¿Te estás ahogando en un mar de archivos PDF, haciendo clic y desplazándote hasta que tus dedos están listos para protestar? Extraer texto manualmente de archivos PDF puede ser un desafío, especialmente si recibes cientos de documentos PDF cada día. En este artículo, te guiaremos sobre cómo extraer texto de archivos PDF automáticamente con unos pocos clics, para que puedas ahorrar incontables horas de trabajo manual de ingreso de datos.
Con la herramienta de extracción de texto con IA de Parseur, puedes automatizar el proceso y extraer texto de cientos o incluso miles de archivos PDF en segundos. Ya sea que necesites extraer texto de estados de cuenta bancarios o facturas, la herramienta de extracción de PDF de Parseur es imprescindible para cualquier persona que trabaje con grandes volúmenes de documentos PDF.
¿Por qué extraer datos de archivos PDF?
Los documentos PDF se han convertido en la solución preferida para compartir documentos entre organizaciones. Desarrollado en la década de 1990 por Adobe, PDF (Formato de Documento Portátil) es el estándar de facto que te permite crear documentos desde prácticamente cualquier software y compartirlos con la certeza de que se mostrarán en cualquier dispositivo (e impresos en cualquier impresora) exactamente como fueron diseñados.
Sin embargo, hay una desventaja: los datos almacenados en los documentos PDF son no estructurados o semi estructurados por naturaleza. Lo que significa que el formato PDF no se puede utilizar para intercambiar automáticamente datos estructurados entre aplicaciones y organizaciones. Primero, debes extraer el texto y las imágenes de los PDF y estructurar los datos antes de que otras aplicaciones puedan hacer uso de ellos.
Desafíos de la extracción manual de texto de PDFs
Los PDFs son básicamente una combinación de imágenes y texto, por lo que algunos caracteres pueden presentarse como imágenes en lugar de texto. Otros caracteres pueden estar ocultos detrás de otros objetos en la página o incluso no estar presentes en el documento.
Por esto, la extracción manual de datos o el ingreso manual de datos puede ser muy difícil y tomar mucho tiempo. Para asegurarte de que no has pasado por alto nada crucial, es posible que tengas que leer cada palabra en cada página. Aun así, no hay garantía de que algunos o todos los datos se hayan extraído correctamente. Y, ¡no olvidemos los desafíos de extraer tablas de PDFs!
Gartner Research descubrió que la mala calidad de los datos es responsable de un promedio de 15 millones de dólares en pérdidas por año
Como la extracción manual de datos de PDFs requiere interacción humana, siempre existe el riesgo de errores, lo que puede afectar seriamente la calidad de tus datos.
Al automatizar el proceso de extracción de datos, los datos estructurados recopilados contendrán menos errores y los reportes de negocio serán más precisos.
¿Qué es la extracción automatizada de datos de PDF?
La extracción de datos de PDF es el proceso de recuperar datos específicos de documentos PDF provenientes de diferentes fuentes no estructuradas. También podemos referirnos a la extracción de datos de PDF como análisis de PDF. El análisis de PDF permite a los usuarios extraer texto e imágenes de documentos PDF.
Beneficios de extraer texto de PDFs
Sin duda, automatizar el proceso de extracción de datos de PDFs es crucial para cualquier negocio. Hay muchos beneficios asociados, como el aumento de la motivación y la productividad de los empleados. Veamos más de cerca todas las ventajas de extraer datos de PDF automáticamente.
Ahorro de tiempo y costes
Es indudable que ahorra tiempo y dinero, porque no necesitas extraer los datos manualmente de cada página de tu archivo PDF. Solo tienes que cargar todas las páginas de tu PDF a la vez y se extraerán automáticamente. Esto te permite ahorrar dinero al no tener que contratar expertos en ingreso de datos para que hagan este trabajo por ti, además de ahorrar mucho tiempo y esfuerzo, especialmente en temporadas de alta demanda.
