、請求書や他のPDFからのテキスト抽出が一瞬で可能です。
ステップ1：請求書専用Parseurメールボックス作成
Parseurはすべての機能を無料でお試しいただけます。メールボックス作成時は、AIアシスト付きメールボックスを必ずお選びください。
ステップ2：PDFをParseurメールボックスに直接アップロード
ドキュメントはメール転送するか、画面のとおり直接アップロードも可能です。
Parseurのメールボックスで表示される請求書は、元のレイアウトがそのまま再現されます。
ステップ3：AIエンジンで請求書データを抽出
ParseurアプリでAIを使うのはとても簡単です。抽出したいデータをAIに指定するだけで、自動で文書を解析します。
設定が完了したら、AIエンジンに処理を任せましょう。抽出結果は以下のように表示されます：
今後このParseurメールボックスに送信されたすべてのドキュメントは自動で処理されます。
ステップ4：PDF解析データをリアルタイムで他アプリへエクスポート
データはダウンロードもできますし、Zapier、Power Automate、Makeなどの連携で任意アプリにエクスポートも可能です。本記事では、解析済みデータをGoogleスプレッドシートに自動送信します。
Parseurではエクスポート用の既定フォーミュラも用意されているので、GoogleスプレッドシートにフォーミュラをコピペするだけでOKです。
PDFテキスト自動抽出でビジネスを拡大しよう
PDFテキスト抽出の自動化は、業界でスケールアップを目指す企業の必須事項となっています。最適なPDFパースツールへの投資で長期的なメリットが得られます。
よくある質問
PDFテキスト抽出に関するすべてのご質問にお答えします。
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AcrobatなしでPDFからテキストを抽出する方法は？
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Parseurに無料アカウントを作成し、PDFドキュメントをアップロードすれば自動的にテキストが抽出されます。
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PDFをテキストに変換するおすすめのツールは？
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市場には多くのPDF→テキスト変換ツールがありますが、カスタマイズ性の高いツールをお探しならParseurがおすすめです。
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PDFの表からテキストを抽出するには？
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ParseurならPDF内の表データもポイント＆クリックで抽出できます。PDF表からテキストを抽出するガイドをご覧ください。
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