Efficiënte factuurverwerking is essentieel voor bedrijven die hun financiële processen willen stroomlijnen, nauwkeurige administratie willen voeren en betere relaties met leveranciers willen opbouwen. Traditioneel gaat facturen verwerken gepaard met saaie handmatige invoer, controles en goedkeuringsrondes, wat leidt tot hogere operationele kosten, menselijke fouten en trage verwerkingstijden.
Bekijk hoe Parseur jouw bedrijf kan helpen de tijd die je aan factuurverwerking besteedt niet met 50%, niet met 75%, maar tot wel 100 keer te verminderen; wat je iedere maand tienduizenden euro’s kan besparen.
De gemiddelde kosten voor het verwerken van één factuur bedragen $22.75. Handmatige verwerking van facturen kost tijd, geld én arbeidsuren en brengt verschillende uitdagingen met zich mee. Jouw doel: personeelskosten verlagen en je bedrijf slimmer en productiever maken.
De verwachting is dat er wereldwijd 550 miljard facturen per jaar zullen worden verwerkt en dat deze markt tegen 2035 zal verviervoudigen.
Wat als we je vertellen dat er een gouden ticket bestaat om je factuurverwerking te automatiseren, waarmee je een fortuin bespaart én waardevolle tijd vrijmaakt? Echt waar – we zetten de grote middelen in: kunstmatige intelligentie (AI), PDF-parsen en optische tekenherkenning.
Belangrijkste inzichten:
- Geautomatiseerde gegevensextractie vermindert menselijke fouten drastisch en zorgt voor nauwkeurigheid en consistentie binnen je financiële administratie.
- Parseur biedt uitgebreide integratiemogelijkheden, waarmee je factuurdata direct kunt versturen naar financiële applicaties, boekhoudsoftware of ERP-systemen en zo je volledige workflow automatiseert.
Uitdagingen bij handmatige invoer van factuurdata
Kort gezegd: factuurverwerking betekent het invoeren van factuurgegevens in een systeem. Leveranciersfacturen komen in alle soorten en formats, waardoor handmatige invoer lastig kan zijn. Het verwerken van een factuur in je boekhoudsoftware kan zomaar enkele minuten per stuk kosten.
Volgens Business Insider kunnen analoge accounts payable-processen 30 tot 90 dagen duren.
Menselijke fouten
Bij veel handmatige facturenverwerking ontstaan er sneller menselijke fouten. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld fouten in de artikellijnen of typfouten gemakkelijk over het hoofd zien bij de eerste verwerking. Meestal ontdek je deze fouten pas als de bestelling niet overeenkomt met de factuur.
Bovendien ontstaan fouten en kwaliteitsissues bij het handmatig overtypen van facturen. Kwaliteitsproblemen worden vaak opgespoord met steekproeven (controles op willekeurige facturen), maar die kosten natuurlijk ook weer extra tijd en energie.
Frauderisico
Crediteurenafdelingen zijn extra kwetsbaar voor interne en externe fraude. Wanneer je medewerkers dagelijks honderden facturen verwerken, worden fraudegevallen vaak niet tijdig opgemerkt.
Betaalvertragingen en dubbele betalingen
Een veelvoorkomende fout is dubbele betaling. Betaalvertragingen komen veel voor, vooral tijdens piekperiodes zoals Black Friday of rond Kerstmis – handmatige invoer is gewoon tijdrovend. Wil je versnellen, dan moet je extra personeel inzetten, wat weer meer kosten betekent.
39% van de bedrijven meldt dat dubbele betalingen en overbetalingen meer dan 1% van hun betalingen vormen
AP-automatisering bespaart een enorme hoeveelheid tijd én verhoogt de kwaliteit en betrouwbaarheid van de verwerking. Met een geautomatiseerde workflow actualiseer je je systemen realtime en zijn steekproeven nauwelijks nog nodig. Laat je collega’s zich focussen op de kerntaken van jouw bedrijf in plaats van op eentonige handmatige verwerking!
Wat is geautomatiseerde factuurverwerking?
Kort samengevat: automatische factuurverwerking betekent dat bedrijven facturen verwerken zonder menselijke tussenkomst. Door factuursoftware in je bedrijfsproces te integreren worden saaie, repeterende taken volledig geautomatiseerd.
Voordelen van factuurautomatisering
Steeds meer bedrijven kiezen voor automatische software voor factuurverwerking zodat ze kosten kunnen besparen en hun processen structureel efficiënter maken. Dit zijn slechts enkele voordelen:
Hogere efficiëntie
Automatiseren betekent dat je geen data meer handmatig in meerdere systemen hoeft in te voeren of eindeloos bij klanten moet nabellen voor betaalinformatie. Je kunt je factuur zo inrichten dat alle info die je nodig hebt overzichtelijk op één plek staat – je hoeft nooit meer in stapels documenten te graven.
