Der Frachtbrief ist ein unverzichtbares Dokument im internationalen Handel. Doch die Bearbeitung und Verwaltung von Frachtbriefen kann komplex und zeitaufwändig sein. Egal, ob Sie Logistikmanager, Spediteur oder im Im- und Export tätig sind: Die Automatisierung von Frachtbriefen mit Parseur ist ein wichtiges Werkzeug zur Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe und Steigerung Ihrer Effizienz.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie durch die Automatisierung von Frachtbriefen Fehler reduzieren, Engpässe beseitigen und Ihre Geschäftsziele erreichen.
Was ist ein Frachtbrief?
Ein Frachtbrief (auch bekannt als Bill of Lading oder BoL) ist ein Warenbegleitpapier für den Versand von Waren von einem Versender an einen oder mehrere Empfänger. Er wird von einem Frachtführer an den Empfänger ausgestellt und bestätigt, dass die Waren zum Versand und/oder zur Beförderung entgegengenommen wurden.
Warum sollten Sie Ihre Frachtbriefe automatisieren?
Die Automatisierung von Frachtbriefen bietet, wie die Automatisierung anderer Prozesse in Ihrem Unternehmen auch, zahlreiche Vorteile. Sie sparen Zeit und Geld und sorgen für einen reibungsloseren Ablauf Ihrer Logistik. Durch die Automatisierung Ihres Workflows zur Datenextraktion aus Frachtbriefen können Sie den Inhalt jedes Dokuments automatisch an andere Softwareanwendungen in Ihrem Unternehmen senden, z. B. an Ihre Buchhaltungssoftware, Ihren Workflow für Zollanmeldungen, Ihr Sendungsverfolgungssystem oder Ihre Plattform für Kundenbenachrichtigungen.
Falls Sie noch unsicher sind, ob Sie Ihren Frachtbriefprozess automatisieren sollen, sollten Sie diese vier wichtigen Vorteile berücksichtigen:
Zeitersparnis
Eine vollständig automatisierte Lösung spart Ihnen täglich stundenlange Arbeit. So können Sie neue Bestellungen annehmen, ohne darauf warten zu müssen, dass jemand die Informationen aus dem Frachtbrief manuell in Ihre Systeme eingibt.
Kosteneinsparungen
Die Automatisierung senkt Ihre Kosten in zweierlei Hinsicht: Erstens reduziert sie Papierverschwendung und macht die Lagerung von Papier überflüssig. Zweitens trägt sie dazu bei, Fehler zu minimieren, die zu kostspieligen Rechtsstreitigkeiten, Geldstrafen oder verärgerten Kunden führen könnten.
Verbesserte Compliance
Die Automatisierung zeigt, dass Sie über einen bewährten, äußerst zuverlässigen Prozess zur Verwaltung Ihrer Versanddaten verfügen. Dies trägt dazu bei, dass Ihre Sendungen und Ihr Unternehmen als Ganzes alle relevanten Gesetze und Vorschriften einhalten.
Erhöhte Sicherheit
Die Automatisierung des Papierkrams bedeutet auch die Automatisierung der Zugriffskontrolle. Bei einem elektronischen Frachtbriefsystem haben beispielsweise nur der Versender und der Frachtführer Zugriff darauf, sofern nichts anderes vereinbart ist.
Die Einführung des elektronischen Frachtbriefs ist ein Schritt nach vorn, um die Sicherheit in der Logistik- und Versandabteilung zu erhöhen. - Handy Shipping Guide, März 2022
Wie automatisiert man einen Frachtbrief?
Es gibt viele Möglichkeiten, die Bearbeitung von Frachtbriefen zu automatisieren. Eine davon ist die vollständige Digitalisierung des Prozesses, um papierlos zu werden. Ein elektronischer Frachtbrief (e-B/L) ist ein elektronisch nachverfolgbarer und überprüfbarer Versandempfangsschein, der anstelle eines Papierfrachtbriefs verwendet wird. Alles wird digitalisiert, in einem nahtlosen Workflow verarbeitet und in der Cloud gespeichert.
Der papierlose Frachtbrief ist ein Wendepunkt in der Schifffahrtsbranche
— CMA CGM, 2018
Diese Lösung ist jedoch noch recht neu und wird derzeit hauptsächlich von großen Versendern eingesetzt. Tatsache ist, dass die meisten Frachtbriefe auch heute noch gescannte Papierblätter sind, die in PDF-Dateien umgewandelt werden.
Glücklicherweise kommt hier Parseur ins Spiel, mit dem Sie Ihren papierbasierten oder PDF-basierten Frachtbrief-Workflow vollständig automatisieren können.
Frachtbrief Automatisierung mit Parseur
Unsere fortschrittliche PDF-Parser-Lösung bietet einen Point-and-Click-Editor, mit dem Sie Parseur schnell beibringen können, welche Daten aus Ihren Frachtbriefen extrahiert werden sollen. Sie können das Dokument per E-Mail an die Parseur-App senden oder direkt hochladen. Wenn Sie Frachtbriefe mit unterschiedlichen Layouts verwenden, bringen Sie Parseur einfach einmalig bei, wo sich die jeweiligen Daten auf den einzelnen Layouts befinden. Dank unserer automatischen Layouterkennung wählt Parseur dann immer die richtige Vorlage aus und verarbeitet das Dokument sofort.
Parseur verwendet eine fortschrittliche OCR-Engine (optische Zeichenerkennung) und Algorithmen des maschinellen Lernens, um Texte und Bilder in PDFs zu erkennen. Unser PDF-Parsing-Tool ist für hohe Beanspruchung ausgelegt und verarbeitet Tausende von Dokumenten innerhalb weniger Minuten!
Die geparsten Ergebnisse sehen wie folgt aus:
Die extrahierten Daten können als Excel- oder CSV-Datei heruntergeladen oder über Zapier, Make und Power Automate sofort an eine beliebige Anwendung oder ein Data Warehouse Ihrer Wahl gesendet werden.
Optimieren Sie Ihre Frachtbriefprozesse
Der Frachtbrief ist ein wichtiges Dokument in der Transport- und Logistikbranche. Die manuelle Bearbeitung von Frachtbriefen führt wahrscheinlich zu menschlichen Fehlern und Ungenauigkeiten. Die Automatisierung von Dokumenten mithilfe von modernen Technologien trägt dazu bei, diese Probleme zu lösen und Ihr Unternehmen auf eine papierlose Umgebung umzustellen.
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