Heb je ooit het gevoel gehad dat je vastzit in de film Groundhog Day, terwijl je elke dag opnieuw bezig bent met het verwerken van facturen? Wij helpen je graag om uit die eindeloze cyclus te ontsnappen!
Ontdek hoe Parseur jouw organisatie kan helpen de tijd die je aan factuurverwerking besteedt niet met 50%, niet met 75%, maar tot wel 100 keer te verminderen! Dit kan tienduizenden euro's per maand besparen.
De gemiddelde kosten voor het verwerken van één factuur bedragen $22.75. Handmatige factuurverwerking kost tijd, geld en veel arbeid, en brengt bovendien diverse uitdagingen met zich mee. Uiteindelijk wil je de personeelskosten verlagen en jouw bedrijf efficiënter laten werken.
De verwachting is dat er wereldwijd 550 miljard facturen per jaar zullen worden verwerkt en dat de markt tegen 2035 zal verviervoudigen.
Wat als wij vertellen dat er een gouden ticket bestaat om factuurverwerking te automatiseren, waarmee je geld bespaart én waardevolle middelen vrijmaakt? Precies! Dat ticket heet: kunstmatige intelligentie, PDF-parsing en optische tekenherkenning.
Uitdagingen bij handmatige factuurverwerking
Factuurverwerking betekent simpelweg het invoeren van factuurgegevens in een systeem. Leveranciers versturen facturen in diverse formaten, wat handmatige verwerking ingewikkeld maakt. Het kost vaak aanzienlijk meer tijd om een factuur handmatig in te voeren dan je zou willen.
Volgens Business Insider kunnen handmatige accounts payable-processen 30 tot 90 dagen duren.
Menselijke fouten
Veel facturen handmatig verwerken vergroot de kans op menselijke fouten. Medewerkers kunnen fouten in artikellijnen of typefouten over het hoofd zien, die pas later aan het licht komen. Soms blijkt pas achteraf dat een inkooporder niet overeenkomt met de factuur.
Fouten en kwaliteitsproblemen ontstaan gemakkelijk bij handmatige invoer. Je kunt dit beperken met steekproeven, maar dat kost ook extra tijd en inspanning.
Frauderisico
Afdelingen voor crediteurenadministratie zijn extra gevoelig voor interne en externe fraude. Wanneer medewerkers dagelijks honderden facturen verwerken, kan fraude onopgemerkt blijven.
Betaalvertragingen en dubbele betalingen
Dubbele betalingen komen regelmatig voor. Betaalvertragingen ontstaan vooral tijdens piekperiodes zoals Black Friday of Kerstmis, doordat handmatig werk veel tijd kost. Versnellen is alleen mogelijk door extra personeel in te zetten, wat weer extra uitgaven betekent.
39% van de bedrijven stelt vast dat dubbele betalingen en overbetalingen meer dan 1% van hun betalingen beslaan.
Automatisering van accounts payable-processen bespaart niet alleen veel tijd, maar verbetert ook de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van de verwerking. Met een geautomatiseerde workflow worden systemen automatisch bijgewerkt en beperk je de noodzaak tot handmatige controles. Zo kunnen collega's zich richten op de kernactiviteiten van het bedrijf in plaats van repetitief werk!
Wat is automatische factuurverwerking?
Automatische factuurverwerking houdt in dat facturen afgehandeld worden zonder enige menselijke tussenkomst. Factuursoftware neemt de herhalende taken uit handen en verwerkt facturen volledig automatisch.
Voordelen van factuurautomatisering
Steeds meer bedrijven kiezen voor automatische crediteurenadministratie om efficiënter en kosteneffectiever te werken. Dit zijn enkele voordelen:
Hogere efficiëntie
Met automatische factuurverwerking hoef je niet langer handmatig gegevens in diverse systemen in te voeren of achter klanten aan te gaan voor betaalinformatie. Je zorgt ervoor dat alle benodigde data overzichtelijk op één plek staan, waardoor je niet langer hoeft te zoeken in verschillende documenten.
Besparing van tijd en kosten
Automatiseren van factuurverwerking vermindert de tijd en kosten die gemoeid zijn met het verwerken van betalingen en het najagen van achterstallige facturen. Dit geeft ruimte om te focussen op andere belangrijke taken, zoals het uitbreiden van je dienstenaanbod of het besparen van kosten door uitbesteding.
