Wichtigste Erkenntnisse
- Steigende E-Mail-Volumen: Mit einem erwarteten Anstieg auf 376 Milliarden E-Mails pro Tag bis Ende 2025 sind effiziente E-Mail-Parsing-Tools wichtiger denn je.
- Aufkommen von KI und GPT: Moderne E-Mail-Parser nutzen fortschrittliche KI- und GPT-Technologien, was die Genauigkeit enorm verbessert, manuelle Arbeit reduziert und für bessere Skalierbarkeit sorgt.
- Das richtige Tool auswählen: Der ideale E-Mail-Parser sollte zu Ihrem spezifischen Anwendungsfall passen – sei es KI-gestützte Extraktion, leistungsstarke Integrationen, einfache Einrichtung oder Kosteneffizienz.
Unsere umfassende Analyse vergleicht Stärken, Einschränkungen, Preise und ideale Anwendungsfälle der führenden E-Mail-Parsing-Lösungen, um Ihnen eine schnelle und fundierte Entscheidung zu ermöglichen.
Wir haben Dutzende von E-Mail-Parsern getestet, um den besten für Ihr Unternehmen zu finden. Hier sind unsere fünf Top-Picks für 2025. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, welche die besten Tools sind, um die Datenextraktion aus E-Mails und Anhängen zu automatisieren!
Das E-Mail-Parsing hat sich bis 2025 deutlich weiterentwickelt – KI- und GPT-gestützte Lösungen verändern die Landschaft der Datenauslese maßgeblich. Laut einem Bericht der Radicati Group werden bis Ende 2025 weltweit etwa 376 Milliarden E-Mails täglich versendet werden. Mit diesen rasant steigenden E-Mail-Volumen fällt es Unternehmen zunehmend schwer, wichtige Informationen effizient manuell aus E-Mails zu extrahieren.
Diese starke Nachfrage hat zahlreiche neue Tools auf den Markt gebracht, die bessere Genauigkeit, nahtlose Integration und enorme Zeitersparnis versprechen. Um Ihnen die Wahl zu erleichtern, haben wir die führende E-Mail-Parsing-Software gründlich getestet und bewertet – mit besonderem Augenmerk auf Funktionsumfang, Benutzerfreundlichkeit, Integrationsmöglichkeiten und Preisgestaltung.
Hier ist unsere handverlesene Liste der besten E-Mail-Parser für 2025, damit Sie schnell das passende Tool für Ihre geschäftlichen Anforderungen finden.
Was ist ein E-Mail-Parser?
Ein E-Mail-Parser ist ein Tool, mit dem Sie automatisch Daten aus E-Mails und Anhängen extrahieren können. Sie können die geparsten Daten dann in andere Geschäftsanwendungen exportieren. Mit einem E-Mail-Parser können Sie unzählige Stunden manueller Verarbeitung sparen, kosteneffizient sein und Ihr Unternehmen blitzschnell skalieren.
Warum einen E-Mail-Parser verwenden?
E-Mail-Parsing-Tools können weit mehr als reine Datenextraktion. Im Folgenden haben wir die wichtigsten Vorteile der Verwendung eines E-Mail-Parsers für Ihr Unternehmen zusammengefasst:
Einfaches Extrahieren von Daten aus Outlook und Gmail
E-Mail-Parser sind im Allgemeinen mit jedem E-Mail-Anbieter kompatibel. So können E-Mails, die von Outlook, Exchange, Gmail oder Yahoo empfangen werden, schnell extrahiert werden.
Einige E-Mail-Parser-Tools können nur mit textbasierten E-Mails arbeiten, doch die fortschrittlichsten können auch inhaltsreiche E-Mails sowie deren Anhänge direkt parsen.
Zeit und Geld sparen
Unabhängig davon, in welcher Branche Sie tätig sind, kann eine E-Mail-Parsing-Software gezielt Daten automatisch extrahieren. Dies kann je nach Tool per Vorlage oder Parsing-Regeln eingerichtet werden.
