Belangrijkste inzichten
- 57% van de inkoopleiders vertrouwt nog steeds op handmatige gegevensinvoer.
- Automatisering van inkooporders versnelt het PO-proces aanzienlijk.
- Met Parseur kun je automatisch gegevens uit jouw inkooporders halen.
Hoe vaak heb jij lunch, koffiepauzes of gezellige vrijdagavonden moeten missen omdat je werkdruk veel te hoog was?
Stel je eens voor dat inkooporder gegevens extractie volledig automatisch verloopt. Dat kan nu echt—lees snel verder en ontdek hoe!
Het inkooporderproces
Een leverancier stuurt een koper een inkooporder, wat een juridisch document is, bedoeld om een bestelling officieel vast te leggen.
Er zijn vier typen inkooporders:
- Standaard inkooporder
- Geplande inkooporder
- Blok-inkooporder
- Contract inkooporder
Het standaard PO-proces bestaat uit negen stappen, van het aanmaken van een inkooporder tot de uiteindelijke afsluiting. Wanneer deze stappen handmatig worden uitgevoerd, kost dit onnodig veel tijd.
Wat is een 3-way matching?
3-way matching houdt in dat je de inkooporder, de geleverde goederen én de bijbehorende factuur met elkaar vergelijkt. Wanneer alles overeenkomt, kan de leverancier uitbetaald worden.
De uitdaging van handmatige PO gegevensinvoer
Het opstellen en beheren van inkooporders is cruciaal om bestellingen bij te houden, de toezeggingen van leveranciers te bevestigen en levering op tijd te garanderen.
Toch is een handmatig inkooporder proces erg tijdrovend en repetitief. Als inkoopmanager herken je dit ongetwijfeld:
- Gegevens handmatig controleren kost veel tijd.
- Bij papieren POs is het risico op menselijke fouten aanzienlijk.
- Je moet continu controleren op juistheid.
- Onnauwkeurige inkooporders kunnen leiden tot te late betalingen, boetes en schade aan de relatie met leveranciers en de reputatie van je organisatie.
- Handmatig betrouwbare PO-data verzamelen blijkt vaak onmogelijk.
57% van de inkoopleiders vertrouwt nog steeds op oude, handmatige gegevensinvoer.
Automatisering van inkooporders als oplossing
Automatisering van inkooporders betekent het digitaliseren van het volledige PO-proces, waardoor handmatig werk overbodig wordt.
In plaats van PO-gegevens telkens met de hand over te zetten naar Google Sheets, je ERP of andere systemen, neem je met automatisering die taak uit handen.
Hoe kun je een inkooporder automatiseren?
PO-automatiseringstools gebruiken technologieën zoals kunstmatige intelligentie (AI), machine learning (ML) en optische tekenherkenning (OCR) om inkooporders te verwerken.
Hoewel dat technisch klinkt, zijn de meeste inkooporder oplossingen tegenwoordig no-code of low-code. Als purchasing manager selecteer je simpelweg de tool die past bij jouw behoeften.
Welke voordelen biedt PO-automatisering?
Veel organisaties kiezen voor elektronische inkooporders en robotic process automation (RPA) vanwege voordelen als:
Snellere gegevensverwerking
Dit is misschien wel het belangrijkste voordeel: automatisering zorgt voor supersnelle data verwerking. Bedenk eens hoeveel tijd jij kwijt bent aan het invoeren van PO-gegevens — met automatisering is dit werk in minuten klaar, waardoor je tijd overhoudt.
Minder fouten en beter gestructureerde processen
Digitale workflows zijn veel gestructureerder dan handmatige, papieren processen. Zo voorkom je fouten en wordt informatie efficiënt en nauwkeurig verwerkt. Je hoeft niet meer handmatig te zoeken naar details.
Realtime inzicht in PO-processen
Bij handmatige processen ben je veel tijd kwijt aan het najagen van goedkeuringen, het controleren van data en het bewaken van voortgang. Met automatisering heb je als inkoopmanager direct het volledige overzicht.
Inkooporder gegevens extractie automatiseren met Parseur
Parseur’s PDF Parser is de slimme oplossing om je te bevrijden van handmatige inkooporder extractie. Parseur helpt je op twee manieren:
- Haalt automatisch data uit offertes van leveranciers
- Voert 3-way matching uit door PO-data te automatiseren
Welke gegevens kan Parseur uit inkooporders halen?
Parseur kan de volgende informatie extraheren:
- Ordernummer
- Datum
- Leveranciersgegevens (naam, adres, telefoonnummer)
- Productgegevens (omschrijving, aantal, prijs)
- Subtotaal
- Korting
- Totaalbedrag
Waarom kiest men voor Parseur in plaats van andere data-extractietools?
Als intelligent document processing tool maakt Parseur gebruik van geavanceerde technologieën zoals AI OCR voor uiterst nauwkeurige resultaten.
De PDF parser bevat standaardtemplates waarmee gegevens uit documenten halen volledig automatisch verloopt. Je kunt daarnaast ook eenvoudig eigen sjablonen creëren met behulp van AI-gestuurde templates en voorgedefinieerde velden.
Aan de slag met inkooporder gegevens extractie
Meld je gratis aan, maak een account en volg deze eenvoudige stappen.
Stap 1: Upload een inkooporder naar je mailbox
Sleep het PDF-bestand naar jouw Parseur mailbox.
Stap 2: Maak een PO-sjabloon voor data-extractie
Het aanmaken van een template in Parseur is eenvoudig. Markeer de specifieke gegevens die je wilt extraheren en maak daar datavelden van.
Stap 3: Controleer de opgehaalde PO-gegevens
Controleer of alle gegevens uit de inkooporder correct zijn opgehaald; het resultaat ziet er zo uit:
Stap 4: Zet PO-data door naar tools als Kissflow of Monday
Verwerk de PO-gegevens eenvoudig verder voor analyse of integratie.
- Stuur gegevens realtime door naar een gedeeld Google spreadsheet
- Exporteer data automatisch naar elke gewenste PO-tool via Zapier, Make of Power Automate
Omarm automatisering van inkooporder gegevens extractie en win tijd terug
Met Parseur behoren tijdrovende handmatige taken tot het verleden. Geen fouten meer, geen repetitief werk, maar meer focus op strategisch inkopen en het versterken van je leveranciersrelaties!
Laatst bijgewerkt op
