Belangrijkste punten
- Handmatig gegevens halen uit gescande PDF's kost veel tijd, is foutgevoelig en inefficiënt.
- OCR-technologie automatiseert gegevensextractie aanzienlijk, wat de nauwkeurigheid en productiviteit verhoogt.
- Parseur biedt geavanceerde AI-aangedreven OCR-tools die verschillende documentformaten efficiënt verwerken.
- De keuze voor de juiste PDF parser hangt af van de complexiteit van jouw documenten en jouw data-behoeften.
Wat zijn gescande PDF’s?
Gescande PDF’s zijn afbeeldingsbestanden die een visuele representatie bevatten van tekst en grafische elementen. In tegenstelling tot digitale PDF's hebben gescande PDF's unieke technologie nodig om hun inhoud om te zetten naar bewerkbare of doorzoekbare tekst. Dit conversieproces, Optical Character Recognition (OCR), verandert statische documenten in bruikbare gegevens.
De uitdaging van gegevens uit gescande PDF's halen
Het extraheren van data uit gescande PDF's is lastig, vooral als jouw bedrijf grote documenten verwerkt. Volgens een rapport van McKinsey besteden medewerkers bijna 20% van hun werkweek aan het zoeken naar interne informatie of collega’s die kunnen helpen met specifieke taken, wat de productiviteit flink verlaagt. Gescande PDF’s zijn meestal afbeeldingen van tekst en vormen unieke uitdagingen omdat ze niet direct bewerkbaar of doorzoekbaar zijn. Handmatig gegevens uit deze bestanden halen leidt vaak tot dure fouten en inefficiënties.
Handmatig PDF-gegevens extraheren: een praktijkvoorbeeld
Stel je een middelgroot accountantskantoor voor dat elke maand honderden gescande facturen van diverse klanten ontvangt. Deze facturen worden vaak als PDF gescand en moeten handmatig verwerkt worden door medewerkers, die het gescande document openslaan en essentiële gegevens zoals factuurnummer, datum, leverancier, bedrag en vervaldatum handmatig invoeren in een boekhoudpakket of Excel-sheet.
Dit handmatige proces bestaat uit verschillende stappen:
- Elk gescand PDF-bestand afzonderlijk openen.
- Elk document aandachtig regel voor regel lezen.
- De gegevens handmatig invoeren in het gewenste systeem.
- De ingevoerde informatie meerdere keren controleren om onvermijdelijke fouten te corrigeren.
Volgens Symatrix (2019) ligt de kans op menselijke vergissingen bij simpele spreadsheets tussen de 18% en 40%. In de praktijk betekent dit dat van elke 500 handmatig verwerkte facturen er wel 25 tot 50 fouten kunnen bevatten, wat zorgt voor betalingsverschillen, foutieve financiële administratie, gespannen relaties met leveranciers en vertraagde workflows.
Uitdagingen met niet-parserende tools: een veelvoorkomende valkuil
Soms gebruiken bedrijven simpele OCR-tools die gescande afbeeldingen omzetten naar bewerkbare tekst. Helaas hebben die tools vaak moeite met verschillende of complexe layouts. Een logistiek bedrijf ontvangt bijvoorbeeld gescande vrachtformulieren van verschillende partners met elk hun eigen opmaak. Niet-specialistische OCR-tools leveren dan rommelige en ongestructureerde gegevens op, waardoor medewerkers alsnog veel tijd kwijt zijn aan het ordenen van de data — en zo verdwijnt het automatiseringsvoordeel.
Een recente casestudy van Jumio (2019) wijst uit dat toonaangevende OCR-oplossingen onder ideale omstandigheden een accuratesse van 79%-88% halen, maar dit zakt tot 28%-62% bij wazige of scheve afbeeldingen, wat hun moeite met complexe layouts en slechte kwaliteit input onderstreept.
De werkelijke kosten van handmatig werken en gebrekkige automatisering
De totale impact van handmatige of onvoldoende geautomatiseerde processen leidt tot veel productiviteitsverlies en aanzienlijke financiële kosten. Volgens een studie van Sprout HR Solutions bedragen de kosten van handmatige gegevensinvoer alleen al $4,65 per invoer. Deze kosten kunnen enorm oplopen; bijvoorbeeld handmatige processen in HR en payrollbeheer kunnen tot 20-30% omzetverlies per jaar veroorzaken door inefficiëntie.
