Rechnungserfassung: Der ultimative Leitfaden für 2024

Fühlen Sie sich erdrückt von einem Berg von Rechnungen und Belegen, ähnlich wie der nie enden wollende Scroll-Marathon in den sozialen Medien? Wir verstehen Sie! Die gute Nachricht: Es gibt eine Lösung dafür – ein KI-gestütztes Rechnungserfassungstool.

Rechnungserfassung, auch bekannt als Rechnungsverarbeitung, beschreibt den Prozess der automatisierten Extraktion relevanter Informationen aus Rechnungen und Belegen. Hierzu zählen beispielsweise Rechnungsnummern, Daten, Zahlungsbeträge und Einzelposten.

Die fortschreitende Digitalisierung und der zunehmende Einsatz digitaler Tools machen die Rechnungserfassung zu einem zentralen Thema für Unternehmen, die ihre Effizienz steigern wollen.

Dieser Artikel beleuchtet die Bedeutung der Rechnungserfassung, ihre Entwicklung im Laufe der Zeit, die zugrundeliegenden Technologien und wie sie Ihre Geschäftsabläufe im Jahr 2024 optimieren kann.

Die wichtigsten Erkenntnisse

• Die Bearbeitung einer einzigen Rechnung dauert durchschnittlich 11 Tage.
• Manuelle Rechnungserfassung ist fehleranfällig und führt häufig zu Tippfehlern und fehlenden Eingaben.
• Automatisierte Rechnungserfassung bietet Unternehmen erhebliche Kosten- und Effizienzvorteile.

Was ist Rechnungserfassung?

Rechnungserfassung beschreibt den Prozess der Extraktion bestimmter Informationen aus Rechnungen. Diese Rechnungen, die typischerweise als PDF, Papierbeleg oder in elektronischen Formaten vorliegen, enthalten wichtige Daten für die Buchhaltung und Finanzprozesse, wie z. B. Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Lieferantendaten, gekaufte Artikel, Mengen, Stückpreise und Gesamtbeträge.

Herausforderungen der manuellen Rechnungsverarbeitung

Früher haben Unternehmen ihre Finanztransaktionen manuell erfasst. Dieser Prozess war jedoch zeitaufwändig und fehleranfällig.

Laut dem Bericht "The State of ePayables in 2022" von Ardent Partners geben Kreditorenbuchhaltungsteams über 10 US-Dollar für die Bearbeitung einer einzigen Rechnung aus, und sie benötigen dafür fast 11 Tage.

• Obwohl wir im Jahr 2024 leben, werden Angebote und Rechnungen teilweise noch immer auf Papier abgewickelt. Bei der manuellen Bearbeitung gehen Informationen schnell verloren.
• Die manuelle Dateneingabe aus Papier- oder digitalen Rechnungen ist mühsam, zeitaufwändig und kann die Zahlungsabwicklung verzögern.
• Manuelle Rechnungserfassung ist anfällig für menschliche Fehler wie Tippfehler oder fehlende Eingaben, was zu falschen Zahlungsbeträgen und negativen Auswirkungen auf die Lieferantenbeziehungen führen kann.
• Unternehmen müssen möglicherweise zusätzliches Personal einstellen, um das Rechnungsvolumen zu bewältigen, was zu höheren Gemeinkosten führt.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die manuelle Rechnungserfassung für Unternehmen eine Reihe von Herausforderungen mit sich bringt. Durch die Implementierung automatisierter Rechnungserfassungslösungen können diese Herausforderungen bewältigt, Prozesse rationalisiert und Fehler reduziert werden.

Vorteile einer Rechnungserfassungssoftware

Eine Rechnungserfassungssoftware ist ein Automatisierungstool, das Algorithmen wie maschinelles Lernen (ML) oder natürliche Sprachverarbeitung (NLP) verwendet, um Rechnungsdaten zu lesen, zu scannen und zu extrahieren.

"Der Markt für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung entwickelt sich rasant, da staatliche Vorschriften die Unternehmen zur Digitalisierung drängen." - Gartner, 2021.

Hier sind einige der Vorteile der Verwendung eines Rechnungsauswertungstools:

• Gesteigerte Datengenauigkeit: Rechnungsauswertungstools reduzieren die Anzahl der Fehler und Duplikate bei der Rechnungsverarbeitung erheblich. Die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe wird minimiert. Das Automatisierungstool kann Rechnungen durch den Abgleich von Daten aus seiner Datenbank gegenprüfen.

• Schnellere Bearbeitungszeit: Ein Rechnungsauswertungstool verarbeitet Rechnungen schneller als manuelle Prozesse, wodurch Unternehmen Rechnungen zügiger bearbeiten und Zahlungen schneller leisten können. Das spart Zeit und Ressourcen, die Mitarbeiter für strategischere Aufgaben einsetzen können.