Die Automatisierung der Textextraktion aus E-Mails spart Ihnen unzählige Stunden manueller Dateneingabe, was zu enormen Kosteneinsparungen führt. Es absorbiert zudem Aktivitätsspitzen, ohne Ihr Team zu überlasten oder dass Sie temporäre Kräfte für Stoßzeiten einstellen müssen.
Keine Notwendigkeit mehr für technische Kenntnisse
Früher war für den Einsatz oder die Erstellung eines E-Mail-Parsers umfassendes Programmierwissen erforderlich. Sie mussten einen IMAP-Server aufsetzen, mehrteilige MIME-E-Mails dekodieren und reguläre Ausdrücke zur Mustererkennung erstellen.
Diese Zeiten sind längst vorbei. Heute ersetzen E-Mail-Parser ganz einfach Ihre manuelle Dateneingabe. Die besten E-Mail-Parser sind Point-and-Click und können von jedermann genutzt werden. Sie ermöglichen es, innerhalb weniger Minuten einen Datenextraktions-Workflow für neue E-Mail-Typen einzurichten!
Verbinden Sie Ihre E-Mail-Daten mit Ihren Geschäftsanwendungen
Ein guter E-Mail-Parser lässt sich nahtlos in alle Ihre Geschäftsanwendungen integrieren. Extrahierte E-Mail-Daten können automatisch und sofort übermittelt werden. Sie brauchen niemanden mehr, der Ihr gemeinsam genutztes Postfach laufend beobachtet und Anfragen manuell ins System kopiert.
Überlassen Sie die langweilige Arbeit den Robotern!
Wie Sie den besten E-Mail-Parser für Ihre Anforderungen auswählen
Welcher E-Mail-Parser der richtige für Sie ist, hängt von Ihren individuellen Geschäftsanforderungen und Workflows ab. Hier sind fünf entscheidende Faktoren, die Sie bei der Auswahl einer E-Mail-Parsing-Software beachten sollten:
Unterstützte Eingabetypen
Bestimmen Sie, welche Eingabearten Ihr Parser verarbeiten muss. Müssen Sie hauptsächlich Daten aus dem E-Mail-Text, aus Anhängen, PDF-Dateien oder aus allen diesen Quellen extrahieren? Stellen Sie sicher, dass Ihre gewählte Lösung alle benötigten Formate zuverlässig bearbeiten kann – manche Parser sind z. B. stark bei E-Mail-Texten, aber haben Schwächen bei Anhängen.
Parsing-Methode: KI, Vorlagen oder Regeln
Überlegen Sie, wie das Tool Informationen extrahiert. KI-basierte Parser nutzen Machine Learning, um unterschiedlichste und unstrukturierte Daten bei minimaler Einrichtung zu verarbeiten – ideal für viele oder sich häufig ändernde E-Mail-Formate. Vorlagenbasierte Parser sind bei konsistenten, strukturierten Daten gut, während regelbasierte Lösungen viele Anpassungen ermöglichen, aber auch viel manuelle Einrichtung und Wartung fordern. Wählen Sie je nach technischem Know-how Ihres Teams und der Komplexität Ihrer E-Mails aus.
Integrationsoptionen
Vergewissern Sie sich, dass sich der Parser nahtlos in Ihren Workflow und Ihre Software-Umgebung einfügt. Lässt sich das Tool einfach mit CRM, Google Sheets, Excel, ERP oder anderen wichtigen Geschäftsanwendungen verbinden? Starke Integrationen sorgen für eine hohe Automatisierung und Effizienz und machen manuelles Übertragen oder Datenfehler praktisch überflüssig.
E-Mail-Volumen & Preisgestaltung
Beurteilen Sie, ob der E-Mail-Parser bei steigendem Geschäftsvolumen weiterhin preiswert bleibt. Die Preisstruktur variiert von kostenlosen oder günstigen Plänen bei geringem Volumen bis hin zu skalierbaren Enterprise-Lösungen für die Massenverarbeitung. Wählen Sie ein Tool, das eine flexible Abrechnung ohne unerwartete Preiserhöhungen bei Volumensteigerung ermöglicht.
