W epoce cyfrowej, gdzie dostęp do informacji jest tak łatwy, sprawny dostęp, wyszukiwanie oraz analiza danych tekstowych mają kluczowe znaczenie. Jednak niektóre formaty, takie jak PDF, mogą utrudniać wydobycie i przetwarzanie tekstu czy tabel. Z pomocą przychodzi tu PDF OCR.
W tym artykule dokładnie wyjaśniamy, czym jest PDF OCR, jak działa i jakie korzyści niesie firmom. Przedstawiamy również przegląd najlepszych narzędzi PDF OCR na rynku i omawiamy trendy w tej technologii.
Zrozumienie plików PDF
Adobe Systems wprowadziło format Portable Document Format (PDF) w 1993 roku. Później PDF został ustandaryzowany jako ISO 32000 przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną.
Czy wiesz, że dziś istnieje ponad 2,5 biliona plików PDF?
Ile typów PDF istnieje?
PDF ewoluował wraz z rozwojem technologii, dostosowując się do różnych zastosowań branżowych.
| Typy PDF | Opis |
|---|---|
| Standardowy format PDF | |
| PDF/A | Przeznaczony do długoterminowego przechowywania dokumentów |
| PDF/E | Używany w dokumentacji inżynierskiej i budowlanej |
| PDF/X | Stosowany w projektowaniu graficznym i branży druku |
| PDF/VT | Do druku zmiennego i transakcyjnego, zaawansowana personalizacja względem PDF/X |
| PDF/UA | Dostosowany do uniwersalnej dostępności, pomaga osobom z niepełnosprawnościami |
Wyzwania ręcznego wydobywania tekstu z PDF
PDF jest szeroko wykorzystany w biznesie jako format dzielenia się informacjami. Mimo postępu technologicznego, wiele firm wciąż polega na ręcznych zadaniach wprowadzania danych.
W efekcie jedynie 12% organizacji automatycznie wykorzystuje dostępne dane do podejmowania działań.
Na początku działalności ręczne wprowadzanie danych może wydawać się mało czasochłonne, lecz liczba dokumentów rośnie wraz z rozwojem firmy. Inwestowanie czasu i zasobów w zadania, które da się zautomatyzować, jest nieefektywne.
W 1992 roku George Labovitz i Yu Sang Chang wprowadzili regułę 1-10-100 dotyczącą kosztów złych danych. Sprawdzenie danych kosztuje 1$, poprawa błędów 10$, a ignorowanie problemu — aż 100$.
Błędy ludzkie są nieuniknione podczas ręcznego wprowadzania danych. Średni współczynnik błędów ludzkich oscyluje wokół 1%, co prowadzi do obniżenia jakości baz danych, trudności z raportowaniem, problemów zgodności oraz po prostu niezadowolenia klientów.
OCR do automatyzacji wydobywania danych
Od lat 90. XX wieku technologia optycznego rozpoznawania znaków (OCR) automatyzuje ręczne procesy w wielu sektorach, takich jak opieka zdrowotna czy branża finansowa.
Google Books powstało by digitalizować książki i czasopisma za pomocą OCR.
Jak działa OCR?
Technologia OCR przekształca obrazy, skany PDF czy teksty odręczne w maszynowo czytelny tekst. Proces obejmuje trzy etapy:
- Wstępne przetwarzanie: Oprogramowanie przygotowuje dokument, usuwając szumy, prostując i skalując obraz.
- Rozpoznawanie tekstu: Za pomocą rozpoznawania wzorców i cech identyfikuje znaki w dokumencie.
- Postprocessing: Przekonwertowane dane są ustrukturyzowane i przygotowywane do eksportu.
Więcej o działaniu OCR
Wyzwania tradycyjnego OCR
Standardowy OCR rozpoznaje jedynie tekst i często nie radzi sobie ze złożonym formatowaniem, takim jak tabele, wykresy czy grafiki — wymaga to dodatkowego przetwarzania. Trudność stanowi także różnorodność układów i formatów dokumentów – około 10-15% danych bywa niedokładna lub tracona podczas ekstrakcji.
Czym jest PDF OCR? Połączenie PDF i OCR
PDF OCR umożliwia zamianę zawartości PDF-ów (także tych ze skanów i obrazów) w tekst, który da się edytować i przeszukiwać. Wykorzystuje zaawansowane algorytmy oparte na uczeniu maszynowym (ML), komputerowym rozpoznawaniu obrazu (CV), przetwarzaniu języka naturalnego (NLP) i sztucznej inteligencji (AI) do precyzyjnego wydobywania danych.
Rodzaje PDF OCR
By pokonać ograniczenia klasycznego OCR, powstały zaawansowane technologie: Strefowy OCR, Dynamiczny OCR i AI OCR.
Strefowy OCR
Strefowy OCR, zwany drugą generacją OCR, pozwala na wydobywanie danych ze wskazanych obszarów ("stref") dokumentu. Pozwala to na przekształcenie nieustrukturyzowanego tekstu w dane ustrukturyzowane.
Więcej o Strefowym OCR
Dynamiczny OCR
Parseur opracował Dynamiczny OCR do wydobywania pól, które zmieniają lokalizację lub rozmiar w dokumencie. Przykładem są pola "razem" lub "całkowita suma", które mogą występować w różnych miejscach.
