Je bent vast de term "doorzoekbare PDF" wel eens tegengekomen, maar wat betekent het nu echt? Als je ooit kostbare tijd hebt verspild aan eindeloos scrollen door pagina’s op zoek naar één stukje informatie, dan zul je doorzoekbare PDF’s zeker waarderen. Het zijn simpelweg documenten waar je snel doorheen kunt zoeken door woorden of zinnen in te typen, zodat je niet alles regel voor regel hoeft te lezen.
Dus, hoe maak je nu zelf een doorzoekbare PDF? We leggen het hieronder uit.
Definitie van een doorzoekbare PDF
Een doorzoekbare PDF is een digitaal document waarin gebruikers kunnen zoeken naar specifieke woorden of zinnen binnen het document. In tegenstelling tot een niet-doorzoekbare PDF, waarin tekst als afbeelding wordt behandeld, bevat een doorzoekbare PDF tekst die is herkend en verwerkt met behulp van Optical Character Recognition (OCR) software.
Volgens Cognitive Market Research werd de wereldwijde PDF-softwaremarkt, inclusief tools voor het maken en beheren van doorzoekbare PDF’s, in 2024 gewaardeerd op ongeveer $1,85 miljoen. Verwacht wordt dat deze markt tot 2031 met een CAGR van 12,4% blijft groeien, gestuwd door digitale transformatie en de toenemende adoptie van cloudgebaseerde en AI-gedreven PDF-oplossingen die functies als OCR en intelligente zoekopdrachten verbeteren.
Wat maakt een PDF doorzoekbaar?
Maak je een PDF vanuit Microsoft Word, dan kun je die meestal direct doorzoeken met programma's als Adobe Reader. Maar heb je nauwkeurige informatie nodig of is de PDF gemaakt vanuit een gescand document, dan is OCR-software jouw beste hulpmiddel.
Een OCR-software scant het document, herkent de karakters en maakt het daardoor doorzoekbaar. Global Growth Insights meldt dat ongeveer 68% van de bedrijven OCR hebben geïntegreerd in hun werkprocessen, waardoor doorzoekbare PDF’s nu de standaard zijn in documentbeheer.
Hoe maak ik van een PDF een doorzoekbare PDF?
Afhankelijk van jouw wensen zijn er drie veelvoorkomende manieren om PDF-bestanden doorzoekbaar te maken.
De handmatige methode
Dit houdt in dat je tekst kopieert en plakt of overtikt in een Word-document of Google Doc en dit opslaat als PDF. Vervolgens kun je met de zoekfunctie handmatig naar informatie zoeken. Deze methode is alleen handig als je 1 of 2 PDF-bestanden hebt met een eenvoudige opmaak.
We raden handmatige gegevensinvoer niet aan als je veel complexe PDF’s snel moet verwerken.
Online conversietools
Online tools zoals Smallpdf zijn gratis en makkelijk in gebruik. Je uploadt simpelweg jouw PDF en zij zetten hem om naar een doorzoekbare variant.
Het nadeel van deze tools is dat ze geen grote hoeveelheden of complexe bestanden aankunnen.
PDF OCR-software
PDF OCR-software is de populairste methode voor het maken van doorzoekbare PDF’s. Dit herkent tekst met hoge nauwkeurigheid, ook als het document speciale tekens of niet-standaard lettertypes bevat.
Voordelen van een doorzoekbare PDF met OCR
OCR-software zet gescande documenten om in doorzoekbare PDF’s, zodat je makkelijker zoekt naar belangrijke woorden, zinnen of symbolen.
Sneller en efficiënter data terugvinden
Dit is het grootste voordeel van een doorzoekbare PDF, omdat het je tijd en middelen bespaart. Stel dat je dagelijks veel e-commerce bestellingen binnenkrijgt en iedere keer handmatig moet zoeken naar info als klantnamen, wat ze hebben besteld en het totaalbedrag.
Deze PDF-bestellingen omzetten naar doorzoekbare bestanden bespaart tijd en het delen van info met je team wordt stukken eenvoudiger.
Oorspronkelijke opmaak blijft behouden
Gebruik je online conversietools, dan merk je vaak dat ze de originele opmaak van je PDF-bestanden niet kunnen vasthouden. Dat is een van de nadelen van gratis online tools.
Met PDF OCR blijft de originele opmaak behouden.
Verhoogde productiviteit
Zoeken naar informatie, vooral in drukke tijden, kan stressvol zijn. Doorzoekbare PDF-bestanden verminderen de handmatige tijd en inzet die nodig is. Zo kan jouw team zich richten op belangrijkere taken, zoals het leveren van excellente service aan je klanten.
Hoe maak je tekst in een PDF doorzoekbaar?
Met Parseur maak je PDF's eenvoudig doorzoekbaar. Parseur is een krachtige AI PDF-parser met geavanceerde OCR-mogelijkheden, speciaal ontwikkeld om gegevens automatisch uit documenten te halen.
- Nadat je het document naar je Parseur-mailbox hebt gestuurd, ga je naar "Velden", "Metavelden" en klik je op "SearchablePDF".
- Zodra het document is verwerkt, krijg je een link naar een opgeschoonde versie van je gescande PDF, met netjes gedraaide pagina’s en geüpdatete tekst vanuit OCR, waardoor het document makkelijker te lezen en te doorzoeken is.
De PDF OCR-tool zet PDF's automatisch om in doorzoekbare PDF's. Je kunt het nieuwe PDF-bestand downloaden in CSV-formaat of real-time exporteren naar elke andere applicatie.
Veelgestelde vragen over doorzoekbare PDF’s
Kan Parseur een PDF omzetten naar een doorzoekbare versie?
Nee, Parseur biedt deze functionaliteit niet.
Wat is het verschil tussen een PDF en een doorzoekbare PDF?
Een gewone PDF bevat beelden of inhoud die je niet kunt selecteren of doorzoeken, terwijl een doorzoekbare PDF is verwerkt met OCR waardoor je eenvoudig naar specifieke zoekwoorden kunt zoeken.
Welk type PDF is doorzoekbaar?
Ieder document dat door een OCR-engine is verwerkt, is doorzoekbaar.
Is PDF/A hetzelfde als een doorzoekbare PDF?
Nee, PDF/A is een ISO-standaard die speciaal bedoeld is voor het archiveren en bewaren van digitale documenten.
Waarom is mijn PDF-document niet doorzoekbaar?
Niet alle PDF’s zijn doorzoekbaar. Gescande documenten of bestanden die alleen uit afbeeldingen bestaan zijn dat niet.
Welke software maakt een PDF doorzoekbaar?
PDF-parsers met OCR-functies zijn de beste tools om documenten doorzoekbaar te maken.
Laatst bijgewerkt op
