Belangrijkste punten
- Handmatig gegevens halen uit gescande PDF's kost veel tijd, is foutgevoelig en inefficiënt.
- OCR-technologie automatiseert gegevensextractie aanzienlijk, wat de nauwkeurigheid en productiviteit verhoogt.
- Parseur biedt geavanceerde AI-aangedreven OCR-tools die moeiteloos verschillende documentformaten verwerken.
- De keuze van de juiste PDF parser hangt af van de complexiteit van jouw documenten en jouw data-behoeften.
Wat zijn gescande PDF’s?
Gescande PDF’s zijn afbeeldingsbestanden met een visuele weergave van tekst en grafische elementen. In tegenstelling tot digitaal aangemaakte PDF’s hebben gescande PDF’s unieke technologie nodig om de inhoud om te zetten naar bewerkbare of doorzoekbare tekst. Dit conversieproces, Optical Character Recognition (OCR), verandert statische documenten in bruikbare gegevens.
De uitdaging van gegevens uit gescande PDF's halen
Het extraheren van data uit gescande PDF’s is lastig, vooral als jouw bedrijf grote documenten verwerkt. Volgens McKinsey besteden medewerkers bijna 20% van hun werkweek aan het zoeken naar interne informatie of collega’s die kunnen helpen met specifieke taken, wat de productiviteit flink verlaagt. Gescande PDF’s zijn meestal afbeeldingen van tekst en vormen unieke uitdagingen omdat ze niet bewerkbaar of doorzoekbaar zijn. Handmatig gegevens uit deze bestanden halen leidt vaak tot dure fouten en inefficiënties.
Handmatig PDF-gegevens extraheren: een praktijkvoorbeeld
Neem bijvoorbeeld een middelgroot accountantskantoor dat elke maand honderden gescande facturen van verschillende klanten ontvangt. Vaak gescand in PDF-formaat moet elke factuur handmatig worden verwerkt door medewerkers, die het document lezen en belangrijk details — zoals factuurnummer, datum, leverancier, bedrag en vervaldatum — handmatig intypen in een boekhoudsysteem of Excel-sheet.
Dit handmatige proces bestaat uit verschillende stappen:
- Elk gescand PDF-bestand afzonderlijk openen.
- Elk document zorgvuldig regel voor regel lezen.
- Data handmatig invoeren in het gewenste systeem.
- Ingevoerde gegevens meerdere keren controleren om onvermijdelijke fouten te corrigeren.
Volgens Symatrix (2019) ligt de kans op menselijke vergissingen bij simpele spreadsheets tussen de 18% en 40%. In de praktijk betekent dit dat bij 500 handmatig verwerkte facturen er wel 25-50 fouten in kunnen sluipen, met betalingsverschillen, onjuiste financiële administratie, gespannen relaties met leveranciers en vertraagde werkprocessen tot gevolg.
Uitdagingen met niet-parserende tools: een veelvoorkomende valkuil
Bedrijven gebruiken soms eenvoudige OCR-tools die gescande afbeeldingen omzetten naar bewerkbare tekst. Deze tools hebben echter vaak moeite met verschillende of complexe lay-outs. Denk bijvoorbeeld aan een logistiek bedrijf dat gescande transportformulieren ontvangt van meerdere partners met elk hun eigen lay-out. Niet-gespecialiseerde OCR-tools leveren dan rommelige, ongestructureerde resultaten, waardoor medewerkers alsnog veel tijd kwijt zijn aan het ordenen van data en het productiviteitsvoordeel van automatisering dus verdwijnt.
Een recente casestudy van Jumio (2019) laat zien dat toonaangevende OCR-oplossingen onder ideale omstandigheden een nauwkeurigheid van 79%-88% halen, maar bij vage of scheve afbeeldingen daalt dit tot slechts 28%-62%. Complexe lay-outs of slechte kwaliteit input blijven dus een grote uitdaging.
De werkelijke kosten van handmatig werken en gebrekkige automatisering
De totale impact van handmatige of gebrekkig geautomatiseerde processen leidt tot veel productiviteitsverlies en aanzienlijke kosten. Volgens Sprout HR Solutions kost handmatige gegevensinvoer alleen al gemiddeld $4,65 per invoer. Deze kosten kunnen snel oplopen; denk bijvoorbeeld aan handmatige HR- of payrollverwerking die tot 20-30% omzetverlies per jaar kan veroorzaken door inefficiëntie.
