En la era digital, donde la información suele estar a sólo un clic de distancia, la capacidad de acceder, buscar y analizar rápidamente datos de texto se ha vuelto cada vez más importante. Sin embargo, cuando se trata de ciertos tipos de archivos como los PDF, extraer y manipular texto o tablas no siempre es tan sencillo. Aquí es donde entra en juego el OCR de PDF.
En este artículo, profundizaremos en el mundo del OCR de PDF. Veremos qué es, cómo funciona y por qué es imprescindible para las empresas. También revisaremos algunas de las principales herramientas de OCR de PDF del mercado y discutiremos las tendencias futuras de esta tecnología de vanguardia.
Comprender los archivos PDF
Adobe Systems introdujo por primera vez el formato de documento portátil (PDF) en 1993, y posteriormente se publicó la norma ISO 32000 de la Organización Internacional de Normalización (ISO).
¿Sabías que existen más de 2,5 billones de archivos PDF hoy en día?
¿Cuántos tipos de archivos PDF existen?
A lo largo de los años, los PDF han evolucionado hasta distintas versiones con más funciones y capacidades.
| Tipos de PDF | Descripción |
|---|---|
| Formato estándar de PDF | |
| PDF/A | Usado para almacenamiento a largo plazo |
| PDF/E | Usado para documentos de ingeniería y construcción |
| PDF/X | Usado para diseño gráfico e impresión |
| PDF/VT | Significa impresión variable y transaccional. Tiene una personalización más avanzada que PDF/X |
| PDF/UA | Significa accesibilidad universal. Ayuda a mejorar la experiencia del usuario para personas con discapacidad |
Retos de la extracción manual de texto de archivos PDF
Los documentos PDF se utilizan ampliamente en distintas industrias para almacenar y compartir información. Lamentablemente, a pesar de los avances tecnológicos, algunas empresas siguen realizando tareas manuales de introducción de datos.
Como resultado, sólo el 12% es capaz de actuar automáticamente sobre los conocimientos obtenidos de sus datos.
Al empezar un negocio, como no tienes muchos documentos, las tareas de introducción manual de datos no requieren mucho tiempo. Pero a medida que tu empresa crece, ¡también lo hacen tus documentos! No merece la pena dedicar tiempo y recursos a tareas que pueden automatizarse.
En 1992, George Labovitz y Yu Sang Chang introdujeron la regla 1-10-100 para evaluar el impacto de los datos erróneos. Cuesta 1 dólar verificar los datos, 10 dólares corregir datos incorrectos y &100 cuando los datos no han sido depurados.
No puedes evitar los errores humanos con la introducción manual de datos. Las tasas de errores humanos suelen rondar el 1%. Esto conduce a incoherencias en la precisión de los datos que pueden generar problemas de cumplimiento y financieros, y clientes insatisfechos.
OCR para automatizar la extracción de datos
Desde los años 90 hasta la década del 2000, la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) ganó popularidad para automatizar procesos manuales en varios sectores, como la sanidad y los servicios financieros.
Google Books se lanzó para escanear y convertir libros y revistas utilizando OCR.
¿Cómo funciona el OCR?
La tecnología OCR convierte imágenes, archivos PDF escaneados y texto manuscrito en texto legible por máquina. Hay principalmente 3 etapas en el proceso de OCR:
- Preprocesamiento: El software OCR prepara el documento utilizando técnicas como eliminación de ruido, enderezado y reescalado.
- Reconocimiento de caracteres/texto: El reconocimiento de patrones y características son los métodos utilizados para identificar texto en un documento.
- Postprocesamiento: Los datos se convierten en texto estructurado.
Descubre más sobre qué es el OCR
Retos del OCR tradicional
El OCR tradicional o regular extrae datos únicamente en texto plano, lo que significa que estos datos no pueden enviarse a otra aplicación.
La tecnología OCR puede no reconocer formatos complejos, como tablas, gráficos o imágenes, y puede requerir procesamiento adicional para extraer esta información.
Puede ser difícil extraer datos con precisión de documentos con diferentes diseños y formatos. Alrededor del 10-15% de los datos siempre estarán faltantes o serán inexactos.
¿Qué es el OCR de PDF? Combinación de PDF y OCR
El OCR de PDF convierte los datos en información editable y con capacidad de búsqueda. Utiliza algoritmos avanzados como el aprendizaje automático (ML), visión por ordenador, procesamiento de lenguaje natural (PLN) e inteligencia artificial (IA) para extraer datos con precisión.
Tipos de OCR de PDF
Para contrarrestar las limitaciones del OCR tradicional, han surgido tecnologías avanzadas como OCR Zonal y OCR Dinámico.
OCR Zonal
Referido como la segunda generación de OCR, el OCR Zonal extrae datos de "zonas" específicas de un documento. A diferencia de una herramienta de OCR regular, puede convertir texto no estructurado en datos estructurados
Descubre más sobre qué es el OCR Zonal
OCR Dinámico
Parseur ha creado OCR Dinámico para extraer campos que se mueven por un documento o varían de tamaño. Por ejemplo, los campos como "total" o "gran total" no permanecen en una posición fija.
Descubre más sobre qué es el OCR Dinámico
OCR de IA
Las herramientas de OCR impulsadas por IA pueden aprovechar tecnologías avanzadas como el aprendizaje profundo, permitiendo una rápida extracción y procesamiento de datos. Tienen la capacidad de manejar grandes cantidades de información. La combinación de OCR e IA ha mejorado en gran medida el proceso de captura de datos.
