Ertrinken Sie in einem Meer von PDFs und klicken und scrollen, bis Ihre Finger zum Protest bereit sind? Das manuelle Extrahieren von Text aus PDFs kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn Sie täglich Hunderte von PDF-Dokumenten erhalten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit wenigen Klicks automatisiert Text aus PDFs extrahieren und so unzählige Stunden manueller Dateneingabe sparen.
Mit dem KI-gestützten Textextraktionstool von Parseur können Sie den Prozess automatisieren und Text aus Hunderten oder sogar Tausenden von PDFs in Sekundenschnelle extrahieren. Egal, ob Sie Text aus Kontoauszügen oder Rechnungen extrahieren müssen, Parseurs PDF-Extraktionstool ist ein Muss für alle, die mit großen Mengen an PDF-Dokumenten arbeiten.
Warum Daten aus PDFs extrahieren?
PDF-Dokumente haben sich zur Standardlösung für den Austausch von Dokumenten zwischen Unternehmen entwickelt. PDF (Portable Document Format) wurde in den 1990er Jahren von Adobe entwickelt und ist der De-facto-Standard, mit dem Sie Dokumente aus praktisch jeder Software erstellen und mit der Gewissheit teilen können, dass sie auf jedem Gerät (und auf jedem Drucker) genau so angezeigt werden, wie sie beabsichtigt waren.
Dies hat jedoch einen Nachteil: In PDF-Dokumenten gespeicherte Daten sind naturgemäß unstrukturiert oder semi-strukturiert. Das bedeutet, dass das PDF-Format nicht verwendet werden kann, um strukturierte Daten automatisch zwischen Anwendungen und Organisationen auszutauschen. Sie müssen zuerst Text und Bilder aus PDFs extrahieren und die Daten strukturieren, bevor andere Anwendungen sie verwenden können.
Herausforderungen bei der manuellen Textextraktion aus PDFs
PDFs sind im Grunde eine Kombination aus Bildern und Text, sodass einige Zeichen als Bilder und nicht als Text angezeigt werden können. Andere Zeichen sind möglicherweise hinter anderen Objekten auf der Seite verborgen oder fehlen sogar vollständig im Dokument.
Aus diesem Grund kann die manuelle Datenextraktion oder die manuelle Dateneingabe sehr schwierig und zeitaufwändig sein. Um sicherzustellen, dass Sie nichts Wichtiges übersehen haben, müssen Sie möglicherweise jedes Wort auf jeder Seite lesen. Trotzdem gibt es keine Garantie dafür, dass einige oder alle Daten korrekt extrahiert wurden. Und vergessen wir nicht die Herausforderungen beim Extrahieren von Tabellen aus PDFs!
Gartner Research fand heraus, dass schlechte Datenqualität für durchschnittlich 15 Millionen US-Dollar an Verlusten pro Jahr verantwortlich ist.
Da die manuelle Datenextraktion aus PDFs menschliche Interaktion erfordert, besteht immer die Gefahr von Fehlern oder Irrtümern, die die Qualität Ihrer Daten ernsthaft beeinträchtigen können.
Durch die Automatisierung des Datenextraktionsprozesses enthalten strukturierte Daten weniger Fehler und Geschäftsberichte sind genauer.
Was ist automatisierte PDF-Datenextraktion?
PDF-Datenextraktion ist der Prozess des Abrufs bestimmter Daten aus PDF-Dokumenten, die aus verschiedenen unstrukturierten Quellen stammen. Wir können die PDF-Datenextraktion auch als PDF-Parsing bezeichnen. Mit PDF-Parsing können Benutzer Text und Bilder aus PDF-Dokumenten extrahieren.
Vorteile der PDF-Textextraktion
Zweifellos ist die Automatisierung des Datenextraktionsprozesses aus PDFs für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Es sind viele Vorteile damit verbunden, wie z. B. eine Steigerung der Mitarbeitermotivation und -produktivität. Sehen wir uns alle Vorteile der automatisierten Datenextraktion aus PDFs genauer an.
