Belangrijkste inzichten
- 57% van de inkoopleiders vertrouwt nog steeds op handmatige gegevensinvoer.
- Automatisering van inkooporders versnelt het PO-proces.
- Met Parseur kun je automatisch gegevens uit jouw inkooporders halen.
Handmatige verwerking van inkooporders kost veel tijd, is foutgevoelig en lastig op te schalen.
De AI-gestuurde OCR-engine van Parseur levert consequent tot 99,9% nauwkeurigheid bij het extraheren van data uit inkooporders. Dit precisieniveau verkleint niet alleen het risico op dure menselijke fouten, maar versnelt ook de inkoopprocessen aanzienlijk. Ter vergelijking: handmatige invoer behaalt doorgaans zo’n 95% nauwkeurigheid, terwijl zelfs branche-standaard OCR-oplossingen volgens TDWI gemiddeld 96 tot 98% halen. Parseur zet hiermee de nieuwe standaard op het gebied van prestaties en betrouwbaarheid.
Of je nu honderden of duizenden inkooporders per maand verwerkt: automatisering met Parseur betekent minder vertraging, schonere data en meer tijd voor waar het écht om draait.
Lees verder en ontdek hoe Parseur handmatige verwerking van inkooporders omzet naar een snel, nauwkeurig en schaalbaar proces.
Het inkooporderproces
Een leverancier stuurt een koper een inkooporder, wat een juridisch document is, bedoeld om een bestelling veilig te stellen.
Er zijn vier typen inkooporders:
- Standaard inkooporder
- Geplande inkooporder
- Blok-inkooporder
- Contract inkooporder
Het standaard PO-proces bestaat uit negen stappen, van het aanmaken van een inkooporder tot de uiteindelijke afsluiting. Wanneer deze stappen handmatig worden uitgevoerd, kost dit onnodig veel tijd.
Wat is een 3-way matching?
3-way matching houdt in dat je de inkooporder, de geleverde goederen én de bijbehorende factuur met elkaar vergelijkt. Wanneer alles overeenkomt, kan de leverancier uitbetaald worden.
De uitdaging van handmatige PO gegevensinvoer
Het opstellen en beheren van inkooporders is cruciaal om bestellingen bij te houden, de toezeggingen van leveranciers te bevestigen en de inkoop van goederen te waarborgen.
Toch is een handmatig inkooporder proces tijdrovend en repetitief. Als inkoopmanager herken je dit ongetwijfeld!
- Gegevens moeten handmatig geverifieerd worden, waardoor het proces veel tijd kost.
- Bij papieren POs is het risico op menselijke fouten groot.
- Er is een constante noodzaak om handmatig te controleren op datakwaliteit.
- Onnauwkeurige inkooporders leiden tot te late betalingen, boetes en schaden de relatie met leveranciers én de reputatie van jouw bedrijf.
- Het verzamelen van correcte PO-data is met de hand ook niet betrouwbaar.
57% van de inkoopleiders vertrouwt nog steeds op oude, handmatige gegevensinvoer.
Automatisering van inkooporders is de oplossing
Kort gezegd betekent automatisering van inkooporders het automatiseren van het PO-proces, waardoor handmatige taken worden verminderd.
In plaats van handmatig PO-data te kopiëren naar Google Sheets of andere software, kun je dit proces nu volledig automatiseren.
Volgens ExpertBeacon zien bedrijven die automatisering implementeren vaak een 65–80% verkorting van de verwerkingstijd van inkooporders, blijkt uit onderzoek van de University of Sydney. Zo wordt je workflow veel sneller en efficiënter.
Hoe automatiseer ik een inkooporder?
PO-automatiseringstools maken gebruik van technologieën zoals kunstmatige intelligentie (AI), machine learning (ML) en optische tekenherkenning (OCR) om inkooporders te verwerken.
Dat klinkt misschien ingewikkeld, maar de meeste software voor inkooporders is tegenwoordig no-code of low-code. Als inkoopmanager kies je gewoon het juiste gereedschap voor jouw situatie.
Hoe versnelt PO-automatisering het proces?
Er zijn veel redenen waarom organisaties overstappen op elektronische inkooporders en robotic process automation (RPA):
Snellere gegevensverwerking
Misschien wel het grootste voordeel: data wordt razendsnel verwerkt. Rekening maar eens uit hoeveel uur je per dag kwijt bent aan PO-data invoeren. Een robot doet dit binnen enkele minuten, zodat jij meer tijd overhoudt voor andere taken.
Een duidelijker, foutloos proces
Geautomatiseerde workflows zijn beter gestructureerd dan papieren processen, waardoor je minder fouten maakt en de efficiëntie toeneemt. Je hoeft niet langer te zoeken naar specifieke informatie.
Meer inzicht in PO-processen
Als processen handmatig zijn, verspil je veel tijd aan het najagen van goedkeuringen, datavergelijkingen en controleren of iedereen zijn werk doet. Met inkoopautomatisering krijg jij als inkoopmanager meteen inzicht.
