Rechnungserfassung: Der ultimative Leitfaden

Was ist Rechnungserfassung?

Rechnungserfassung beschreibt den Prozess der Extraktion bestimmter Informationen aus Rechnungen. Diese Rechnungen, die typischerweise als PDF, Papierbeleg oder in elektronischen Formaten vorliegen, enthalten wichtige Daten für die Buchhaltung und Finanzprozesse, wie z. B. Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Lieferantendaten, gekaufte Artikel, Mengen, Stückpreise und Gesamtbeträge.

Die wichtigsten Erkenntnisse

• Die Bearbeitung einer einzigen Rechnung dauert durchschnittlich 11 Tage.
• Manuelle Rechnungserfassung ist fehleranfällig und führt häufig zu Tippfehlern und fehlenden Eingaben.
• Automatisierte Rechnungsverarbeitung bietet Unternehmen erhebliche Kosten- und Effizienzvorteile.

Rechnungserfassung, auch bekannt als Rechnungsverarbeitung, ist der Prozess der Extraktion von Informationen aus Rechnungen und Belegen wie Rechnungsnummern, Daten, Zahlungsbeträgen und Positionen.

Mit dem fortschreitenden technologischen Wandel und dem zunehmenden Einsatz digitaler Werkzeuge steht die Rechnungserfassung im Mittelpunkt von Unternehmen, die ihre Effizienz steigern wollen.

In diesem Artikel beleuchten wir die Rechnungserfassung, ihre Entwicklung im Laufe der Zeit, die Technologien dahinter und wie sie Ihre Geschäftsabläufe im Jahr 2025 transformieren kann.

Herausforderungen der manuellen Rechnungsverarbeitung

Früher haben Unternehmen ihre Finanztransaktionen manuell erfasst. Dieser Prozess war jedoch zeitaufwändig und fehleranfällig.

Laut dem Bericht "The State of ePayables in 2022" von Ardent Partners geben Kreditorenbuchhaltungsteams über 10 US-Dollar für die Bearbeitung einer einzigen Rechnung aus, und sie benötigen dafür fast 11 Tage.

• Auch im Jahr 2025 gibt es immer noch Angebote und Rechnungen, die auf Papier verarbeitet werden. Informationen können beim manuellen Bearbeiten verloren gehen. Das manuelle Übertragen von Daten aus Papier- oder Digitalrechnungen ist mühsam und kann viel Zeit in Anspruch nehmen, was zu Verzögerungen in der Zahlungsabwicklung führt.
• Die manuelle Prüfung von Rechnungen führt zu menschlichen Fehlern wie Tippfehlern oder fehlenden Einträgen. Diese Fehler können zu falschen Zahlungsbeträgen führen und sich negativ auf die Beziehungen zu Lieferanten auswirken.
• Unternehmen müssen möglicherweise zusätzliches Personal einstellen, um das Rechnungsvolumen zu bewältigen, was zu höheren Gemeinkosten führt.

Insgesamt bringt die manuelle Rechnungserfassung verschiedene Herausforderungen mit sich, die durch den Einsatz automatisierter Lösungen zur Rechnungserfassung gelöst werden können. Diese können den Prozess optimieren und Fehler reduzieren.

Vorteile einer Rechnungserfassungssoftware

Eine Rechnungsverarbeitungssoftware ist ein Automatisierungstool, das Algorithmen wie maschinelles Lernen (ML) oder natürliche Sprachverarbeitung (NLP) verwendet, um Rechnungsdaten zu lesen, zu scannen und zu extrahieren.

"Der Markt für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung entwickelt sich rasant, da staatliche Vorschriften die Unternehmen zur Digitalisierung drängen." - Gartner, 2021.

Hier sind einige Vorteile der Nutzung eines Tools zur Rechnungsautomatisierung:

• Gesteigerte Datengenauigkeit

Rechnungsauswerter können die Anzahl der Fehler und Duplikate bei der Verarbeitung von Rechnungen erheblich reduzieren. So sinkt der Bedarf an manueller Dateneingabe – das Automatisierungstool kann Rechnungen zudem prüfen, indem es Daten mit seiner Datenbank abgleicht.

• Schnellere Bearbeitungszeit

Ein Rechnungsverarbeitungstool kann Rechnungen schneller als manuell verarbeiten, sodass Unternehmen Rechnungen zügig bearbeiten und Zahlungen schneller leisten können. Dadurch werden Zeit und Ressourcen frei, die für strategisch wichtigere Aufgaben verwendet werden können.

