Im digitalen Zeitalter, in dem Informationen oft nur einen Klick entfernt sind, ist die Möglichkeit, schnell auf Textdaten zuzugreifen, sie zu durchsuchen und zu analysieren, immer wichtiger geworden. Bei bestimmten Dateitypen wie PDFs ist das Extrahieren und Bearbeiten von Text oder Tabellen jedoch nicht immer einfach. Hier kommt die PDF-OCR ins Spiel.
In diesem Artikel tauchen wir tief in die Welt der PDF-OCR ein. Wir werden untersuchen, was PDF-OCR ist, wie es funktioniert und warum es für Unternehmen ein Muss ist. Außerdem werden wir einige der besten PDF-OCR-Tools auf dem Markt vorstellen und die Zukunftstrends dieser innovativen Technologie diskutieren.
PDF-Dateien verstehen
Adobe Systems führte das Portable Document Format (PDF) erstmals 1993 ein, später folgte der Standard ISO 32000 der Internationalen Organisation für Normung (ISO).
Wussten Sie, dass es heute mehr als 2,5 Billionen PDFs gibt?
Wie viele Arten von PDFs gibt es?
Im Laufe der Jahre haben sich PDFs zu verschiedenen Versionen mit verbesserten Funktionen und Fähigkeiten entwickelt.
| Arten von PDFs | Beschreibung |
|---|---|
| Standard-PDF-Format | |
| PDF/A | Wird für die Langzeitarchivierung verwendet |
| PDF/E | Wird für technische und Konstruktionszeichnungen verwendet |
| PDF/X | Wird für Grafikdesign und Druck verwendet |
| PDF/VT | Steht für variablen und Transaktionsdruck. Bietet mehr Möglichkeiten zur Anpassung als PDF/X |
| PDF/UA | Steht für universelle Barrierefreiheit. Trägt dazu bei, die Benutzerfreundlichkeit für Menschen mit Behinderungen zu verbessern |
Herausforderungen bei der manuellen Texteingabe aus PDFs
PDF-Dokumente sind in verschiedenen Branchen weit verbreitet, um Informationen zu speichern und auszutauschen. Doch trotz des technologischen Fortschritts führen einige Unternehmen immer noch manuelle Dateneingaben durch.
Infolgedessen sind nur 12 % der Unternehmen in der Lage, automatisch Maßnahmen auf der Grundlage ihrer Datenerkenntnisse zu ergreifen.
Wenn Sie ein Unternehmen neu gründen, werden die manuellen Dateneingaben nicht viel Zeit in Anspruch nehmen, da Sie noch nicht viele Dokumente haben. Aber mit Ihrem Wachstum wachsen auch die Dokumente! Es lohnt sich nicht, Zeit und Ressourcen für Aufgaben aufzuwenden, die automatisiert werden können.
1992 führten George Labovitz und Yu Sang Chang die 1-10-100-Regel ein, um die Auswirkungen fehlerhafter Daten zu bewerten. Es kostet 1 Dollar, Daten zu überprüfen, 10 Dollar, falsche Daten zu korrigieren, und 100 Dollar, wenn die Daten nicht bereinigt wurden.
Menschliche Fehler lassen sich bei der manuellen Dateneingabe nicht vermeiden. Die Fehlerquote bei der manuellen Dateneingabe liegt in der Regel bei etwa 1 %. Dies führt zu Inkonsistenzen bei der Datengenauigkeit, was zu Compliance- und finanziellen Problemen und zu unzufriedenen Kunden führen kann.
OCR zur Automatisierung der Datenextraktion
Von den 1990er bis zu den 2000er Jahren gewann die optische Zeichenerkennung (OCR) als Technologie zur Automatisierung manueller Prozesse in verschiedenen Branchen wie dem Gesundheitswesen und dem Finanzwesen an Popularität.
Google Books wurde ins Leben gerufen, um Bücher und Zeitschriften mithilfe von OCR zu scannen und zu digitalisieren.
Wie funktioniert OCR?
Die OCR-Technologie wandelt Bilder, gescannte PDFs und handgeschriebenen Text in maschinenlesbaren Text um. Der OCR-Prozess besteht im Wesentlichen aus drei Schritten:
- Vorverarbeitung: Die OCR-Software bereitet das Dokument mit Techniken wie Entrauschen, Entzerren und Skalieren vor.
- Zeichen-/Texterkennung: Muster- und Merkmalserkennung sind zwei Methoden, die verwendet werden, um Text in einem Dokument zu identifizieren.
