Belangrijkste punten
- Handmatig gegevens halen uit gescande PDF's kost veel tijd, is foutgevoelig en inefficiënt.
- OCR-technologie automatiseert gegevensextractie aanzienlijk, wat de nauwkeurigheid en productiviteit verhoogt.
- Parseur biedt geavanceerde AI-aangedreven OCR-tools die moeiteloos verschillende documentformaten verwerken.
- De keuze van de juiste PDF parser hangt af van de complexiteit van jouw documenten en jouw data-behoeften.
Wat zijn gescande PDF’s?
Gescande PDF's zijn digitaal opgeslagen afbeeldingen van papieren documenten, waarin de tekst en grafische elementen als beeld zijn vastgelegd. In tegenstelling tot digitaal aangemaakte PDF’s bevatten gescande PDF-bestanden geen doorzoekbare of bewerkbare tekst. Om deze gegevens bruikbaar te maken, is Optical Character Recognition (OCR) nodig: een technologie die afbeeldingen van tekst omzet naar bewerkbare of doorzoekbare data.
De uitdaging van gegevens uit gescande PDF's halen
Het extraheren van data uit gescande PDF’s is lastig, vooral als je organisatie regelmatig grote hoeveelheden documenten verwerkt. Volgens McKinsey besteden medewerkers bijna 20% van hun werkweek aan het zoeken naar interne informatie of collega’s die kunnen helpen, wat de algehele productiviteit sterk verlaagt. Gescande PDF’s bevatten meestal alleen afbeeldingsinformatie en laten zich niet eenvoudig bewerken of doorzoeken — handmatig data halen uit deze bestanden is foutgevoelig en inefficiënt.
Handmatig PDF-gegevens extraheren: een praktijkvoorbeeld
Stel je voor: een boekhoudkantoor krijgt maandelijks honderden gescande facturen van verschillende klanten, vaak allemaal in PDF-formaat. Medewerkers openen elk bestand, lezen ze regel voor regel, en voeren belangrijke informatie — zoals factuurnummer, datum, leverancier, bedrag en vervaldatum — handmatig in in het boekhoudsysteem of een Excel-sheet.
Dit proces bestaat uit:
- Elk gescand PDF-document handmatig openen.
- Regel voor regel de inhoud lezen en relevante data vinden.
- De informatie handmatig invullen in het systeem.
- De gegevens meerdere keren controleren op eventuele fouten.
Uit onderzoek van Symatrix (2019) blijkt dat de kans op fouten bij handmatige gegevensinvoer in spreadsheets tussen de 18% en 40% ligt. Dus bij het verwerken van 500 facturen komen er al gauw 25-50 fouten voor, wat kan resulteren in incorrecte betalingen, boekhoudkundige vergissingen, verstoorde relaties met leveranciers of vertraagde processen.
Uitdagingen met niet-parserende tools: vaak onderschat
Veel organisaties kiezen voor eenvoudige OCR-software om gescande afbeeldingen om te zetten naar bewerkbare tekst. Deze tools schieten echter tekort bij complexe of wisselende lay-outs. Stel, een logistieke organisatie ontvangt diverse vrachtformulieren van verschillende partijen, allemaal met een andere structuur. Een niet-gespecialiseerde OCR-tool levert daarbij regelmatig ongestructureerde, onbruikbare data, waardoor medewerkers veel tijd verliezen aan correcties en de voordelen van automatisering verloren gaan.
Volgens een onderzoek van Jumio (2019) behalen toonaangevende OCR-oplossingen nauwkeurigheidspercentages van 79-88% onder ideale omstandigheden, maar kan dit dalen tot 28%-62% bij onduidelijke of scheef gescande documenten — een duidelijk signaal dat complexe lay-outs en slechte kwaliteit input voor grote uitdagingen zorgen.
De werkelijke kosten van handmatig werken en gebrekkige automatisering
Handmatige verwerking of het gebruik van niet-geoptimaliseerde software leidt tot forse productiviteitsverlies en hogere operationele kosten. Uit onderzoek van Sprout HR Solutions blijkt dat handmatige gegevensinvoer gemiddeld $4,65 per invoer kost. Deze kosten stapelen snel op; inefficiënte HR- en payroll-processen kunnen zelfs 20-30% omzetverlies per jaar veroorzaken.