Inkooporder automatisering met Parseur
Parseur’s PDF Parser is jouw superheld die je redt van het handmatig extraheren van PO-data. Parseur helpt je op twee manieren:
- Automatisch data halen uit offertes van leveranciers
- 3-way matching door automatisch PO-data te extraheren
Wat kan Parseur uit inkooporders halen?
Parseur kan de volgende informatie extraheren:
- Ordernummer
- Datum
- Leveranciersgegevens (naam, adres, telefoonnummer)
- Productdetails (omschrijving, aantal, prijs)
- Subtotaal
- Korting
- Totaalbedrag
Waarom maakt Parseur het verschil ten opzichte van andere extractie tools?
Als intelligent document processing tool gebruikt Parseur geavanceerde technologieën zoals AI OCR om een hoge mate van nauwkeurigheid te garanderen.
De PDF-parser heeft vooraf gedefinieerde templates die automatisch data uit documenten halen zonder menselijke tussenkomst. Je hebt ook de mogelijkheid om een eigen sjabloon te maken met onze AI-ondersteunde templates en kant-en-klare velden.
Hoe nauwkeurig is Parseur?
Nauwkeurigheid is één van de belangrijkste succesfactoren bij automatisering van inkooporders. Parseur combineert AI-gestuurde gegevens extractie met Optische Tekenherkenning (OCR) voor uitzonderlijk hoge precisie, zeker voor gestructureerde documenten zoals inkooporders. Uit interne tests en klantfeedback blijkt dat Parseur consequent een nauwkeurigheid tot 99,9% behaalt bij het extraheren van PO-data. Dat betekent minder correcties, vlottere workflows en veel minder tijd kwijt aan handmatige controles.
Procys rapporteert zelfs dat organisaties tot wel 80–90% kosten kunnen besparen op het verwerken van PO’s dankzij automatisering, simpelweg door snelheid én nauwkeurigheid.
Hoe werkt dat? Parseur gebruikt een krachtige extractiemotor met geavanceerde OCR en machine learning. Het platform herkent automatisch het layoutpatroon en leert van jouw correcties. Dankzij voorgedefinieerde AI-sjablonen en verfijnbare extractieregels past Parseur zich eenvoudig aan aan verschillende PO-formaten—zonder voortdurend handmatig instellen.
Even in perspectief:
- Handmatige invoer levert doorgaans rond de 95% nauwkeurigheid op, zelfs in goed georganiseerde teams.
- Gemiddelde branche-standaard OCR haalt zo’n 96–98% nauwkeurigheid bij gestructureerde documenten.
- Parseur scoort consequent tot 99,9% en verkleint zo de kans op dure fouten en vertragingen flink.
Of je nu tientallen of duizenden POs per maand verwerkt: met deze betrouwbaarheid draaien jouw inkoopprocessen soepeler, sneller én met meer vertrouwen.
Aan de slag met PO-automatisering
Meld je aan voor een gratis plan, maak een account aan en volg de onderstaande stappen.
Stap 1: Upload een inkooporder naar je mailbox
Sleep de PDF naar jouw Parseur mailbox.
Stap 2: Maak een PO-sjabloon voor data-extractie
Een PO-template maken in Parseur is eenvoudig. Markeer de gegevens die je wilt extraheren en maak daar datavelden van.
Stap 3: Controleer de PO-gegvens
Check de opgehaalde data zorgvuldig—het zou er zo uit moeten zien:
Stap 4: Verstuur PO-data naar andere apps zoals Kissflow of Monday
Er zijn meerdere manieren om de PO-data verder te verwerken.
- Stuur data direct naar een gedeeld Google spreadsheet
- Exporteer de data naar elke PO-tool via Zapier, Make of Power Automate
Omarm PO-automatisering en laat het zware werk los
Met Parseur in je team zijn de ‘POssibilities’ eindeloos. Nooit meer urenlang data zoeken en knippen, geen fouten meer in je werk, en vooral: geen saaie, repetitieve taken meer die je kostbare tijd stelen.
Veelgestelde vragen
Bij het kiezen tussen een regelgebaseerde of een AI-parser hebben veel gebruikers vragen, en sommige hardnekkige mythes kunnen de beslissing alleen maar verwarrender maken. Laten we een paar van de meest voorkomende misvattingen en veelgestelde vragen behandelen:
-
Welke tool biedt de hoogste nauwkeurigheid voor automatisering van inkooporders?
-
Parseur behaalt consequent nauwkeurigheidspercentages tot 99,9%, waardoor het een van de meest betrouwbare tools is voor het automatiseren van inkooporder gegevens extractie.
-
Hoe bereikt Parseur zo’n hoge nauwkeurigheid bij inkooporders?
-
Parseur gebruikt geavanceerde OCR in combinatie met AI om accuraat gegevens uit inkooporders te extraheren, ondersteund door optionele handmatige validatie voor maximale betrouwbaarheid.
-
Kan Parseur grote aantallen inkooporders verwerken?
-
Ja, Parseur is gebouwd voor schaalbaarheid en kan miljoenen documenten verwerken. Geschikt voor zowel kleine bedrijven als grote ondernemingen.
Laatst bijgewerkt op