Besparing van tijd en kosten
Met automatische verwerking bespaar je flink wat tijd en kosten aan betalingen verwerken en achterstallige facturen najagen – waardoor je je aandacht kunt richten op andere belangrijke zaken in je bedrijf. Denk aan meer verkopen door nieuwe diensten aan te bieden, of juist besparen door sommige processen uit te besteden.
Een benchmark bij Parseur in juni 2024 concludeert dat een gemiddelde gebruiker van de Parseur documentverwerkingssoftware maandelijks zo’n 150 uur handmatige gegevensinvoer én zo’n $6.413 bespaart.
- Parseur-statistieken, juni 2024
Betere klantenservice en klantbehoud
Goede service wordt gewaardeerd – klanten kiezen sneller voor bedrijven die betrouwbaar zijn en fijn samenwerken. Automatische facturatie betekent betere ondersteuning tijdens het hele betaalproces.
Hoe automatiseer je factuurverwerking?
Factuurgegevens uitlezen kun je op drie manieren automatiseren:
- Het verzamelen en scannen van de PDF-facturen
- Het uitlezen van de benodigde gegevens uit deze facturen volgens jouw wensen
- Het verzenden van de factuurdata naar een ERP-systeem of andere boekhoudsoftware
Parseur: De beste AI-oplossing voor factuurautomatisering
Parseur is een factuur-extractor met een krachtige AI-engine. Gebruik de PDF parser om gegevens uit facturen te halen die je ontvangt als e-mails, PDF’s, CSV’s of andere tekstbijlagen.
Wat doet Parseur het beste als AI-factuurtool?
- Je hoeft het AI-model niet te trainen, wat bij veel andere AI-tools wél moet.
- Parseur heeft voorgedefinieerde mailboxen voor specifieke sectoren. Parseur heeft dus ook een factuuren-mailbox, waarin de benodigde data automatisch wordt uitgelezen.
- Je kunt gemakkelijk informatie uit tabellen halen, ongeacht het aantal regels of producten in een factuur – essentieel bij het verwerken van factuurlijnen.
Welke gegevensvelden moet je uit een factuur halen?
Welke velden je nodig hebt, hangt af van je branche en van je lokale wetgeving.
Deze velden komen meestal voor op een factuur en zul je meestal nodig hebben:
- Factuurdatum
- Factuurnummer (meestal een uniek volgnummer)
- Naam leverancier
- Adres leverancier
- Naam klant
- Adres klant
- Artikellijnen met beschrijving en hoeveelheid goederen (of geleverde diensten)
- Prijs exclusief BTW
- Toegepast BTW-tarief
- BTW-bedrag
- Totaalbedrag (inclusief BTW)
Deze velden zijn vaak optioneel, afhankelijk van jouw wensen of wettelijke eisen:
- Vervaldatum factuur
- BTW-nummer leverancier
- BTW-nummer klant
- Eenheidsprijs van de goederen of diensten
- Verzendadres
- Inkoopordernummer (PO-nummer)
- Eventuele overige wettelijke vermeldingen, voorwaarden, verwijzingen naar relevante wetgeving, types factuur (btw-verlegd, margeregeling, self-billing, enz.)
Hoe maak je jouw eigen AI-factuurautomatiseringstool?
Parseur kun je gratis proberen – alle functies zijn direct beschikbaar.
Een workflow voor automatische factuurverwerking met Parseur bestaat uit de volgende stappen:
De factuur wordt naar de factuurautomatiseringssoftware gestuurd
Dit kan door de factuur door te sturen naar je Parseur-mailbox of door direct facturen te uploaden in de Parseur-app.
Data wordt automatisch uit de factuur gehaald
Wil je specifieke data uitlezen? Maak dan een lijst van de relevante velden zodat de AI-parser ze gemakkelijk kan herkennen.
Exporteer je uitgelezen factuurdata
Nu je mailbox werkt, kun je de uitgelezen data doorsturen naar waar je wilt:
- In een live Google Sheet die automatisch bijwerkt elke keer dat Parseur een nieuwe e-mail verwerkt
- Naar honderden boekhoudpakketten en CRM’s via onze integratie met Zapier, Make en Power Automate
- Naar je eigen applicatie via een HTTP webhook of factuur-API
AP-factuurverwerking automatiseren met AI
Factuurverwerking is een basis maar complex onderdeel van financieel beheer, dat door handmatige processen juist vaak onnodig traag en foutgevoelig is. Met Parseur’s geavanceerde AI-oplossing kun je de stap maken van handmatige, foutgevoelige verwerking naar snelle, automatische en betrouwbare verwerking die je efficiëntie, nauwkeurigheid en naleving versterkt. Factuurverwerking automatiseren met Parseur vermindert niet alleen drastisch de kosten en verhoogt de operationele effectiviteit, maar geeft jouw financiële team bovendien ruimte om te focussen op strategische groei. Naarmate bedrijven digitaliseren, zorgt een future-proof oplossing als Parseur voor blijvende concurrentiekracht, duurzaamheid en financiële topkwaliteit.
Laatst bijgewerkt op
