Effiziente Rechnungsverarbeitung ist entscheidend für Unternehmen, die ihre Finanzprozesse optimieren, eine genaue Buchführung gewährleisten und die Beziehungen zu Lieferanten stärken möchten. Traditionell umfasst das Verwalten von Rechnungen langwierige manuelle Erfassungs-, Überprüfungs- und Freigabeprozesse – was zu steigenden Betriebskosten, menschlichen Fehlern und langsameren Verarbeitungszeiten führt.
Sehen wir uns an, wie Parseur Ihrem Unternehmen helfen kann, den Zeitaufwand für die Rechnungsverarbeitung nicht um 50 %, nicht um 75 %, sondern um das 100-fache zu reduzieren – und Ihnen so jeden Monat Zehntausende Euro einspart.
Die durchschnittlichen Kosten für die Bearbeitung einer einzigen Rechnung betragen $22.75.. Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen kostet Zeit, Geld und Arbeitskraft und ist nicht ohne Tücken. Letztendlich wollen Sie die Personalkosten senken und Ihr Unternehmen produktiver gestalten.
Es wird prognostiziert, dass der Weltmarkt jährlich 550 Milliarden Rechnungen umfassen und sich bis 2035 vervierfachen wird.
Was wäre, wenn wir Ihnen sagen würden, dass es ein Goldenes Ticket zur Automatisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung gibt, mit dem Sie ein Vermögen sparen und wertvolle Ressourcen freisetzen? Genau – wir setzen auf die stärksten Technologien: Künstliche Intelligenz, PDF-Parsing und optische Zeichenerkennung.
Das Wichtigste zusammengefasst:
- Die automatisierte Datenerfassung reduziert menschliche Fehler erheblich und sorgt für Genauigkeit und Konsistenz in Ihren Finanzdokumenten.
- Parseur bietet umfassende Integrationsmöglichkeiten, sodass Rechnungsdaten automatisch an Finanzanwendungen, Buchhaltungssoftware oder ERP-Systeme gesendet werden können und Ihre gesamte Workflow-Automatisierung verbessert wird.
Herausforderungen bei der manuellen Rechnungserfassung
Vereinfacht ausgedrückt bedeutet Rechnungsverarbeitung die Eingabe von Rechnungsdaten in ein System. Die Rechnungen der Lieferanten kommen in allen möglichen Formen und Formaten daher, was die Rechnungserfassung erschwert. Die Eingabe einer Rechnung in eine Buchhaltungssoftware kann mehr als ein paar Minuten dauern.
Laut Business Insider können analoge Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung 30 bis 90 Tage dauern.
Menschliche Fehler
Die manuelle Verarbeitung einer großen Anzahl von Rechnungen führt auch zu mehr menschlichen Fehlern. So kann es beispielsweise vorkommen, dass Ihren Mitarbeitern bei der Bearbeitung einer Rechnung Fehler bei den Einzelposten oder Tippfehler nicht auffallen. Erst wenn sie feststellen, dass die Bestellung nicht mit der Rechnung übereinstimmt, wird der Fehler entdeckt.
Darüber hinaus kommt es bei der manuellen Eingabe von Rechnungen zu Fehlern und Problemen mit der Verarbeitungsqualität. Qualitätsprobleme werden durch Stichprobenkontrollen (Prüfungen einer zufälligen Auswahl von Rechnungen) gelöst. Aber auch das kostet natürlich Zeit und Mühe.
Betrugsrisiko
Kreditorenbuchhaltungen sind anfälliger für internen und externen Betrug. Ihre Mitarbeiter sind möglicherweise nicht in der Lage, Betrug schnell zu erkennen, wenn sie täglich Hunderte von Rechnungen bearbeiten.
Zahlungsverzögerungen und Doppelzahlungen
Ein weiterer häufiger Fehler bei der Dateneingabe, der auftreten kann, sind Doppelzahlungen. Zahlungsverzögerungen kommen vor, insbesondere in Spitzenzeiten wie Black Friday oder Weihnachten, da die manuelle Dateneingabe zeitaufwendig ist. Wenn Sie die Dinge schneller erledigen wollen, müssen Sie mehr Personal einstellen, was zu höheren Geschäftskosten führt.
