En la era digital, donde la información suele estar a un clic de distancia, la capacidad de acceder, buscar y analizar rápidamente datos de texto se ha vuelto cada vez más importante. Sin embargo, cuando se trata de ciertos tipos de archivos como los PDF, extraer y manipular texto o tablas no siempre es sencillo. Aquí es donde entra en juego el OCR de PDF.
En este artículo, profundizaremos en el mundo del OCR de PDF. Exploraremos qué es, cómo funciona y por qué es imprescindible para las empresas. También revisaremos algunas de las mejores herramientas de OCR de PDF del mercado y analizaremos las tendencias futuras de esta tecnología de vanguardia.
Comprender los archivos PDF
Adobe Systems introdujo por primera vez el formato de documento portátil (PDF) en 1993, y posteriormente se publicó la norma ISO 32000 de la Organización Internacional de Normalización (ISO).
¿Sabías que hay más de 2,5 billones de archivos PDF en la actualidad?
¿Cuántos tipos de archivos PDF existen?
A lo largo de los años, los PDF han evolucionado hasta convertirse en diferentes versiones con características y capacidades mejoradas.
| Tipos de PDF | Descripción |
|---|---|
| Formato PDF estándar | |
| PDF/A | Se utiliza para el almacenamiento a largo plazo |
| PDF/E | Se utiliza para documentos de ingeniería y construcción |
| PDF/X | Se utiliza para el diseño gráfico y la impresión |
| PDF/VT | Significa impresión variable y transaccional. Tiene una personalización más avanzada que el PDF/X |
| PDF/UA | Significa accesibilidad universal. Ayuda a mejorar la experiencia del usuario para las personas con discapacidad |
Retos de la extracción manual de texto de archivos PDF
Los documentos PDF se utilizan ampliamente en diversas industrias para almacenar y compartir información. Lamentablemente, a pesar de los avances tecnológicos, algunas empresas siguen realizando tareas manuales de introducción de datos.
Como resultado, solo el 12% es capaz de actuar en función de sus conocimientos de datos de forma automática.
Cuando se inicia un negocio, como no se tienen muchos documentos, las tareas manuales de introducción de datos no llevan mucho tiempo. Pero a medida que se crece, ¡también lo hacen esos documentos! No merece la pena dedicar tiempo y recursos a tareas que pueden automatizarse.
En 1992, George Labovitz y Yu Sang Chang introdujeron la regla 1-10-100 para evaluar el impacto de los datos erróneos. Cuesta 1 dólar verificar los datos, 10 dólares corregir los datos incorrectos y 100 dólares cuando los datos no se han limpiado.
No se pueden evitar los errores humanos con la introducción manual de datos. Las tasas de error humano suelen rondar el 1%. Esto conduce a incoherencias en la precisión de los datos, lo que puede dar lugar a problemas financieros y de cumplimiento, así como a la insatisfacción de los clientes.
OCR para automatizar la extracción de datos
Desde la década de 1990 hasta la de 2000, la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) ganó popularidad para automatizar procesos manuales en varios sectores, como la sanidad y los servicios financieros.
Google Books se lanzó para escanear y convertir libros y revistas mediante OCR.
¿Cómo funciona el OCR?
La tecnología OCR convierte imágenes, archivos PDF escaneados y texto escrito a mano en texto legible por máquina. El proceso de OCR consta principalmente de 3 etapas:
- Preprocesamiento: El software de OCR prepara el documento mediante técnicas como la eliminación de ruido, la corrección de la inclinación y el reescalado.
- Reconocimiento de caracteres/texto: El reconocimiento de patrones y el reconocimiento de características son dos métodos que se utilizan para identificar el texto en un documento.
- Postprocesamiento: Los datos se convierten en texto estructurado.
Más información sobre qué es el OCR
Retos del OCR tradicional
El OCR tradicional o OCR normal extrae datos solo en texto plano, lo que significa que estos datos no se pueden enviar a otra aplicación.
Es posible que la tecnología OCR no reconozca formatos complejos, como tablas, gráficos o imágenes, y que requiera un procesamiento adicional para extraer esta información.
Puede resultar difícil extraer datos con precisión de documentos que tienen diferentes diseños y formatos. Alrededor del 10-15% de los datos siempre faltarán o serán inexactos.
¿Qué es el OCR de PDF? Combinación de PDF y OCR
El OCR de PDF convierte los datos en datos editables y con capacidad de búsqueda. Utiliza algoritmos avanzados como el aprendizaje automático (ML), la visión por ordenador, el procesamiento del lenguaje natural (PNL) y la inteligencia artificial (IA) para extraer datos con precisión.
Tipos de OCR de PDF
Para contrarrestar las limitaciones del OCR tradicional, han surgido tecnologías de OCR avanzadas como el OCR zonal y el OCR de IA.
OCR Zonal
Denominado como la segunda generación de OCR, el OCR zonal extrae datos de "zonas" específicas de un documento. A diferencia de una herramienta de OCR normal, puede convertir texto no estructurado en datos estructurados
Más información sobre qué es el OCR zonal
OCR Dinámico
Parseur ha creado el OCR dinámico para extraer campos que se mueven por un documento o varían de tamaño. Por ejemplo, los campos como "total" o "total general" no permanecen en una posición fija.
Más información sobre qué es el OCR dinámico
OCR de IA
Las herramientas de OCR impulsadas por IA pueden aprovechar tecnologías avanzadas como el aprendizaje profundo, lo que permite una rápida extracción y procesamiento de datos. Tienen la capacidad de manejar grandes cantidades de datos. La combinación de OCR e IA ha mejorado en gran medida el proceso de captura de datos.
