Schnallen Sie sich an, wenn wir uns auf eine Achterbahnfahrt durch die Vorteile der Automatisierung der Dateneingabe begeben! Verabschieden Sie sich von manuellen Kopfschmerzen und begrüßen Sie Effizienz, Genauigkeit und einen Hauch von Magie. Stellen Sie sich vor, Ihre Datenverarbeitung verwandelt sich in einen gut choreografierten Tanz - das ist die Kraft der Automatisierung, die Big-Data-Träume wahr werden lässt!
Was ist Automatisierung der Dateneingabe?
Die Automatisierung der Dateneingabe, auch bekannt als automatisierte Datenerfassung, ist der Prozess der automatischen Erfassung von Daten aus verschiedenen Quellen. Sie wird verwendet, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, die Produktivität zu steigern und menschliche Fehler zu reduzieren. Mitarbeiter sind oft gezwungen, manuelle Dateneingaben vorzunehmen, was zu längeren Bearbeitungszeiten, erhöhten Kosten und einem höheren Fehlerrisiko führt. Intelligente Lösungen, die den Dateneingabeprozess automatisieren, sparen Zeit und Geld und steigern gleichzeitig die Produktivität.
Die Automatisierung der Dateneingabe kann für viele verschiedene Arten von Daten und Anwendungen eingesetzt werden. Sie kann verwendet werden, um Informationen über Kunden, Mitarbeiter, Produkte und Finanztransaktionen zu erfassen, um nur einige zu nennen.
Gary Boomer, ein Vordenker im Bereich der Buchhaltungstechnologie, glaubt, dass bald "für die meisten Dateneingaben wenig bis gar keine menschliche Eingabe mehr erforderlich sein wird".
Wie funktioniert die Automatisierung der Dateneingabe?
Bevor wir uns damit befassen, wie die Automatisierung der Dateneingabe funktioniert, lassen Sie uns einen Blick auf die verschiedenen Arten der Dateneingabe werfen. Die Automatisierung der Dateneingabe kann verschiedene Formen annehmen, z. B. Dokumente, Formulare oder das Web.
Dokumente
Dies bezieht sich auf das Sammeln von Daten aus beliebigen Dokumenten oder E-Mails. Beispiele hierfür sind PDF-Rechnungen für einen E-Commerce-Shop oder der Empfang von Google Alerts-E-Mails. Parseur und Nanonets sind Beispiele für Dateneingabesoftware, die bei der Automatisierung des Dateneingabeprozesses aus Dokumenten helfen können.
Formulare
Diese Arten von Daten werden in der Regel zum Zweck der Durchführung von Untersuchungen oder Umfragen erfasst, um Benutzerinformationen zu erfassen. Die Daten können über Google Forms, Microsoft Forms oder viele der verfügbaren Formularsoftware analysiert werden.
Browser-Automatisierung
Hierbei geht es darum, Webbrowser-Operationen und -Aktivitäten ohne manuelle Eingriffe zu automatisieren. Beispiele hierfür sind die Extraktion von Webdaten, die automatische Überprüfung von fehlerhaften Links oder Webtests. Phantombuster und Puppeteer leisten hervorragende Arbeit bei der Automatisierung von Webbrowsern.
Integration von Anwendungs-APIs
Eine weitere Art der Dateneingabe-Automatisierung ist der automatische Export von Daten zwischen verschiedenen Anwendungen. Zum Beispiel die Erfassung von Lead-Details von einer Immobilienplattform und deren Übertragung an ein Immobilien-CRM. Dateneingabe-Automatisierungstools, die hier verwendet werden können, sind Zapier und UiPath.
Der Prozess der Dateneingabe-Automatisierung für Dokumente lässt sich in fünf einfachen Schritten zusammenfassen.
- Hochladen der Dokumente: Dokumente (PDFs, Bilder, gescannte Dateien) werden als Rohdaten (unstrukturierte Daten) und in verschiedenen Formaten empfangen. Der erste Schritt besteht darin, diese Dokumente in die Software zur Automatisierung der Dateneingabe zu importieren.
- Vorverarbeitung: In diesem Schritt wird das Dokument in ein maschinenlesbares Format konvertiert. Verschiedene Tools wie KI (Künstliche Intelligenz) oder NLP (Natural Language Processing) werden verwendet, um diese Dokumente zu lesen. Die Daten werden dann entsprechend klassifiziert oder kategorisiert.
"KI-automatisierte Lösungen werden manuelle Dateneingabeprozesse ersetzen und Fehler eliminieren." - Deep Cognition, April 2022
- Datenextraktion oder Datenparsing: Je nach Art des empfangenen Dokuments wird es durch verschiedene Datenextraktionsmethoden wie OCR (optische Zeichenerkennung), Textextraktion oder automatische Bildannotation verarbeitet. Das Datenextraktionstool kann darauf trainiert werden, bestimmte Informationen aus diesen Dokumenten zu extrahieren.
