Top 5 Anwendungsfälle für die Dokumentenverarbeitung im Jahr 2025

Wichtigste Erkenntnisse

• Die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung ist inzwischen geschäftskritisch und ermöglicht Unternehmen, die Kosten zu senken und die Effizienz in verschiedenen Abteilungen zu steigern, darunter Finanzen, Personalwesen, Logistik, Versicherungen und Recht.
• Die Rechnungsautomatisierung bleibt eine der kosteneffektivsten Anwendungen, wobei Organisationen die Kosten pro Rechnung um bis zu 80 % senken.
• Branchen wie Versicherungen und Personalwesen verzeichnen dank Automatisierung schnellere Durchlaufzeiten und eine höhere Zufriedenheit bei Kunden oder Mitarbeitenden.
• Der Einsatz von Dokumentenautomatisierung befähigt Teams dazu, manuelle Fehler zu reduzieren, die Compliance zu stärken und das operative Geschäft nahtlos zu skalieren.

Im Jahr 2025 ist die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung von einer Nischen-IT-Investition zu einem unternehmenskritischen Tool geworden, das in verschiedenen Abteilungen wie Finanzen, Logistik, Personal, Recht und Versicherung eingesetzt wird. Mit steigendem Dokumentenvolumen, zunehmendem Druck, mit weniger mehr zu erreichen, und wachsenden Compliance-Anforderungen können Unternehmen es sich nicht mehr leisten, dokumentenbasierte Workflows manuell zu verwalten.

Vena Solutions fand heraus, dass eine Studie der Duke University zeigte, dass nahezu 60 % der Unternehmen bereits Automatisierungslösungen implementiert haben, was die Allgegenwart und geschäftskritische Bedeutung dieser Tools unterstreicht.

Ob Rechnungsanalyse, Onboarding-Formularverarbeitung oder Datenauslese aus gescannten Versandbelegen – Unternehmen profitieren von echtem ROI durch Zeitersparnis und Fehlervermeidung.

Dieser Artikel beleuchtet die fünf wichtigsten Anwendungsfälle für die Dokumentenverarbeitung im Jahr 2025 – mit Statistiken, Workflow-Diagrammen und Beispielen aus Branchen, die bei der Automatisierung führend sind.

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Anwendungsfall 1: Automatisierte Rechnungsverarbeitung im Finanzwesen

Unter den vielen Backoffice-Aufgaben, die Finanzteams übernehmen, fällt die Rechnungsverarbeitung oft erst auf, wenn sie zum Engpass wird. Ob kleines oder wachsendes Unternehmen – es ist entscheidend, bei eingehenden Rechnungen den Überblick zu behalten, um einen gesunden Cashflow zu sichern und Zahlungsausfälle zu vermeiden. Was früher eine mühsame, langwierige Aufgabe war, ist heute einer der beliebtesten Einstiege in die Dokumentenautomatisierung. Moderne Tools ermöglichen es Teams, skalierbare Systeme zu etablieren, die große Rechnungsvolumen mit minimalem menschlichem Aufwand effizient abwickeln.

Warum es wichtig ist:

Automatisierte Rechnungsverarbeitung bleibt eine der Anwendungen mit dem höchsten Return-on-Investment (ROI) im Dokumentenmanagement. Finanzteams sehen sich häufig mit Hunderten von Rechnungen pro Monat – in verschiedenen Formaten, per E-Mail, PDF oder gescanntem Papier – konfrontiert. Manuelle Dateneingabe verlangsamt Zahlungen, führt zu menschlichen Fehlern und schafft Audit-Risiken.

Der automatisierte Ablauf:

1. Rechnungen gehen per E-Mail oder Direkt-Upload ein.
2. Parseur extrahiert automatisch Felder wie Rechnungsnummer, Bestellnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum.
3. Die Daten werden an ein ERP-System (z. B. QuickBooks, Xero, SAP) gesendet.

