Frachtbriefe sind essenziell für den weltweiten Versand – ihre manuelle Verarbeitung ist jedoch langsam, eintönig und fehleranfällig. Die Automatisierung von Frachtbriefen ermöglicht es Logistikteams, Versanddaten automatisch auszulesen und gezielt weiterzuleiten – komplett ohne Tabellen oder manuelle Dateneingabe.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Die manuelle Verarbeitung von Frachtbriefen verlangsamt die Logistik und erhöht das Fehlerrisiko.
- Automatisierung extrahiert Versanddaten sofort und hält Systeme synchron.
- Tools wie Parseur wandeln PDFs und gescannte Frachtbriefe automatisch in strukturierte Daten um.
Der Frachtbrief ist eines der wichtigsten Dokumente im internationalen Handel, dennoch ist seine Verwaltung häufig langsam, manuell und fehleranfällig. Laut Super AI hängt jede Lieferung von korrekten Frachtbriefdaten ab, doch Teams verbringen 15–30 Minuten pro Dokument mit manueller Bearbeitung – bei Fehlerquoten von 1–4%.
Ob Sie Logistikmanager, Spediteur oder Im-/Exporteur sind: Die Automatisierung von Frachtbriefen hilft Ihnen, schneller und fehlerärmer zu arbeiten. Sie verkürzt die Bearbeitungszeit deutlich: von 15–20 Minuten pro Ladung manuell auf automatisierte Workflows, die für Teams mit hohem Volumen täglich 6+ Stunden einsparen, laut Ark.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie durch die Automatisierung des Frachtbrief-Workflows manuelle Arbeit reduzieren, die Datenqualität steigern und Ihre Logistik optimieren – und wie Tools wie Parseur Ihre Frachtbriefe in strukturierte, sofort nutzbare Daten verwandeln.
Was ist ein Frachtbrief?
Ein Frachtbrief (auch Bill of Lading oder BoL genannt) ist ein juristisches Versanddokument, das als Besitzdokument für Güter dient, die von einem Versender an einen oder mehrere Empfänger transportiert werden. Es wird vom Carrier (Frachtführer) ausgestellt, um zu bestätigen, dass die Waren ordnungsgemäß übernommen wurden und für den Versand bereitstehen.
Neben der Quittung übernimmt der Frachtbrief drei Kernfunktionen im Supply Chain Management und internationalen Handel:
- Quittung der Ware: Bestätigt Menge und Zustand beim Versandbeginn
- Beförderungsvertrag: Legt die Bedingungen zwischen Versender und Carrier fest
- Besitzdokument: Ermöglicht die Übertragung des Eigentums an den Waren
Ein Frachtbrief enthält typischerweise Schlüsselinformationen wie Versender-, Empfänger- und Carrierangaben, Warenbeschreibung, Mengenangaben, Gewicht, Frachtbedingungen, Lade- und Löschhäfen sowie Tracking-Referenzen. Da er den physischen Versand mit rechtlichen und finanziellen Prozessen verknüpft, ist Genauigkeit essenziell.
Fehler oder Verzögerungen bei der Bearbeitung können die Zollabfertigung, Fakturierung, Compliance und Lieferzeiten beeinträchtigen – effizientes Handling ist deshalb für Logistikteams oberstes Gebot.
Warum sollte man einen Frachtbrief automatisieren?
Die Automatisierung Ihres Frachtbrief-Workflows bietet nachweisbare Zeit- und Kostenersparnis – wie jede Prozessautomatisierung im Unternehmen. Logistikfirmen berichten von bis zu 90 % schnellerer Dokumentenverarbeitung und 80 % weniger Fehlern, laut Artsyl Tech.
Durch die Automatisierung Ihres Frachtbrief-Workflows können Sie Inhalte jedes Frachtbriefs automatisch an andere Systeme senden – z. B. an Buchhaltung, Zollmeldungen, Sendungsverfolgung oder Ihre Benachrichtigungsplattform.
Wenn Sie noch überlegen, ob Sie Ihren Frachtbriefprozess automatisieren sollten, sind hier vier entscheidende Vorteile:
Zeitersparnis
Eine vollständig automatisierte BoL-Lösung spart täglich Stunden, indem sie die Bearbeitung pro Dokument von Stunden auf Minuten reduziert und insgesamt 30–40 % schnellere Lieferungen ermöglicht. So kann Ihr Team neue Aufträge sofort annehmen, ohne auf manuelle Dateneingaben zu warten.