Zeit- und Kostenersparnis
Unnötig zu erwähnen, dass Sie Zeit und Geld sparen, da Sie nicht manuell Daten von jeder Seite Ihrer PDF-Datei extrahieren müssen. Sie müssen nur alle Seiten Ihrer PDF-Datei gleichzeitig laden und sie werden automatisch extrahiert. Dies hilft Ihnen, Geld zu sparen, da Sie keine Dateneingabeexperten einstellen müssen, um diese Arbeit für Sie zu erledigen, sowie viel Zeit und Mühe, insbesondere in Stoßzeiten.
Fast 60 % der befragten Mitarbeiter schätzen, dass sie fast einen ganzen Arbeitstag einsparen könnten, wenn die sich wiederholenden Aspekte ihrer Arbeit automatisiert würden.
Datengenauigkeit
Indem Sie eine genaue Datenextraktion aus allen Ihren Dokumenten sicherstellen, schützen Sie den Ruf Ihres Unternehmens. Wenn beispielsweise die Datenextraktion aus einem Dokument falsch ist, kann sich dies auf alle Ihre Prozesse auswirken und Fehler auf der ganzen Linie verursachen, die zum Verlust von Kunden führen können. Mit einer automatischen PDF-Datenextraktionssoftware müssen Sie sich über dieses Problem keine Gedanken machen, da sie eine 100-prozentige Genauigkeit beim Extrahieren von Daten aus jedem Dokument bietet.
Der Einsatz von maschinellem Lernen verwandten Ansätzen wie der optischen Zeichenerkennung (OCR) kann beispielsweise die Geschwindigkeit und Genauigkeit der Dateneingabe erheblich verbessern.
PDF-Dokumente können in großen Mengen extrahiert werden
Anstatt PDFs einzeln manuell durchzugehen, können alle Dokumente einfach in großen Mengen verarbeitet werden, wodurch Zeit und Aufwand reduziert werden.
Hier bei Parseur können wir beispielsweise jede Minute Tausende von Dokumenten automatisch verarbeiten.
Nahtlose Integration mit verschiedenen Anwendungen
Sehr oft müssen Unternehmen den extrahierten Text in ein anderes Tool wie ein ERP oder ein CRM exportieren. Mit Datenextraktionssoftware können Sie sich problemlos in andere Apps integrieren und einen automatisierten Workflow erstellen, um die analysierten Daten aus Ihren PDFs an ein anderes Tool zu senden.
Anwendungsfälle für die PDF-Datenextraktion
Egal in welcher Branche Sie tätig sind, PDF-Dokumente gehören heute zum Alltag eines jeden Unternehmens. Die gute Nachricht ist, dass ein PDF-Datenextraktionstool für jeden Anwendungsfall verwendet werden kann. Nachfolgend haben wir die wichtigsten Anwendungsfälle für unsere Kunden zusammengefasst:
Rechnungserfassung
Unternehmen erhalten Rechnungen oder Zahlungsbelege in digitaler Form. Die Beauftragung eines Datenspezialisten mit der manuellen Extraktion bestimmter Informationen aus Rechnungen kostet Zeit und Geld. Durch den Einsatz eines automatisierten Rechnung Datenprozessors können Unternehmen insbesondere in Spitzenzeiten (Audit) unzählige Stunden manueller Bearbeitung einsparen. Durch die Automatisierung des Rechnungsprozesses können weitere Reportings oder der Finanzabgleich schneller und genauer durchgeführt werden.
Konnossement (BoL)
Die Pflege von Versanddokumenten ist für Spediteure ein mühsamer und kostspieliger Prozess. Die Automatisierung der B/L-Prozesse minimiert Ihre Kosten und reduziert gleichzeitig den Papierverbrauch.
Erfahren Sie, wie Parseur bei der Automatisierung von Konnossementen helfen kann.