39 % der Unternehmen geben an, dass Doppelzahlungen und Überzahlungen mehr als 1 % ihrer Zahlungen ausmachen
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung spart Ihrem Unternehmen viel Zeit und verbessert gleichzeitig die Qualität und Zuverlässigkeit der Verarbeitung. Ein automatisierter Workflow aktualisiert Ihre Systeme in Echtzeit und reduziert Stichprobenkontrollen auf ein Minimum. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter sich auf das Kerngeschäft Ihres Unternehmens konzentrieren, anstatt Zeit mit manueller Bearbeitung zu verschwenden!
Was ist automatisierte Rechnungsverarbeitung?
Vereinfacht ausgedrückt ermöglicht die automatisierte Rechnungsverarbeitung Unternehmen die Verarbeitung von Rechnungen ohne menschliches Zutun. Die Einbindung von Rechnungssoftware in Ihre Geschäftsprozesse automatisiert alltägliche Aufgaben.
Vorteile der Rechnungsautomatisierung
Immer mehr Unternehmen setzen auf eine automatisierte Kreditorenbuchhaltungssoftware, um Kosten zu senken und die Unternehmenseffizienz langfristig zu verbessern. Hier sind nur einige der Möglichkeiten, wie dies helfen kann:
Gesteigerte Effizienz
Wenn Sie die Rechnungsbearbeitung automatisieren, müssen Sie Daten nicht mehr manuell in mehrere Systeme eingeben oder stundenlang Kunden wegen Zahlungsdetails hinterherlaufen. Sie können Ihre Rechnungen außerdem so gestalten, dass alle benötigten Informationen an einem Ort sind und Sie nicht in verschiedenen Dokumenten danach suchen müssen.
Zeit- und Kostenersparnis
Durch die Automatisierung der Rechnungsstellung können Sie den Zeit- und Kostenaufwand für die Bearbeitung von Zahlungen und die Nachverfolgung überfälliger Rechnungen drastisch reduzieren – so können Sie sich auf andere wichtige Aufgaben im Unternehmen konzentrieren. Das kann z. B. die Steigerung des Umsatzes durch neue Produkte oder Services sein, oder die Reduzierung von Kosten durch die Auslagerung bestimmter Geschäftsbereiche.
Ein im Juni 2024 bei Parseur durchgeführter Benchmark-Test ergab, dass ein Kunde des Dokumentenverarbeitungstools Parseur im Durchschnitt etwa 150 Stunden manuelle Dateneingabe und etwa 6.413 US-Dollar pro Monat einspart.
- Parseur-Statistiken, Juni 2024
Verbesserter Kundenservice und höhere Kundenbindungsraten
Kunden schätzen einen guten Kundenservice und nutzen eher Unternehmen, denen sie vertrauen und mit denen sie gerne Geschäfte machen – und deshalb trägt automatisierte Rechnungsstellung dazu bei, sie während des gesamten Zahlungsprozesses besser zu unterstützen.
Wie lässt sich die Rechnungsverarbeitung automatisieren?
Die Erfassung von Rechnungsdaten kann auf drei Arten automatisiert werden:
- Erfassen und Scannen der PDF-Rechnungen
- Extrahieren von Daten aus den Rechnungen gemäß spezifischer Anforderungen
- Senden der Rechnungsdaten an ein ERP- oder anderes Buchhaltungsprogramm
Parseur: Das beste KI-Tool zur Rechnungsautomatisierung
Parseur ist ein Rechnungsextraktor mit einer leistungsstarken KI-Engine. Nutzen Sie das PDF-Parsing-Tool, um Daten aus Rechnungen zu extrahieren, die als E-Mail, PDF, CSV oder andere textbasierte Anhänge empfangen werden.
Was macht Parseur als KI-Rechnungstool am besten?
- Sie müssen das KI-Modell nicht trainieren wie bei anderen KI-Tools.