Benutzerfreundlichkeit & Einrichtung
Achten Sie auf die Bedienbarkeit, besonders wenn Ihr Team keine IT-Ressourcen hat. Ein benutzerfreundlicher, codefreier E-Mail-Parser lässt sich schnell implementieren, benötigt wenig Schulung und ist einfach zu managen. Intuitive Oberflächen, gute Dokumentation und ein reaktiver Support steigern die Produktivität Ihres Teams enorm.
Wenn Sie diese Schlüsselfaktoren berücksichtigen, können Sie sicher den besten E-Mail-Parser für Ihre Anforderungen wählen und eine effiziente, präzise Datenextraktion aus Ihren E-Mails sicherstellen.
Die 5 besten E-Mail-Parser
Natürlich können Sie Ihren eigenen E-Mail-Parser weiterhin von Grund auf neu erstellen. Aber glauben Sie uns – das ist ein riesiger Zeitfresser. E-Mail-Parsing ist heute Standard, und Sie haben die Auswahl aus vielen leistungsfähigen und erschwinglichen Parsing-Lösungen.
Hier sind unsere Top 5 Empfehlungen für 2025:
- Parseur: insgesamt am besten für einfache Nutzung und anspruchsvolles Parsing
- Zapier E-Mail-Parser: am besten für gelegentlichen Einsatz mit niedrigem Volumen
- Email Parser: beste Windows-Desktop-Anwendung
- Mailparser: am besten für regelbasiertes Parsing geeignet
- SigParser: am besten für das Extrahieren von E-Mail-Signaturen
Parseur für die hochvolumige E-Mail-Verarbeitungsautomatisierung
Parseur ist unser eigenes Tool, daher sind wir natürlich sehr stolz auf seine Fähigkeiten! Dennoch versuchen wir immer, so objektiv wie möglich zu bewerten, wie es sich im Vergleich zu den anderen Tools schlägt. Und falls Ihnen etwas auffällt, das wir übersehen oder falsch dargestellt haben, lassen Sie es uns bitte wissen!
Parseur ist ein KI-gestütztes Parsing-Tool, das die Extraktion von Daten aus PDFs und E-Mails automatisiert. Das Besondere an Parseur ist, dass Sie das KI-Modell im Vergleich zu anderen KI-Tools nicht aufwändig trainieren müssen. Parseur wurde bereits mit einsatzfertigen Feldern für die KI-Datenextraktion trainiert.
Parseur verfügt außerdem über eine leistungsstarke KI und eine fortschrittliche OCR-Engine zum Extrahieren von Text und Tabellen aus PDFs. Wenn Sie also auf eine vorlagenbasierte Automatisierung umschalten möchten, steht Ihnen diese Option ebenfalls zur Verfügung.
Was macht Parseur so gut?
Parseur wurde 2016 eingeführt und bietet folgende herausragende Merkmale für die E-Mail-Verarbeitungsautomatisierung:
- Parsen Sie E-Mails, PDF, Excel, CSV, HTML, Word und RTF.
- Die Möglichkeit, Parseur mithilfe unseres visuellen Point-and-Click-Vorlageneditors mitzuteilen, welche Daten extrahiert werden sollen. Sie müssen keine komplexen Parsing-Regeln erstellen.
- Verwenden Sie Feldformate, um Namen, Zahlen, Daten, Uhrzeiten zu normalisieren und Adressen geolokalisiert zu erfassen.
- Extrahieren Sie Tabellen und sich wiederholende Daten mit wenigen Klicks.
- Senden Sie extrahierte Daten sofort an Tausende von Anwendungen, darunter Zapier, Make und Power automate.
Parseur bietet auch eine integrierte Bibliothek mit vorgefertigten Vorlagen für verschiedene Branchen, darunter Immobilien, Essen bestellen, Google Alerts und Jobsuche.
