Daten sind das A und O eines jeden Unternehmens, da sie für wichtige Entscheidungen verwendet werden. Deshalb ist es wichtig, Daten korrekt zu erfassen. Unter Dateneingabe versteht man das Eingeben oder Einlesen von Informationen in ein Computersystem. Dies umfasst sowohl die direkte Eingabe als auch die Erfassung von Daten, seien es Texte, Audiodateien, Bilder, Videos oder jede andere Art von Daten, die digital gespeichert und von einem Computer verarbeitet werden können.
Techopedia definiert Dateneingabe als den Prozess der Übertragung von Informationen auf ein elektronisches Medium wie einen Computer oder ein anderes elektronisches Gerät.
Was ist manuelle Dateneingabe?
Manuelle Dateneingabe ist die traditionelle Methode der Dateneingabe. Sie wird verwendet, um spezifische Informationen wie Kundendaten oder Produktspezifikationen einzugeben. Manuelle Dateneingabe kann auch dann eingesetzt werden, wenn spezielle Regeln gelten, die eine Überprüfung durch einen qualifizierten Benutzer wie einen Wirtschaftsprüfer oder Buchhalter erfordern.
Verwenden Unternehmen im Jahr 2024 noch manuelle Dateneingabe?
Die Antwort ist ja, manuelle Dateneingabe ist für viele Unternehmen immer noch Realität. Für Firmen, die nicht die Zeit oder die Ressourcen haben, in Automatisierung zu investieren, ist manuelle Dateneingabe oft die beste Option.
Laut einer Umfrage von Plutoshift verwenden 48 % der Produktionsunternehmen immer noch Dokumente für die manuelle Dateneingabe.
Einige der Gründe, warum Unternehmen immer noch manuelle Dateneingabe verwenden, sind:
- Kleine Unternehmen verfügen nicht über genügend Mittel, um in automatisierte Systeme zu investieren.
- Unternehmen, die nicht viele Kunden haben, finden es einfacher, Daten manuell zu verwalten und zu kontrollieren.
- Einige Unternehmen sind sich nicht bewusst, dass ein Großteil ihrer Dateneingabe automatisiert werden kann, oder sie wissen nicht, wie sie mit der Automatisierung beginnen sollen.
Unternehmen sollten jedoch in Erwägung ziehen, in Automatisierung zu investieren, da sie langfristig davon profitieren würden (z. B. wenn sie erwarten, dass ihr Geschäft wächst).
Beispiele für manuelle Dateneingabe
Einige Unternehmen benötigen Dateneingabedienste, um die Informationen ihrer Kunden in eine Datenbank einzugeben. Andere Unternehmen nutzen sie für die Datenverarbeitung und andere administrative Aufgaben, bei denen Mitarbeiter Informationen manuell eingeben müssen.
Ein weiteres häufiges Beispiel für manuelle Dateneingabe ist die Eingabe von Versandinformationen in eine Datenbank. Dies kann die Eingabe des Datums, der Adresse, des Namens des Empfängers und anderer Informationen über jede Sendung umfassen, sobald ein Paket eintrifft. Diese Daten werden dann in einer Datenbank gespeichert, wo sie später für Abrechnungszwecke oder zur Verfolgung von Sendungen während ihres gesamten Lebenszyklus abgerufen werden können.
Einstellungsmanager verwenden häufig manuelle Dateneingabeprozesse, um Mitarbeiterinformationen wie Einstellungsdatum, Berufsbezeichnung und Gehaltshöhe zu erfassen. Diese Daten werden dann verwendet, um die Leistung und Anwesenheit der Mitarbeiter zu verfolgen.
Arten von manuellen Dateneingabeprozessen
Es gibt drei Haupttypen von manuellen Dateneingabeprozessen:
- Papierbasierte Formulare
- Tastatureingabe
- Scannen
Papierbasierte Formulare: Diese Formulare werden auf Papier ausgedruckt und dann handschriftlich ausgefüllt. Das ausgefüllte Formular wird dann in das System eingescannt, wo es elektronisch verarbeitet und gespeichert werden kann.