Ook indirecte kosten door medewerkerfrustratie, hoger personeelsverloop en ontevreden klanten door fouten zijn aanzienlijk en kunnen de reputatie van je bedrijf schaden.
De rol van AI en geavanceerde OCR bij PDF-dataverwerking
Deze technologieën herkennen tekst van gescande afbeeldingen en interpreteren, structureren en organiseren de geëxtraheerde gegevens intelligent, waarmee ze traditionele OCR-methoden overtreffen in nauwkeurigheid en efficiëntie.
Maar wat is de beste tool voor het scannen van PDF’s?
Met zoveel online tools op de markt is het lastig om de juiste applicatie voor jouw behoeften te kiezen.
Je wilt investeren in een tool die:
- Elk formaat en elke lay-out ondersteunt
- Grote hoeveelheden data aankan
- Tabelgegevens extraheert zonder de oorspronkelijke opmaak te verliezen
- Die gegevens real-time naar elke andere applicatie kan sturen
Waarom is Parseur de beste oplossing voor het extraheren van gegevens uit gescande PDF's?
Parseur combineert geavanceerde AI OCR met krachtige dataparsetechnologie, waardoor het ideaal is voor het automatiseren van PDF-gegevensextractie. We snappen dat het misschien vooringenomen klinkt, maar honderden klanten zijn het met ons eens.
Voordelen van het gebruik van Parseur:
- Zeer nauwkeurig: Dankzij AI-gestuurde OCR-technologie behaalt Parseur nauwkeurigheidspercentages boven de 98%, waardoor handmatige correctie nauwelijks nodig is.
- Flexibel: Past zich moeiteloos aan diverse documentformaten aan, zoals facturen, formulieren, bonnetjes en contracten.
- Integratie: Integreert rechtstreeks met talloze apps via Zapier en Make, zodat de gegevens direct in jouw workflow terechtkomen.
- Schaalbaarheid: Ideaal voor het verwerken van zowel kleine als grote aantallen documenten zonder in te leveren op nauwkeurigheid.
Hoe haal je gegevens uit een gescande PDF naar Excel?
Volg deze stappen om je gescande PDF-data automatisch te extraheren:
Stap 1: Meld je aan en maak jouw Parseur Mailbox aan
Ga naar Parseur om je aan te melden en je gratis proefperiode te starten.
Stap 2: Upload jouw gescande PDF's
- Upload jouw gescande documenten direct naar Parseur.
- Je kunt gescande PDF’s ook doorsturen via e-mail.
Stap 3: AI haalt automatisch gegevens uit de gescande documenten
- De AI-aangedreven OCR-technologie herkent tekst en datapatronen automatisch.
- Je kunt ook een aangepast sjabloon maken met de kant-en-klare velden.
Stap 4: PDF naar Excel
- Volg de instructies hier om PDF-gegevens direct naar elke andere applicatie te sturen.
Gegevens uit gescande PDF’s halen hoeft niet ingewikkeld of tijdrovend te zijn. Door gebruik te maken van geavanceerde OCR-technologie — en specifiek tools als Parseur — kunnen bedrijven hun productiviteit, nauwkeurigheid en efficiëntie bij gegevensextractie flink verbeteren.
Veelgestelde vragen
Hier vind je alle antwoorden op jouw vragen over het extraheren van gegevens uit gescande PDF's.
-
Kunnen we gegevens uit gescande PDF's halen?
-
Ja, gebruik een PDF parser om data uit gescande documenten te halen.
-
Kan Parseur handgeschreven tekst in gescande PDF's aan?
-
Parseur’s geavanceerde OCR kan goed leesbare handgeschreven tekst met indrukwekkende nauwkeurigheid verwerken.
-
Is gegevensextractie veilig met Parseur?
-
Zeker. Parseur voldoet aan de GDPR en gebruikt sterke encryptie en veilige cloudopslag om je data te beschermen.
-
Kan ik Parseur integreren met mijn bestaande software?
-
Ja, Parseur integreert eenvoudig met talloze applicaties via Zapier, Make en robuuste API's.
-
Kan ChatGPT gescande documenten lezen en data extraheren?
-
ChatGPT kan alleen eenvoudige gegevens uit pdf’s halen.
Laatst bijgewerkt op