Geschäftlicher Nutzen:

• Bis zu 80 % Kostenersparnis pro Rechnung (Yooz Research).
• Verkürzung der Rechnungsverarbeitungszeit von Tagen auf Minuten.
• Verbesserte termingerechte Zahlungen und stärkere Lieferantenbeziehungen.

Anwendungsfall 2: Schaden- & Formularverarbeitung in der Versicherung

In der Versicherungsbranche ist Papierkram allgegenwärtig – von Anträgen für neue Policen bis hin zu mehrseitigen Schadensmeldungen von Versicherungsnehmer*innen. Mit zahlreichen, unterschiedlich formatierten Dokumenten stellt die effiziente und geordnete Bearbeitung eine große Herausforderung dar. Daher wird automatisierte Dokumentenverarbeitung zum Muss. Durch intelligentes Routing und das Extrahieren von Informationen aus eingehenden Formularen können Versicherer manuelle Engpässe hinter sich lassen und Entscheidungen schneller sowie exakter treffen.

Warum es wichtig ist:

Versicherungsunternehmen bearbeiten täglich hohe Mengen strukturierter und semistrukturierter Formulare – von Anträgen über Schadensmeldungen bis hin zu unterstützenden Unterlagen. Geschwindigkeit und Genauigkeit wirken sich unmittelbar auf die Kundenzufriedenheit aus.

Übliche Dokumente:

• Gescannte Schadenformulare
• PDFs von Arztrechnungen
• E-Mail-Anhänge mit ergänzenden Belegen

Ablauf der Automatisierung:

• Dokumente werden nach Typ (Schaden, Police, Beleg) klassifiziert.
• Daten wie Name des Antragstellers, Policennummer, Termine und Schadenbeschreibungen werden extrahiert.
• Die ausgelesenen Daten werden an eine Schadensmanagement-Plattform oder ein CRM übertragen.

Geschäftlicher Nutzen:

• Schnellere Schadenregulierung.
• Niedrigere Verwaltungskosten.
• Höhere Kundenzufriedenheit und Bindung.

Bis 2025 werden laut RDN über 80 % aller Kfz-Schäden virtuell bearbeitet, bis zu 50 % der nicht-personenschäden sogar vollautomatisiert. Dies führt zu schnelleren Bearbeitungszeiten, gesteigerter Produktivität und einer höheren Kundenzufriedenheit.

Anwendungsfall 3: Automatisierung von HR-Onboarding-Dokumenten

Der erste Eindruck zählt – und für HR-Teams ist das Onboarding dieser erste Eindruck. Von Steuerformularen bis NDAs ist beim Onboarding neuer Mitarbeitender, vor allem bei hoher Einstellungsquote, eine Vielzahl an Dokumenten zu bewältigen. Wird dies manuell erledigt, entsteht Verzögerung und es entstehen Fehler, die sich auf Compliance auswirken oder den Arbeitsstart verzögern. Automatisierte Dokumentenverarbeitung ist der intelligente Weg zum Onboarding: Sie reduziert den Verwaltungsaufwand und erlaubt HR-Teams, sich auf Menschen statt auf Papierarbeit zu konzentrieren.

Warum es wichtig ist:

HR-Teams bearbeiten vertrauliche Dokumente wie Steuerformulare, Bewerbungen, Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs) und Identitätsnachweise – oft als E-Mail-Anhang oder PDF. Die manuelle Bearbeitung für jede Bewerbung führt zu Engpässen und Compliance-Risiken.

Ablauf der Automatisierung:

• E-Mails mit Onboarding-Dokumenten werden überwacht und geparst.
• Wesentliche Daten (Name des Kandidaten, Position, Eintrittsdatum, Steuer-ID) werden extrahiert.
• Daten werden an HR-Systeme wie BambooHR, Workday oder SuccessFactors gesendet.

Geschäftlicher Nutzen:

• Verbesserte Compliance und Audit-Bereitschaft.
• Bessere Onboarding-Erfahrung für neue Mitarbeitende.