Casi el 60% de los empleados encuestados estiman que podrían ahorrar casi un día laboral completo si se automatizaran los aspectos repetitivos de sus trabajos.
Precisión de datos
Al garantizar una extracción precisa de los datos de todos tus documentos, protege la reputación de tu empresa. Por ejemplo, si la extracción de datos de un documento es incorrecta, podría transmitirse a todos tus procesos y producir errores en el futuro, lo que podría provocar la pérdida de clientes. No tienes que preocuparte por esto con un software automático de extracción de datos de PDF porque proporciona una precisión del 100% al extraer datos de cualquier documento.
El uso de enfoques relacionados con aprendizaje automático, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), por ejemplo, puede mejorar enormemente la velocidad y precisión del ingreso de datos.
Los documentos PDF se pueden extraer en masa
En lugar de revisar manualmente los PDFs uno a uno, todos los documentos se pueden procesar fácilmente en masa, reduciendo así la cantidad de tiempo y esfuerzo necesarios.
Aquí en Parseur, por ejemplo, podemos procesar miles de documentos automáticamente cada minuto.
Integración sencilla con varias aplicaciones
Muy a menudo, las empresas tienen que exportar el texto extraído a otra herramienta, como un ERP o un CRM. Con el software de extracción de datos, puedes integrarte fácilmente con otras apps y crear un flujo de trabajo automatizado para enviar los datos analizados de tus PDFs a otra herramienta.
Casos de uso para la extracción de datos de PDF
No importa en qué sector estés, los documentos PDF son ya parte de la rutina de cualquier empresa. La buena noticia es que una herramienta de extracción de datos de PDF puede utilizarse para cualquier caso de uso. Hemos destacado los principales casos de nuestros clientes a continuación:
Captura de datos de facturas
Las empresas reciben facturas o recibos de pago en formato digital. Contratar a un especialista en datos para extraer manualmente información específica de las facturas cuesta tiempo y dinero. Utilizando un procesador automático de datos de facturas, las empresas pueden ahorrar incontables horas de procesamiento manual, especialmente durante temporadas altas (auditoría). Al automatizar el proceso de facturación, los informes o conciliaciones financieras posteriores podrán realizarse más rápida y precisamente.
Conocimiento de embarque (BoL)
Mantener documentos de envío es un proceso tedioso y costoso para los transitarios. Automatizar los procesos de B/L minimizará tus costes y también reducirá el desperdicio de papel.
Descubre cómo Parseur puede ayudar con la automatización del conocimiento de embarque.
Pedidos de comercio electrónico
Imagina recibir cientos de confirmaciones de pedidos de e-commerce diariamente (¡lo cual es excelente para el negocio!), pero tener que extraer manualmente los detalles del pedido. Es un proceso muy laborioso y, en la industria alimentaria, entregar pedidos de comida rápidamente es fundamental.
Extraer datos automáticamente de los pedidos de comida ayuda a ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia.
Extractos bancarios
Los datos de los extractos bancarios son confidenciales y críticos. Si tienes que revisar manualmente miles de extractos de banco o de tarjetas de crédito, podría ser muy lento y propenso a errores (por ejemplo, perder información específica).
Parseur puede ayudarte a automatizar la extracción de datos y convertir extractos bancarios a Excel o cualquier otro formato que desees.
IDs para verificación de identidad
Puedes extraer campos clave de pasaportes, DNIs y carnets de conducir (como nombre, fecha de nacimiento o número de identificación) en lugar de rellenar formularios manualmente. También se pueden extraer firmas.
Formas de extraer datos de PDFs automáticamente
Ya hablamos de la extracción manual de datos al principio. Copiar y pegar forman parte de la extracción manual desde PDF. Sin embargo, existen formas más inteligentes para extraer datos de PDFs, más rápidas y efectivas.
Convertidores de PDF a texto
Los convertidores PDF son programas de software que permiten a los usuarios transformar PDFs en texto o imágenes. Además de aceptar archivos de Word o hojas de cálculo de Excel, también pueden convertir archivos PDF a otros formatos.
