Está se afogando em um mar de PDFs, clicando e rolando até seus dedos estarem prontos para protestar? Extrair texto manualmente de PDFs pode ser um desafio, especialmente se você recebe centenas de documentos PDF diariamente. Neste artigo, vamos guiá-lo sobre como extrair texto de PDFs automaticamente com alguns cliques para que você possa economizar incontáveis horas de trabalho manual de entrada de dados.
Com a ferramenta de extração de texto com IA da Parseur, você pode automatizar o processo e extrair texto de centenas ou até milhares de PDFs em segundos. Seja para extrair texto de extratos bancários ou faturas, a ferramenta de extração de PDF da Parseur é indispensável para quem trabalha com grandes volumes de documentos PDF.
Por que extrair dados de PDFs?
Documentos PDF se tornaram a solução ideal para compartilhar documentos entre organizações. Desenvolvido na década de 1990 pela Adobe, o PDF (Portable Document Format) é o padrão de fato que permite criar documentos a partir de praticamente qualquer software e compartilhá-los com a certeza de que eles serão exibidos em qualquer dispositivo (e impressos em qualquer impressora) exatamente como foram planejados.
No entanto, há uma desvantagem: os dados armazenados em documentos PDF são não estruturados ou semi estruturados por natureza. O que isso significa é que o formato PDF não pode ser usado para trocar dados estruturados automaticamente entre aplicativos e organizações. Primeiro, você precisa extrair texto e imagens de PDFs e estruturar os dados antes que outros aplicativos possam usá-los.
Desafios da extração manual de texto de PDFs
PDFs são basicamente uma combinação de imagens e texto, então alguns caracteres podem ser exibidos como imagens em vez de texto. Outros caracteres podem estar ocultos atrás de outros objetos na página ou até mesmo estar totalmente ausentes do documento.
Por causa disso, a extração manual de dados ou a entrada manual de dados pode ser muito difícil e demorada. Para ter certeza de que você não perdeu nada crucial, pode ser necessário ler cada palavra em cada página. Mesmo assim, não há garantia de que alguns ou todos os dados foram extraídos corretamente. E, não vamos esquecer os desafios de extrair tabelas de PDFs!
A Gartner Research descobriu que dados de baixa qualidade são responsáveis por uma média de US$ 15 milhões em perdas por ano
Como a extração manual de dados de PDFs requer interação humana, sempre há risco de erro ou equívocos, o que pode afetar seriamente a qualidade dos seus dados.
Ao automatizar o processo de extração de dados, os dados estruturados coletados incluirão menos erros e os relatórios comerciais serão mais precisos.
O que é extração automatizada de dados em PDF?
A extração de dados em PDF é o processo de recuperar dados específicos de documentos PDF originados de diferentes fontes não estruturadas. Também podemos nos referir à extração de dados em PDF como análise de PDF. A análise de PDF permite que os usuários extraiam texto e imagens de documentos PDF.
Benefícios da extração de texto de PDFs
Sem dúvida, automatizar o processo de extração de dados de PDFs é crucial para qualquer negócio. Há muitos benefícios associados a isso, como um aumento na motivação e produtividade dos funcionários. Vamos examinar mais de perto todas as vantagens de extrair dados de PDFs automaticamente.
Economia de tempo e custo
Desnecessário dizer que isso economiza tempo e dinheiro, pois você não precisará extrair dados manualmente de cada página do seu arquivo PDF. Você só precisa carregar todas as páginas do seu arquivo PDF de uma vez e elas serão extraídas automaticamente. Isso ajuda você a economizar dinheiro, evitando que você tenha que contratar especialistas em entrada de dados para concluir este trabalho para você, bem como muita tempo e esforço, especialmente durante temporadas movimentadas.
Quase 60% dos funcionários pesquisados estimam que poderiam economizar quase um dia útil inteiro se os aspectos repetitivos de seus trabalhos fossem automatizados.
Precisão dos Dados
Ao garantir a extração precisa de dados de todos os seus papéis, isso protege a reputação da sua empresa. Por exemplo, se a extração de dados de um documento estiver incorreta, isso pode se espalhar por todos os seus processos e criar erros no futuro, o que pode levar à perda de clientes. Não há necessidade de se preocupar com esse problema com o software automático de extração de dados em PDF, pois ele fornece 100% de precisão ao extrair dados de qualquer documento.