Eine Studie von Acciyo ergab, dass die Automatisierung von HR-Onboarding-Dokumenten die Bindung neuer Mitarbeitender um 50 % erhöht, den Papieraufwand um 70 % reduziert und die Verwaltungszeit um 80 % senkt. Das zeigt, wie Automatisierung die Einarbeitung neuer Kolleg*innen signifikant verbessert, Compliance-Risiken verringert und HR-Teams mehr Freiraum für die Mitarbeitendenbetreuung statt Papierkram verschafft.

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Anwendungsfall 4: Automatisierung von Versand- & Logistikdokumenten

In der High-Volume-Logistik erzählt jedes Dokument eine Geschichte – ob es eine Sendung bestätigt, eine Bestellung verfolgt oder ein Inventar aktualisiert. Wenn diese Dokumente jedoch als gescannte Kopien oder handschriftliche Belege eintreffen, können schon kleine Verzögerungen Auswirkungen auf die gesamte Lieferkette haben. Deshalb setzen immer mehr Logistik-Teams auf KI-Automatisierung, um Sendungen pünktlich zu halten, manuelle Arbeit zu reduzieren und für Echtzeittransparenz in Lager, Fuhrpark und Kundenservice zu sorgen.

Warum es wichtig ist:

Prozesse in Versand und Logistik hängen stark von Papierdokumenten wie Frachtbriefen, Liefernachweisen und Versandbenachrichtigungen ab. Diese werden oft gescannt oder per E-Mail übermittelt und müssen schnell verarbeitet werden, um die Effizienz der Lieferkette sicherzustellen.

Probleme, die gelöst werden:

• Fehlende Transparenz beim Lieferstatus
• Fehler beim Auslesen von handschriftlichen oder gescannten Belegen
• Verzögerungen bei Bestands- oder Liefer-Dashboard-Aktualisierungen

So sieht Automatisierung aus:

• Gescannte Versanddokumente werden automatisch geparst
• Felder wie Sendungsnummer, Lieferdatum und SKU werden extrahiert
• Die extrahierten Daten werden in Bestandsmanagementsysteme oder Logistik-Dashboards übertragen

Laut Globe News Wire wurde der globale Markt für Logistikautomatisierung 2024 auf rund 92,9 Mrd. USD geschätzt und soll bis 2030 auf 157,7 Mrd. USD anwachsen – mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von ca. 9,2 % zwischen 2024 und 2030.

Dieser Zuwachs wird durch Faktoren wie Kostensenkung, Effizienzdruck, den Aufstieg des E-Commerce, die Globalisierung und technologische Fortschritte – darunter KI, Robotik und autonome Fahrzeuge – angetrieben.

Anwendungsfall 5: Auslesen von Rechts- & Compliance-Dokumenten

Rechts- und Compliance-Teams stehen häufig vor einer Flut von Dokumenten, von Verträgen und Vereinbarungen bis hin zu regulatorischen Einreichungen. Während Genauigkeit entscheidend ist, verlangsamt das manuelle Durcharbeiten der Seiten jeden Prozess und erhöht das Risiko für Fehler. Mit zunehmender Arbeitsbelastung steigt der Bedarf an tools, die Schlüsselinformationen schneller extrahieren, wiederkehrende Prüfaufgaben reduzieren und Teams dabei unterstützen, Struktur und Compliance zu erhalten, ohne sich zu überlasten.

Warum es wichtig ist:

Kanzleien, Compliance-Teams und Behörden verwalten tausende Verträge, Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs) und Einreichungen, bei denen Genauigkeit und Struktur unverzichtbar sind. Die manuelle Durchsicht und Klassifizierung bremst juristische Prozesse aus.

