Wenn Sie schon einmal vor der Herausforderung standen, Text aus PDFs zu extrahieren, dann wissen Sie, wie schwierig das sein kann. Das manuelle Extrahieren von Tabellen aus PDFs ist das ultimative Puzzle – und ganz ehrlich: Niemand hat dafür wirklich Zeit!
Aber keine Angst, liebe PDF-Kämpfer! In diesem Artikel enthüllen wir die Geheimnisse, wie Sie ganz einfach Tabellen aus PDF-Dokumenten extrahieren und zeigen Ihnen den Zaubertrick, mit dem Sie diese Tabellen automatisch in Excel umwandeln.
Warum muss ich Tabellen aus PDFs extrahieren?
Praktisch jede Organisation verwendet PDFs als primäres Dokumentenformat. Sie enthalten häufig tabellarische Daten, wie die Produkte und Preise eines Online-Shops auf einer Auftragsbestätigung – nicht nur reinen Text.
Anwendungsfälle für die PDF-Tabellenextraktion
Das Extrahieren von Tabellen aus PDF-Dateien hilft Unternehmen, die in PDFs enthaltenen Daten zu exportieren. Diese Daten werden dann an andere Business-Anwendungen wie ein CRM, ERP oder Logistik-Tool weitergeleitet. Entscheidend ist, diese Daten schnell und in einem editierbaren Tabellenformat zu erhalten.
Rechnungsverarbeitung
In den meisten Rechnungen finden Sie eine Beschreibung, einen Stundensatz oder eine Menge für jeden Artikel in einer Tabelle. Stellen Sie sich vor, Sie sind Buchhalter und müssen Daten aus Tabellen unzähliger Rechnungen Ihrer Mandanten extrahieren, um Finanzberichte oder Abschlüsse zu erstellen. Der Datenerfassungsprozess für Rechnungen kann durch einen automatischen PDF-Parser schneller und fehlerfrei durchgeführt werden.
Kontoauszüge
Zeigen Sie uns einen rein textbasierten Kontoauszug! Meistens gibt es keinen. Kontoauszüge enthalten in der Regel vertrauliche Transaktionen im Tabellenformat. Und das manuelle Umwandeln von Kontoauszügen von PDF in Excel kann sehr zeitintensiv sein. Wenn Sie zum Beispiel wichtige Transaktionen übersehen, müssen Sie die Kontoauszüge Zeile für Zeile mit den extrahierten Daten abgleichen, was viel Zeit kostet.
Frachtbrief (Bill of Lading, BoL)
Genau wie Rechnungen oder Quittungen sind Frachtbriefe PDF-Dokumente, die von Spediteuren als Nachweis für Transaktionen ausgestellt werden. Die Verwendung eines PDF-Extraktionstools ist die effektivste Methode zur Automatisierung von B/L-Prozessen, da die Bearbeitung von Versandpapieren eine zeitaufwändige Aufgabe ist.
Reisebestätigung
Als eine der am schnellsten wachsenden Branchen suchen Reiseagenturen nach innovativen Möglichkeiten, Reisedaten zu erfassen – beispielsweise ein Unternehmen, das die Reisen seiner Mitarbeiter zu Buchhaltungszwecken und zur persönlichen Sicherheit nachverfolgen möchte. Die Datenextraktion aus PDFs hilft dabei, Felder wie Fluggesellschaft, Flugpläne und Hoteldaten zu extrahieren. Die Automatisierung dieses Prozesses schafft Zugang zu wertvollen Kundendaten, ermöglicht Trendanalysen und bessere Entscheidungen in der Tourismusbranche.
Herausforderungen bei der manuellen Extraktion von Tabellen aus PDFs
Das Letzte, was Sie tun möchten, wenn Sie mit Millionen von PDF-Dateien arbeiten, ist, jede einzeln zu öffnen und manuell zu extrahieren. Das manuelle Extrahieren von Tabellen aus PDFs bringt mehrere Nachteile mit sich:
- Es ist mühsam und fehleranfällig
- Bei einer großen PDF-Datei könnten Ihnen einzelne Positionen entgehen
- Es ist zeitaufwändig und verringert die Produktivität
- Sie müssen Zellen einzeln kopieren, da sonst die Formatierung verloren geht
Glücklicherweise gibt es leistungsstarke PDF-Parsing-Tools wie Parseur, die die Tabellenextraktion aus PDF-Dateien sofort automatisieren.
Werfen wir einen Blick auf die besten Tabellen-Extraktions-Tools.
Die besten Tools zum Konvertieren von Tabellen aus PDFs im Jahr 2024
Es lässt sich nicht leugnen, dass PDF eines der beliebtesten Dokumentenformate ist, die weltweit von Kreativen, Unternehmen und Privatpersonen erstellt und verwendet werden. Wir haben die vier besten Lösungen zum Kopieren von Tabellen aus PDFs zusammengestellt.
1. Tabellenextraktion per Point & Click: Parseur
Mit Hilfe von KI kann die robuste PDF-Engine in Parseur Tabellen aus gescannten PDFs extrahieren. Parseur extrahiert Daten aus sich wiederholenden Strukturen und kann bei Bedarf sogar einzelne Elemente extrahieren.
2. Grundlegende Tabellenextraktion: Tabula und PDF Tables
Tabula ist ein kostenloses Open-Source-Tool, das von Journalisten entwickelt wurde, um Daten in CSV oder Microsoft Excel zu extrahieren. Es verfügt über eine simple und benutzerfreundliche Oberfläche. Für Entwickler ist es eine tolle Lösung, da das Desktop-Programm eine Java-Umgebung benötigt.