Tastatureingabe: Die Eingabe über die Tastatur wird für Aufgaben wie die Eingabe von Text, Zahlen oder Daten in ein Computersystem verwendet. Normalerweise geschieht dies durch Tippen auf einer Tastatur, kann aber auch mithilfe von Spracherkennungssoftware erfolgen, wenn eine Person motorisch eingeschränkt ist oder große Datenmengen schnell eingeben muss. Die Eingabe über die Tastatur erfordert viel Übung, um Genauigkeit zu gewährleisten und Fehler zu vermeiden, die zu Umsatzeinbußen oder Kundenunzufriedenheit führen könnten.
Scannen: Beim Scannen werden spezielle Geräte verwendet, um Informationen von gedruckten Dokumenten zu erfassen, so dass sie elektronisch in ein Computersystem eingegeben werden können, anstatt alles von Hand neu eingeben zu müssen. Scanner gibt es in verschiedenen Formen und Größen, aber sie werden am häufigsten verwendet, um Barcodes und andere maschinenlesbare Symbole auf Papierdokumenten zu scannen.
Herausforderungen manueller Dateneingabeprozesse
Auch wenn die manuelle Dateneingabe in einigen Unternehmen immer noch weit verbreitet ist, dürfen die Nachteile dieses Verfahrens nicht übersehen werden.
- Manuelle Dateneingabe ist fehleranfällig
Während des gesamten Eingabeprozesses kann es zu Rechtschreibfehlern, falscher Formatierung oder sogar zu falschem Lesen von Informationen auf dem Bildschirm kommen. Diese Fehler können dazu führen, dass ungenaue Daten in Ihr System eingegeben werden und dass es zu Verwirrung bei Mitarbeitern und Kunden kommt, die falsche Daten aus Ihren Systemen erhalten. Mehr als 27,5 % der Buchhaltungsexperten gaben an, dass in ihren Unternehmen Daten falsch eingegeben wurden.
- Fehler bei der manuellen Dateneingabe kosten mehr Geld
Die akzeptable Fehlerquote bei der manuellen Dateneingabe liegt in der Regel bei 1 %. Was passiert aber, wenn dieser Prozentsatz steigt? Es kann ein Unternehmen Millionen von Dollar kosten! Im Jahr 2013 wurden Unternehmen in den USA mit 7 Milliarden Dollar an zivilrechtlichen Strafen der IRS belegt, weil Unternehmensgewinne und Beschäftigungszahlen falsch angegeben wurden.
Laut Gartner verursacht eine schlechte Datenqualität durchschnittlich 15 Millionen Dollar an Verlusten pro Jahr.
- Manuelle Dateneingabe ist zeitaufwendig und mühsam
Unnötig zu erwähnen, dass die manuelle Dateneingabe zu langsamen Bearbeitungszeiten führt und von den Mitarbeitern, die all diese Informationen manuell eingeben müssen, viel Mühe abverlangt. Besonders in Spitzenzeiten, wie z. B. Weihnachten, kann dies schwierig zu bewältigen sein. Da es sich um eine Routineaufgabe handelt, führt sie zu Langeweile und Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern. Über 40 % der Arbeitnehmer geben an, dass sie mindestens ein Viertel ihrer Arbeitswoche mit Dateneingabe und sich wiederholenden Aufgaben verbringen.
Die Zeit, die für zeitaufwändige Aufgaben aufgewendet wird, könnte besser für produktivere Aufgaben wie Forschung und Entwicklung oder Geschäftsentwicklung genutzt werden.
Kann die Dateneingabe automatisiert werden?
Die Automatisierung der Dateneingabe ist eine fantastische Methode, um Zeit und Geld zu sparen. Sie ist auch deshalb eine kluge Entscheidung, weil sie die Effizienz, Genauigkeit und Produktivität verbessert. Automatisierung ist ein integraler Bestandteil vieler Unternehmen, da sie es den Mitarbeitern ermöglicht, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren, anstatt Zeit mit der Eingabe von Daten in Tabellenkalkulationen zu verbringen.