- Datenvalidierung: Dies ist ein optionaler Schritt für Unternehmen, um die Datengenauigkeit zu überprüfen und die Daten zu validieren, bevor sie in andere Anwendungen exportiert werden. Ein automatisiertes Dateneingabetool kann leicht erkennen, ob Daten verändert wurden oder ob es Duplikate gibt.
- Export der extrahierten Daten: Die Daten können dann heruntergeladen oder an beliebige Anwendungen wie Google Sheets, ERP oder CRM-Tools gesendet werden. Die Ausgabedaten werden als strukturierte Daten bezeichnet und liegen im Format CSV, XML und JSON vor.
Erfahren Sie mehr über die Unterschiede zwischen unstrukturierten Daten, semi-strukturierten Daten und strukturierten Daten.
Die beste Software zur Automatisierung der Dateneingabe im Jahr 2024
Es gibt zahlreiche Dateneingabetools und -anwendungen, die Sie dabei unterstützen können, Ihr Unternehmen zu rationalisieren und die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu steigern. Tools zur Automatisierung der Dateneingabe nutzen in der Regel dynamische Funktionen wie RPA (Robotic Process Automation), KI, OCR und ML, um Fehler bei der manuellen Dateneingabe zu vermeiden.
"Der globale Markt für Datenerfassungssoftware wird von 2021 bis 2025 voraussichtlich um 3,6 Milliarden Dollar wachsen." - Research and Markets, Juli 2021
Hier sind einige Arten von Software zur Automatisierung der Dateneingabe, die Sie sich ansehen sollten:
Parseur
Parseur ist eine leistungsstarke Software zur Automatisierung der Dateneingabe und ein KI-Parsing-Tool, das hilft, manuelle Dateneingabeprozesse zu eliminieren.
"Die Dateneingabe ist schneller (sofort!) und viel zuverlässiger. Es hat uns geholfen, Informationen aus verschiedenen E-Mail-Quellen in einer Tabellenkalkulation zu koordinieren, ohne dass wir manuell eingreifen mussten." - Sean D., Cawdor Cars
Parseur ist eine Point-and-Click-Lösung, für die keine Programmierkenntnisse erforderlich sind.
Nanonets
Nanonets ist ein fortschrittliches Tool zur Automatisierung der Dateneingabe mit KI- und ML-Funktionen (Machine Learning). Die Hauptmaschine hinter Nanonets ist OCR, und es verfügt über verschiedene Produkte, die an spezifische Anwendungsfälle angepasst sind, wie z. B. Rechnungs-OCR, Reisepass-OCR oder ID-OCR.
Phantombuster
Phantombuster ist eine All-in-One-Web-Scraping-Plattform, die die Datenextraktion von Social-Media-Plattformen automatisiert. Sie können einfache, aber hilfreiche Automatisierungen durchführen, z. B. das Scraping von Daten aus LinkedIn-Profilen.
Puppeteer
Puppeteer ist eine Node-Bibliothek, die headless läuft und eine High-Level-API bietet, um die Frontend-Entwicklung zu optimieren. Mit diesem Dateneingabetool können Sie Erweiterungen in Chrome testen oder Daten von Webseiten scrapen, wenn jemand auf Ihre Webseite klickt.
Zapier
Zapier ist ein No-Code-Automatisierungstool, mit dem Sie Daten von einer Anwendung sofort an eine andere oder mehrere senden können. Das Tool ist in über 4000 Anwendungen integriert und bietet einfache Workflows.
UiPath
UiPath ist eine globale Dateneingabelösung, die für die Erstellung und Bereitstellung von Automatisierung in verschiedenen Unternehmen entwickelt wurde. UiPath bietet als RPA-Software unzählige Funktionen, die helfen, nahtlos einen Roboter zur Automatisierung von Prozessen zu erstellen. Das Tool kann jedoch teuer sein, und Sie benötigen grundlegende Programmierkenntnisse, um es effektiv zu nutzen.
Anwendungsfälle der Dateneingabe-Automatisierung
Ganz gleich, ob Sie in der Immobilienbranche, im Versicherungswesen oder in einer anderen Branche tätig sind, die Automatisierung der Dateneingabe ist entscheidend für Ihren Erfolg. Hier sind einige Beispiele dafür, wie automatisierte Dateneingabe Unternehmen derzeit unterstützt.
Immobilien
Als Immobilienmakler erhalten Sie unzählige Immobilien-Leads von verschiedenen Plattformen. Die Leads werden über die Website, Immobilienplattformen wie Trulia oder Zillow, oder Websites Dritter generiert. Die erhaltenen Informationen sind wertvoll, aber sie liegen in verschiedenen Formaten vor, deren Durcharbeitung zeitaufwändig sein kann.
Der Immobilienmarkt boomt, und Käufer erwarten von Maklern, dass sie schnell auf ihre Anfragen reagieren.
Die manuelle Durchsicht von Käuferinformationen und deren Eingabe in eine Immobilien-CRM-Lösung ist in einem solch schnelllebigen Umfeld keine Option. Ein Workflow zur Automatisierung der Dateneingabe spart Zeit und beschleunigt den Abschluss von Immobiliengeschäften.
