¿Te estás ahogando en un mar de archivos PDF, haciendo clic y desplazándote hasta que tus dedos están listos para protestar? La extracción de texto de archivos PDF manualmente puede ser un desafío, especialmente si recibes cientos de documentos PDF a diario. En este artículo, te guiaremos sobre cómo extraer texto de archivos PDF automáticamente con unos pocos clics para que puedas ahorrar incontables horas de trabajo manual de ingreso de datos.
Con la herramienta de extracción de texto con IA de Parseur, puedes automatizar el proceso y extraer texto de cientos o incluso miles de archivos PDF en segundos. Ya sea que necesites extraer texto de estados de cuenta bancarios o facturas, la herramienta de extracción de PDF de Parseur es imprescindible para cualquier persona que trabaje con grandes volúmenes de documentos PDF.
¿Por qué extraer datos de archivos PDF?
Los documentos PDF se han convertido en la solución de referencia para compartir documentos entre organizaciones. Desarrollado en la década de 1990 por Adobe, PDF (Formato de Documento Portátil) es el estándar de facto que te permite crear documentos desde prácticamente cualquier software y compartirlos con la certeza de que se mostrarán en cualquier dispositivo (e impresos en cualquier impresora) exactamente como fueron diseñados.
Sin embargo, hay un inconveniente: los datos almacenados en documentos PDF son no estructurados o semi estructurados por naturaleza. Lo que eso significa es que el formato PDF no se puede utilizar para intercambiar automáticamente datos estructurados entre aplicaciones y organizaciones. Primero, debes extraer texto e imágenes de los PDF y estructurar los datos antes de que otras aplicaciones puedan hacer uso de ellos.
Desafíos de la extracción manual de texto de archivos PDF
Los archivos PDF son básicamente una combinación de imágenes y texto, por lo que algunos caracteres pueden mostrarse como imágenes en lugar de texto. Otros caracteres pueden estar ocultos detrás de otros objetos en la página o incluso faltar por completo en el documento.
Debido a esto, la extracción manual de datos o el ingreso manual de datos puede ser muy difícil y llevar mucho tiempo. Para asegurarte de no haberte perdido nada crucial, es posible que debas leer cada palabra en cada página. Aun así, no hay garantía de que algunos o todos los datos se hayan extraído correctamente. Y ¡no olvidemos los desafíos de extraer tablas de archivos PDF!
Gartner Research descubrió que la mala calidad de los datos es responsable de un promedio de $15 millones de pérdidas por año
Dado que la extracción manual de datos de archivos PDF requiere interacción humana, siempre existe el riesgo de errores o equivocaciones, lo que puede afectar seriamente la calidad de tus datos.
Al automatizar el proceso de extracción de datos, los datos estructurados recopilados incluirán menos errores y los informes comerciales serán más precisos.
¿Qué es la extracción automatizada de datos de PDF?
La extracción de datos de PDF es el proceso de recuperar datos específicos de documentos PDF que se originan en diferentes fuentes no estructuradas. También podemos referirnos a la extracción de datos de PDF como análisis de PDF. El análisis de PDF permite a los usuarios extraer texto e imágenes de documentos PDF.
Beneficios de la extracción de texto de archivos PDF
Sin duda, automatizar el proceso de extracción de datos de archivos PDF es crucial para cualquier negocio. Hay muchos beneficios asociados con él, como un aumento en la motivación y productividad de los empleados. Echemos un vistazo más de cerca a todas las ventajas de extraer datos de archivos PDF automáticamente.
Ahorro de tiempo y costes
No hace falta decir que ahorra tiempo y dinero, ya que no necesitarás extraer datos manualmente de cada página de tu archivo PDF. Solo necesitas cargar todas las páginas de tu archivo PDF a la vez y se extraerán automáticamente. Esto te ayuda a ahorrar dinero al evitar que tengas que contratar expertos en ingreso de datos para que completen este trabajo por ti, así como una gran cantidad de tiempo y esfuerzo, especialmente durante las temporadas altas.
Casi el 60% de los empleados encuestados estiman que podrían ahorrar casi un día laboral completo si se automatizaran los aspectos repetitivos de sus trabajos.
Precisión de datos
Al garantizar una extracción precisa de datos de todos tus documentos, protege la reputación de tu empresa. Por ejemplo, si la extracción de datos de un documento es incorrecta, podría filtrarse a todos tus procesos y crear errores en el futuro, lo que podría provocar la pérdida de clientes. No hay necesidad de preocuparse por este problema con el software automático de extracción de datos de PDF porque proporciona una precisión del 100% al extraer datos de cualquier documento.