Und obendrein ist Parseur für anspruchsvolles Parsing ausgelegt und kann Zehntausende von Dokumenten pro Minute verarbeiten.
Die Preise von Parseur sind im Vergleich zu den Kosten manueller Dateneingabe sehr günstig. Und es gibt dazu einen kostenlosen Tarif mit allen Funktionen!
Sie können dieses kostenlose Tool nutzen, um herauszufinden, wie viel Zeit und Geld Sie mit Parseur sparen.
Zapier E-Mail-Parser für einfache Parsing-Anforderungen
Zapier Parser eignet sich perfekt für alle, die zum ersten Mal ins E-Mail-Parsing einsteigen möchten. Er ist kostenlos, einfach zu bedienen und einzurichten, und Sie können unbegrenzt Postfächer anlegen.
Wenn Sie Zapier-Integrationen nutzen möchten, lässt sich der E-Mail-Parser sehr gut damit verbinden. Zapier integriert sich mit Tausenden anderer Anwendungen, an die Sie Daten übergeben können. Sie müssen nur Trigger und Aktion im "Zap" einrichten.
Wenn Sie einfache Prozesse automatisieren möchten, leistet Zapier Email Parser hervorragende Arbeit.
Für komplexere Dokumenten-Parsing-Workflows, die z. B. Tabellen-Parsing, Anhangs-Parsing oder die Unterstützung verschiedener Layouts erfordern, ist das Tool möglicherweise nicht die beste Wahl.
Email Parser für Windows-Nutzer
Email Parser ist eine eigenständige Windows-Anwendung und eignet sich gut für diejenigen, die ihre Daten lokal speichern oder eine Verbindung zu Anwendungen im lokalen Netzwerk herstellen möchten. Er lässt sich an jeden E-Mail-Anbieter anbinden, sodass Sie Ihre E-Mails an das Postfach weiterleiten und auch aus beliebigen Dokumenten Daten parsen können. Die Windows-App ist ab $145 pro Jahr als Abo erhältlich.
Das E-Mail-Parsing-Tool arbeitet regelbasiert, was mitunter etwas komplex in der Verwaltung und Pflege sein kann. Soll die Software durchgehend laufen, müssen Sie zudem einen Rechner im Büro dauerhaft laufen lassen.
Mailparser für Parsing-Regeln
Mailparser ist einer der ältesten E-Mail-Parser und bietet fortschrittliche Features wie Parseur. Das Parsing-Tool ist regelbasiert, das heißt, Sie müssen für jedes Feld, das Sie extrahieren möchten, jeweils eine Regel anlegen.
Das Aufsetzen der Regeln kann zeitaufwendig sein, besonders wenn Sie keinen technischen Hintergrund haben. Doch einmal erstellt, werden E-Mails und Dokumente automatisch und zuverlässig geparst. Anhänge, Metadaten und Tabellen lassen sich mithilfe von Regeln extrahieren.
Mailparser bietet keine automatische Layouterkennung, was bedeutet, dass Sie für jedes E-Mail-Layout ein separates Postfach erstellen und die E-Mails dorthin weiterleiten müssen.
Insgesamt ist Mailparser ein leistungsstarker Parser, kann aber für technisch weniger Versierte etwas komplex in der Verwaltung sein.
SigParser für das Parsen von E-Mail-Signaturen
SigParser konzentriert sich auf die Extraktion von Kontaktdaten aus E-Mail-Signaturen und ist darin wirklich stark! Die meisten E-Mail-Signaturen enthalten Kontaktinformationen Ihrer Leads oder Kunden und kommen in unterschiedlichsten Formaten und Stilen. Diese manuell zu extrahieren und ins CRM zu übertragen ist mühsam. SigParser erkennt Name, Adresse, Telefonnummer und aktualisiert die Kontaktdaten in jedem CRM-Tool.
Mit der kostenlosen Version lassen sich die Kontaktdaten aus den letzten 90 Tagen von 3 Postfächern extrahieren.
