Was ist PDF-OCR? Warum sollten Sie ein PDF-OCR-Tool nutzen?

Im digitalen Zeitalter, in dem Informationen oft nur einen Klick entfernt sind, ist die Fähigkeit, schnell auf Textdaten zuzugreifen, sie zu durchsuchen und zu analysieren, immer wichtiger geworden. Doch wenn es um bestimmte Dateitypen wie PDFs geht, ist das Extrahieren und Bearbeiten von Text oder Tabellen nicht immer einfach und unkompliziert. Hier kommt PDF-OCR ins Spiel.

In diesem Artikel tauchen wir tief in die Welt der PDF-OCR ein. Wir werden untersuchen, was sie ist, wie sie funktioniert und warum sie für Unternehmen unverzichtbar ist. Darüber hinaus stellen wir die besten PDF-OCR-Tools auf dem Markt vor und werfen einen Blick auf zukünftige Trends dieser Spitzentechnologie.

PDF-Dateien verstehen

Adobe Systems führte das Portable Document Format (PDF) erstmals 1993 ein, später folgte der ISO-32000-Standard der Internationalen Organisation für Normung (ISO).

Wussten Sie, dass es heute mehr als 2,5 Billionen PDFs gibt?

Wie viele Arten von PDFs gibt es?

Im Laufe der Jahre haben sich PDFs zu unterschiedlichen Versionen mit erweiterten Funktionen und Möglichkeiten entwickelt.

Herausforderungen bei der manuellen Texteingabe aus PDFs

PDF-Dokumente sind in vielen Branchen weit verbreitet, um Informationen zu speichern und zu teilen. Leider führen trotz des technologischen Fortschritts manche Unternehmen nach wie vor manuelle Dateneingaben durch.

Infolgedessen sind nur 12 % der Unternehmen in der Lage, basierend auf ihren Datenkenntnissen automatisch Maßnahmen zu ergreifen.

Wenn Sie ein Unternehmen neu gründen, werden anfänglich die Aufgaben der manuellen Dateneingabe nicht viel Zeit kosten, da Sie noch nicht viele Dokumente haben. Aber mit Ihrem Wachstum erhöhen sich auch diese Dokumente! Zeit und Ressourcen für Aufgaben zu verschwenden, die automatisiert werden könnten, lohnt sich nicht.

1992 führten George Labovitz und Yu Sang Chang die 1-10-100-Regel ein, um den Einfluss fehlerhafter Daten zu bewerten. Es kostet 1 Dollar, Daten zu überprüfen, 10 Dollar, fehlerhafte Daten zu korrigieren, und 100 Dollar, wenn die Daten nie bereinigt wurden.

Menschliche Fehler lassen sich bei der manuellen Dateneingabe nicht vermeiden. Die menschliche Fehlerquote liegt in der Regel bei etwa 1 %. Dies führt zu Inkonsistenzen bei der Datenqualität, was wiederum zu Compliance- und finanziellen Problemen sowie unzufriedenen Kunden führen kann.

OCR zur Automatisierung der Datenextraktion

Ab den 1990er Jahren gewann die optische Zeichenerkennung (OCR) immer mehr an Beliebtheit, um manuelle Prozesse in verschiedensten Branchen wie dem Gesundheitswesen und der Finanzbranche zu automatisieren.

Google Books wurde beispielsweise ins Leben gerufen, um Bücher und Zeitschriften mithilfe von OCR einzuscannen und zu konvertieren.

Wie funktioniert OCR?

Die OCR-Technologie wandelt Bilder, gescannte PDFs und handgeschriebenen Text in maschinenlesbaren Text um. Es gibt hauptsächlich 3 Phasen im OCR-Prozess:

• Vorverarbeitung: Die OCR-Software bereitet das Dokument mit Methoden wie Entrauschen, Entzerren und Skalieren vor.
• Zeichen-/Texterkennung: Muster- und Merkmalsabgleiche sind zwei zentrale Methoden, um Text in einem Dokument zu erkennen.
• Nachbearbeitung: Die Daten werden in strukturierten Text umgewandelt.

Lesen Sie mehr dazu: Was ist OCR?

Herausforderungen der traditionellen OCR

Traditionelle OCR oder reguläre OCR extrahiert Daten nur als reinen Text, wodurch diese Daten nicht direkt an andere Anwendungen gesendet werden können.