Probleme, die gelöst werden:

• Wiederholte Prüfung von Klauseln und Unterzeichnern
• Manuelles Tagging oder Versionsverfolgung
• Schwierigkeiten bei der Durchsetzung von Aufbewahrungspflichten

Wie Automatisierung hilft:

• Extrahiert Klauseln (etwa Haftung, Vertraulichkeit) und Namen der Parteien
• Nutzt NER (Named Entity Recognition) und smarte Verschlagwortung
• Leitet Dokumente an relevante Stakeholder weiter

Laut EIN Presswire soll der Markt für LegalTech von 35,4 Milliarden USD im Jahr 2025 auf 72,5 Milliarden USD im Jahr 2035 wachsen – mit einer CAGR von 7,6 %.

Dieser Anstieg ist auf die wachsende Verbreitung von Automatisierung, Digitalisierung und Künstlicher Intelligenz zurückzuführen, durch die juristische Arbeitsabläufe effizienter und exakter werden, menschliche Fehler verringert werden und der Zugang zu Rechtsdienstleistungen weltweit verbessert wird.

Fazit: Welcher Anwendungsfall passt am besten zu Ihnen?

Ob Sie Rechnungen, Versandbelege, Versicherungsformulare oder Arbeitsverträge verwalten: Die Dokumentenverarbeitung bietet einen klaren Weg zu schnelleren Workflows, saubereren Daten und geringeren Betriebskosten. Der Schlüssel liegt darin, klein zu starten: Identifizieren Sie den einen Dokumenttyp, der Ihrem Team am meisten Probleme bereitet, und automatisieren Sie diesen zuerst. Von dort aus können Sie Ihre Automatisierungsbemühungen skalieren und in Ihrer gesamten Organisation noch größere Effizienzgewinne erzielen.

Wenn Sie tiefer einsteigen möchten, wie Dokumentenhandling funktioniert, welche Technologien dahinterstehen und wie es in verschiedenen Branchen angewendet wird, lesen Sie unseren vollständigen Leitfaden zur Dokumentenverarbeitung.

Häufig gestellte Fragen

Hier finden Sie alle beantworteten Fragen zu Anwendungsfällen der Dokumentenverarbeitung.

Was sind die besten Anwendungsfälle für Dokumentenverarbeitung?

Zu den wirkungsvollsten Anwendungsfällen im Bereich der Dokumentenbearbeitung zählen die Rechnungsautomatisierung im Finanzwesen, die Schaden- und Formularverarbeitung in Versicherungen, das Handling von HR-Onboarding-Dokumenten, die Extraktion von Logistik- und Versanddokumenten sowie das Auslesen von Verträgen im Rechtsbereich. Diese Bereiche zeichnen sich durch wiederkehrende, dokumentenintensive Abläufe aus, bei denen Automatisierung für schnellere Bearbeitungszeiten, höhere Genauigkeit und geringere operative Kosten sorgt.

Kann ich HR-Formulare und den Onboarding-Prozess automatisieren?

Ja. Mit Tools wie Parseur können Sie wichtige Daten aus Lebensläufen, Ausweisscans, Steuerformularen und unterschriebenen Verträgen automatisiert extrahieren. Diese Daten werden nahtlos an HR-Systeme wie BambooHR, Workday oder SuccessFactors gesendet, wodurch der manuelle Aufwand reduziert und neue Mitarbeitende schneller startklar werden. Automatisierung sorgt für Konsistenz, verbessert die Compliance und ermöglicht HR-Teams, sich auf Menschen statt auf Papierkram zu konzentrieren.

Was, wenn meine Dokumente alle unterschiedliche Formate haben?

Das ist kein Problem. Parseur unterstützt eine große Vielfalt von Dokumentenformaten, darunter PDFs, E-Mail-Nachrichten, bildbasierte Scans und Anhänge. Ob Ihre Dokumente strukturiert sind (z. B. Formulare) oder unstrukturiert (wie E-Mails oder Briefe), Parseur nutzt intelligentes Parsing, um die relevanten Datenfelder präzise zu extrahieren und dorthin zu senden, wo sie benötigt werden. Kein manuelles Sortieren oder Umformatieren erforderlich

Zuletzt aktualisiert am 10. September 2025