E-Commerce-Bestellungen
Stellen Sie sich vor, Sie erhalten täglich Hunderte von E-Commerce-Bestellbestätigungen (was hervorragend für das Geschäft ist!), müssen aber die Bestelldaten manuell extrahieren. Es ist zeitaufwändig und in der Lebensmittelindustrie ist die schnelle Lieferung von Lebensmittelbestellungen von größter Bedeutung.
Das automatische Extrahieren von Daten aus Lebensmittelbestellungen hilft, Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern.
Kontoauszüge
Daten auf Kontoauszügen sind vertraulich und wichtig. Wenn Sie Tausende von Kontoauszügen oder Kreditkartenabrechnungen manuell durchgehen müssen, kann dies zeitaufwändig und fehleranfällig sein (z. B. wenn bestimmte Informationen fehlen).
Parseur kann Ihnen helfen, den Datenextraktionsprozess zu automatisieren und Kontoauszüge in Excel oder ein anderes gewünschtes Format zu konvertieren.
Ausweise zur Identitätsprüfung
Sie können Schlüsselfelder aus Reisepässen, Personalausweisen und Führerscheinen (wie Name, Geburtsdatum oder Ausweisnummer) extrahieren, anstatt Formulare manuell auszufüllen. Unterschriften können auch extrahiert werden.
Möglichkeiten zur automatischen Datenextraktion aus PDFs
Wir haben am Anfang bereits über die manuelle Datenextraktion gesprochen. Kopieren und Einfügen ist Teil der manuellen Datenextraktion aus PDFs. Es gibt intelligentere Möglichkeiten zur PDF-Datenextraktion, die schneller und effektiver sind.
PDF-zu-Text-Konverter
PDF-Konverter sind Softwareprogramme, mit denen Benutzer PDFs in Text oder Bilder konvertieren können. Neben der Unterstützung von Dateitypen wie Word-Dokumenten und Excel-Tabellen können sie auch PDFs zurück in andere Formate konvertieren.
PDF-Konverter sind die erste Wahl, wenn Sie ein vollständiges Dokument ohne besondere Anforderungen schnell konvertieren müssen. Eines der häufigsten Probleme bei PDF-Konvertern ist jedoch, dass das resultierende Dokument unstrukturiert oder semi-strukturiert bleibt. Sie können es nicht verwenden, um Daten an andere Anwendungen zu senden.
Darüber hinaus gibt es nicht viel Raum für Anpassungen. Beispielsweise möchten einige Benutzer die Schriftgröße oder den Schriftstil ihrer Dokumente ändern, bevor sie sie in PDFs umwandeln, aber viele PDF-Konverter erlauben dies nicht.
PDF-Parser
Ein PDF-Parser macht die manuelle Datenextraktion aus PDF-Dokumenten überflüssig, indem er den Prozess automatisiert. PDF-Parsing-Tools verwenden fortschrittliche Technologien wie OCR und maschinelles Lernen zur Datenextraktion.
KI-Parser
Ein KI-Dokumentenparser ist schneller und genauer und hilft Ihnen, Zeit bei der Datenextraktion aus Dokumenten zu sparen. Sie müssen keine komplexen Parsing-Regeln erstellen oder ein KI-Modell trainieren.
Ein solches Tool ist Parseur, das die Automatisierung der Textextraktion aus verschiedenen Dokumenttypen unterstützt. Parseur ist ein leistungsstarker KI-Parser, der mithilfe künstlicher Intelligenz automatisch das richtige PDF-Dokument verarbeitet.
Die wichtigsten Funktionen, die Parseur als bester heute verfügbarer PDF-Parser bietet, sind:
- No-Code-Point-and-Click-Editor
- Vorlagenbasierte Extraktion und automatische Layouterkennung
- Funktioniert mit verschiedenen Anwendungsfällen
Mit einem PDF-Scraper-Tool wie Parseur können Sie ganz einfach:
- PDF in Excel oder PDF in Google Sheets konvertieren
- PDF nach CSV und JSON extrahieren
- Extrahieren Sie Daten aus sich wiederholenden Strukturen
Wie extrahiere ich Daten aus PDFs?
