如何实现高效的采购订单数据提取?

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作者 Neha Gunnoo
4 分钟阅读
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要点总结

  • 57%的采购负责人仍依赖手动数据录入。
  • 采购订单自动化显著加快了PO流转速度。
  • 使用 Parseur,可全自动完成采购订单数据提取。

你是否因工作量巨大,而经常错过午餐、咖啡时间,或是有趣的周五夜晚?

现在,设想一下——采购订单数据提取 都能全程自动完成。这样的理想工作体验,你也能拥有。继续阅读,了解如何实现!

采购订单流程

供应商会向买方发送采购订单,这是一份具有法律约束力的文件,用于确保订单的顺利交付。

采购订单主要分为以下四大类:

  1. 标准采购订单
  2. 计划采购订单
  3. 总价采购订单
  4. 合同采购订单

一个标准采购订单流程包含从创建到关闭的9个步骤。手动操作下,整个过程耗时更久。

采购订单流程截图
采购订单流程

什么是“三方对账”?

三方对账即对采购订单、收货和发票进行核对,确保三者一致后,供应商方可收到付款。

手工录入采购订单数据的痛点

毫无疑问,生成和管理采购订单对于跟踪订单、核实供应商、确保采购至关重要。

手工管理采购订单流程 不仅耗时费力,更枯燥重复。采购经理们深有体会!

  • 必须逐项人工核查,拉长整体流程。
  • 纸质采购订单处理易出现人为错误。
  • 反复人工审核,才能保证数据准确性。
  • 不准确的采购订单会导致延期、罚款,并影响供应商关系和企业声誉。
  • 纯手动流程难以保障数据收集的完整与准确。

有57%的采购负责人 表示他们仍然依赖传统的手工作业。

自动化采购订单数据提取,效果立竿见影

简单来说,采购订单自动化就是通过技术手段减少人工干预,让整个流程更加高效。

不用再手动复制PO内容到表格,也不用人工输入到系统,一切数据处理皆可自动完成。

采购订单如何实现自动化?

采购订单自动化工具普遍采用人工智能(AI)、机器学习(ML)与光学字符识别(OCR)等技术,实现对采购订单的高效处理。

这些技术听起来或许专业,但绝大多数采购订单自动化软件都是无代码或低代码,采购经理仅需根据业务需求选择合适的工具即可轻松上手。

采购订单自动化能带来哪些提升?

越来越多企业正在转向电子化采购订单与机器人流程自动化(RPA)

数据处理速度大幅提升

自动化后,采购数据处理速度大大提升。思考一下,你每天有多少时间花在手工录入数据上?自动化工具几分钟即可搞定,让你将更多精力投入更具价值的工作中。

流程结构化,错误显著减少

自动化流程比纸质或人工操作更规范高效,可大幅降低错误概率,提升数据质量与流转效率,无需再临时查找信息。

采购流程可视性提升

人工管理PO时,审批、校对与团队沟通都繁琐耗时。自动化让采购全过程一目了然,实时掌控进度与状态。

利用 Parseur 轻松实现采购订单数据提取自动化

Parseur 的 PDF 解析器 能让你彻底摆脱单调繁琐的手工数据提取任务。Parseur 支持多种自动化方式:

Parseur 可以从采购订单中提取哪些数据?

可自动提取的关键信息包括:

  • 订单编号
  • 日期
  • 供应商信息(名称、地址、联系电话等)
  • 商品详情(描述、数量、单价等)
  • 小计
  • 折扣
  • 总计
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使用 Parseur 节省时间和精力。自动处理您的文档。

Parseur 与其他数据提取工具相比,有何优势?

作为智能文档处理 平台,Parseur 融合了AI OCR 等最新技术,让采购订单数据提取既快速又精准。

系统内置多种预设模板,能实现文档数据自动化提取,无需人工干预。你还可以按需自定义模板,灵活定义字段,仅需简单操作即可完成。

采购订单自动化应用指引

只需注册免费账号,即可立即体验自动化采购订单数据提取。操作步骤如下:

步骤1:上传采购订单

将采购订单 PDF 拖拽发送到 Parseur 邮箱。

采购订单邮箱界面截图
将采购订单发送到PO邮箱

步骤2:创建采购订单数据提取模板

在 Parseur 中创建模板非常直观。选取需提取的数据区域并创建对应字段即可。

采购订单模板界面截图
创建采购订单模板

步骤3:校对采购订单数据

核查 Parseur 自动解析的采购订单数据结果,大致如下所示:

采购订单数据截图
从采购订单中提取的数据

步骤4:将采购订单数据同步至 Kissflow、Monday 等下游应用

采购订单数据可自动用于以下场景:

  • 实时同步至共享的Google 电子表格
  • 借助 Zapier、Make 或 Power Automate,流转至任何PO管理系统

采购订单自动化,让管理更轻松高效

有了 Parseur,采购数据提取不再成为“噩梦”。你将无需再为枯燥重复的录入、核对和手动管理浪费宝贵时间。借助采购订单数据自动化,让采购流程更高效、更准确,也让你专注于业务发展的核心目标。

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