• Nahtlose Integration mit ERP-Tools

Die Kreditoren-Software kann problemlos in ERPs (Enterprise Resource Planning) oder QuickBooks integriert werden. Sie können einen automatisierten Workflow von der Datenextraktion bis hin zum Export der Daten an die Buchhaltungssoftware einrichten.

• Geringere Verarbeitungskosten

Im Vergleich zur manuellen Bearbeitung kann der Einsatz automatisierter Lösungen für Ihre Belegerfassung Ihre Kosten um das bis zu 1000-fache senken!

Auswahl der richtigen Rechnungserfassungssoftware

Bei der Auswahl einer AP-Automatisierungssoftware für Ihr Unternehmen sollten Sie auf Funktionen und Möglichkeiten achten, die Ihre Rechnungsverarbeitung optimieren und die Effizienz verbessern.

Hier sind einige wichtige Faktoren, die Sie bei der Auswahl von AP-Automatisierungslösungen berücksichtigen sollten:

1. Wie hoch ist das Volumen der von Ihnen generierten Rechnungsdaten?
2. Haben Sie Programmierkenntnisse? Wenn nicht, ist ein Tool ohne Parsing-Regeln sinnvoller.
3. Suchen Sie eine Cloud-basierte Lösung?
4. Benötigen Sie spezielle Technologien wie KI oder Deep Learning?
5. Kann das Rechnungstool in andere Geschäftssysteme wie Buchhaltungssoftware und ERP-Systeme integriert werden, um den Workflow der Rechnungsverarbeitung zu optimieren?

Parseur: Das beste Rechnungserfassungstool im Jahr 2025

Parseur ist ein KI-gestütztes Rechnungsextraktionstool Parseur, das mit fortschrittlichen Technologien für Datenparsing ausgestattet ist. Der Rechnungsauswerter verfügt über eine integrierte, KI-gestützte Vorlage, die für Rechnungen, Bestellungen und Quittungen entwickelt wurde. Im Vergleich zu anderen Rechnungsauswertern sind keine Programmierkenntnisse und Parsing-Regeln erforderlich.

Prozess der Digitalisierung einer Rechnung mit Machine Learning & OCR

Daten können automatisch in wenigen einfachen Schritten aus Rechnungen extrahiert werden:

1. Leiten Sie die gescannte Rechnung oder PDF-Rechnung an die Rechnungs-OCR weiter.
2. Listen Sie alle Felder auf, die Sie benötigen.
3. Das KI-Tool extrahiert automatisch die Daten.

5. Überprüfen Sie die geparsten Rechnungsdaten.
6. Laden Sie die Daten herunter oder exportieren Sie sie über eine Rechnungs-API an ein anderes Buchhaltungsprogramm.

Ich habe jeden Monat 30 Rechnungen erhalten. Jede Rechnung musste ich in meine App hochladen. Das hat mich jeden Monat etwa 4 Tage gekostet. Jetzt richte ich einen E-Mail-Posteingang für alle eingehenden Rechnungen ein, und Parseur sendet mir die Daten aus PDF-Rechnungen an meinen Webhook.

• Shifra

Die Zukunft der KI-gestützten Rechnungserfassung

"Die Frage, ob Sie die Kreditorenbuchhaltung automatisieren sollen, steht eigentlich nicht mehr zur Debatte." - IOFM, Institute of Finance & Management.

Während die Rechnungserfassung mit der Einführung von OCR-Technologie und AP-Automatisierungssoftware bereits große Fortschritte gemacht hat, gibt es mehrere aufkommende Trends und Technologien, die den Prozess noch weiter transformieren können.

Mit Blockchain können Unternehmen beispielsweise die Sicherheit und Genauigkeit ihrer Rechnungsdaten gewährleisten, während Smart Contracts den gesamten Rechnungsprozess automatisieren und manuelle Eingriffe überflüssig machen können. Das IoT kann Unternehmen in die Lage versetzen, Rechnungsdaten in Echtzeit zu erfassen und zu verarbeiten, was schnellere und genauere Entscheidungen ermöglicht.

Weiterführende Informationen

• Daten aus Rechnungen mit Python extrahieren
• Traditionelle Rechnungsstellung vs. KI-Rechnungsstellung
• Wie automatisiert man den AP-Prozess mit KI?
• Wie werden Rechnungsdaten an ein ERP gesendet?

Zuletzt aktualisiert am 23. Oktober 2025