Więcej o Dynamicznym OCR
AI OCR
Narzędzia AI OCR stosują uczenie głębokie i inne technologie AI do szybkiego i precyzyjnego wydobywania danych na dużą skalę. Połączenie OCR i AI radykalnie poprawiło proces przechwytywania danych.
Więcej o AI OCR
Dlaczego warto używać PDF OCR?
Automatyzacja wydobycia danych z wykorzystaniem PDF OCR poprawia efektywność i obniża koszty operacyjne firm. Oto główne zalety PDF OCR:
Oszczędność czasu na ręcznym wprowadzaniu danych
Największą korzyścią jest eliminacja żmudnego przepisywania informacji. Pracownicy nie muszą szukać danych ani kopiować ich do różnych baz — całość można zautomatyzować.
Zamiana PDF na edytowalne pliki
PDF OCR automatycznie konwertuje zeskanowane dokumenty i PDF-y typu obrazowego do wersji możliwych do przeszukiwania, co usprawnia wyszukiwanie informacji w dokumentach.
Łatwa integracja z innymi aplikacjami
Możliwe jest połączenie PDF OCR z narzędziami typu Zapier, Power Automate, Zoho CRM, systemami ERP lub przez Webhook i API, ułatwiając automatyczne przesyłanie danych.
Przykłady zastosowania PDF OCR
PDF OCR przydaje się w każdej firmie, która chce zautomatyzować przetwarzanie dokumentów.
Przetwarzanie faktur
Cyfryzacja faktur papierowych za pomocą PDF OCR pozwala lepiej kontrolować i archiwizować dokumentację. Dane z faktur mogą być automatycznie przesyłane do systemów księgowych, np. QuickBooks.
Dalsza lektura
Jak zautomatyzować przetwarzanie faktur
Jak korzystać z OCR do paragonów
List przewozowy (Bill of lading)
PDF OCR może usprawnić przetwarzanie BOL, poprawić dokładność danych, komunikację i efektywność w branży logistycznej oraz transportowej.
E-commerce
Automatyzacja wydobycia danych z zamówień, faktur czy dokumentów wysyłkowych przyspiesza realizację zamówień i poprawia satysfakcję klientów.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze PDF OCR?
Wybierając narzędzie PDF OCR, warto sprawdzić:
- Dokładność ekstrakcji danych
- Wsparcie dla wielu języków
- Tryb pracy (low-code, no-code, czy wymaga wiedzy technicznej)
- Integracje z innymi aplikacjami
- Zaawansowane funkcje PDF OCR
Najlepsze narzędzia PDF OCR w 2026 roku
Zebraliśmy 5 czołowych programów wspierających PDF OCR:
Parseur
Parseur idzie znacznie dalej niż zwykły OCR, korzystając z AI do precyzyjnego wydobywania danych z plików PDF.
- Obsługuje ponad 100 języków
- Szablony AI dla branżowych dokumentów
- Wbudowany Strefowy OCR i Dynamiczny OCR
- Rozpoznawanie pisma odręcznego i alfabetu
- Platforma szablonów template engine
- Integracja z Zapier, Make, Power Automate
- Automatyczne wydobywanie danych z e-maili
- Ekstrakcja danych tabelarycznych i powtarzalnych bloków
Poznaj wszystkie funkcje Parseur
Parseur oferuje darmowy plan ze wszystkimi funkcjonalnościami. Płatne plany są nawet 3x tańsze od konkurencyjnych produktów.
Sprawdź porównanie Parseur z innymi parserami PDF
Opinia klienta
Korzystamy z Parseur od kilku lat. Spośród wszystkich aplikacji SaaS, których używamy (a jest ich sporo), Parseur jako jedno z nielicznych narzędzi nie doświadcza przestojów. Połączenie tego z doskonałym wsparciem pozwala mi z czystym sumieniem polecić Parseur każdej firmie.
Adobe Acrobat Pro
Popularny edytor PDF wyposażony w rozbudowaną funkcję OCR — zamienia skanowane pliki w formaty edytowalne, rozpoznaje tekst i zachowuje formatowanie. Obsługuje wiele języków.
ABBYY FineReader PDF
Oparty na AI program OCR do cyfryzacji papierowych dokumentów. Działa na Windows, macOS i urządzeniach mobilnych. Łatwy w obsłudze interfejs, narzędzie do konwersji zrzutów ekranu na tekst.
Readiris
Wszechstronne rozwiązanie do konwersji, edycji i podpisywania dokumentów dla Windows i Mac. Wspiera zamianę dokumentów na pliki audio dzięki funkcji rozpoznawania mowy.
Google Document AI
Chmurowa technologia OCR, która przetwarza zeskanowane i cyfrowe dokumenty do formatu możliwego do wyszukiwania i edycji. Gotowe modele AI z OCR do automatycznego wydobywania danych.
Przyszłość PDF OCR
Narzędzia PDF OCR coraz lepiej łączą świat statycznych dokumentów z plikami edytowalnymi. Przyspieszony rozwój sztucznej inteligencji sprawi, że wkrótce pojawią się kolejne innowacje, radykalnie ułatwiające ekstrakcję danych z PDF.
Ostatnia aktualizacja