Los convertidores PDF son útiles si necesitas convertir rápidamente un documento completo sin requisitos particulares. Pero uno de los problemas habituales es que el documento resultante permanece no estructurado o semi estructurado. No puedes usarlo para enviar datos a otras aplicaciones.
Además, no hay muchas opciones de personalización. Por ejemplo, algunos usuarios querrían cambiar el tipo o tamaño de fuente de sus documentos antes de convertirlos a PDF, pero muchos conversores no lo permiten.
Analizadores de PDF
Un analizador de PDF elimina la necesidad de extraer datos manualmente desde PDFs al automatizar el proceso. Las herramientas de análisis de PDF utilizan tecnologías avanzadas como OCR y machine learning para la extracción de datos.
Analizadores de IA
Un analizador de documentos con IA es más rápido y preciso, y te ahorra tiempo en la extracción de datos de documentos. No es necesario crear reglas complejas de análisis ni entrenar un modelo de IA.
Una de esas herramientas es Parseur, que ayuda a automatizar la extracción de texto de diferentes tipos de documentos. Parseur es un potente analizador de IA que utiliza inteligencia artificial para procesar automáticamente el PDF correcto.
Las principales características que Parseur proporciona como el mejor analizador de PDF de la actualidad son:
- Editor de apuntar y hacer clic, sin código
- Extracción basada en plantillas y detección automática de layout
- Funciona con diferentes casos de uso
Con una herramienta de extracción de PDF como Parseur, puedes fácilmente:
- Convertir PDF a Excel o PDF a Google Sheets
- Extraer PDF a CSV y JSON
- Extraer datos de estructuras repetitivas
¿Cómo extraer datos de archivos PDF?
Pondremos el caso de un proveedor de café que recibe cientos de facturas cada día. Tiene que revisar manualmente esas facturas y extraer información específica para compartir con el equipo. Como ya habrás intuido, este proceso consume mucho tiempo y no está exento de errores.
Con el nuevo motor de IA de Parseur, la extracción de texto de facturas y otros documentos PDF puede hacerse rápidamente.
Paso 1: Crea tu buzón de facturas
Parseur es gratuito para comenzar, con todas las funciones disponibles. Asegúrate de usar nuestro buzón asistido por IA al crear tu buzón.
Paso 2: Sube directamente los PDFs al buzón de Parseur
Puedes reenviar los documentos al buzón de Parseur o subirlos directamente, como se muestra en la captura a continuación.
Notarás que la factura recibida en el buzón de Parseur se ve exactamente igual a tu factura original.
Paso 3: Usa el motor de IA para extraer datos de las facturas
Usar IA en la app de Parseur es fácil. Simplemente dile a nuestra IA qué datos quieres y procesará los documentos automáticamente.
Cuando lo tengas listo, deja que el motor de IA haga su magia. Tus resultados analizados aparecerán así:
A partir de ahora, todos los documentos que envíes a este buzón de Parseur se procesarán automáticamente.
Paso 4: Exporta los datos analizados de PDF a cualquier aplicación en tiempo real
Puedes descargar los datos analizados o exportarlos a cualquier aplicación que elijas usando nuestras integraciones nativas como Zapier, Power Automate o Make. Para este artículo, enviaremos los datos extraídos a una hoja de cálculo de Google automáticamente.
Parseur ya te facilita una fórmula predeterminada para exportar los datos extraídos. Todo lo que tienes que hacer es copiar y pegar la fórmula en Google Sheets y dejar que ocurra la magia.
Extrae texto de archivos PDF automáticamente y haz escalar tu empresa
El paso hacia la extracción automatizada de texto de PDF se ha convertido ahora en una necesidad si las empresas quieren escalar en su sector. Invertir en una herramienta de análisis de PDFs adecuada te beneficiará a largo plazo.
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