Was ist Dateneingabe-Automatisierung?
Die Automatisierung der Dateneingabe ist der Prozess der Umwandlung von Daten in ein lesbares Format und der automatischen Speicherung in der Datenbank. Das Scannen, Erfassen und anschließende Verarbeiten von Bildern von Papieren, Dokumenten oder anderen Medien in Computerdateien ist Teil dieses Prozesses. Es ist auch bekannt als automatisierte Datenerfassung, die verwendet wird, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren. Es kann auch mit anderen Technologien wie maschinellem Lernen, RPA und künstlicher Intelligenz kombiniert werden.
Lesen Sie mehr über den Prozess der Dateneingabe-Automatisierung
Vorteile automatisierter Dateneingabeprozesse
Dieser Prozess ist definitiv eine Lösung für die manuelle Dateneingabe und bringt viele Vorteile mit sich, wie im Folgenden beschrieben:
Verbesserte Genauigkeit
Fehler bei der Dateneingabe können zu falschen Informationen und schlechtem Kundenservice führen. Die automatisierte Datenverarbeitung eliminiert diese Fehler und erhöht somit die Genauigkeit der Daten. Mit der Automatisierung der Dateneingabe haben Unternehmen einen Anstieg der Datengenauigkeit um 90 % erzielt. Darüber hinaus können umso bessere strategische Entscheidungen getroffen werden, je genauer die Daten sind. Automatisierte Dateneingabe bietet eine Genauigkeit von 99,959 %.
Erhöhte Produktivität
Die automatisierte Dateneingabe beschleunigt die Erledigung von Aufgaben (Datendigitalisierung) und ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf kreativere und sinnvollere Arbeiten zu konzentrieren.
Fast 72 % der Mitarbeiter geben an, dass sie den zusätzlichen Tag pro Woche, den sie durch die Automatisierung einsparen, für Aufgaben nutzen würden, die für ihr Unternehmen wertvoller sind, und 78 % würden sich auf die interessanteren und lohnenderen Aspekte ihrer Arbeit konzentrieren laut Smartsheet.
Geringerer Schulungsbedarf
Die meisten Technologien zur Automatisierung der Dateneingabe sind entweder No-Code oder erfordern nur einen geringen menschlichen Eingriff. Daher müssen die Mitarbeiter nicht auf neue Systeme oder Software für die Automatisierung der Dateneingabe geschult werden.
Reduzierte Kosten
Automatisierte Systeme sind oft kostengünstiger als die Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter oder die Auslagerung von Arbeit, da sie geringere Vorabinvestitionen in Hardware und Softwareimplementierung sowie laufende Wartungskosten wie Lizenzgebühren und Upgrades im Laufe der Zeit erfordern.
Optimierter Geschäftsbetrieb bei hoher Auslastung
Saisonale Unternehmen, die für einige Wochen enorme Aktivitätsspitzen haben (man denke an einen E-Commerce-Shop vor Weihnachten oder ein Reisebüro vor den Sommerferien), haben oft Schwierigkeiten, ihre Belegschaft an die Nachfrage anzupassen. Software zur Automatisierung der Dateneingabe trägt dazu bei, diese Unternehmen zu optimieren, da sie Aktivitätsspitzen nahtlos auffangen kann.
Anwendungsfälle für die Automatisierung der Dateneingabe
Ganz gleich, in welcher Branche Sie tätig sind, die Automatisierung kann eine große Rolle bei der Reduzierung manueller Dateneingabeaufgaben spielen. Wir haben die häufigsten Szenarien hervorgehoben, in denen die automatisierte Datenextraktion Unternehmen unterstützt.