- Parseur verfügt über vordefinierte Postfächer für bestimmte Branchen. In diesem Fall gibt es bei Parseur ein Rechnungs-Postfach, das Daten automatisch extrahiert.
- Es kann problemlos Daten aus Tabellen extrahieren – egal, wie viele Positionen eine Rechnung enthält. Das ist ein Muss bei der Verarbeitung von Rechnungszeilen.
Welche Datenfelder müssen in einer Rechnung erfasst werden?
Die zu erfassenden Felder hängen von Ihrer Branche und der lokalen Gesetzgebung ab.
Die folgenden Felder sind auf einer Rechnung in der Regel üblich, und Sie werden sie in den meisten Fällen erfassen wollen:
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer (in der Regel eine eindeutige, fortlaufende Nummer, die die Rechnung kennzeichnet)
- Name des Lieferanten
- Adresse des Lieferanten
- Name des Kunden
- Adresse des Kunden
- Positionen mit einer Beschreibung und Menge der Waren (oder erbrachten Dienstleistungen)
- Preis ohne Steuern
- Angewandter Steuersatz
- Steuerbetrag
- Gesamtpreis (einschließlich Steuern)
Die folgenden Felder sind in der Regel optional, und Sie können sie für Ihre Rechnungsverarbeitung benötigen oder auch nicht:
- Fälligkeitsdatum der Rechnung
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden
- Stückpreis der Waren und Dienstleistungen
- Lieferadresse
- Bestellnummer (PO-Nummer)
- Alle anderen erforderlichen rechtlichen Hinweise, Bedingungen, Verweise auf geltende Gesetze, rechtliche Hinweise im Zusammenhang mit der Art der Rechnung (Reverse-Charge-Verfahren, Margenregelung, Selbstfakturierung usw.)
Wie erstellen Sie Ihr eigenes KI-Tool zur Rechnungsautomatisierung?
Parseur ist mit allen Funktionen kostenlos startklar.
Ein Workflow zur Rechnungsverarbeitung mit Parseur besteht aus den folgenden Schritten:
Die Rechnung wird an die Software zur Rechnungsautomatisierung gesendet
Dies kann geschehen, indem Sie die Rechnung an Ihr Parseur-Postfach weiterleiten oder Rechnungen direkt in die Parseur-App hochladen.
Die Daten werden automatisch aus der Rechnung extrahiert
Wenn Sie bestimmte Daten parsen lassen möchten, müssen Sie die richtigen Datenfelder auflisten, damit der KI-Parser sie erkennen kann.
Exportieren Sie Ihre geparsten Rechnungsdaten
Nachdem Ihr Postfach eingerichtet ist, können Sie die aus Ihren Dokumenten extrahierten Daten an einen beliebigen Ort senden:
- In ein Live-Google-Sheet, das jedes Mal aktualisiert wird, wenn eine neue E-Mail von Parseur verarbeitet wird
- An Hunderte von Buchhaltungsanwendungen und CRMs durch unsere Integration mit Zapier, Make und Power Automate
- An Ihre benutzerdefinierte Anwendung über einen HTTP-Webhook oder eine Rechnungs-API
Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung mit KI
Die Rechnungsverarbeitung ist ein grundlegender – und oft komplexer – Aspekt des Finanzmanagements, der häufig durch manuelle Ineffizienzen und teure Fehler belastet ist. Durch die Implementierung der fortschrittlichen, KI-gestützten Lösung von Parseur können Unternehmen von manuellen, fehleranfälligen Prozessen auf effiziente, automatisierte Abläufe umstellen, die Effektivität, Genauigkeit und Compliance verbessern. Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung mit Parseur steigert nicht nur die operative Effizienz und senkt die Kosten, sondern ermöglicht Finanzteams auch, sich auf strategische Wachstumsinitiativen zu konzentrieren. Während Unternehmen weiterhin auf digitale Transformation setzen, sorgt der Einsatz von Lösungen wie Parseur für langfristige Nachhaltigkeit, Wettbewerbsfähigkeit und finanzielle Exzellenz.
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