- Nachbearbeitung: Die Daten werden in strukturierten Text umgewandelt.
Lesen Sie mehr darüber, was OCR ist
Herausforderungen der traditionellen OCR
Die traditionelle OCR oder reguläre OCR extrahiert Daten nur in reinen Text, was bedeutet, dass diese Daten nicht an eine andere Anwendung gesendet werden können.
Die OCR-Technologie erkennt möglicherweise keine komplexen Formatierungen wie Tabellen, Diagramme oder Grafiken und erfordert möglicherweise eine zusätzliche Verarbeitung, um diese Informationen zu extrahieren.
Es kann schwierig sein, Daten aus Dokumenten mit unterschiedlichen Layouts und Formaten genau zu extrahieren. Etwa 10–15 % der Daten fehlen oder sind ungenau.
Was ist PDF-OCR? Kombination von PDF und OCR
PDF-OCR wandelt Daten in durchsuchbare und bearbeitbare Daten um. Es verwendet fortschrittliche Algorithmen wie maschinelles Lernen (ML), Computer Vision, Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) und künstliche Intelligenz (KI), um Daten präzise zu extrahieren.
Arten von PDF-OCR
Um den Einschränkungen der traditionellen OCR zu begegnen, wurden fortschrittliche OCR-Technologien wie Zonale OCR und Dynamisches OCR entwickelt.
Zonale OCR
Die Zonale OCR wird als die zweite Generation der OCR bezeichnet und extrahiert Daten aus bestimmten "Zonen" in einem Dokument. Im Gegensatz zu einem regulären OCR-Tool kann es unstrukturierten Text in strukturierte Daten umwandeln
Lesen Sie mehr darüber, was Zonale OCR ist
Dynamisches OCR
Parseur hat das Dynamische OCR entwickelt, um Felder zu extrahieren, die sich innerhalb eines Dokuments bewegen oder deren Größe variiert. So bleiben beispielsweise Felder wie "Summe" oder "Gesamtsumme" nicht an einer festen Position.
Lesen Sie mehr darüber, was Dynamisches OCR ist
KI-OCR
KI-gestützte OCR-Tools können fortschrittliche Technologien wie Deep Learning nutzen, was zu einer schnellen Datenextraktion und -verarbeitung führt. Sie sind in der Lage, große Datenmengen zu verarbeiten. Die Kombination von OCR und KI hat den Datenerfassungsprozess in hohem Maße verbessert.
Lesen Sie mehr darüber, was KI-OCR ist
Warum sollten Sie PDF-OCR verwenden?
Die Automatisierung der Datenextraktion mit PDF-OCR macht Ihr Unternehmen kostengünstiger. Werfen wir einen Blick auf die Vorteile von PDF-OCR.
Reduziert den Zeitaufwand für manuelle Dateneingaben
Einer der Hauptvorteile ist, dass die manuelle Verarbeitung von Informationen entfällt. Ihre Mitarbeiter müssen nicht mehr Stunden damit verbringen, nach bestimmten Daten zu suchen, diese zu kopieren und in eine andere Datenbank einzufügen. Dieser Prozess wird vollständig automatisiert!
Konvertiert PDF-Dateien in bearbeitbare Formate
Mit PDF-OCR werden gescannte Dokumente oder bildbasierte PDFs automatisch in durchsuchbare Versionen umgewandelt. Dies erhöht die Effizienz bei der Suche nach bestimmten Schlüsselwörtern.
Nahtlose Integration in bestehende Datenbanken und andere Anwendungen
Sie können die PDF-OCR mit Tausenden von anderen Tools wie Zapier, Power Automate, Zoho CRM oder ERP-Software verbinden. Sie können Daten auch über Webhook oder eine benutzerdefinierte API senden.
Anwendungsfälle für PDF-OCR
PDF-OCR ist ein wertvolles Werkzeug für jedes Unternehmen, das seine Prozesse rationalisieren möchte.
Rechnungsverarbeitung
Die Digitalisierung papierbasierter Rechnungen mithilfe der PDF-OCR-Technologie kann Unternehmen helfen, eine bessere Buchführung zu führen und die Verfolgung von Rechnungen und Zahlungen zu vereinfachen.
Daten von gescannten Rechnungen können automatisch an QuickBooks oder eine andere Buchhaltungssoftware gesendet werden.
Weiterführende Literatur
So automatisieren Sie die Rechnungsverarbeitung
So verwenden Sie eine Quittungs-OCR
Konnossement
Die PDF-OCR-Technologie kann Unternehmen dabei helfen, ihre BOL-Prozesse zu optimieren und die Genauigkeit, Effizienz und Kommunikation zu verbessern. Dies kann zu erheblichen Kosteneinsparungen und anderen Vorteilen für Unternehmen führen, die auf Versand und Logistik angewiesen sind.