El uso de enfoques relacionados con el aprendizaje automático, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), por ejemplo, puede mejorar en gran medida la velocidad y la precisión del ingreso de datos.
Los documentos PDF se pueden extraer de forma masiva
En lugar de revisar manualmente los archivos PDF uno por uno, todos los documentos se pueden procesar fácilmente de forma masiva, lo que reduce la cantidad de tiempo y esfuerzo necesarios.
Aquí en Parseur, por ejemplo, podemos procesar miles de documentos automáticamente cada minuto.
Integración perfecta con varias aplicaciones
Muy a menudo, las empresas tienen que exportar el texto extraído a otra herramienta, como un ERP o un CRM. Con el software de extracción de datos, puedes integrarte fácilmente con otras aplicaciones y crear un flujo de trabajo automatizado para enviar los datos analizados desde tus archivos PDF a otra herramienta.
Casos de uso para la extracción de datos de PDF
No importa en qué industria te encuentres, los documentos PDF ahora son parte de la rutina de cualquier empresa. La buena noticia es que se puede utilizar una herramienta de extracción de datos de PDF para cualquier caso de uso. Hemos resaltado los principales casos de uso para nuestros clientes a continuación:
Captura de datos de facturas
Las empresas reciben facturas o recibos de pago en formato digital. Contratar a un especialista en datos para extraer manualmente información específica de las facturas cuesta tiempo y dinero. Al utilizar un procesador de datos de facturas automatizado, las empresas pueden ahorrar incontables horas de procesamiento manual, especialmente durante las temporadas altas (auditoría). Al automatizar el proceso de facturación, se pueden realizar más informes o conciliaciones financieras de forma más rápida y precisa.
Conocimiento de embarque (BoL)
Mantener documentos de envío es un proceso tedioso y costoso para los transitarios. Automatizar los procesos de B/L minimizará tus costes y también reducirá el desperdicio de papel.
Descubre cómo Parseur puede ayudar con la automatización del conocimiento de embarque.
Pedidos de comercio electrónico
Imagina recibir cientos de confirmaciones de pedidos de comercio electrónico diariamente (¡lo cual es excelente para los negocios!) pero tener que extraer manualmente los detalles del pedido. Lleva mucho tiempo y, en la industria alimentaria, entregar los pedidos de comida rápidamente es de suma importancia.
Extraer datos automáticamente de los pedidos de alimentos ayuda a ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia.
Extractos bancarios
Los datos de los extractos bancarios son confidenciales y cruciales. Si tienes que revisar manualmente miles de extractos bancarios o de tarjetas de crédito, podría llevar mucho tiempo y ser propenso a errores (como la falta de información específica).
Parseur puede ayudarte a automatizar el proceso de extracción de datos y convertir extractos bancarios a Excel o cualquier otro formato que desees.
Identificaciones para verificación de identidad
Puedes extraer campos clave de pasaportes, documentos nacionales de identidad y licencias de conducir (como nombre, fecha de nacimiento o número de identificación) en lugar de completar formularios manualmente. También se pueden extraer firmas.
Formas de extraer datos de archivos PDF automáticamente
Ya hemos hablado de la extracción manual de datos al principio. Copiar y pegar es parte de la extracción manual de datos de archivos PDF. Existen formas más inteligentes de extracción de datos de PDF que son más rápidas y efectivas.
Convertidores de PDF a texto
Los convertidores de PDF son programas de software que permiten a los usuarios convertir archivos PDF en texto o imágenes. Además de admitir tipos de archivos como documentos de Word y hojas de cálculo de Excel, también pueden volver a convertir archivos PDF a otros formatos.
Los convertidores de PDF son las herramientas de referencia si necesitas convertir rápidamente un documento completo sin requisitos específicos. Sin embargo, uno de los problemas más frecuentes con los convertidores de PDF es que el documento resultante permanece no estructurado o semi estructurado. No puedes usarlo para enviar datos a otras aplicaciones.
Además, no hay mucho margen para la personalización. Por ejemplo, algunos usuarios desean modificar el tamaño o el estilo de fuente de sus documentos antes de convertirlos a PDF, pero muchos convertidores de PDF no les permiten hacerlo.