Die OCR-Technologie erkennt komplexe Formatierungen wie Tabellen, Diagramme oder Grafiken oft nicht präzise und benötigt zusätzliche Schritte, um diese Informationen zu extrahieren.

Es ist schwierig, Daten exakt aus Dokumenten mit unterschiedlichen Layouts und Formaten zu extrahieren. Ungefähr 10–15 % der Daten gehen immer verloren oder sind ungenau.

Was ist PDF-OCR? Kombination von PDF und OCR

PDF-OCR wandelt Daten in durchsuchbare und bearbeitbare Informationen um. Dabei kommen fortschrittliche Algorithmen wie maschinelles Lernen (ML), Computer Vision, natürliche Sprachverarbeitung (NLP) und künstliche Intelligenz (KI) zum Einsatz, um Daten präzise zu extrahieren.

Arten von PDF-OCR

Um die Einschränkungen der traditionellen OCR zu überwinden, wurden fortgeschrittene Technologien wie Zonale OCR und Dynamisches OCR entwickelt.

Zonale OCR

Die zweite Generation der OCR, bekannt als Zonale OCR, extrahiert Daten aus bestimmten "Zonen" eines Dokuments. Im Gegensatz zu herkömmlichen OCR-Tools kann sie unstrukturierten Text in strukturierte Daten umwandeln.

Lesen Sie mehr darüber, was Zonale OCR ist

Dynamisches OCR

Parseur hat das Dynamische OCR entwickelt, um Felder zu extrahieren, die sich innerhalb eines Dokuments verschieben oder deren Größe sich ändert. Beispielsweise bleiben Felder wie "Summe" oder "Gesamtsumme" nicht an einer festen Position.

Lesen Sie mehr darüber, was Dynamisches OCR ist

KI-OCR

KI-gesteuerte OCR-Tools können komplexe Technologien wie Deep Learning nutzen, was zu schneller Datenextraktion und -verarbeitung führt. Sie sind fähig, große Datenmengen effizient zu bewältigen. Die Kombination von OCR und KI hat den Datenerfassungsprozess maßgeblich verbessert.

Lesen Sie mehr darüber, was KI-OCR ist

Warum sollten Sie PDF-OCR verwenden?

Die Automatisierung der Datenextraktion mit PDF-OCR macht Ihr Unternehmen effizienter und kostengünstiger. Sehen wir uns die Vorteile von PDF-OCR genauer an.

Reduziert den Zeitaufwand für manuelle Dateneingaben

Ein wesentlicher Vorteil ist, dass die manuelle Verarbeitung entfällt. Ihre Mitarbeiter verbringen keine Stunden mehr damit, bestimmte Daten zu suchen, zu kopieren und in andere Datenbanken einzufügen. Dieser Prozess läuft vollautomatisch!

Konvertiert PDF-Dateien in bearbeitbare Formate

Mit PDF-OCR werden gescannte Dokumente oder bildbasierte PDFs automatisch in durchsuchbare Versionen umgewandelt. Das erhöht die Effizienz beim Suchen von Schlüsselwörtern.

Lässt sich nahtlos mit bestehenden Datenbanken und Anwendungen integrieren

Sie können PDF-OCR mit Tausenden von Tools wie Zapier, Power Automate, Zoho CRM oder ERP-Software verbinden. Auch der Datenversand per Webhook oder eigener API ist möglich.

Anwendungsfälle für PDF-OCR

PDF-OCR ist ein wertvolles Tool für jede Organisation, die ihre Prozesse effizienter gestalten möchte.

Rechnungsverarbeitung

Die Digitalisierung papierbasierter Rechnungen mit PDF-OCR ermöglicht es Unternehmen, bessere Aufzeichnungen zu führen und das Nachverfolgen von Rechnungen und Zahlungen zu vereinfachen.

Daten aus gescannten Rechnungen können automatisch an QuickBooks oder jede andere Buchhaltungssoftware weitergeleitet werden.

Weiterführende Literatur

So automatisieren Sie die Rechnungsverarbeitung

So verwenden Sie eine Quittungs-OCR

Konnossement

PDF-OCR-Technologie kann Unternehmen helfen, ihre BOL-Prozesse zu rationalisieren sowie Genauigkeit, Effizienz und Kommunikation zu verbessern. Das führt zu Kosteneinsparungen und weiteren Vorteilen für diejenigen, die auf Versand und Logistik angewiesen sind.