O uso de abordagens relacionadas ao aprendizado de máquina, como o reconhecimento óptico de caracteres (OCR), por exemplo, pode melhorar muito a velocidade e a precisão da entrada de dados.
Documentos PDF podem ser extraídos em massa
Em vez de percorrer manualmente os PDFs um por um, todos os documentos podem ser facilmente processados em massa, reduzindo assim a quantidade de tempo e esforço necessários.
Aqui na Parseur, por exemplo, podemos processar milhares de documentos automaticamente a cada minuto.
Integração perfeita com vários aplicativos
Muitas vezes, as empresas precisam exportar o texto extraído para outra ferramenta, como um ERP ou um CRM. Com o software de extração de dados, você pode integrar-se facilmente a outros aplicativos e criar um fluxo de trabalho automatizado para enviar os dados analisados de seus PDFs para outra ferramenta.
Casos de uso para extração de dados em PDF
Não importa em qual setor você esteja, os documentos PDF agora fazem parte da rotina de qualquer empresa. A boa notícia é que uma ferramenta de extração de dados em PDF pode ser usada para qualquer caso de uso. Destacamos os principais casos de uso para nossos clientes abaixo:
Captura de dados de fatura
As empresas recebem faturas ou recibos de pagamento em formato digital. Contratar um especialista em dados para extrair manualmente informações específicas de faturas custa tempo e dinheiro. Usando um processador de dados de fatura automatizado, as empresas podem economizar incontáveis horas de processamento manual, especialmente durante as temporadas de pico (auditoria). Ao automatizar o processo de faturamento, relatórios adicionais ou reconciliação financeira podem ser feitos com mais rapidez e precisão.
Conhecimento de Embarque (BoL)
Manter documentos de remessa é um processo tedioso e caro para agentes de frete. Automatizar os processos de B/L minimizará seus custos e reduzirá o desperdício de papel também.
Saiba como o Parseur pode ajudar na automação do Conhecimento de Embarque.
Pedidos de comércio eletrônico
Imagine receber centenas de confirmações de pedidos de comércio eletrônico diariamente (o que é excelente para os negócios!), mas ter que extrair manualmente os detalhes do pedido. É demorado e, na indústria alimentícia, entregar pedidos de comida rapidamente é de extrema importância.
Extrair dados automaticamente de pedidos de comida ajuda a economizar tempo e aumentar a eficiência.
Extratos bancários
Os dados em extratos bancários são confidenciais e cruciais. Se você tiver milhares de extratos bancários ou extratos de cartão de crédito para analisar manualmente, isso pode levar tempo e ser propenso a erros (como a falta de informações específicas).
O Parseur pode ajudá-lo a automatizar o processo de extração de dados e converter extratos bancários para Excel ou qualquer outro formato que você desejar.
IDs para verificação de identidade
Você pode extrair campos-chave de passaportes, identidades nacionais e carteiras de habilitação (como nome, data de nascimento ou número de identidade) em vez de preencher formulários manualmente. Assinaturas também podem ser extraídas.
Maneiras de extrair dados de PDFs automaticamente
Já falamos sobre extração manual de dados no início. Copiar e colar faz parte da extração manual de dados de PDFs. Existem maneiras mais inteligentes para extração de dados em PDF que são mais rápidas e eficazes.
Conversores de PDF para texto
Conversores de PDF são programas de software que permitem aos usuários converter PDFs em texto ou imagens. Além de suportar tipos de arquivo como documentos do Word e planilhas do Excel, eles também podem converter PDFs de volta para outros formatos.
Os conversores de PDF são as ferramentas ideais se você precisar converter rapidamente um documento completo sem requisitos específicos. No entanto, um dos problemas mais frequentes com os conversores de PDF é que o documento resultante permanece não estruturado ou semi estruturado. Você não pode usá-lo para enviar dados para outros aplicativos.