Kostenoptimierung
Automatisierung ermöglicht 25–35 % geringere Betriebskosten, indem sie manuelle Arbeit und Fehler beseitigt sowie Papierverbrauch, Lager- und Bearbeitungskosten reduziert. Gleichzeitig werden teure Complianceverstöße, Lieferverzögerungen, Strafen und Kundenunzufriedenheit durch Datenfehler verhindert.
Compliance verbessern
Automatisierung sorgt für einen bewährten und hochverlässlichen Prozess zur Verwaltung von Versanddaten – etwa zur Einhaltung internationaler Vorschriften wie ISF 2.0 und UCR. Manuelle Fehler verursachen 15–20 % der Zollstrafen in der Logistik. Automatisierung reduziert das Risiko von Nichteinhaltung um bis zu 70 %, laut Artsyl Tech.
Sicherheit erhöhen
Auch die Zugriffskontrolle lässt sich automatisieren. In einem elektronischen Frachtbriefsystem können z. B. nur Versender und Carrier auf das Dokument zugreifen – sofern nicht anders definiert.
Die Einführung von eFBL ist ein wichtiger Schritt, um die Sicherheit in der Logistik- und Versandabteilung zu erhöhen.
Handy Shipping Guide, März 2022
Wie automatisiert man einen Frachtbrief?
Es gibt verschiedene Wege, einen Frachtbrief-Workflow zu automatisieren. Einer davon ist die vollständige Digitalisierung: Der elektronische Frachtbrief (e-B/L) ist eine nachverfolgbare, überprüfbare digitale Versandquittung anstelle des Papierdokuments. Alles ist digital, läuft nahtlos im Workflow und wird in der Cloud gespeichert.
Papierlose Frachtbriefe revolutionieren die Schifffahrtsbranche
CMA CGM, 2018
Vollständig papierlose e-Frachtbriefe sind zwar zukunftsweisend, werden derzeit aber vor allem von großen Unternehmen eingesetzt. In der Praxis bestehen die meisten Frachtbriefe immer noch aus gescannten Papierdokumenten, als PDF gespeichert und per E-Mail verschickt.
Genau hier setzt Parseur an: Die Software automatisiert die Datenerfassung aus papierbasierten und PDF-Frachtbriefen und verwandelt unstrukturierte Dokumente in strukturierte, sofort nutzbare Daten – ohne dass sich etwas daran ändert, wie Ihre Partner Dateien senden.
Frachtbrief-Automatisierung mit Parseur
Unsere fortschrittliche PDF-Parser-Lösung ist ein Point-and-Click-Editor, mit dem Sie Parseur rasch beibringen, welche Daten aus Ihren Frachtbriefen extrahiert werden sollen. Sie können das Dokument per E-Mail an die Parseur-App senden oder direkt hochladen. Wenn Sie Frachtbriefe mit unterschiedlichen Layouts haben, zeigen Sie Parseur einfach einmalig, wo auf welchem Dokument die Daten stehen. Dank automatischer Layouterkennung wird immer die passende Vorlage gewählt und sofort verarbeitet.
Parseur nutzt eine fortschrittliche KI-OCR-Engine (optische Zeichenerkennung) und Machine-Learning-Algorithmen, um Text und Bilder aus PDFs zu extrahieren. Unser PDF-Parsing-Tool ist für hohe Volumina ausgelegt und verarbeitet tausende Dokumente in wenigen Minuten.
Die geparsten Ergebnisse sehen so aus:
Die extrahierten Daten können als Excel oder CSV heruntergeladen oder per Zapier, Make und Power Automate sofort an jede gewünschte Anwendung oder Ihr Datenlager gesendet werden.
Frachtbrief-Prozesse optimieren
Der Frachtbrief ist ein zentrales Dokument im Transport- und Logistikgeschäft. Die manuelle Bearbeitung birgt das Risiko menschlicher Fehler und Ungenauigkeiten. Die Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Dokumente beseitigt diese Probleme und führt Ihr Unternehmen zu papierlosen Prozessen.
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