"Automatisierung kann ein gewerbliches Immobilienunternehmen zwischen 6.000 und 1 Million Dollar pro Jahr sparen." - Forbes, Juni 2020
Schließen Sie schneller mehr Immobiliengeschäfte ab mit Parseur.
Frachtbrief
Wenn Sie in der Logistikbranche arbeiten, wissen Sie sicher, wie mühsam es ist, Versanddokumente manuell zu pflegen. Da sich der papierlose Frachtbrief zu einem echten Wendepunkt entwickelt, trägt eine Dateneingabesoftware dazu bei, die Prozesse rund um den Frachtbrief zu rationalisieren.
Lesen Sie mehr darüber, wie Parseur Sie dabei unterstützen kann, Ihre Frachtbrief-Workflows zu automatisieren.
Buchhaltung
Die manuelle Dateneingabe von Rechnungen erfordert Zeit und Mühe, und es können Fehler auftreten, insbesondere in arbeitsreichen Zeiten wie der Wirtschaftsprüfung. Qualitätsprobleme können durch die Automatisierung des Rechnungseingabeprozesses gelöst werden. Dies verbessert die Zuverlässigkeit und hilft Ihnen, Ihren Kunden bessere Buchhaltungsdienstleistungen zu bieten. Darüber hinaus können der Rechnungsabgleich und die Finanzberichterstattung schneller und einfacher durchgeführt werden.
Was sind die Vorteile der Dateneingabe-Automatisierung?
Die Integration einer Software zur Automatisierung der Dateneingabe in Ihr Unternehmen ist unbestreitbar von Vorteil. Lassen Sie uns einen genaueren Blick darauf werfen, wie sie sich positiv auswirken kann. Laut der Deloitte Global RPA-Umfrage aus dem Jahr 2018 haben Unternehmen nach der Implementierung der Automatisierung der Dateneingabe einen Anstieg der Genauigkeit um 90 % und eine Verbesserung der Compliance um 92 % festgestellt.
Genauigkeit
Einer der wichtigsten Vorteile der Dateneingabe-Automatisierung ist die Genauigkeit. Automatisierung erfordert weniger menschliche Eingriffe in das System; daher gibt es weniger Risiken von Fehlern bei der Dateneingabe. Auch die Genauigkeit ist bei der Automatisierung höher, da Ungenauigkeiten und Unstimmigkeiten in den Daten leichter erkannt werden können.
"Der Einsatz von maschinellen Lernverfahren kann die Genauigkeit und Geschwindigkeit der Dateneingabe erheblich verbessern." - Sage, Juli 2020
Zeitersparnis
Die Automatisierung der Dateneingabe spart auch Zeit, da sie den Zeitaufwand für die Erledigung von Dateneingabeaufgaben reduziert. Das bedeutet, dass sich die Mitarbeiter auf wichtigere Aufgaben und sinnvollere Arbeiten konzentrieren können, anstatt stundenlang Daten manuell einzugeben.
Effizienzsteigerung
Die Automatisierung der Dateneingabe erhöht auch die Effizienz, da Unternehmen große Datenmengen verarbeiten können. Mit manuellen Dateneingabemethoden wäre dies nicht möglich, da es zu lange dauern und zu Ungenauigkeiten führen würde. Die Automatisierung der Dateneingabe ermöglicht es Unternehmen, große Datenmengen effektiv zu verarbeiten, wodurch sie die Bedürfnisse ihrer Kunden besser verstehen können.
Reduzierung der Betriebskosten
Die Automatisierung der Dateneingabe senkt die Kosten, da die manuelle Dateneingabe entfällt, was sowohl Zeit als auch Geld spart. Außerdem können Unternehmen weniger Mitarbeiter einstellen und ihre Ressourcen effektiver einsetzen. Dies ist eine echte End-to-End-Automatisierung, die früher eine teure Aufgabe darstellte.
Sicherheit
Alle Tools zur Automatisierung der Dateneingabe sind Cloud-basiert, d. h. Ihre Daten werden in einer sicheren Umgebung konsolidiert. Darüber hinaus können Sie festlegen, welche Mitarbeiter Zugriff auf bestimmte Daten haben. Die Dateneingabe in Excel-Tabellen oder auf einem Desktop-Computer bedeutet, dass Daten in einer unsicheren Umgebung manipuliert werden können. Die Migration zu einer Cloud-basierten Technologie stellt sicher, dass Sie ein Backup Ihrer Daten haben und dass diese sicher und geschützt sind, ohne dass Unbefugte darauf zugreifen können.
Die Zukunft der Dateneingabe-Automatisierung
Daten sind das Herzstück eines jeden Unternehmens, und Unternehmen sind in hohem Maße darauf angewiesen, um das Verhalten ihrer Kunden besser zu verstehen und strategische Entscheidungen zu treffen. An diesem Punkt könnte die Erfassung falscher Daten zu einer schlechten Datenanalyse führen. Die Automatisierung der Dateneingabe wird in Zukunft eine noch wichtigere Rolle spielen, da immer mehr Unternehmen danach streben, ihre Abläufe zu optimieren und ihre Effizienz zu steigern.
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