Automatisierung der Personalabteilung
Die Personalabteilung verwaltet die Personalakten und stellt Informationen über Sozialleistungen, Gehaltsabrechnung und andere wichtige Details im Zusammenhang mit den Mitarbeitern des Unternehmens bereit. Viele dieser Aufgaben lassen sich durch die Automatisierung der Dateneingabe automatisieren, so dass die Personalabteilung mehr Zeit für andere Aufgaben wie die Schulung neuer Mitarbeiter oder die Bearbeitung von Beschwerden hat.
Erfahren Sie, wie Sie Personalanforderungen automatisieren und Bewerbungen aus einer LinkedIn-Stellenanzeige exportieren können.
Automatisierung im Gesundheitswesen
Daten sind für die Bereitstellung verbesserter Gesundheitseinrichtungen unerlässlich, und ein kleiner Fehler kann das Leben eines Patienten kosten. Laut einer Studie in den Annals of Internal Medicine verbringen Ärzte durchschnittlich 16 Minuten und 14 Sekunden damit, Daten in die Software für elektronische Patientenakten (ePA) einzugeben. Mit einem Automatisierungstool werden Patientendaten erkannt und automatisch hinzugefügt, wobei die HIPAA-Konformität gewahrt bleibt.
Automatisierung von Rechnungsdaten
Jedes Jahr werden über 11 Milliarden Quittungen gedruckt, was für Unternehmen teuer ist. Menschliche Fehler können, wie bereits erwähnt, für Unternehmen kostspielig sein. Der Einsatz einer Cloud-basierten Software zur Automatisierung der Dateneingabe eliminiert all diese Risiken und Probleme. Intelligente OCR-basierte Anwendungen können den Rechnungsprozess optimieren, indem Daten aus Quittungen und Rechnungen automatisch extrahiert und in einer sicheren Datenbank gespeichert werden.
Die besten Tools zur Automatisierung der Dateneingabe
Je nach Ihren Anwendungsfällen finden Sie zahlreiche Softwareprogramme zur Automatisierung der Dateneingabe, die Ihnen helfen, Ihr Unternehmen zu skalieren. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Dateneingabe-Anwendungen, die Sie in Betracht ziehen sollten.
Parseur
Parseur ist ein leistungsstarker KI-Parser, der die Datenextraktion aus Dokumenten im Handumdrehen automatisiert. Der Datenextraktor ist ein perfektes Werkzeug, um manuelle Dateneingabeaufgaben zu eliminieren. Parseur erfordert keine Programmierkenntnisse und lässt sich nahtlos in Tausende anderer Anwendungen integrieren.
Recruit CRM
Wenn Personalfachleute ihre Dateneingabeaufgaben automatisieren könnten, bliebe mehr Zeit, um sich auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu konzentrieren. Mit Recruit CRM können Sie die Daten von Kandidaten und andere datenbezogene Aufgaben an einem einzigen Ort verwalten. Es ist auch ein leistungsstarker, in KI integrierter Lebenslauf-Parser, der den Einstellungsprozess beschleunigt.
Zapier
Programme Zapier ist eine der beliebtesten Automatisierungssoftwares auf dem Markt. Das No-Code-Tool ist in über 4.000 Anwendungen integriert und verfügt über einen Point-and-Click-Integrationseditor. Sie können einfache Workflows zwischen zwei oder mehr Anwendungen erstellen, wobei die Daten automatisiert und automatisch gesendet werden. Laut einem Zapier-Datenbericht aus dem Jahr 2021 macht Automatisierung die Arbeitnehmer glücklicher, und 41 % der 600 befragten Arbeitnehmer in den USA geben an, dass ihre Karriere mit Automatisierung schneller voranschreiten wird.
Übergang von manueller Dateneingabe zur Automatisierung der Dateneingabe
Da der globale Markt für Datenerfassung bis 2025 voraussichtlich auf 3,6 Milliarden Dollar anwachsen wird, ist es jetzt an der Zeit, die Vorteile der Umstellung auf eine automatisierte Datenlösung zu nutzen.
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