Más información sobre qué es el OCR de IA
¿Por qué deberías utilizar el OCR de PDF?
Automatizar la extracción de datos con OCR de PDF ayudará a tu empresa a ser más rentable. Echemos un vistazo a las ventajas del OCR de PDF a continuación.
Reduce el tiempo dedicado a las tareas manuales de introducción de datos
Una de las principales ventajas es que se elimina el procesamiento manual de la información. Tus empleados ya no tendrán que dedicar horas a buscar datos específicos, copiarlos y pegarlos en otra base de datos. ¡Este proceso estará totalmente automatizado!
Convierte archivos PDF a formatos editables
Con el OCR de PDF, los documentos escaneados o los PDF basados en imágenes se convierten automáticamente en versiones con capacidad de búsqueda. Esto aumenta la eficiencia a la hora de buscar palabras clave específicas.
Se integra perfectamente con las bases de datos existentes y otras aplicaciones
Puedes conectar el OCR de PDF a miles de otras herramientas como Zapier, Power Automate, Zoho CRM o software ERP. También puedes enviar datos a través de Webhook o una API personalizada.
Casos de uso del OCR de PDF
El OCR de PDF es una herramienta valiosa para cualquier organización que desee agilizar sus procesos.
Procesamiento de facturas
La digitalización de facturas en papel mediante la tecnología OCR de PDF puede ayudar a las empresas a mantener un mejor registro y facilitar el seguimiento de las facturas y los pagos.
Los datos de las facturas escaneadas pueden enviarse automáticamente a QuickBooks o a cualquier otro software de contabilidad.
Lecturas adicionales
Cómo automatizar el procesamiento de facturas
Cómo utilizar un OCR de recibos
Conocimiento de embarque
La tecnología OCR de PDF puede ayudar a las empresas a agilizar sus procesos de conocimiento de embarque y mejorar la precisión, la eficiencia y la comunicación. Esto puede suponer un importante ahorro de costes y otras ventajas para las empresas que dependen del transporte y la logística para operar.
Comercio electrónico
Puede ayudar a mejorar la precisión y la velocidad del procesamiento de pedidos mediante la automatización de la extracción de datos de las órdenes de compra, las facturas y los documentos de envío. Esto puede ayudar a las empresas a procesar los pedidos de forma más rápida y eficiente, reduciendo el tiempo que se tarda en completarlos y mejorando la satisfacción del cliente.
Factores a tener en cuenta al elegir una herramienta de OCR de PDF
Puedes encontrar cualquier herramienta de extracción de datos en Internet, pero es importante invertir en una que satisfaga las necesidades y el presupuesto de tu empresa.
- ¿Tiene una alta tasa de precisión?
- ¿Admite varios idiomas?
- ¿Es de bajo código, sin código o requiere conocimientos técnicos?
- ¿Se puede integrar con cualquier aplicación?
- ¿Es un software de OCR de PDF avanzado?
Las mejores herramientas de OCR de PDF en 2024
Hemos recopilado una lista de los 5 mejores programas de OCR de PDF a los que hay que prestar atención este año.
Parseur
Parseur va más allá del OCR con su potente motor de IA para extraer datos de archivos PDF con un alto nivel de precisión.
- Admite más de 100 idiomas
- Tiene plantillas asistidas por IA para diferentes sectores
- Está integrado con OCR zonal y OCR dinámico
- Puede reconocer texto escrito a mano y alfabeto
- Tiene una potente plataforma basada en plantillas
- Tiene integración nativa con Zapier, Make y Power Automate
- También puede extraer datos de correos electrónicos automáticamente
- Puede extraer datos tabulares y bloques de texto repetitivos
Ver todas las características de Parseur
Parseur tiene un plan gratuito con todas las funciones disponibles. Los planes de pago son 3 veces más económicos que otros programas.
Compara Parseur con otros analizadores de PDF
Cliente satisfecho
Llevamos varios años utilizando Parseur. De todas las aplicaciones SaaS que utilizamos, que son muchas, Parseur es una de las pocas que no tiene tiempo de inactividad. Combinado con un excelente soporte, solo puedo recomendar Parseur de la A a la Z.
Adobe Acrobat Pro
Es un popular editor de PDF con capacidades de OCR que convierte archivos escaneados en formatos editables. Puede reconocer cualquier texto y formato, y también tiene soporte multilingüe.
ABBYY FineReader PDF
ABBYY cuenta con una tecnología de OCR basada en IA que puede digitalizar y escanear documentos en papel. Es compatible con Windows, macOS y dispositivos móviles, y tiene una interfaz de usuario fácil de usar. También tiene un lector de capturas de pantalla que convierte las capturas de pantalla en texto.
Readiris
Readiris es una solución global para convertir, editar y firmar documentos. Es un software de OCR inteligente tanto para Windows como para Mac OS. También puede convertir documentos en archivos de audio con su función de reconocimiento verbal.
Google Document AI
La tecnología OCR de Document AI se utiliza para convertir documentos escaneados o digitales en texto editable y con capacidad de búsqueda. Dispone de modelos predefinidos integrados con OCR para el procesamiento de documentos y la extracción de datos.
El futuro del OCR de PDF
Las herramientas de OCR de PDF integradas con IA pueden salvar fácilmente la distancia entre los documentos estáticos y los archivos editables. Con el avance continuo de la IA, sin duda veremos software más sofisticado que revolucionará el proceso de extracción de datos.
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