Wenn Sie einzig E-Mail-Signaturen auslesen möchten, ist SigParser die richtige Wahl.
Kurz gesagt: Vergleichstabelle der besten E-Mail-Parser
In der folgenden Tabelle fassen wir die wichtigsten Funktionen der E-Mail-Parsing-Tools zusammen.
| Parseur | Mailparser | Zapier E-Mail-Parser | Email Parser | SigParser | |
|---|---|---|---|---|---|
| Einrichtung | KI oder Vorlagen | Regeln | Vorlagen | Regeln | Auto |
| Automatisches Parsen | Ja, viele | Ja, einige | Nein | Nein | Ja |
| Unterstützung mehrerer Layouts | Ja, auto | Ja, manuell | Nein | Nein | N/V |
| Tabellen-Parsing | Ja, KI oder Point-and-Click | Ja, über Regeln | Nein | Nein | N/V |
| Metadaten-Parsing | Ja | Ja | Nein | Nein | N/V |
| Nachbearbeitung | Ja | Ja | Über mehrstufigen Zap | Nein | Nein |
| Cloud-basiert | Ja | Ja | Ja | Nein | Ja |
| API | Ja | Nein | Nein | Ja | Ja |
| PDF-Parsing | Ja, OCR | Ja, nur Text | Nein | Nein | N/V |
| Anhangs-Parsing | Ja, viele Formate | Nur Word und PDF | Nein | Nein | Nein |
Zusammenfassung
Wir hoffen, dass wir Ihnen bei der Auswahl des richtigen Parsing-Tools für Ihre Aufgaben helfen konnten! Jede Anwendung fürs E-Mail-Parsing bietet verschiedene Funktionen und Vorteile. Es hängt von Ihrer Branche ab und davon, wie Sie ein E-Mail-Parsing-Tool in Ihr Business integrieren möchten. Ohne Zweifel wird der Einsatz eines E-Mail-Parsers Ihnen helfen, unzählige Stunden manueller Arbeit zu sparen und Ihr Unternehmen zu skalieren.
Vielleicht möchten Sie auch unseren Vergleich der besten PDF-Parsing-Tools lesen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zum E-Mail-Parsing
Was ist ein E-Mail-Parser und warum brauche ich einen?
Ein E-Mail-Parser ist eine Software, die automatisch strukturierte Daten aus E-Mails extrahiert, etwa Kontaktdaten, Bestellinfos oder Rechnungsnummern. Sie benötigen einen E-Mail-Parser, um manuelle Dateneingabe zu reduzieren, die Genauigkeit zu erhöhen und Workflows zu verschlanken – so kann Ihr Team sich auf wertschöpfende Aufgaben statt auf wiederholte Datenerfassung konzentrieren.
Wie gehen E-Mail-Parser mit Anhängen um?
Die meisten modernen E-Mail-Parser können Anhänge mithilfe von Optical Character Recognition (OCR) oder KI-gestützten Parsing-Methoden auslesen. Damit lassen sich strukturierte Daten nicht nur aus dem E-Mail-Inhalt, sondern – je nach Funktion – auch aus PDFs, Tabellen, Bildern und anderen Anhängen extrahieren.
Können E-Mail-Parser mit anderen Geschäftsanwendungen integriert werden?
Ja, die meisten E-Mail-Parser bieten umfangreiche Integrationsmöglichkeiten. Parseur zum Beispiel verbindet sich nahtlos mit über 2.000 Anwendungen via Zapier, Make und Microsoft Power Automate und überträgt die Daten automatisch z. B. an Ihr CRM, Ihre Buchhaltung, Datenbanken, Tabellen und mehr.
Brauche ich technisches Know-how, um einen E-Mail-Parser einzurichten?
Das hängt vom gewählten Parser ab. Codefreie, besonders benutzerfreundliche Parser wie Parseur ermöglichen die visuelle Einrichtung von Parsing-Workflows ohne technisches Wissen. Regelbasierte Parser dagegen können für die Ersteinrichtung und laufende Pflege technisches Know-how erfordern.
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