Além disso, não há muito espaço para personalização. Por exemplo, alguns usuários desejam alterar o tamanho ou o estilo da fonte de seus documentos antes de transformá-los em PDFs, mas muitos conversores de PDF não permitem que eles façam isso.
Analisadores de PDF
Um analisador de PDF elimina a necessidade de extração manual de dados de documentos PDF, automatizando o processo. As ferramentas de análise de PDF usam tecnologias avançadas, como OCR e aprendizado de máquina, para extração de dados.
Analisadores de IA
Um analisador de documentos com IA é mais rápido e preciso e ajuda você a economizar tempo na extração de dados de documentos. Não há necessidade de criar regras de análise complexas ou treinar um modelo de IA.
Uma dessas ferramentas é o Parseur, que ajuda a automatizar a extração de texto de diferentes tipos de documentos. O Parseur é um poderoso analisador de IA que usa inteligência artificial para processar automaticamente o documento PDF correto.
Os principais recursos que o Parseur fornece como o melhor analisador de PDF disponível atualmente são:
- Editor apontar e clicar sem código
- Extração baseada em modelo e detecção automática de layout
- Funciona com diferentes casos de uso
Com uma ferramenta de extração de PDF como o Parseur, você pode facilmente:
- Converter PDF para Excel ou PDF para Planilhas Google
- Extrair PDF para CSV e JSON
- Extrair dados de estruturas repetitivas
Como extrair dados de PDFs?
Vamos pegar o caso de um fornecedor de café que recebe centenas de faturas diariamente. Eles precisam analisar manualmente essas faturas e extrair informações específicas para compartilhar com a equipe. Como você já deve ter adivinhado, esse processo é demorado e não está isento de erros.
Com o novo mecanismo de IA da Parseur, a extração de texto de faturas e outros documentos PDF pode ser feita rapidamente.
Etapa 1: crie sua caixa de correio de faturas
O Parseur é gratuito para começar com todos os recursos disponíveis. Certifique-se de usar nossa caixa de correio assistida por IA ao criar sua caixa de correio.
Etapa 2: carregue PDFs diretamente para a caixa de correio Parseur
Você pode encaminhar os documentos para a caixa de correio Parseur ou carregá-los diretamente, como mostrado na captura de tela abaixo.
Você notará que a fatura recebida na caixa de correio Parseur se parece exatamente com sua fatura original.
Etapa 3: use o mecanismo de IA para extrair dados de faturas
Usar IA com o aplicativo Parseur é fácil. Basta dizer à nossa IA quais dados você deseja e ela processará os documentos automaticamente.
Depois de pronto, deixe o mecanismo de IA fazer sua mágica. Seus resultados analisados aparecerão assim:
A partir de agora, todos os documentos que você enviar para esta caixa de correio Parseur serão processados automaticamente.
Etapa 4: exporte dados analisados em PDF para qualquer aplicativo em tempo real
Você pode baixar os dados analisados ou exportá-los para qualquer aplicativo de sua escolha usando nossas integrações nativas, como Zapier, Power Automate ou Make. Para este artigo, enviaremos os dados analisados para uma planilha do Google automaticamente.
O Parseur já fornece uma fórmula padrão para exportar os dados extraídos. Tudo o que você precisa fazer é copiar e colar a fórmula no Planilhas Google e deixar a mágica acontecer.
Extraia texto de PDFs automaticamente e dimensione seus negócios
A mudança para a extração automática de texto de PDF agora se tornou uma necessidade se as empresas quiserem crescer em seu setor. Investir na ferramenta de análise de PDF certa beneficiará você a longo prazo.
Perguntas frequentes
Como posso extrair texto de um PDF sem o Acrobat?
Crie uma conta gratuita no Parseur. Carregue seu documento PDF. Crie um modelo OCR e o texto será extraído automaticamente.
Qual é a melhor ferramenta para converter PDF em texto?
Existem muitos conversores de PDF para texto no mercado, mas se você estiver procurando por uma ferramenta que seja facilmente personalizável, o Parseur dará conta do recado.
Como posso extrair texto de uma tabela PDF?
Extrair dados tabulares é apontar e clicar com o Parseur. Consulte nosso guia para extrair texto de tabelas PDF.
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