Indirecte kosten, zoals gefrustreerde medewerkers, hoog personeelsverloop en fouten die klanttevredenheid of bedrijfsreputatie schaden, zijn minstens zo ingrijpend.
De rol van AI en geavanceerde OCR bij PDF-dataverwerking
AI en geavanceerde OCR-technologieën identificeren, structureren en organiseren tekst uit gescande afbeeldingen veel slimmer dan traditionele OCR. Hierdoor wordt de nauwkeurigheid van gescande pdf extractie en de efficiëntie van het verwerkingsproces aanzienlijk verbeterd.
Maar wat is de beste tool voor het scannen van PDF’s?
Er zijn veel tools beschikbaar, maar niet iedere applicatie voldoet aan zakelijke wensen op het gebied van functionaliteit en betrouwbaarheid.
Een goede PDF-extractietool moet:
- Verschillende formaten en lay-outs verwerken
- Grote hoeveelheden documenten aankunnen
- Tabelgegevens feilloos overnemen inclusief oorspronkelijke opmaak
- Directe export naar andere applicaties bieden voor naadloze integratie
Waarom is Parseur de beste oplossing voor gescande PDF extractie?
Parseur gebruikt geavanceerde AI-gebaseerde OCR-technologie die krachtige dataparsetechnieken combineert, ideaal voor het automatiseren van extractie uit gescande PDF’s. Honderden klanten vertrouwen dagelijks op onze software voor uiteenlopende documentstromen.
Belangrijkste voordelen van Parseur:
- Uitzonderlijke nauwkeurigheid: Parseur behaalt met AI-ondersteunde OCR meer dan 98% nauwkeurigheid, waardoor de noodzaak voor handmatige verwerking drastisch wordt verminderd.
- Flexibiliteit: Verwerkt moeiteloos uiteenlopende documenttypes, zoals facturen, formulieren, bonnen en contracten.
- Integratiegemak: Koppel eenvoudig met je favoriete apps via Zapier, Make of krachtige API’s, zodat verwerkte data direct de juiste workflow in stroomt.
- Schaalbaar: Of je nu enkele of duizenden documenten verwerkt, Parseur blijft snel en accuraat.
Hoe kun je data uit een gescande PDF naar Excel halen?
Volg deze eenvoudige stappen voor geautomatiseerde gescande pdf extractie:
Stap 1: Maak een gratis Parseur-account aan en configureer een mailbox
Ga naar Parseur en start direct met je gratis proefperiode.
Stap 2: Upload jouw gescande PDF-documenten
- Upload via het dashboard of stuur per e-mail naar je Parseur-mailbox.
- De software herkent automatisch bijlagen.
Stap 3: AI voert automatisch de extractie uit
- Parseur analyseert documenten direct met geavanceerde OCR en haalt relevante data naar boven.
- Desgewenst kun je een aangepast sjabloon instellen als leidraad voor jouw gegevensstructuur.
Stap 4: Exporteer PDF-gegevens naar Excel
- Volg de instructies om geëxtraheerde data direct naar Excel of een andere gewenste applicatie te sturen.
Gescande pdf extractie hoeft dus niet omslachtig te zijn. Met krachtige OCR-software zoals Parseur bespaar je tijd, beperk je fouten en werk je een stuk efficiënter.
Veelgestelde vragen (FAQ’s)
Q: Kun je gegevens uit gescande PDF’s halen?
A: Ja, door gebruik te maken van een PDF parser kun je automatisch data uit gescande documenten extraheren.
Q: Kan Parseur handgeschreven tekst in gescande PDF’s herkennen?
A: Parseur’s geavanceerde OCR verwerkt goed leesbare handgeschreven tekst met hoge nauwkeurigheid.
Q: Is data-extractie met Parseur veilig?
A: Zeker. Parseur voldoet aan de GDPR, en past sterke encryptie en beveiligde cloudopslag toe om je data te beschermen.
Q: Kan Parseur geïntegreerd worden met mijn bestaande software?
A: Ja, Integratie met honderden applicaties via Zapier, Make of een robuuste API is mogelijk.
Q: Kan ChatGPT gescande documenten lezen en data extraheren?
A: ChatGPT kan alleen eenvoudige gegevens uit pdf’s halen.
Laatst bijgewerkt op