Benchmarking van Parseur in juni 2024 laat zien dat een gemiddelde gebruiker van de Parseur documentverwerkingstool elke maand circa 150 uur aan handmatige gegevensinvoer én $6413 bespaart.
- Parseur statistieken, juni 2024
Betere klantenservice en klantbehoud
Klanten kiezen voor bedrijven die hen snel en betrouwbaar helpen. Met automatische facturatie kun je een hogere servicegraad bieden gedurende het hele betalingsproces.
Hoe automatiseer je factuurverwerking?
Automatisch facturen verwerken doe je meestal in drie stappen:
- Het verzamelen en scannen van de PDF-facturen
- Het uitlezen van de benodigde gegevens uit deze facturen
- Het doorsturen van deze data naar een ERP- of boekhoudsysteem
Parseur: De beste AI-tool voor factuurautomatisering
Parseur is een factuur-extractor met een geavanceerde AI-engine. Gebruik de PDF parser om gegevens uit facturen te halen die via e-mail, PDF, CSV of andere tekstbijlagen binnenkomen.
Wat doet Parseur als AI-factuurtool het beste?
- Je hoeft het AI-model niet zelf te trainen, in tegenstelling tot veel andere oplossingen.
- Parseur biedt voorgedefinieerde mailboxen voor specifieke sectoren. Voor facturen gebruik je de mailbox die geoptimaliseerd is voor het automatisch uitlezen van facturen.
- Je kunt eenvoudig gegevens uit tabellen halen, ongeacht het aantal regels of artikellijnen per factuur.
Welke gegevensvelden moet je uit een factuur halen?
Welke gegevens belangrijk zijn, hangt af van jouw branche en lokale wetgeving.
Meestal zijn dit de velden die je van een factuur wilt uitlezen:
- Factuurdatum
- Factuurnummer (uniek volgnummer)
- Naam leverancier
- Adres leverancier
- Naam klant
- Adres klant
- Artikellijnen met beschrijving en hoeveelheid goederen of diensten
- Prijs exclusief BTW
- Toegepast BTW-tarief
- BTW-bedrag
- Totaalbedrag (inclusief BTW)
Optionele velden, afhankelijk van jouw wensen en processen:
- Vervaldatum factuur
- BTW-nummer leverancier
- BTW-nummer klant
- Eenheidsprijs
- Verzendadres
- Inkoopordernummer (PO-nummer)
- Overige verplichte wettelijke vermeldingen, algemene voorwaarden, verwijzingen naar wetgeving of bepalingen rond het type factuur (bijv. btw-verlegd, margeregeling, self-billing)
Hoe maak je jouw eigen AI-tool voor factuurautomatisering?
Parseur kun je direct gratis proberen — mét alle functies beschikbaar.
Een workflow voor automatische factuurverwerking met Parseur werkt als volgt:
De factuur wordt naar de factuurverwerkingstool gestuurd
Dit kan door de factuur naar je Parseur-mailbox te sturen of door deze direct te uploaden in de Parseur-app.
Automatisch gegevens uitlezen uit de factuur
Wil je specifieke gegevensvelden ophalen? Geef deze dan logisch aan, zodat de AI-parser ze feilloos kan herkennen.
Exporteer de uitgelezen factuurdata
Is je mailbox ingericht? Dan kun je de gegevens automatisch doorsturen naar:
- Een Google Sheet die automatisch wordt bijgewerkt zodra er een nieuwe e-mail binnenkomt
- Honderden boekhoudapplicaties en CRM’s via onze koppelingen met Zapier, Make en Power Automate
- Jouw eigen applicatie via een HTTP webhook of factuur-API
Automatisering van AP-factuurverwerking
Het integreren van een factuurverwerkingstool verbetert niet alleen je interne proces, maar versterkt ook de samenwerking met leveranciers en klanten. Door facturen automatisch te verwerken heb je snel toegang tot data, altijd realtime inzicht en wordt schaalbaarheid veel eenvoudiger voor je bedrijf.
Laatst bijgewerkt op