Wir nehmen den Fall eines Kaffeelieferanten, der täglich Hunderte von Rechnungen erhält. Sie müssen diese Rechnungen manuell durchgehen und bestimmte Informationen extrahieren, um sie mit dem Team zu teilen. Wie Sie vielleicht schon erraten haben, ist dieser Prozess zeitaufwändig und nicht fehlerfrei.
Mit der neuen KI-Engine von Parseur kann die Textextraktion aus Rechnungen und anderen PDF-Dokumenten schnell durchgeführt werden.
Schritt 1: Erstellen Sie Ihr Rechnungspostfach
Der Einstieg in Parseur ist mit allen verfügbaren Funktionen kostenlos. Stellen Sie sicher, dass Sie bei der Erstellung Ihres Postfachs unser KI-gestütztes Postfach verwenden.
Schritt 2: Laden Sie PDFs direkt in das Parseur-Postfach hoch
Sie können die Dokumente entweder an das Parseur-Postfach weiterleiten oder direkt hochladen, wie im Screenshot unten gezeigt.
Sie werden feststellen, dass die im Parseur-Postfach eingegangene Rechnung genauso aussieht wie Ihre Originalrechnung.
Schritt 3: Verwenden Sie die KI-Engine, um Daten aus Rechnungen zu extrahieren
Die Verwendung von KI mit der Parseur-App ist einfach. Teilen Sie unserer KI einfach mit, welche Daten Sie wünschen, und sie verarbeitet die Dokumente automatisch.
Lassen Sie die KI-Engine anschließend ihre Magie entfalten. Ihre analysierten Ergebnisse werden wie folgt angezeigt:
Von nun an werden alle Dokumente, die Sie an dieses Parseur-Postfach senden, automatisch verarbeitet.
Schritt 4: Exportieren Sie geparste PDF-Daten in Echtzeit in beliebige Anwendungen
Sie können die analysierten Daten entweder herunterladen oder mithilfe unserer nativen Integrationen wie Zapier, Power Automate oder Make in eine beliebige Anwendung Ihrer Wahl exportieren. In diesem Artikel senden wir die analysierten Daten automatisch an eine Google-Tabelle.
Parseur stellt Ihnen bereits eine Standardformel zum Exportieren der extrahierten Daten zur Verfügung. Alles, was Sie tun müssen, ist, die Formel zu kopieren und in Google Sheets einzufügen und die Magie geschehen zu lassen.
Extrahieren Sie Text automatisch aus PDFs und skalieren Sie Ihr Unternehmen
Die Umstellung auf die automatisierte PDF-Textextraktion ist heute eine Notwendigkeit, wenn Unternehmen in ihrer Branche wachsen wollen. Die Investition in das richtige PDF-Parsing-Tool wird Ihnen langfristig zugute kommen.
Häufig gestellte Fragen
Wie kann ich Text ohne Acrobat aus einem PDF extrahieren?
Erstellen Sie ein kostenloses Konto bei Parseur. Laden Sie Ihr PDF-Dokument hoch. Erstellen Sie eine OCR-Vorlage und der Text wird automatisch extrahiert.
Welches ist das beste Tool zum Konvertieren von PDF in Text?
Es gibt viele PDF-zu-Text-Konverter auf dem Markt, aber wenn Sie nach einem Tool suchen, das einfach anpassbar ist, ist Parseur das Richtige für Sie.
Wie kann ich Text aus einer PDF-Tabelle extrahieren?
Das Extrahieren von Tabellendaten erfolgt mit Parseur per Point-and-Click. Lesen Sie unseren Leitfaden zum Extrahieren von Text aus PDF-Tabellen.
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