E-Commerce
Sie kann dazu beitragen, die Genauigkeit und Geschwindigkeit der Auftragsabwicklung zu verbessern, indem die Datenextraktion aus Bestellungen, Rechnungen und Versanddokumenten automatisiert wird. Dies kann Unternehmen helfen, Bestellungen schneller und effizienter zu bearbeiten, die Zeit bis zur Auftragsabwicklung zu verkürzen und die Kundenzufriedenheit zu verbessern.
Faktoren, die bei der Auswahl eines PDF-OCR-Tools zu berücksichtigen sind
Im Internet finden Sie jedes beliebige Datenextraktionstool, aber es ist wichtig, in ein Tool zu investieren, das Ihren geschäftlichen Anforderungen und Ihrem Budget entspricht.
- Hat es eine hohe Genauigkeitsrate?
- Unterstützt es mehrere Sprachen?
- Ist es Low-Code, No-Code oder erfordert es technische Kenntnisse?
- Kann es in jede beliebige Anwendung integriert werden?
- Ist es eine fortschrittliche PDF-OCR-Software?
Die besten PDF-OCR-Tools im Jahr 2025
Wir haben eine Liste der 5 besten PDF-OCR-Software zusammengestellt, auf die Sie in diesem Jahr achten sollten.
Parseur
Parseur geht mit seiner leistungsstarken KI-Engine über OCR hinaus, um Daten aus PDFs mit einem hohen Maß an Genauigkeit zu extrahieren.
- Es unterstützt über 100 Sprachen
- Es verfügt über KI-gestützte Vorlagen für verschiedene Branchen
- Es ist mit Zonal OCR und Dynamisches OCR integriert
- Es kann handgeschriebenen Text und Alphabet erkennen
- Es verfügt über eine leistungsstarke vorlagenbasierte Plattform
- Es verfügt über eine native Integration mit Zapier, Make und Power Automate
- Es kann auch automatisch Daten aus E-Mails extrahieren
- Es kann Tabellendaten und sich wiederholende Textblöcke extrahieren
Alle Funktionen von Parseur ansehen
Parseur hat einen kostenlosen Plan mit allen verfügbaren Funktionen. Die kostenpflichtigen Tarife sind 3x günstiger als bei anderer Software.
Vergleichen Sie Parseur mit anderen PDF-Parsern
Zufriedener Kunde
Wir nutzen Parseur nun schon seit einigen Jahren. Von allen SaaS-Anwendungen, die wir nutzen, und das sind eine Menge, ist Parseur eine der wenigen ohne Ausfallzeiten. Kombiniert mit dem exzellenten Support kann ich Parseur nur von A bis Z empfehlen.
Adobe Acrobat Pro
Es ist ein beliebter PDF-Editor mit OCR-Funktionen, der gescannte Dateien in bearbeitbare Formate umwandelt. Es kann beliebige Texte und Formatierungen erkennen und unterstützt auch mehrere Sprachen.
ABBYY FineReader PDF
ABBYY hat eine KI-basierte OCR-Technologie, mit der Papierdokumente digitalisiert und gescannt werden können. Es ist mit Windows, macOS und mobilen Geräten kompatibel und verfügt über eine benutzerfreundliche Oberfläche. Es verfügt außerdem über einen Screenshot-Reader, der Screenshots in Text umwandelt.
Readiris
Readiris ist eine globale Lösung zum Konvertieren, Bearbeiten und Signieren von Dokumenten. Es handelt sich um eine intelligente OCR-Software für Windows und Mac OS. Mit seiner Spracherkennungsfunktion kann es Dokumente auch in Audiodateien umwandeln.
Google Document AI
Document AI's OCR-Technologie wird verwendet, um gescannte oder digitale Dokumente in durchsuchbaren und bearbeitbaren Text umzuwandeln. Es verfügt über vortrainierte Modelle, die in OCR für die Dokumentenverarbeitung und Datenextraktion integriert sind.
Die Zukunft der PDF-OCR
KI-integrierte PDF-OCR-Tools können die Lücke zwischen statischen Dokumenten und bearbeitbaren Dateien leicht schließen. Mit dem kontinuierlichen Fortschritt der KI werden wir sicherlich noch ausgefeiltere Software erleben, die den Datenextraktionsprozess revolutionieren wird.
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