Bestelldatenextraktion: So geht's automatisch!

Wichtigste Erkenntnisse

• 57 % der Führungskräfte im Beschaffungswesen verlassen sich immer noch auf die manuelle Dateneingabe.
• Die Automatisierung von Bestellungen beschleunigt den Bestellprozess.
• Nutzen Sie Parseur, um die Extraktion von Bestelldaten zu automatisieren.

Wie oft haben Sie schon das Mittagessen, die Kaffeepause oder die lustigen Freitagabende verpasst, weil die Arbeitsbelastung zu hoch war?

Stellen Sie sich eine Welt vor, in der die Datenextraktion aus Bestellungen automatisch erfolgt. In dieser Welt können Sie leben - lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie!

Der Bestellprozess

Ein Verkäufer sendet einem Käufer eine Bestellung, bei der es sich um ein Rechtsdokument handelt, mit dem Ziel, eine Bestellung zu sichern.

Es gibt vier Arten von Bestellungen:

1. Standardbestellung
2. Planbestellung
3. Rahmenbestellung
4. Vertragsbestellung

Der Standardprozess für Bestellungen umfasst 9 Schritte von der Erstellung einer Bestellung bis zu ihrem Abschluss. Dieser Prozess nimmt mehr Zeit in Anspruch, wenn er manuell durchgeführt wird.

Was ist ein 3-Wege-Abgleich?

Beim 3-Wege-Abgleich wird die Übereinstimmung zwischen der Bestellung, dem Wareneingang und der Rechnung überprüft. Wenn alle drei übereinstimmen, kann der Lieferant bezahlt werden.

Der Albtraum der manuellen Bestelldateneingabe

Zweifellos ist das Erstellen von Bestellungen unerlässlich, um Bestellungen zu verfolgen, die Absicht des Lieferanten zu bestätigen und die Beschaffung von Waren sicherzustellen.

Ein manueller Bestellprozess ist jedoch zeitaufwändig und mühsam. Als Einkaufsleiter können Sie das sicher nachempfinden!

• Da die Daten manuell geprüft werden müssen, ist der Prozess langwierig.
• Bei der Bearbeitung von papierbasierten Bestellungen besteht immer die Gefahr menschlicher Fehler.
• Es besteht ein ständiger Bedarf an manueller Überprüfung, um die Datengenauigkeit zu gewährleisten.
• Ungenaue Bestellungen führen zu verspäteten Zahlungen mit Strafen, die sich auf die Beziehung zu Lieferanten und den Ruf des Unternehmens auswirken.
• Auch die Erfassung genauer Bestelldaten ist bei manueller Bearbeitung nicht zuverlässig.

57 % der Führungskräfte im Beschaffungswesen gaben an, dass sie immer noch auf die antiquierte manuelle Dateneingabe angewiesen sind.

Bestellautomatisierung: Die Lösung für effizientes Datenmanagement

Einfach ausgedrückt bedeutet die Automatisierung von Bestellungen, den Bestellprozess zu automatisieren und so manuelle Aufgaben zu reduzieren.

Anstatt Bestelldaten manuell in Google Sheets zu kopieren oder in eine andere Software einzugeben, können Sie diesen Prozess automatisieren und wertvolle Zeit sparen.

Wie automatisiere ich eine Bestellung?

Tools zur Bestellautomatisierung nutzen Technologien wie künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen (ML) und optische Zeichenerkennung (OCR), um Bestellungen zu verarbeiten.

Das mag nach großen Worten klingen, aber die meisten Bestellsoftware ist No-Code oder Low-Code. Als Einkaufsleiter müssen Sie nur das richtige Tool auf der Grundlage Ihrer Anforderungen auswählen.

Vorteile der Bestellautomatisierung

Es gibt viele Gründe, warum Unternehmen auf elektronische Bestellungen und Robotic Process Automation (RPA) umsteigen.