Ook indirecte kosten zoals medewerkersfrustratie, meer personeelsverloop en klantontevredenheid door fouten zijn aanzienlijk en kunnen je reputatie schaden.
De rol van AI en geavanceerde OCR bij PDF-dataverwerking
Deze technologieën herkennen tekst uit gescande afbeeldingen én interpreteren, structureren en organiseren de geëxtraheerde data slim, waarmee ze traditionele OCR-methodes overtreffen in nauwkeurigheid en efficiëntie.
Maar wat is de beste tool voor het scannen van PDF’s?
Er zijn zoveel online tools verkrijgbaar dat het lastig kan zijn om de juiste applicatie voor jouw situatie te kiezen.
Je wilt investeren in een tool die:
- Elk formaat en elke lay-out ondersteunt
- Grote hoeveelheden data aankan
- Tabelgegevens extraheert zonder de oorspronkelijke opmaak te verliezen
- Data real-time naar andere applicaties kan sturen
Waarom is Parseur de beste oplossing voor gescande PDF extractie?
Parseur combineert geavanceerde AI-aangedreven OCR met krachtige dataparsetechnologie, ideaal voor het automatiseren van PDF-data extractie. We snappen dat dit misschien als een vooringenomen uitspraak klinkt, maar honderden klanten zijn het met ons eens.
Voordelen van het gebruik van Parseur:
- Hoge nauwkeurigheid: Dankzij AI-gedreven OCR-technologie haalt Parseur nauwkeurigheidspercentages van boven de 98%, waardoor handmatige correctie minimaal is.
- Flexibiliteit: Past zich makkelijk aan allerlei documentformaten aan, zoals facturen, formulieren, bonnetjes en contracten.
- Integratie: Integreert moeiteloos met allerlei apps via Zapier en Make, zodat de data direct in jouw workflow terechtkomt.
- Schaalbaarheid: Geschikt voor zowel kleine als grote aantallen documenten, zónder in te leveren op nauwkeurigheid.
Hoe kun je data uit een gescande PDF naar Excel halen?
Volg deze stappen om jouw gescande PDF-data automatisch te extraheren:
Stap 1: Maak een Parseur-account aan en maak een mailbox
Ga naar Parseur om je aan te melden en jouw gratis proefperiode te starten.
Stap 2: Upload jouw gescande PDF's
- Upload je gescande documenten direct naar Parseur.
- Je kunt gescande PDF-bestanden ook doorsturen via e-mail.
Stap 3: AI haalt automatisch data uit de gescande documenten
- De AI-aangedreven OCR-technologie herkent automatisch tekst en datapatronen.
- Je kunt ook een aangepast sjabloon samenstellen met de beschikbare velden.
Stap 4: PDF naar Excel
- Volg de instructies hier om PDF-data direct naar elke andere applicatie te sturen.
Gegevens uit gescande PDF’s halen hoeft niet ingewikkeld of tijdrovend te zijn. Met geavanceerde OCR-technologie, en dan vooral met tools zoals Parseur, verbeteren bedrijven hun productiviteit, nauwkeurigheid en efficiëntie aanzienlijk bij het verwerken van documenten.
Veelgestelde vragen (FAQ’s)
Q: Kun je gegevens uit gescande PDF’s halen?
A: Ja, gebruik een PDF parser om data uit gescande documenten te halen.
Q: Kan Parseur handgeschreven tekst in gescande PDF’s herkennen?
A: Parseur’s geavanceerde OCR kan goed leesbare handgeschreven tekst met indrukwekkende nauwkeurigheid verwerken.
Q: Is data-extractie veilig met Parseur?
A: Zeker. Parseur voldoet aan de GDPR en gebruikt sterke encryptie en veilige cloudopslag om je data te beschermen.
Q: Kan ik Parseur integreren met mijn bestaande software?
A: Ja, Parseur integreert makkelijk met talloze applicaties via Zapier, Make en robuuste API’s.
Q: Kan ChatGPT gescande documenten lezen en data extraheren?
A: ChatGPT kan alleen eenvoudige gegevens uit pdf’s halen.
Laatst bijgewerkt op