E-Commerce

Sie hilft, die Genauigkeit und Geschwindigkeit bei der Auftragsabwicklung zu steigern, indem sie die Datenextraktion aus Bestellungen, Rechnungen und Versanddokumenten automatisiert. So können Unternehmen Bestellungen schneller und effizienter bearbeiten, Durchlaufzeiten verkürzen und die Kundenzufriedenheit erhöhen.

Faktoren, die bei der Auswahl eines PDF-OCR-Tools zu berücksichtigen sind

Sie finden im Internet zahlreiche Tools zur Datenextraktion, doch es ist entscheidend, eines zu wählen, das zu Ihren Anforderungen und Ihrem Budget passt.

• Hat es eine hohe Genauigkeit?
• Unterstützt es mehrere Sprachen?
• Ist es Low-Code, No-Code oder erfordert es technisches Know-how?
• Lässt es sich mit beliebigen Anwendungen integrieren?
• Handelt es sich um fortgeschrittene PDF-OCR-Software?

Die besten PDF-OCR-Tools im Jahr 2025

Wir haben eine Auswahl der 5 besten PDF-OCR-Software zusammengestellt, die Sie dieses Jahr im Blick haben sollten.

Parseur

Parseur geht mit seiner leistungsstarken KI-Engine weit über OCR hinaus, um Daten äußerst präzise aus PDFs zu extrahieren.

• Unterstützt über 100 Sprachen
• KI-gestützte Vorlagen für verschiedene Branchen
• Integriert mit Zonale OCR und Dynamisches OCR
• Erkennt handgeschriebenen Text und Alphabet
• Leistungsstarke vorlagenbasierte Plattform
• Native Integration mit Zapier, Make und Power Automate
• Kann auch Daten automatisch aus E-Mails extrahieren
• Kann Tabellendaten und wiederholende Textblöcke extrahieren

Alle Funktionen von Parseur anzeigen

Parseur bietet einen kostenlosen Plan mit allen Features. Die kostenpflichtigen Tarife sind dreimal günstiger als die anderer Software.

Vergleichen Sie Parseur mit anderen PDF-Parsern

Zufriedener Kunde

Wir nutzen Parseur nun schon seit einigen Jahren. Von allen SaaS-Anwendungen, die wir nutzen, und das sind eine Menge, ist Parseur eine der wenigen ohne Ausfallzeiten. Kombiniert mit dem exzellenten Support kann ich Parseur nur von A bis Z empfehlen.

• eMonkey

Adobe Acrobat Pro

Ein populärer PDF-Editor mit OCR-Funktionen, der gescannte Dateien in bearbeitbare Formate umwandelt und dabei Texte und Formatierungen erkennt. Unterstützt ebenfalls mehrere Sprachen.

ABBYY FineReader PDF

ABBYY verwendet eine KI-basierte OCR-Technologie, mit der Papierdokumente digitalisiert und gescannt werden können. Kompatibel mit Windows, macOS, und Mobilgeräten, mit bedienungsfreundlicher Oberfläche. Es gibt zudem einen Screenshot-Reader, der Screenshots in Text konvertiert.

Readiris

Readiris ist eine globale Lösung zum Konvertieren, Bearbeiten und Signieren von Dokumenten. Intelligente OCR-Software für Windows und Mac OS, mit Spracherkennung für die Umwandlung in Audiodateien.

Google Document AI

Die OCR-Technologie von Document AI wird genutzt, um gescannte oder digitale Dokumente in durchsuchbaren und bearbeitbaren Text umzuwandeln. Sie verfügt über vortrainierte Modelle, die mit OCR für Dokumentenverarbeitung und Datenextraktion integriert sind.

Die Zukunft der PDF-OCR

PDF-OCR-Tools in Verbindung mit KI können die Brücke zwischen statischen Dokumenten und bearbeitbaren Dateien mühelos schlagen. Mit dem kontinuierlichen Fortschritt der KI werden wir sicher noch ausgefeiltere Lösungen erleben, die den Prozess der Datenextraktion revolutionieren.

Zuletzt aktualisiert am 23. Mai 2025