Schnellere Datenverarbeitung

Dies ist wahrscheinlich der wichtigste Vorteil; die Daten werden schnell verarbeitet. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit und berechnen Sie, wie viele Stunden Sie täglich mit der Verarbeitung von Bestelldaten verbringen. Ein Roboter kann die gleiche Arbeit innerhalb weniger Minuten erledigen, so dass Sie mehr Zeit für andere Aufgaben haben.

Ein klarerer Prozess ohne Fehler

Automatisierte Arbeitsabläufe sind strukturierter als papierbasierte Prozesse, was Fehler reduziert und die Effizienz und Datengenauigkeit erhöht. Es ist nicht notwendig, nach bestimmten Informationen zu suchen.

Bessere Transparenz bei Bestellvorgängen

Bei manuellen Prozessen wird viel Zeit mit der Einholung von Genehmigungen, der Überprüfung von Daten und der Sicherstellung, dass jeder im Team seine Arbeit erledigt, verschwendet. Die Automatisierung des Einkaufs bietet Einkaufsleitern sofortige Transparenz.

Bestellautomatisierung mit Parseur

Der Parseur PDF Parser ist der Superheld, der Sie aus der misslichen Lage der manuellen Bestellextraktion befreit. Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Parseur Ihnen helfen kann:

• Automatisierung der Datenextraktion aus Angeboten von Lieferanten
• Durchführung des 3-Wege-Abgleichs durch Automatisierung der Datenextraktion aus Bestellungen

Was kann Parseur aus Bestellungen extrahieren?

Parseur kann die folgenden Informationen extrahieren:

• Bestellnummer
• Datum
• Lieferantendaten (Name, Adresse, Telefonnummer)
• Produktdaten (Beschreibung, Menge, Preis)
• Zwischensumme
• Rabatt
• Gesamtbetrag

Was unterscheidet Parseur von anderen Datenextraktionstools?

Als intelligentes Dokumentenverarbeitungstool nutzt Parseur fortschrittliche Technologien wie KI-OCR, um ein hohes Maß an Genauigkeit zu gewährleisten.

Der PDF-Parser verfügt über vordefinierte Vorlagen, die automatisch Daten aus Dokumenten extrahieren, ohne dass ein menschliches Eingreifen erforderlich ist. Sie haben auch die Möglichkeit, mit unseren KI-gestützten Vorlagen und vorgefertigten Feldern eine benutzerdefinierte Vorlage zu erstellen.

Optimieren Sie Ihre Bestellungen mit Parseur: So einfach geht's!

Melden Sie sich für einen kostenlosen Plan an, erstellen Sie Ihr Konto und führen Sie die folgenden Schritte aus.

Schritt 1: Laden Sie eine Bestellung in Ihre Mailbox hoch

Ziehen Sie die PDF-Datei per Drag & Drop in die Mailbox.

Schritt 2: Erstellen Sie eine Bestellvorlage für die Datenextraktion

Mit Parseur ist es ganz einfach, eine Bestellvorlage zu erstellen. Markieren Sie die spezifischen Daten, die Sie extrahieren möchten, und erstellen Sie Datenfelder dafür.

Schritt 3: Überprüfen Sie die Bestelldaten

Überprüfen Sie die geparsten Daten sorgfältig; sie sollten wie folgt aussehen:

Schritt 4: Senden Sie die Bestelldaten an andere Anwendungen wie Kissflow oder Monday

Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Bestelldaten für die weitere Analyse zu verwenden.

• Senden Sie die Daten in Echtzeit an ein gemeinsames Google Spreadsheet.
• Exportieren Sie die Daten mit Zapier, Make und Power Automate in jedes beliebige Bestelltool.

Nutzen Sie die Vorteile der Bestellautomatisierung und machen Sie Schluss mit der Schwerstarbeit

Mit Parseur in Ihrem Team sind die "POssibilities" endlos. Schluss mit stundenlangem, manuellem Extrahieren von Daten, Schluss mit Fehlern, die sich in Ihre Arbeit einschleichen, und vor allem Schluss mit langweiligen, sich wiederholenden Aufgaben, die Ihnen wertvolle Zeit stehlen.

Zuletzt aktualisiert am 3. Oktober 2024