Analizadores de PDF
Un analizador de PDF elimina la necesidad de extracción manual de datos de documentos PDF al automatizar el proceso. Las herramientas de análisis de PDF utilizan tecnologías avanzadas como OCR y aprendizaje automático para la extracción de datos.
Analizadores de IA
Un analizador de documentos de IA es más rápido y preciso y te ayuda a ahorrar tiempo en la extracción de datos de documentos. No es necesario crear reglas de análisis complejas ni entrenar un modelo de IA.
Una de esas herramientas es Parseur, que ayuda a automatizar la extracción de texto de diferentes tipos de documentos. Parseur es un potente analizador de IA que utiliza inteligencia artificial para procesar automáticamente el documento PDF correcto.
Las principales características que Parseur proporciona como el mejor analizador de PDF disponible en la actualidad son:
- Editor de apuntar y hacer clic sin código
- Extracción basada en plantillas y detección automática de diseño
- Funciona con diferentes casos de uso
Con una herramienta de extracción de PDF como Parseur, puedes fácilmente:
- Convertir PDF a Excel o PDF a Hojas de cálculo de Google
- Extraer PDF a CSV y JSON
- Extraer datos de estructuras repetitivas
¿Cómo extraer datos de archivos PDF?
Tomaremos el caso de un proveedor de café que recibe cientos de facturas a diario. Tienen que revisar manualmente esas facturas y extraer información específica para compartir con el equipo. Como ya habrás adivinado, este proceso lleva mucho tiempo y no está exento de errores.
Con el nuevo motor de IA de Parseur, la extracción de texto de facturas y otros documentos PDF se puede realizar rápidamente.
Paso 1: crea tu buzón de facturas
Parseur es gratuito para comenzar con todas las funciones disponibles. Asegúrate de seleccionar "facturas" al crear tu buzón.
Paso 2: carga archivos PDF directamente al buzón de Parseur
Puedes reenviar los documentos al buzón de Parseur o cargarlos directamente como se muestra en la captura de pantalla a continuación.
Notarás que la factura recibida en el buzón de Parseur se ve exactamente igual que tu factura original.
Paso 3: utiliza el motor de IA para extraer datos de las facturas
Usar IA con la aplicación Parseur es fácil. Simplemente dile a nuestra IA qué datos deseas y procesará los documentos automáticamente.
Una vez hecho esto, deja que el motor de IA haga su magia. Tus resultados analizados aparecerán así:
A partir de ahora, todos los documentos que envíes a este buzón de Parseur se procesarán automáticamente.
Paso 4: exporta datos analizados de PDF a cualquier aplicación en tiempo real
Puedes descargar los datos analizados o exportarlos a cualquier aplicación de tu elección utilizando nuestras integraciones nativas como Zapier, Power Automate o Make. Para este artículo, enviaremos los datos analizados a una hoja de cálculo de Google automáticamente.
Parseur ya te proporciona una fórmula predeterminada para exportar los datos extraídos. Todo lo que tienes que hacer es copiar y pegar la fórmula en Hojas de cálculo de Google y dejar que la magia suceda.
Extrae texto de archivos PDF automáticamente y escala tu negocio
El cambio a la extracción automatizada de texto de PDF ahora se ha convertido en una necesidad si las empresas quieren ampliar su industria. Invertir en la herramienta de análisis de PDF adecuada te beneficiará a largo plazo.
Preguntas frecuentes
¿Cómo puedo extraer texto de un PDF sin Acrobat?
Crea una cuenta gratuita en Parseur. Sube tu documento PDF. Crea una plantilla OCR y el texto se extraerá automáticamente.
¿Cuál es la mejor herramienta para convertir PDF a texto?
Hay muchos convertidores de PDF a texto en el mercado, pero si estás buscando una herramienta que sea fácilmente personalizable, Parseur hará el truco.
¿Cómo puedo extraer texto de una tabla PDF?
Extraer datos tabulares es tan fácil como apuntar y hacer clic con Parseur. Consulta nuestra guía para extraer texto de tablas PDF.
Conclusión
En resumen, la extracción de texto de PDF puede ser una tarea tediosa y propensa a errores si se realiza manualmente. Sin embargo, con la ayuda de herramientas de extracción de PDF automatizadas como Parseur, puedes simplificar este proceso, ahorrar tiempo y mejorar la precisión de los datos. Esperamos que esta guía completa te haya proporcionado información valiosa sobre la extracción de texto de PDF. No dudes en probar Parseur para experimentar los beneficios de la automatización de PDF de primera mano.
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