• Nahtlose Integration mit ERP-Tools: Die Kreditorenbuchhaltungssoftware lässt sich problemlos in ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) oder QuickBooks integrieren. So schaffen Sie einen automatisierten Workflow von der Datenextraktion bis zum Export der Daten an Ihre Buchhaltungssoftware.

• Geringere Bearbeitungskosten: Im Vergleich zur manuellen Verarbeitung können Sie mit automatisierten Lösungen für die Belegverarbeitung Ihre Kosten um das bis zu 1000-fache senken!

Auswahl der richtigen Rechnungserfassungssoftware

Bei der Auswahl einer AP-Automatisierungssoftwarelösung für Ihr Unternehmen ist es wichtig, auf Funktionen und Möglichkeiten zu achten, die Ihre Rechnungsverarbeitung optimieren und die Effizienz verbessern.

Hier sind einige Schlüsselfaktoren, die Sie bei der Bewertung von AP-Automatisierungssoftware-Optionen berücksichtigen sollten:

1. Wie hoch ist das Volumen Ihrer Rechnungsdaten?
2. Verfügen Sie über Programmierkenntnisse? Wenn nicht, wäre ein Werkzeug ohne Parsing-Regeln besser geeignet.
3. Sind Sie auf der Suche nach einer Cloud-basierten Lösung?
4. Benötigen Sie spezielle Technologien wie KI oder Deep Learning?
5. Kann das Rechnungstool in andere Geschäftssysteme wie Buchhaltungssoftware und ERP-Systeme integriert werden, um den Workflow der Rechnungsverarbeitung zu optimieren?

Parseur: Das beste Rechnungserfassungstool im Jahr 2024

Parseur ist ein KI-gestütztes Rechnungsextraktionstool Parseur, das mit fortschrittlichen Technologien für Datenparsing ausgestattet ist. Der Rechnungsauswerter verfügt über eine integrierte, KI-gestützte Vorlage, die für Rechnungen, Bestellungen und Quittungen entwickelt wurde. Im Vergleich zu anderen Rechnungsauswertern sind keine Programmierkenntnisse und Parsing-Regeln erforderlich.

Prozess der Digitalisierung einer Rechnung mit maschinellem Lernen und OCR

Die Datenextraktion aus Rechnungen kann in wenigen Schritten automatisiert werden:

1. Leiten Sie die gescannte Rechnung oder die PDF-Rechnung an die Rechnungs-OCR weiter.
2. Listen Sie alle Felder auf, die Sie benötigen.
3. Das KI-Tool extrahiert die Daten automatisch.

5. Überprüfen Sie die geparsten Rechnungsdaten.
6. Laden Sie die Daten herunter oder exportieren Sie sie über eine Rechnungs-API an ein anderes Buchhaltungsprogramm.

Ich habe jeden Monat 30 Rechnungen erhalten. Jede Rechnung musste ich in meine App hochladen. Das hat mich jeden Monat etwa 4 Tage gekostet. Jetzt richte ich einen E-Mail-Posteingang für alle eingehenden Rechnungen ein, und Parseur sendet mir die Daten aus PDF-Rechnungen an meinen Webhook.

• Shifra

Die Zukunft der KI-gestützten Rechnungserfassung

"Die Frage, ob Sie die Kreditorenbuchhaltung automatisieren sollen, steht eigentlich nicht mehr zur Debatte." - IOFM, Institute of Finance & Management.

Die Rechnungserfassung hat mit der Einführung der OCR-Technologie und der AP-Automatisierungssoftware bereits große Fortschritte gemacht. Neue Trends und Technologien werden den Prozess in Zukunft noch weiter verändern.

Mit Blockchain können Unternehmen beispielsweise die Sicherheit und Genauigkeit ihrer Rechnungsdaten gewährleisten. Smart Contracts können den gesamten Rechnungsprozess automatisieren und manuelle Eingriffe überflüssig machen. Das IoT kann Unternehmen in die Lage versetzen, Rechnungsdaten in Echtzeit zu erfassen und zu verarbeiten, was eine schnellere und genauere Entscheidungsfindung ermöglicht.

Weiterführende Informationen

• Daten aus Rechnungen mit Python extrahieren
• Traditionelle Rechnungsstellung vs. KI-Rechnungsstellung
• Wie man den Rechnungsprüfungsprozess mit KI automatisiert?
• Wie man Rechnungsdaten an ein ERP-System sendet?

Zuletzt aktualisiert am 27. September 2024