Descubre más sobre qué es el OCR de IA
¿Por qué deberías utilizar el OCR de PDF?
Automatizar la extracción de datos con OCR de PDF ayudará a tu empresa a ser más rentable. Veamos a continuación las ventajas del OCR de PDF.
Reduce el tiempo dedicado a tareas manuales de introducción de datos
Una de las grandes ventajas es que se elimina el procesamiento manual de la información. Tus empleados ya no tendrán que pasar horas buscando datos específicos, copiando y pegando esa información en otra base de datos. ¡Este proceso estará completamente automatizado!
Convierte archivos PDF a formatos editables
Con el OCR de PDF, los documentos escaneados o los PDF basados en imágenes se convierten automáticamente en versiones con función de búsqueda. Esto aumenta la eficiencia a la hora de buscar palabras claves.
Se integra fácilmente con bases de datos y otras aplicaciones existentes
Puedes conectar el OCR de PDF a miles de otras herramientas como Zapier, Power Automate, Zoho CRM o software ERP. También puedes enviar datos vía Webhook o una API personalizada.
Casos de uso del OCR de PDF
El OCR de PDF es una herramienta valiosa para cualquier organización que busque hacer más eficientes sus procesos.
Procesamiento de facturas
Digitalizar facturas en papel utilizando tecnología OCR de PDF puede ayudar a las empresas a llevar mejores registros y facilitar el seguimiento de facturas y pagos.
Los datos de facturas escaneadas pueden enviarse automáticamente a QuickBooks o a cualquier otro software de contabilidad.
Lecturas adicionales
Cómo automatizar el procesamiento de facturas
Cómo utilizar un OCR para recibos
Conocimiento de embarque
La tecnología OCR de PDF puede ayudar a las empresas a agilizar sus procesos de BOL y mejorar la precisión, eficiencia y comunicación. Esto puede suponer importantes ahorros de costes y otros beneficios para las empresas que dependen del transporte y la logística para operar.
Comercio electrónico
Puede ayudar a mejorar la precisión y la rapidez en el procesamiento de pedidos mediante la automatización de la extracción de datos de órdenes de compra, facturas y documentos de envío. Esto puede ayudar a las empresas a tramitar pedidos de manera más rápida y eficiente, reduciendo el tiempo de entrega y aumentando la satisfacción del cliente.
Factores a tener en cuenta al elegir una herramienta de OCR de PDF
Puedes encontrar muchas herramientas de extracción de datos en Internet, pero es importante elegir una que se ajuste a las necesidades de tu negocio y presupuesto.
- ¿Tiene una alta tasa de precisión?
- ¿Soporta múltiples idiomas?
- ¿Es low-code, no-code o requiere conocimientos técnicos?
- ¿Se puede integrar con cualquier aplicación?
- ¿Es un software avanzado de OCR de PDF?
Las mejores herramientas de OCR de PDF en 2025
Hemos recopilado una lista de los 5 mejores programas de OCR de PDF a tener en cuenta este año.
Parseur
Parseur va más allá del OCR, gracias a su potente motor de IA, para extraer datos de archivos PDF con un alto nivel de precisión.
- Soporta más de 100 idiomas
- Tiene plantillas asistidas por IA para diferentes sectores
- Está integrado con OCR Zonal y OCR Dinámico
- Puede reconocer texto manuscrito y alfabeto
- Posee una potente plataforma basada en plantillas
- Tiene integración nativa con Zapier, Make y Power Automate
- También puede extraer datos de correos electrónicos automáticamente
- Puede extraer datos tabulares y bloques de texto repetitivos
Ver todas las funciones de Parseur
Parseur tiene un plan gratuito con todas las funciones disponibles. Los planes de pago cuestan 3 veces menos que otros programas.
Compara Parseur con otros extractores de PDF
Cliente satisfecho
Llevamos varios años utilizando Parseur. De todas las aplicaciones SaaS que utilizamos, que son muchas, Parseur es una de las pocas que nunca ha tenido inactividad. Combinado con un excelente soporte, sólo puedo recomendar Parseur de la A a la Z.
Adobe Acrobat Pro
Es un popular editor de PDF con capacidades de OCR que convierte archivos escaneados en formatos editables. Puede reconocer cualquier texto y formato, y también ofrece soporte multi-idioma.
ABBYY FineReader PDF
ABBYY cuenta con una tecnología de OCR basada en IA para digitalizar y escanear documentos en papel. Es compatible con Windows, macOS y dispositivos móviles, y ofrece una interfaz amigable. También incluye un lector de capturas de pantalla que convierte imágenes en texto.
Readiris
Readiris es una solución global para convertir, editar y firmar documentos. Es un software de OCR inteligente tanto para Windows como para Mac OS. También puede convertir documentos en archivos de audio mediante reconocimiento verbal.
Google Document AI
La tecnología OCR de Document AI se utiliza para convertir documentos escaneados o digitales en texto editable y con función de búsqueda. Cuenta con modelos preentrenados integrados con OCR para el procesamiento y extracción de datos de documentos.
El futuro del OCR de PDF
Las herramientas de OCR de PDF integradas con IA pueden cerrar fácilmente la brecha entre documentos estáticos y archivos editables. Con el avance continuo de la IA, sin duda veremos software aún más sofisticado revolucionando el proceso de extracción de datos.
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