什么是PDF OCR?为什么要使用PDF OCR工具?

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作者 Neha Gunnoo
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在数字时代,信息触手可及,高效获取、搜索和分析文本数据变得尤为重要。但面对像PDF这样的文件类型,直接提取或操作其中的文本和表格数据往往并不容易。这就是PDF OCR技术派上用场的地方。

本文将带你深入了解PDF OCR。我们将探讨它的定义、工作原理以及为什么它是企业的必备工具。还会评测主流PDF OCR工具,并展望未来技术的发展趋势。

了解PDF文件

Adobe Systems于1993年推出了可移植文档格式(PDF),后来国际标准化组织(ISO)制定了32000标准。

你是否知道,如今全球已有超过2.5万亿个PDF文件

PDF有哪些常见类型?

随着PDF标准的演进,PDF也拥有更多版本,包括更高级的功能与能力。

PDF类型 描述
PDF 标准文档格式
PDF/A 用于长期保存
PDF/E 用于工程和建筑业文档
PDF/X 用于平面设计和印刷
PDF/VT 用于可变数据与事务性印刷,扩展了PDF/X的定制能力
PDF/UA 通用可访问性,优化辅助体验

手动提取PDF文本的挑战

在各行各业,PDF广泛用于信息的存储与分发。尽管技术不断进步,但仍有许多企业采用人工录入方式提取数据。

因此,仅有12%的企业能够自动将数据洞察转化为实际行动。

在创业初期,由于文档量较少,人工录入还能应对。但随着业务发展,文档数量激增,人力自动处理的成本和时间也随之水涨船高。花时间在本可自动化的事务上,得不偿失。

1992年,George Labovitz和Yu Sang Chang提出了1-10-100法则:验证数据的成本为1美元,修正错误数据需10美元,未能纠正将导致100美元损失。

手动数据录入难以避免人为失误。据统计人工录入错误率约为1%。这会影响数据准确性,进而引发合规、财务甚至客户满意度等问题。

使用OCR自动化数据提取

自上世纪90年代至2000年代,光学字符识别(OCR)技术已在医疗、金融等诸多行业普及,被广泛应用于自动化数据提取。

Google Books 就是通过OCR扫描、转换书籍和杂志。

OCR工作流程

OCR技术可将图片、扫描的PDF和手写文本自动转为机器可读数据,主要分为三步:

  • 预处理: 软件对文档降噪、校正和缩放,优化识别效果。
  • 字符/文本识别: 利用模式与特征识别技术,精准识别文档内的内容。
  • 后处理: 结构化输出最终的文本数据。

了解更多 什么是OCR

传统OCR的局限性

传统OCR或普通OCR只能将内容提取为纯文本,意味着这些数据无法直接发送到其他应用程序。

对于需要识别复杂表格、图表或图形的场景,传统OCR表现有限,往往需要二次处理。

当文档布局多变时,准确提取数据会面临挑战。据统计,10-15%的数据可能被遗漏或不准确。

什么是PDF OCR?PDF与OCR如何结合

PDF OCR将PDF数据转化为可搜索和可编辑的数据。它利用机器学习(ML)、计算机视觉、自然语言处理(NLP)和人工智能(AI)等先进算法,实现高精度数据提取。

PDF OCR的类型

为克服传统OCR局限,出现了区域OCR和AI OCR等进阶OCR技术。

区域OCR

区域OCR通常被称为第二代OCR,可以从文档中指定的“区域”提取数据。与传统OCR工具不同,它能够将非结构化文本转为结构化数据

Parseur发票数据提取演示

了解更多 什么是区域OCR

动态OCR

Parseur推出了动态OCR,可提取在文档中会移动或大小变化的字段。例如“总计”或“总金额”这类字段常常不是固定在一个位置。

动态OCR自动适应移动字段

了解更多 什么是动态OCR

AI OCR

AI驱动的OCR工具可利用深度学习等前沿技术,带来更快的数据提取和处理速度,能够应对大量数据。OCR与AI结合,极大提升了数据采集流程

了解更多 什么是AI OCR

为什么要使用PDF OCR?

用PDF OCR自动化数据提取,可帮助企业显著提升性价比。下面是PDF OCR的几个优势:

显著减少人工录入所需时间

一大优势在于省去了人工查找和转录信息的环节。你的员工无需再花数小时去寻找并复制粘贴数据到数据库。这一流程将被完全自动化!

实现PDF到可编辑文件的便捷转换

通过PDF OCR,扫描文档或图片型PDF可以自动转换成可搜索版本,大幅提升关键词搜索效率。

轻松集成至数据库及其他应用

你可以将PDF OCR与数千种工具(如Zapier、Power Automate、Zoho CRM或ERP系统)连接使用,也可以通过Webhook或自定义API发送数据。

PDF OCR实际应用

PDF OCR对希望优化流程的任何组织来说,都是极具价值的工具。

发票自动处理

通过PDF OCR数字化纸质发票有助于企业更好地记录及追踪发票和付款。

扫描发票的数据可自动发送至QuickBooks或任意会计软件。

延伸阅读

如何自动化发票处理

如何使用收据OCR

提单(BOL)自动录入

PDF OCR技术助力企业优化提单流程,提升准确性、高效性和沟通能力。这将为依赖运输和物流运作的企业带来显著成本节省和其他收益。

电商数据自动化

它可以通过自动提取采购订单、发票和运输文件,提高订单处理的准确性和速度,缩短交付周期,改善客户满意度。

如何选择适合的PDF OCR工具?

网上数据提取工具种类繁多,但投资前必须根据企业需求和预算进行选择。

  • 识别准确率是否足够高?
  • 是否支持多语言文档处理?
  • 是否是低代码、无代码或需要技术背景?
  • 可以无缝集成到你现有系统吗?
  • 是否为先进的PDF OCR软件?

2025年值得关注的PDF OCR工具

以下为您盘点本年度最值得关注的五款PDF OCR软件。

Parseur

Parseur凭借强大的AI引擎,实现高精度PDF数据提取,不止于OCR!

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Parseur提供完整功能的免费套餐。付费方案也比其他软件便宜三倍。

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用户评价

Parseur我们已使用多年。在众多SaaS工具中(数量庞大),Parseur极少出现故障,是为数不多始终稳定的平台。服务支持也非常及时周到,强烈推荐。

Adobe Acrobat Pro

作为广受欢迎的PDF编辑软件,内置OCR功能,可将扫描文件转换为可编辑格式,支持识别任意文本及格式,并具备多语言能力。

ABBYY FineReader PDF

ABBYY拥有基于AI的OCR技术,可数字化和扫描纸质文档。兼容Windows、macOS和移动设备,界面友好易用。还支持截图转文本功能。

Readiris

Readiris是一套全球化文档转换、编辑和签署解决方案。其智能OCR引擎兼容Windows和Mac OS,还可将文档转换为音频文件,具备语音识别特性。

Google Document AI

Document AI的OCR技术可将扫描或数字文档转换为可搜索、可编辑文本。预训练模型与OCR结合,实现文档处理和数据提取的高效集成。

PDF OCR的未来展望

集成AI的PDF OCR工具能轻松打通静态文档与可编辑文件间的壁垒。随着AI不断进步,未来必将有更多先进软件变革数据提取方式,为企业带来革命性提升。

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