PDFTables ist eine API zur Tabellenextraktion, mit der Sie PDF in Excel, HTML und XML konvertieren können. Die Anwendung ist cloudbasiert und kann auch mit anderen Technologien integriert werden.
Allerdings sind beide Lösungen nicht die beste Wahl, wenn Sie Daten aus gescannten PDFs extrahieren müssen, da ihnen eine OCR-Engine fehlt. Sie sind auch ausschließlich auf Tabellenextraktion ausgerichtet und nicht auf Textextraktion. Wenn Sie noch andere Daten benötigen (wie Rechnungsnummer, Berichtsdatum, Bestätigungsnummer), sind sie ungünstig.
3. Textextraktion: Online-PDF-Konverter
Online-PDF-Konverter wie Cloud Convert funktionieren am besten, wenn Sie ein ganzes PDF-Dokument ohne besondere Anforderungen umwandeln möchten. Außerdem erfassen die meisten PDF-Konverter Tabellen nur als Text, sodass Sie nicht das richtige Datenformat erhalten.
4. KI-basiert: Nanonets
Nanonets verwendet künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen für die Tabellenextraktion. Es kann ein hohes Maß an Genauigkeit erreichen, sobald Sie es mit einigen Dutzend Beispielen trainiert haben. Allerdings dauert das Training eine gewisse Zeit, und wenn etwas nicht korrekt extrahiert wird, müssen Sie das Modell erneut trainieren und Probleme manuell beheben. Außerdem funktioniert es möglicherweise nicht korrekt, wenn Sie einzelne Elemente aus einer komplexen Tabelle extrahieren müssen.
Dynamisches OCR in Parseur extrahiert Tabellen aus PDFs mit wenigen Klicks
Im Vergleich zu Tabula oder Nanonets verfügt Parseur über eine innovative dynamische optische Zeichenerkennung, die hilft, ein bestimmtes Feld zu finden, auch wenn es sich im Dokument verschiebt.
So kann beispielsweise jede Rechnung eine andere Anzahl an Positionen enthalten. Die Länge der Tabelle variiert also je nach Anzahl der Artikel der Rechnung. Das bedeutet, Ihre Zwischensumme, Rabatte oder Gesamtsummen können auf dem Dokument vertikal verschoben sein. Dynamisches OCR ermöglicht es Ihnen, Labels über Textstellen im Dokument zu platzieren und die erfassten Daten relativ zu diesen Labels zu positionieren. So können Sie Parseur zum Beispiel in zwei Klicks zeigen, dass sich das Feld „Gesamtbetrag“ immer rechts neben dem Textlabel „Gesamtsumme:“ befindet.
Wie kann ich Tabellen aus PDFs extrahieren?
Die Extraktion von Tabellendaten aus PDFs kann in 4 einfachen Schritten erfolgen:
- Laden Sie PDFs direkt in der Parseur-App hoch (oder senden Sie sie per E-Mail)
- Erstellen Sie ein Postfach. Parseur bietet eine Reihe branchenspezifischer Postfächer mit einem vordefinierten Satz an Feldern und Vorlagen, die Sie verwenden können. Sie können aber auch ein vollständig individuelles Postfach erstellen.
- Erstellen Sie Vorlagen, um Parseur beizubringen, welche Daten extrahiert werden sollen, indem Sie auf die Textstellen klicken, die Sie aus Musterdokumenten extrahieren möchten. Parseur extrahiert dann Daten aus ähnlichen Dokumenten.
- Exportieren Sie die geparsten Tabellendaten in jede gewünschte Anwendung, z. B. Excel, Salesforce, Notion oder Ihr CRM
Sehen Sie sich das folgende Tutorial-Video an, um besser zu verstehen, wie Sie ein Tabellenfeld erstellen und eine PDF-Tabelle in Excel umwandeln.
Tabelle aus PDF nach Excel extrahieren
Sobald die Tabellendaten extrahiert wurden, gibt es mehrere Möglichkeiten, eine Tabelle aus PDF nach Excel zu kopieren:
- Automatischer Download
- Via Zapier
- Via Power Automate
Wenn Sie die extrahierten Tabellendaten in eine Excel-Tabelle herunterladen möchten, klicken Sie einfach im Parseur-Postfach auf "Exportieren" und laden Sie sie als CSV-, XLSX- oder JSON-Datei herunter. Für eine schnelle Einzel-Umwandlung ohne das Anlegen eines Postfachs probieren Sie unseren kostenlosen PDF-zu-Excel-Konverter aus.
Tabellendatenerfassung automatisch durchführen
Das Extrahieren von Tabellen aus PDF-Dateien ist keine Herausforderung mehr – solange Sie je nach Bedarf das richtige Tool verwenden.
Ich liebe Ihr Produkt. Ich habe zunächst mit dem Parser von Zapier gearbeitet und bin dann zu mailparser.io gewechselt, da Zapier nicht über die Funktionalität verfügte, die ich zur Analyse von Tabellendaten benötigte. Leider stieß ich auch bei mailparser.io auf Einschränkungen, die schließlich zu meinem Wechsel zu Ihrem Produkt führten. Abgesehen von den Einschränkungen von mailparser.io ist Ihr Produkt in jeder Hinsicht besser, daher bin ich froh, dass ich den Wechsel vollzogen habe.
Zuletzt aktualisiert am
